Положение о факсимильной подписи образец
Рассмотрим порядок составления подобных приказов и отметим основные его элементы:
- Документ составляется на фирменном бланке организации с указанием обязательных реквизитов (наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес).
- Дата, место составления и номер приказа.
- Констатирующая часть — в ней описывают основания для составления приказа. Данная часть может начинаться с устойчивых словосочетаний: «В связи с…», «В целях…», «На основании…». Если основанием служит некий нормативный акт, то его реквизиты указывают именно в этой части.
- Глагол «ПРИКАЗЫВАЮ» отделяет констатирующую и распорядительную части. Пишется прописными буквами, без кавычек. После него ставят двоеточие.
- Распорядительная часть. Может делиться на пункты и подпункты. В каждом пункте указывают предписываемое действие, срок исполнения, исполнитель, т. е. фамилия, имя, отчество, должность человека, которого наделяют правом подписи, какие именно документы он может подписывать, срок действия приказа.
- Если в приказе идет речь более чем об одном сотруднике, будет удобнее вынести эту информацию в приложение, ссылка на него будет в распорядительной части.
- На приложении в верхнем углу указывают слово «Приложение», его номер (если оно не одно) и реквизиты приказа, к которому он относится.
- Резолюция «СОГЛАСОВАНО» с главным бухгалтером.
- Подпись руководителя.
- Отметка об ознакомлении с приказом работников.
Мы рассмотрим вариант приказа с приложением.
Здесь вы можете скачать образец приказа на подписание первичных документов, а также приложение к нему.
Скачать образец приказа
Скачать образец приложения к приказу
***
Когда, например, директор уходит в отпуск или уезжает в командировку, работа организации не останавливается. Подписывать накладные или платежные документы все так же необходимо. Именно для этих случаев выбирается сотрудник, который будет иметь право подписи первички, и издается приказ о подписи первичных документов – образец его будет правильным приложить к учетной политике. Но если вы индивидуальный предприниматель или директор решил предоставить право подписи не сотруднику организации, в этих случаях необходимо выписать доверенность, утвержденную по всем правилам, с указанием не только личных данных, но и доверенных ему полномочий с указанием сроков их действия (ст. 185 ГК РФ).
- Использование факсимиле в трудовом соглашении
- Может ли работник поехать в командировку на такси?
- Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле
- ��� �������� ��������������� �����������
- Правила безопасного использования факсимиле
- Когда можно использовать факсимиле
- Когда использование факсимиле недопустимо
- Нужно ли компаниям переходить на КЭДО
- Разрабатываем положение на 2020 год
- Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов
- Счета-фактуры и учетные документы
- ��� ������ ����������� � �������������� ���������
- Как работнику отчитаться о результатах
- Для внутренних документов компании
- Как правильно использовать факсимильную подпись
- Как изготовить факсимильную подпись
- Бухгалтерская и налоговая отчетность
Использование факсимиле в трудовом соглашении
ТК РФ в ст. 67 уточняет, что трудовые правоотношения сторон должны быть оформлены в виде трудового контракта, который подписывается служащим и работодателем. От имени работодателя может выступать как руководитель предприятия, так и иное уполномоченное на это действие лицо.
Правомочны ли действия представителей работодателя по заверению трудового договора факсимиле подписи своего доверителя?
Ст. 5 ТК РФ не предусмотрено возможности для регулирования трудовых и иных связанных с ними правоотношений нормами гражданского законодательства; более того, это исключено и нормами ст. 2 ГК РФ. Поэтому положения ГК РФ о факсимильной подписи не применяются к трудовому праву. Так как ТК РФ не содержит никаких положений о факсимиле, соответственно, ставить печать с подписью на трудовом договоре будет неправомерно. Именно поэтому использование факсимильной подписи может поставить под сомнение волеизъявление работодателя, которое выражает намерение заключить трудовой договор с гражданином.
Несмотря на то что законодатель допускает возможность начала трудовых правоотношений через фактическое допущение к работе служащего, в то время как трудовой контракт с ним еще не подписан, этот момент никак не связан с использованием факсимильной подписи. Иными словами, эти правоотношения возникли бы и без проставления факсимиле на трудовом соглашении, и соответственно, его использование не будет иметь никакого юридического значения при заключении договора и его заверении.
При применении факсимиле вопросы могут возникнуть у проверяющих органов, которые откажутся принимать заверенные таким образом договоры и расценят это как нарушение норм трудового законодательства.
