Унифицированная форма табеля учета рабочего времени 0504421

Когда применяется форма Т-13

Вести учет рабочего времени своих сотрудников обязан каждый работодатель (ст. 91 ТК РФ). Он может использовать для этого любую подходящую к особенностям режима своей работы форму, в том числе разработанную им самим.

Существуют 2 формы, утвержденные одним постановлением Госкомстата, которые можно применять для целей учета отработанного времени либо в неизмененном, либо в доработанном виде:

• Форма Т-12, 1-й раздел которой построен как табель учета рабочего времени.
• Форма Т-13, которая, собственно, и называется табелем учета рабочего времени.

Таблицы 1-го раздела формы Т-12 и формы Т-13 очень похожи, но имеются и отличия:

• Данные по дням месяца, относящиеся к конкретному сотруднику, в форме Т-12 располагаются в горизонтальном направлении последовательно от первого до последнего дня. В форме Т-13 они разделены на 2 части (по половинам месяца), которые находятся друг под другом.
• С учетом того что по каждому дню помимо количества отработанных часов указывается причина присутствия или отсутствия сотрудника на работе, из-за особенностей построения таблиц в форме Т-12 каждому человеку отведены 2 строки, а в форме Т-13 – 4 строки.
• В итоговой части таблицы формы Т-13 есть графы, отсутствующие в форме Т-12. В них отражены коды видов оплаты и корреспондирующий счет бухгалтерского учета, на котором будет учтена начисленная заработная плата.

Использовать можно любую из указанных форм. Определяющим является сам факт ее наличия. Без достоверного табеля учета рабочего времени невозможен правильный расчет заработной платы.

ВАЖНО! С 01. 2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01. 2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 “Документы и документооборот в бухгалтерском учете”, который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01. 2024 года. Подробнее об этом мы писали в статье.

О том, что заменяет зарплату для ИП, читайте в материале «ИП не вправе платить себе зарплату».

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Ведение любого кадрового документа — дополнительная трудовая функция, которую нужно закреплять в трудовом договоре или должностной инструкции, иначе работника нельзя привлечь к ответственности за ее недобросовестное выполнение (ст. 60 ТК РФ).

Руководитель организации приказом назначает сотрудников, ответственных за заполнение табеля учета рабочего времени, либо указывает это в Положении о кадровом делопроизводстве, если оно есть. Работникам эту функцию вносят в трудовые договоры или должностные инструкции.

В крупных организациях обычно применяют такую схему:

• Каждое структурное подразделение ведет свой табель учета рабочего времени.
• В конце месяца табельщики подписывают документ у начальника подразделения и сдают заполненные формы в отдел кадров.
• Кадровики проверяют правильность оформления табеля, визируют его и передают в бухгалтерию на расчет зарплаты.

Организации могут вести учет фактически отработанного времени за каждую половину месяца. В этом случае они сдают табель два раза в месяц.

На малых и микропредприятиях учетом рабочего времени обычно занят один кадровик.

В современных учетных программах уже встроена форма табеля, кадровику останется лишь распечатать его для подписания. Трудовой кодекс разрешил с ноября 2021 года полностью перейти на электронные документы без дублирования на бумажных носителях.

Если вы решите использовать кадровый электронный документооборот, учитывайте требования ст. 1-22. 3 ТК РФ.

Порядок ведения табеля

Документ позволяет фиксировать возможную занятость неполного рабочего дня, выходы на работу во внеурочные периоды и переработки и получать сведения об итоговом количестве отработанных часов с учетом отпусков и отгулов. Все эти сведения важны для начисления заработной платы. Структура и форма табеля учета рабочего времени в 2022 г. прежняя, она не менялась с 2004 г. , когда была утверждена постановлением Госкомстата от 05. 2004 № 1.

Приказ на составление формы документа издает и подписывает руководитель организации. Ответственным лицом за его ведение назначается, как правило, руководитель структурного подразделения. Ведомость составляется в единственном экземпляре и заполняется ежедневно. В конце каждого месяца выводится общее количество отработанных дней и часов. Документ подписывает руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы, после чего он передается в бухгалтерию.

Всего у документа несколько форм: T-12 и T-13, которые утверждены тем же постановлением Госкомстата. Первая позволяет учитывать не только время занятости, но и вести мониторинг выплат работникам. Вторая содержит только графы для заполнения фактически отработанных периодов. Третий вариант — форма 0504421 — это табель, который утвержден Приказом Минфина от 30. 2015 № 52н, и применяется всеми государственными и муниципальными учреждениями независимо от их типа.

