Срок сдачи документов в архив после ликвидации

Компании прекращающие свою деятельность при банкротстве или ликвидации, в соответствии с законодательством РФ обязаны передать документы государственное хранения. Итогом этой процедуры, является акта сдачи-приемки, подписанный государственным архивом и представителем организации. Как показывает практика, сдать документы в принимающий архив самостоятельно – не простая задача. У государственного или муниципального архива существуют специфические требования к оформлению и подаче каждого документа. Архив часто отклоняет принятие документов в результате несоблюдения данных норм. Таким образом, если вы не знаете всех подводных камней, то сдача ваших документов может затянуться на годы.

Что нужно для сдачи в архив

Опыт и сроки

Мы давно работаем с государственными архивами Москвы и Московской области и знаем все подводные камни.

Это, собственно, и есть второй закон, регулирующий сдачу документов в архив.Кто отвечает за передачу документов при ликвидации

В законодательстве четко прописано, что сдача документов в архив осуществляется в соответствии с п. 10 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ. При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, должны сдаваться ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или коммерческий архив.

Срок сдачи документов в архив после ликвидации

В итоговой записи при сдаче документов в архив делаются отметки об ошибках в подсчете дел и других недостатках их учета.

Описи дел, сдаваемых в архив

По окончании приема дел при сдаче документов в архив заведующий архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах Акта приема-сдачи документов в архив. Вторые экземпляры возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве. Окончание сдачи документов в архив завершается заполнением учетных документов.
В государственные архивы передаются документы после истечения сроков хранения, но бывают случаи досрочной передачи документов.

Срок сдачи документов в архив после ликвидации организации

Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).12. Акты о несчастных случаях.13. Штатные расписания.14. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.15.

16.
Список вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии

Вместе с документами в архив передаются:

1. Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр; 2.

Срок сдачи документов в архив при ликвидации ооо

Напомним, что срок хранения документации, относящейся к исчислению трудового стажа, заработка и т.п., оформленной до 2003 года, составляет 75 лет. Аналогичные документы, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет. Это дает право заинтересованным лицам обращаться в архив за уточнением сведений при исчислении, например, трудового стажа.Как поступить с документами, которые не принимают в госархивы

Часто у людей возникает вопрос, как поступить с документами, не принятыми в государственный или муниципальный архив.

Ведь срок хранения документов не истек, а юридическое лицо прекратило работать.

Вариант 1. Найти место у себя и хранить, пока срок хранения не истечет.

Срок сдачи документов в архив при ликвидации

5. Брошюровка (переплет)

Данный этап подготовки документов включает в себя брошюровку или переплетение документов. Бывает, что в компании накопилось много документации, тогда она обращается в специализированную архивную компанию, которая самостоятельно может выполнить работы по брошюровке документов. Преимущества переплетения дел: облегчение передачи дел в архив, оперативность в поиске нужных документов и уменьшение занимаемого пространства для хранения.

6. Передача обработанных документов на хранение

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

После того, как все правила сдачи документов в архив были соблюдены, необходимо обязательно сдать документы в архив – государственный, ведомственный (документы по личному составу при ликвидации) или архив компании.

Проверки инициируются компетентными органами самостоятельно на основании информации, полученной из регистрирующего органа вскоре после подачи ликвидатором соответствующих сведений. Справки об отсутствии задолженности направляются непосредственно проверяющим органом в орган регистрации. Из всех проверок самой важной является проверка в налоговых органах.

Именно от результатов данной проверки зависит успех ликвидации. Зачастую прохождение проверки в налоговом органе занимает до полугода, что связанно с ограниченностью ресурсов некоторых налоговых органов. При превышении данного срока субъект хозяйствования имеет право завершить ликвидацию без проведения проверки.

Однако на практике сотрудники регистрирующих органов настаивают на необходимости ожидания налоговой проверки, ссылаясь на то, что в противном случае ликвидация может быть признана недействительной.

При наличии значительного документооборота может потребоваться временное хранение документации, для чего предусматривается возможности организации временного хранения документов.

Порядок формирования архивных дел

Для упрощения последующего поиска требуемого документа в архиве дела должны быть сформированы по определенным параметрам.

С этой целью был разработан специальный справочник, в котором указывается порядок распределения служебных документов по заголовкам в систематизированном порядке — номенклатура дел.

Ее составление происходит в конце календарного года, она вводится в действие уже в наступившем году.

Для формирования дел могут использоваться различные признаки, например, номинальный (приказы, протоколы и пр. объединяются в отдельные папки).

Расчет срока начинается с начала года, который следует после года прекращения применения документа. Готовая бухгалтерская отчетность должна храниться на постоянной основе.

При выявлении срока хранения бухгалтерских документов, стоит принимать во внимание вероятность их востребованности в случае возникновения в организации убытка, который списывается на протяжении 10 лет. При этом налоговые органы могут осуществить проверку за последние три года, вследствие чего рекомендуемый срок хранения документации возрастает до 13 лет.

Кадровая документация

Сдача кадровых документов в архив осуществляется в соответствии с архивным законодательством.

В течении 75 лет осуществляется хранение документации, в которой зафиксированы льготы граждан, социальные выплаты (аттестационные заключения, личные дела, карточки, трудовые договора и иные.).

Сдача документов в архив

Насущный вопрос при ликвидации организации – куда деть документы. Ведь компания закрылась и хранить документы уже негде. Фактически процесс сдачи документов в архив при ликвидации регулируют два основных закона:

1. Федеральный закон от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», где говорится, что конкурсный управляющий передает на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами.
2. Порядок и условия сдачи документов в архив на хранение устанавливаются и иными федеральными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации.
   В данном случае при сдаче документов в архив речь идет об отсылке к Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».