Выход из ситуации, когда руководитель предприятия не может собственноручно подписать контракт, — передача полномочий другим лицам, которые подпишут соглашение. Этот факт должен быть отражен в соответствующем приказе руководителя и доведен до сведения уполномоченных лиц.
Может ли работник поехать в командировку на такси?
Минфин в своем письме от 25.03.2020 N 03-03-07/23568 разъяснил, что расходы работника в командировке на проезд в такси могут быть учтены организацией в составе прочих расходов. Нужно только, чтобы работник предоставил подтверждение расходов — принес квитанцию по форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112.
Что можно, а что нельзя подписывать факсимиле
По российскому законодательству использовать факсимиле можно, если это зафиксировано в договоре. То есть обе стороны согласились с тем, что использование печати-клише возможно, и уточнили это в документах (п. 2 ст. 160 ГК РФ). В этом случае штамп-факсимиле может быть аналогом подписи ответственного лица.
Факсимиле нельзя использовать:
- В документах, которые несут финансовые последствия, например в платёжках, — Письмо МНС РФ от 01.04.2004 «Об использовании факсимиле подписи»
- В доверенностях — Письмо МНС РФ от 01.04.2004 «Об использовании факсимиле подписи»
- В первичных документах, например счетах-фактурах и налоговых декларациях, — Письмо Министерства финансов РФ от 10.04.2019
- В трудовых договорах и любых кадровых документах — ч. 1 ст. 67 ТК РФ
- В расходных ордерах и кассовой книге — Указание Банка России от 11.03.2014 «О порядке ведения кассовых операций»
Поэтому перед тем, как использовать штамп-клише в работе, лучше дополнительно проконсультироваться с юристом.
��� �������� ��������������� �����������
��� ������������� ������������ ������� �� ���������. ���������, ������� ����������� ����� ������������ �������� �����.
������������ � ����������� ����� ���� ������� ���������, ������� � ���� ����������. ������� ������������ ����������� ���������. �� ��������� ������������� ������������� �� � ����� ����������. �� ���� ����������� ������ ������, ������ �� ���������� �������������.
�� ��������� �������������� ����� ������� ����� � ���. ��� ��� ������������� ������������ ������� ����������� ����� ������������ �������� �����. ��� ��� � ���������������� �� � ���� ����� ������� ������� �������. � �������� �������� ���������� �������������. ��� ���� ������������ �������-������ ���������� � ������ �����������������. ����� ����, �� ��������� �����������, ��� ��������� � ����� ��������� ����� ��������������� ��������������.
��������� ������������� ������������� �����-������� ��������������� ���� ����������� �������� ������ ������������ �� ���������� ��������������� ��������. ���������� ����������� ���������� ������ ��� ���������� ����������� �����������.
���� ����������� �������� ��������� ������� � ���������� ���������� ��� ������ ���������. �� �������� ����������, �� ������� �������� ������������ �������-������, ������ ���� ���������. ������ ������� �������, ��� � ������ ������������� ������� �������� ���� ����� ������ � ����������� ���������� ��������� �� ��������� �������� ���������� � ����.
������, ������������ � ����� ����������� �����������. ����������� ������� �������������� ������ � ������� ������ ��������� ���������. ������ ��������������� ������, �� ������ ������������� ������������ ��������.
�� ������ ������������ ������������ ������� ������������� ������ �� ������ ������������ ����������. � ���� ������ � ���������� �� ����������������. ��� � ��������� �� ����������� ������ � ��������� ����� ���� ������������� ��������� ���������:
- ������������� ������� ������������ ��������� ����� ������������� �� ����������� ������������, ������������� � ������ �������� ����������. ��������� ��������� ������ ��������� ������ ����� ������ ������� ������������ ���������;
- ������� � ������������ ���������������� ������� ���������� � ����-����������� �������� ����������� ��� ������������� ������� �� ������ ����������� ��� � ������������� ������� ����������. ������������� ���������� ������� ��� ���������� ����������� ���������� ������������;
- �������������� ������������� ��������������� ������� � ������� �������� ���������������� ������� ����������� ��� ���������� ���������� ���������-��������������� ���������. �����������, �������, ��������� � ��.�.