Все коды учета рабочего времени в Табеле Т-12

Наименование затрат времени

Код

буквенный

цифровой

Продолжительность работы в дневное время

Я

01

Продолжительность работы в ночное время

Н

02

Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни

РП

03

Продолжительность сверхурочной работы

C

04

Продолжительность работы вахтовым методом

ВМ

05

Служебная командировка

К

06

Повышение квалификации с отрывом от работы

ПК

07

Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности

ПМ

08

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

ОТ

09

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск

ОД

10

Дополнительный оплачиваемый отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением

У

11

Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы

УВ

12

Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы

УД

13

Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)

Р

14

Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет

ОЖ

15

Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя

ДО

16

Отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством

ОЗ

17

Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы

ДБ

18

Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству

Б

19

Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством

Т

20

Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством

ЛЧ

21

Время вынужденного прогула в случаях признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе

ПВ

22

Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству

Г

23

Прогулы

ПР

24

Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством

НС

25

Выходные дни(еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни

В

26

Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)

ОВ

27

Дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы

НВ

28

Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законодательством)

ЗБ

29

Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)

НН

30

Время простоя по вине работодателя

РП

31

Время простоя по причинам, не зависящим от работника и работодателя

НП

32

Время простоя по вине работника

ВП

33

Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством

НО

34

Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без сохранения заработной платы

НБ

35

Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы

НЗ

36

Обозначение дней до вступления в должность или после освобождения с нее (увольнения, переводы и т. )

Х

37

Как обозначаются отпуска в табеле учета рабочего времени?

Унифицированные бланки для ведения табеля учета посещений работников на российских предприятиях Т-12 и Т-13 предполагают отражение сведений об отпусках с помощью кодов, приведенных на титульном листе формы Т-12.

Данные коды представлены в двух разновидностях: буквенной и цифровой. Применение тех и других равнозначно. Более того, в локальном нормативе организации может быть закреплен и некий смешанный вариант применения либо предполагающий использование совершенно других кодов. Работодатель также вправе самостоятельно разработать и применять бланк табеля с условными обозначениями в нем.

Посмотрим, какие обозначения применяются к отпускам.

Отпуск основной и дополнительный

Когда работник уходит в обычный оплачиваемый отпуск, а в фирме применяется форма Т-12 или Т-13, в таблице учета, которая приведена в табеле, фиксируется буквенный код ОТ или цифровой код 09 за каждый день отпуска работника.

Если отдых дополнительный, то проставляется другой код: ОД (10).

Учебный и отпуск без сохранения заработной платы (административный отпуск)

В положениях ст. 128 ТК РФ отпуск за счет работника делится на 2 вида:

• предоставляемый работодателем добровольно по просьбе сотрудника — в этом случае в табеле отражается код ДО (16);
• обязательно предоставляемый работодателем по запросу работника — используется код ОЗ (17).

Учебный отпуск также по трудовому законодательству имеет 2 разновидности (ст. 173 ТК РФ):

• отпуск для учебы с сохранением заработка — отражается с применением кода У (11);
• неоплачиваемый отпуск для сдачи вступительных экзаменов, сессии, госэкзаменов — фиксируется в табеле с применением кода УД (13).

Декретный отпуск и отпуск по уходу за ребенком

Декретный отпуск, предоставляемый в соответствии со ст. 255 ТК РФ, отражается в табеле с применением кода Р (14). Отпуск по уходу за ребенком, предоставляемый по ст. 256 ТК РФ, фиксируется с помощью кода ОЖ (15).

Возможен сценарий, при котором сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, будет работать неполный рабочий день. Если это так, то при учете ее посещений в табеле будет применяться «двойной» код Я (01) и ОЖ (15). Эти коды можно указать в одной ячейке табеля, используя символ «/» (например, Я/ОЖ или 01/15), или добавить в бланк табеля дополнительную строку.

Теоретически кодов в одной ячейке может быть и три. Например, если сотрудница согласилась поехать в командировку и отработала там выходной день. В этом случае в таблице будет записано: К/РВ/ОЖ (06/03/15).

Заполнение формы Т-13

В заголовочной части формы Т-13 приводятся данные о работодателе (наименование, код ОКПО, название подразделения), номер и дата документа, период, за который он составлен.

Основанием для внесения работника в табель является приказ о его приеме на работу, а для исключения – приказ на увольнение. Данные по Ф. каждого сотрудника указываются полностью. Все причины отсутствия должны быть документально подтверждены.

При заполнении данных по конкретному человеку в 1-й верхней и в 3-й сверху строках буквенным или цифровым кодом указывается причина присутствия/отсутствия, а в расположенных под ними строках (2-й и 4-й) – количество отработанных часов. Для данных по отсутствию в строках, отведенных для количества часов, либо проставляется ноль, либо не ставится ничего. Лишние для конкретного месяца дни перечеркиваются знаком «Х». Выходные отмечаются буквой «В». Продолжительность нормального рабочего дня, указанная в табеле, должна соответствовать количеству часов, установленному в трудовом договоре сотрудника или определенному законодательно (например, для укороченных предпраздничных дней). Продолжительность сверхурочной работы устанавливается приказом работодателя.

Для видов отсутствия, учитываемых в календарных днях (отпуск, больничный), отметка проставляется сплошным способом, т. в том числе и в выходные дни. Отъезд/приезд в выходной день, связанный с командировкой, отмечается как день командировки.

В этом примере имеет место работа в выходной день. Она осуществляется по приказу руководителя при наличии согласия работника. В приказе должно быть указано, как будет оплачен этот день: либо в двойном размере (ст. 153 ТК РФ), либо предоставлением отгула в рабочий день.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы заполнили табель. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Подробнее об оплате за работу в выходной день читайте в материале «Ст. 153 ТК РФ: вопросы и ответы».

Электронный кадровый документооборот

Закон от 22. 2021 № 377-ФЗ внес изменения в ТК РФ об электронных кадровых документах. Теперь работодатели смогут пользоваться ими без дублирования на бумажном носителе. Подробнее об основных изменениях рассказываем в нашем материале.

Какие документы можно вести в электронном виде

Практически все кадровые документы, для которых был обязателен бумажный носитель, можно перевести в электронный вид. Однако новшества не распространяются на:

• трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о труддеятельности;
• акты о несчастных случаях на производстве;
• приказы об увольнении сотрудников;
• документы, которые подтверждают прохождение инструктажа по охране труда.

При приеме на работу соискатель может предъявить свои документы в электронном виде.

Обратите внимание! Вести электронный документооборот можно и в отношении дистанционщиков.

Обязательно ли переходить на электронный документооборот

Работодатель может самостоятельно решить, переходить или нет на электронную систему документооборота, то есть переход является добровольным.

Как вести электронный кадровый документооборот

Если работодатель решил использовать новый формат ведения кадровой документации, до начала нужно закрепить его в локальном нормативном акте с учетом мнения профсоюза. В таком акте необходимо прописать:

• информационную платформу для ведения электронного документооборота – можно использовать готовую «Работа в России» или разработать собственную;
• перечень документов, которые будут вестись электронно;
• список сотрудников, которые согласны, что в их отношении будут применяться электронные документы;

Обратите внимание! Применять новый электронный порядок можно только с письменного согласия работников (соискатели на работу могут дать его в электронном виде). С 2022 года больше не понадобится спрашивать разрешения на использование электронного формата у тех лиц, которые по состоянию на 31. 2021 не имеют опыта работы.

Нужна ли электронная подпись для нового кадрового документооборота

Работодатель и сотрудники подписывают документы электронной подписью. Ее вид зависит от выбранной работодателем информационной системы и самих документов. Например, усиленную ЭЦП можно применять во всех случаях. Однако работодатель обязан использовать ее в некоторых ситуациях, например, при подписании трудовых договоров и приказов о дисциплинарном взыскании.

Все расходы на получение сотрудником электронной подписи и ее использование несет работодатель.

Когда переходить на электронный кадровый документооборот

22 ноября 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», регулирующий электронный документооборот в сфере трудовых отношений.

В Законе закреплены результаты эксперимента по использованию ЭКДО, который стартовал в мае 2020 г. и завершился 15 ноября 2021 г. Его целью было определить и создать условия для использования электронных документов, связанных с работой, без дублирования на бумажном носителе, а также подготовить соответствующие поправки в трудовое законодательство.

Эксперимент показал, что использование ЭКДО позволяет лучше защищать кадровые документы от повреждения и потери, упрощает процедуру оформления трудовых отношений, сокращает работодателям с распределенной филиальной сетью издержки, а работникам дает быстрый доступ к необходимым документам и справкам, связанным трудовой деятельностью.

В ходе эксперимента была апробирована подсистема «Электронный кадровый документооборот» Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России».

Принятие Закона обеспечивает правовую базу для широкого внедрения ЭКДО. При этом переход на электронные документы не является обязательным, решение принимается каждой организацией самостоятельно.

Работодатели также имеют право выбора информационной системы, посредством которой планируется осуществлять электронный кадровый документооборот. Они могут использовать как собственную информационную систему, так и апробированную в ходе эксперимента подсистему ЭКДО портала «Работа в России».

• При подготовке Закона были уточнены положения, связанные с информированием работников и лиц, поступающих на работу, о переходе организации на ЭКДО, отдельные кадровые документы, ведение которых продолжается на бумажном носителе, нормы о взаимосвязи отдельных кадровых документов, в отношении которых ведется ЭКДО, и вида электронной подписи, которой такой документ может быть подписан.
• Для работодателей-участников эксперимента, пожелавших продолжить электронный кадровый документооборот, установлен переходный период до 1 июля 2022 года, в течение которого необходимо выполнить предусмотренные Законом мероприятия по переходу на ЭКДО, изучив указанные отличные от эксперимента нормы, продолжая вести электронное кадровое делопроизводство, как это было в период эксперимента.
• Работодатели-участники эксперимента, которые не желают продолжать использование электронных документов, связанных с работой, вправе вернуться к кадровому документообороту на бумажном носителе в соответствии с нормами действующего трудового законодательства.
• Нормативные правовые акты по электронному документообороту в сфере трудовых отношений

• Федеральный закон от 24.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»
• Приказ Минтруда России от 24 августа 2021 г. № 571 «О внесении изменений в перечень работодателей — участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 мая 2020 г. № 241»

Особенности учета рабочего времени из-за коронавируса

В связи с ситуацией с COVID-19 рекомендовано опять перевести сотрудников на удаленную работу. Если работник не против, то необходимо заключить дополнительное соглашение.

Если в организации есть работники в возрасте выше 65 лет, то таких работников отдельно рекомендовано изолировать в целях сохранения их жизни и здоровья. На период изоляции за работниками необходимо сохранить их заработок. Если с проблемами изоляции все более-менее ясно, то вопрос, что ставить в табеле для работников в возрасте выше 65 лет, находящихся на карантине, не имеет единого ответа. Редакция полагает, что на этот период необходимо утвердить дополнительный код конкретно для этой ситуации. Если разрабатывать новый код не вариант, то используется код ОВ или 27 — дополнительные выходные дни (оплачиваемые), но такой код не совсем корректен.

Для людей, которые перешли на удаленную работу, используйте код «Я», если они работают, и «В», если отдыхают на выходных. Если они ушли в оплачиваемый отпуск или без сохранения зарплаты, то ставьте другой код, подходящий к ситуации.

Программы для ведения учета рабочего времени

Некоторые организации используют специальные программы для контроля отработанного сотрудниками времени. Эти программы обеспечивают в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений:

• о присутствии работников на местах;
• времени прихода и ухода;
• периоде работы и отдыха и т. д.

Но в большинстве организаций до сих пор принято заполнять ведомость вручную. Это не аскетизм. Автоматизированные системы дорого стоят, а табель учета рабочего времени старого образца бесплатный. Кроме того, если формы документов для коммерческих организаций закон позволяет менять на свое усмотрение, то форма учета рабочего времени в 2022 г. для органов государственной власти (форма 0504421), о которой мы упоминали выше, изменению не подлежит. Существенным минусом СКД, позволяющих формировать табель автоматически, является невозможность его редактирования.

Хорошим решением для многих выглядит автоматизация учета с помощью средств работы с электронными таблицами, поэтому, как сделать табель учета рабочего времени в Excel автоматически, нередко интересует кадровиков. Это не сложно. Процесс состоит из трех этапов:

Этап 1. Оформляем сетку табеля или используем готовый бланк.

Этап 2. Расставляем нужные формулы:

• для подсчета числа дней явок и неявок используем функцию СЧЕТ ЕСЛИ;
• для суммирования часов — функцию СУММ.

Этап 3. Своевременно заносим данные на каждого работника. Итоги за месяц посчитаются автоматически.

Коды для Табеля учета рабочего времени Т-13

Госучреждения применяют Приказ Минфина России от 30. 2015 № 52н, где утверждены другие коды для Табеля учета рабочего времени.

Тип

Код

Трудовая деятельность в нерабочие, выходные и праздничные дни

В

Трудовая деятельность, осуществляемая ночью

Н

Осуществление государственных обязанностей

Г

Ежегодный, очередной или дополнительный отпуск

О

Временная нетрудоспособность (включая нетрудоспособность, вызванную будущим материнством, и режим самоизоляции)

Б

Отпуск, предоставляемый в связи с необходимостью осуществления ухода за малолетним ребенком

ОР

Сверхурочная трудовая деятельность

С

Прогул

П

Отсутствие на месте осуществления трудовой деятельности, неявка на работу по причинам, остающимся невыясненными

НН

Служебная поездка, командировка

К

Отсутствие на работе, неявка с разрешения работодателя, администрации компании

А

Учебный допотпуск

ОУ

Выходные, предоставленные в связи с обучением

ВУ

Замещение в 1-3 классах

ЗН

Замещение, производимое в группах продленного дня

ЗП

Замещение, осуществляемое в 4-11 классах

ЗС

Трудовая деятельность, осуществляемая в нерабочие дни (праздники и на входных)

РП

Часы, фактически отработанные

Ф

Правила ведения Т-12 или Т-13

При любой продолжительности работы, независимо от установленных режимов, сведения отражаются в таблице двумя способами:

• методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
• путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).

Все отметки об отступлениях от обычных условий занятости (прогул, больничный, сверхурочная работа и т. ) должны подтверждаться соответствующими документами (медицинскими справками, приказами и т. Все обозначения и коды указываются на титульном листе. Например, буквой «Я» обозначается явка на работу, «ОТ» — отпуск, «В» — выходной и т. Сведения в документ вносятся ежедневно и по факту, табель учета использования рабочего времени сотрудников по подразделениям заполняется ответственными лицами в течение всего учетного периода.

Вот заполненный образец табеля учета рабочего времени на месяц:

Код в табеле учета рабочего времени Т-13 и Т-12 обозначает, находился работник на рабочем месте или нет, если отсутствовал, то по какой причине.

Коды в табеле учета рабочего времени отличаются в зависимости от того, является организация бюджетной или коммерческой. То есть, для Т-12 и Т-13 применяют разные коды.

Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05. 2004 утверждены не только сами формы табелей, но и правила их табелей, включая коды учета рабочего времени.

Когда предполагается использование табеля учета рабочего времени формы 0504421 по ОКУД

Соответствующая номеру ОКУД 0504421 форма табеля учета рабочего времени (Т-12 имеет очень схожее с ней наименование, поэтому иногда может возникать путаница при применении того или иного документа) была введена в деловой оборот Минфином РФ, издавшим приказ от 30. 2015 № 52н. Этот документ задействуется в тех же целях, что и Т-12, но подлежит применению в госструктурах.

Соответствующий форме 0504421 табель учета использования рабочего времени имеет также и довольно схожую структуру с формой Т-12. Поэтому для сотрудника HR-отдела, как правило, не составляет никаких проблем адаптироваться к документу, утвержденному Минфином, если он привык пользоваться формой от Госкомстата, и наоборот.

Какие использовать обозначения и коды

Условные обозначения для учета рабочего времени отдельными нормативными документами не закреплены. Работодатель может использовать общепринятые буквенные коды со стр. 1 формы Т-12 или заменить их цифрами.

Некоторые организации максимально упрощают кадровый учет и применяют только два кода:

Н — неявка без указания причин.

Это неудобно для бухгалтера, потому что обычные рабочие дни, уход за ребенком-инвалидом, командировки и работа в ночное время оплачиваются по-разному.

Из Т-12 чаще всего используют:

Я — рабочий день;

Н — работа в ночное время;

ОТ — ежегодный основной отпуск;

ОВ — дополнительные оплачиваемые выходные дни, например, по уходу за ребенком-инвалидом;

ПК — повышение квалификации с отрывом от производства.

Полный список кодов вы найдете в нашей шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Чем отличаются формы Т-12 и Т-13

Практические кейсы для кадровика

Суммированный учет рабочего времени. Повышение квалификации

Госкомстат рекомендует две унифицированные формы табеля — Т-12 и Т-13.

Табель Т-12 содержит два раздела:

• Учет рабочего времени — кадровый.
• Расчеты с персоналом по оплате труда — бухгалтерский.

Учет рабочего времени ведется в столбцах 4–6, по два на каждую половину месяца. На каждого работника заполняют две строки: верхняя — для кодов, нижняя — для фактически отработанных часов и минут.

Форма Т-13 по содержанию проще, чем Т-12. Она содержит всего один лист и поэтому чаще используется для учета. Для каждого работника в табеле отведено четыре строки, по две на каждую половину месяца. Принцип заполнения аналогичен Т-12: в верхней ставят код, в нижней — фактически отработанное время.

Руководитель организации самостоятельно выбирает, что использовать: Т-12 или Т-13. Он даже может применять свой бланк — это не запрещено. Но выбор формы надо закрепить в приказе или Положении о кадровом делопроизводстве, чтобы унифицировать процедуру во всех подразделениях.

Что учитывать при заполнении табеля

Несколько полезных советов, чтобы облегчить жизнь кадровикам и руководителям.

Какую бы форму табеля вы ни использовали, указывайте ее реквизиты в верхнем правом углу: номер, каким документом и когда утверждена. Это помогает унифицировать учет и отслеживать использование в подразделениях только актуальных бланков.

Порядок составления списка сотрудников подразделения (по алфавиту или табельному номеру, должности) определите самостоятельно.

Табель можно заполнять по сплошному принципу, то есть фиксировать все явки и отсутствия, либо указывать только отклонения: больничные, прогулы, сверхурочную работу и пр. Выбранный способ должны знать все табельщики, чтобы было единообразие в оформлении.

Повышение квалификации, профпереподготовка. Онлайн-тесты. Удостоверения и дипломы

Все отметки в табеле о неявках должны быть подтверждены кадровыми документами, оформленными надлежащим образом, например:

• приказом о направлении в командировку;
• графиком отпусков;
• листком временной нетрудоспособности.

Явки и неявки, учет по которым ведется в днях, можно обозначать только проставлением кода в верхней графе, без указания часов. Ночную работу, однодневные командировки с выходом на работу в этот же день, работу в выходные и праздничные дни отражайте по часам. Это необходимо для начисления заработной платы.

В программах для кадрового учета удобно использовать частично заполненные бланки. Система автоматически подтягивает название организации, структурного подразделения, а также данные по сотрудникам, исходя из учтенных кадровых приказов. В конце месяца кадровик только проверяет данные.

Утвержден закон об электронных кадровых документах

Президент РФ Владимир Путин подписал Федеральный закон от 24. 2020 № 122-ФЗ о проведении эксперимента по переводу кадровых документов в электронный вид. Текст документа опубликован на Официальном интернет-портале правовой информации.

Закон определяет основные правила эксперимента по ведению работодателями кадровых документов электронной форме без бумажного носителя. Фактически закон разрешает работодателям полностью перевести в электронный формат основные кадровые документы, но пока в качестве эксперимента.

В данном случае речь идет о трудовых договорах, оформлении отпусков и командировок, ведении учета рабочего времени, документах по охране труда и пр. При этом работодатели будут самостоятельно определять перечень документов, в отношении которых будет применяться электронная форма, а также выбирать структурные подразделения, где будет проводиться эксперимент.

В законе отдельно прописано, что эксперимент не применяется в отношении трудовых книжек.

Эксперимент по электронному кадровому документообороту планируется провести по 31 марта 2021 года. Работодатели и работники будут участвовать в эксперименте на добровольной основе. При этом в эксперименте не могут принимать участие дистанционные работники и работники, временно направляемые работодателем в другие компании.

Закон вступит в силу с 5 мая 2020 года.

Закон об электронном кадровом документообороте предполагает перевод в электронный формат, в том числе трудовых и ученических договоров. Сейчас такие договоры заключаются исключительно в письменной форме на бумажном носителе. Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста 16 лет. Необоснованный отказ в заключении трудового договора запрещается.

По письменному требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме не позднее чем в течение 7 рабочих дней. В свою очередь ученический договор может заключаться только в форме дополнительного договора к трудовому договору.

Ученический договор должен содержать наименование сторон, указание на конкретную квалификацию, приобретаемую учеником, обязанность работодателя обеспечить работнику возможность обучения, обязанность работника проработать по трудовому договору с работодателем в течение срока, установленного в ученическом договоре.

При этом в ходе эксперимента работодатели будут не вправе обязывать работников переходить на электронные документы. Если работники откажутся оформлять договоры в электронном виде, это не будет считаться дисциплинарным нарушением и не повлияет на положение работников. в противном случае работодатель понесет ответственность по статье 5. 27 КоАП РФ за нарушение трудовых прав сотрудников.

Как в табеле отмечать отпуск по беременности и родам

Подборка наиболее важных документов по запросу Как в табеле отмечать отпуск по беременности и родам (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

• Отпуск по беременности и родам:
• Больничный по беременности и родам во время отпуска
• Во сколько недель уходят в декрет
• Выход в декрет
• Заявление на отпуск по беременности и родам
• Заявление на продление отпуска по беременности и родам

• Рабочее время:
• 0504421 образец заполнения
• 22 апреля
• 24 часовая рабочая неделя
• 36 часовая рабочая неделя
• 39 часовая рабочая неделя

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Путеводитель по кадровым вопросам. Отпуск по беременности и родамКогда используются унифицированные формы N Т-12 или N Т-13 табеля учета рабочего времени, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05. 2004 N 1, дни отпуска по беременности и родам отмечаются буквенным (Р) или цифровым (14) кодом. Это следует из условных обозначений, представленных на титульном листе формы N Т-12, а также Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05. 2004 N 1).

Данные об отработанном и неотработанном времени коллег специалист по кадрам или другой уполномоченный сотрудник вносит в первичную форму учета — табель. Традиционно используются унифицированные форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (Постановление Госкомстата РФ № 1). Организация может разработать и утвердить свою форму табеля учета рабочего времени, но в этом случае документ должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Программа Контур-Персонал автоматически ведет табель в соответствии с выбранным графиком и с учетом всех отклонений, оформленных приказами по отпускам, больничным, неявкам, переработкам и пр

Для заполнения табеля Госкомстат предусмотрел систему условных обозначений. Но вы вправе разработать собственные. Тем более что предложенный ведомством перечень учитывает далеко не все возможные варианты занятости сотрудников. Например, для отражения работы в ночное время на вахте или в выходные дни в командировке условные обозначения отсутствуют.

Заполнение табеля может быть организовано по-разному:

• регистрация отклонений (неявок, сверхурочно отработанных часов, опозданий и пр.);
• сплошное фиксирование всех явок и неявок.

Компаниям с небольшой численностью и стандартным режимом рабочего времени удобно фиксировать только отклонения. Если же на предприятии большое количество сотрудников с разными режимами работы, целесообразно использовать сплошную регистрацию.

Где бланк формы Т-12 доступен для загрузки

Сроки хранения

В каких целях используется документ Срок хранения

Для подтверждения расходов на оплату труда для целей налогообложения прибыли Четыре года после окончания налогового периода, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в налоговых расходах

Для первичного бухгалтерского учета Пять лет после окончания года, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в расходах

Для начислений выплат в пользу работников, облагаемых взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС Шесть лет после окончания года, в котором документ использовался для начисления взносов

Для учета документов по личному составу, касающихся организации труда Пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось время занятости только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда

50 лет со дня составления документа, если в нем учитывалось рабочее время сотрудников, занятых на вредных или опасных работах

Какие еще есть требования к табелю

Подписывают заполненную форму:

• табельщик;
• начальник отдела;
• кадровик.

Если организация не использует КЭДО, то форму нужно распечатать и получить личные подписи. При электронном документообороте используют цифровую подпись. Обратите внимание, что для табеля нет требований по УКЭП (ст. 3 ТК РФ).

Заполненные и подписанные документы на бумажном носителе хранят пять лет по общему правилу и 50/75 лет для работников с вредными и опасными условиями труда (п. 402 Приказа Росархива от 20. 2019 № 236).

Как заполнить табель. Образец

Порядок заполнения покажем на примере табеля за февраль 2022 года по отделу менеджмента качества.

Организация использует форму Т-13. В отделе работают начальник отдела, ведущий специалист и специалист. За отчетный месяц:

• начальник проходил повышение квалификации с 7 по 11 февраля,
• ведущий специалист 16 февраля ездил в однодневную командировку и вышел на работу в этот же день. Кроме того, он брал оплачиваемые четыре дня по уходу за ребенком-инвалидом 21, 22, 24, 25 февраля;
• специалист находится в отпуске по уходу за ребенком до трех лет.

В феврале 2022 года был предпраздничный день с сокращенной на час продолжительностью рабочего дня (22. 02) и праздничный день (23. 02).

Как заполнить табель при пятидневной рабочей неделе с нормальной продолжительностью рабочего времени 40 часов:

• В графе 1 ставим номера по порядку.
• Список составляем в алфавитном порядке, с указанием Ф.И.О., должности.
• В графе 3 указываем табельный номер.
• В ячейках 29, 30 и 31 графы 4 ставим Х — таких дней в феврале 2022 года нет.
• Проставляем выходные и праздничные дни (код В) по производственному календарю.
• В первой и третьей строке графы 4 по каждому работнику проставляем коды явок и неявок:

• У ведущего специалиста за 16 февраля в строке 3 ставим два кода (К / Я), в строке 4 — фактическое время в командировке и на работе в часах. Ему же 21, 22, 24, 25 февраля указываем ОВ — уход за ребенком-инвалидом.
• Начальнику отдела в предпраздничный день 22 февраля в четвертой строке указываем 7 — количество часов с учетом сокращенной продолжительности. Ему же ставим с 7 по 11 февраля код ПК — повышение квалификации с отрывом от работы.
• Специалисту по всем дням проставляем код ОЖ — отпуск по уходу за ребенком.

• В графах 5 и 6 по каждому работнику считаем фактически отработанное время с кодом Я (явка) по дням и часам.
• В графах 10 и 12 приводим буквенные коды причин неявки, а в 11 и 13 — количество неотработанных часов (дней).

Образец заполнения табеля вы найдете в шпаргалке.

Где взять коды для формы Т-13

Наиболее часто используемые коды присутствия/отсутствия на работе (буквенные и цифровые) размещены на 1-м листе формы Т-12. При необходимости можно разработать дополнения к ним или собственную таблицу таких кодов.

Что представляет собой форма Т-12 (табель учета рабочего времени)

На основе формы Т-12, введенной в практику документооборота Госкомстатом в постановлении от 05. 2004 № 1, формируется табель, который предназначен для использования в целях:

• ведения учета посещений сотрудниками своего места работы в соответствии с установленным графиком;
• определения показателей для расчета зарплаты сотрудников;
• формирования тех или иных статистических данных о персонале (например, направляемых в Росстат или исследовательским агентствам).

Следует отметить, что рассматриваемая форма подлежит заполнению вручную (на ПК с помощью Word или аналогичной программы либо в распечатанном виде шариковой ручкой). А табель, предназначенный для заполнения в автоматическом режиме при задействовании систем контроля доступа, составляется на основе другой формы Госкомстата — Т-13. Выбранная форма табеля учета рабочего времени 2022 года должна быть указана в учетной политике.

Какие санкции предусмотрены за ошибки в табеле рабочего времени, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Готовому решению.

О том, что представляет собой форма Т-13, читайте в статье «Унифицированная форма № Т-13 – бланк и образец».

Особые случаи

Существует еще несколько моментов, о которых нельзя забывать при учете рабочего времени. Так, для сотрудников, чей труд связан с вредными или опасными условиями, с 1 января 2014 года ограничен учетный период — не более 3 месяцев (ст. 104 ТК РФ).

В 2015 году в ТК РФ внесено уточнение: если сезонный или технологический характер производства требует увеличения учетного периода, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года. Пока, однако, подобных соглашений не разработано, а значит, предприятия не могут в одностороннем порядке отказаться от максимальной продолжительности учетного периода в 3 месяца.

Еще один сложный для работодателя вопрос — возникшая по итогам учетного периода недоработка. Это может стать результатом неграмотного составления графика смен. Если такому сотруднику установлена почасовая система оплаты труда, снижается уровень его дохода, а значит, работодатель обязан доплатить до уровня среднего заработка. Причиной недоработанных смен могут быть и форс-мажорные обстоятельства, когда виноваты внешние факторы. В этом случае работодатель должен сохранить за работником 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально отработанному времени (ст. 155 ТК РФ).

Обратная ситуация — переработка у сотрудника. Сложность заключается в том, что о переработке кадровик узнает только в конце учетного периода при сопоставлении фактически отработанного времени и нормы производственного календаря. При расчетах помните о неотработанных на законном основании днях: отпуск, отгул, больничный и пр. — все они уменьшают норму. Далее определите, работал ли сотрудник в течение учетного периода в праздничные дни. Эти дни уже были оплачены не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ), поэтому дополнительно оплачивать эти часы (дни) как сверхурочные не следует (п. 4 Разъяснений от 08. 1966 № 13/П-21, утв. Постановлением Президиума ВЦСПС от 08. 1966 № 465/П-21; Решение ВС РФ от 30. 2005 № ГКПИ05-1341). Если после всех вычислений у сотрудника сохраняются отработанные сверх нормы часы, работодатель оплачивает их в повышенном размере: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ).

Подчеркнем, что чрезвычайно важно соблюдать правила учета рабочего времени. Это влияет на расчет заработной платы и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Корректное заполнение табеля учета рабочего времени позволяет правильно рассчитаться с работником за его труд и, что немаловажно, учесть всё фактически отработанное время в трудовом стаже.

Об авторе: Эмма Форштретер, юрист (специализация — трудовое право), аттестованный преподаватель Минфина России в области бухгалтерского учета и отчетности, аттестованный консультант по налогам и сборам.

• Нормы рабочего времени на 2018 год
• Как стать мастером планирования бухгалтерских задач

Не пропустите новые

публикации

Понятие режима рабочего времени включает в себя порядок распределения нормы рабочего времени сотрудника в конкретной организации в течение определенного периода (сутки, неделя, месяц). И здесь можно выделить несколько вариантов:

• ненормированный рабочий день;
• режим гибкого рабочего времени;
• сменная работа;
• разделение рабочего дня на части и др.

Общие для предприятия положения указывают в коллективном договоре или в Правилах внутреннего трудового распорядка, режим конкретного сотрудника — в его трудовом договоре.

В документе, который регламентирует режим работы сотрудника, должно быть прописано несколько важных моментов. Во-первых, продолжительность рабочей недели. Это может быть стандартная 5-дневная рабочая неделя, плавающие выходные, работа 2 через 2 и пр.

Как бы ни была организована трудовая неделя, вы должны обеспечить сотрудникам обязательные дни отдыха — не менее 42 часов подряд (ст.