�� ����������� �������� �����, ��� �� ��������� ��������������� �� ������������� ������������ ������� ��� ���������. �� ������ ������������ ��������������� ������� �����������. ����� ������������� ������������ ����� ����������� � � ����� �����������. ��������� �� � ��������� ����������� �����.
Правила безопасного использования факсимиле
Правила безопасного использования факсимиле нужны для предотвращения его неправомерного использования и обеспечения конфиденциальности в документообороте. Вот основные моменты, которые следует учитывать:
- Ограниченный доступ. Доступ к факсимиле должен быть строго ограничен. Только ответственные сотрудники, имеющие право ставить печать или подпись, должны иметь к нему доступ.
- Инструктаж сотрудников. Все сотрудники, имеющие дело с факсимиле, должны быть проинструктированы о правилах его использования. Это включает в себя информацию о том, когда и как правильно использовать факсимиле, а также о последствиях его неправомерного применения.
- Хранение и учет. Факсимиле должно храниться в безопасном месте, желательно в закрытом шкафу или сейфе. Необходимо вести учет всех случаев использования факсимиле, чтобы в случае возникновения спорных ситуаций можно было легко отследить и подтвердить его применение.
- Проверка документов. Перед тем как проставить факсимиле на документ, обязательно убедитесь в его подлинности и правильности заполнения. Это поможет избежать ошибок и недоразумений.
- Регистрация факсимиле. Если это предусмотрено законодательством, факсимиле должно быть зарегистрировано в соответствующих органах. Это может потребоваться для предоставления в суд или другие государственные учреждения.
- Использование в соответствии с законодательством. Всегда убедитесь, что использование факсимиле соответствует действующему законодательству. В некоторых случаях может потребоваться нотариальное заверение копий документов с факсимиле.
- Обновление факсимиле. В случае изменений в законодательстве или внутренней политике компании, факсимиле может потребовать обновления. Следите за актуальностью факсимиле и вносите изменения, когда это нужно.
Соблюдение этих правил поможет обеспечить безопасное использование факсимиле и защитит вашу организацию от возможных юридических рисков.
Когда можно использовать факсимиле
Факсимиле – это уникальный инструмент, который позволяет сохранить оригинальность подписи и использовать ее в различных документах. Однако следует понимать, когда и как его правомерно применять. Сейчас мы расскажем вам о ситуациях, когда использование факсимиле является допустимым, и поделимся рекомендациями юристов по его применению. Главное, что нужно помнить – такая подпись не всегда может заменить личную, без вашего участия. Например, при заключении контрактов, где требуется нотариальное заверение, использование факсимиле будет недействительным. Также, если речь идет о корпоративных документах, таких как устав ООО или изменения в учредительные документы, лучше отдать предпочтение ручной подписи. Однако есть ситуации, когда подпись может выступать в качестве удобной альтернативы. Например, при отправке стандартных уведомлений или рассылке информационных материалов, где не требуется строгая юридическая сила подписи. В таких случаях факсимиле помогает сэкономить время руководителя и ускорить процесс обработки документов. Также, если возникнет необходимость, факсимиле может быть использовано для подписания внутренних документов компании, таких как приказы, инструкции, служебные записки. В этих случаях нужно, чтобы внутри компании был четко прописан порядок использования факсимиле, и все сотрудники были уведомлены о его наличии и правилах применения. Стоит также учитывать, что факсимиле должно быть зарегистрировано и иметь четкие рамки использования, чтобы избежать его неправомерного применения. Необходимо составить положение о факсимиле, где будут указаны все случаи его применения, а также ответственные за его хранение и использование. В заключение, факсимиле – это удобный инструмент, который может значительно упростить рабочий процесс. Однако его использование требует ответственного подхода и понимания юридических нюансов. Перед тем как начать использовать факсимиле в своей деятельности, обязательно проконсультируйтесь с юристом и бухгалтером, чтобы избежать возможных правовых рисков.
Когда использование факсимиле недопустимо
Когда же лучше отказаться от факсимиле и применить личный автограф? Прежде всего, использование факсимиле недопустимо в документах, требующих нотариального заверения. Это могут быть векселя, доверенности, соглашения о разделе имущества и другие важные бумаги, где подлинность подписи должна быть подтверждена нотариусом. В таких случаях, использование может быть приравнено к подделке и повлечь за собой судебную ответственность. Также нельзя использовать факсимиле при заключении договоров, которые предусматривают передачу прав собственности или создание обязательств высокой стоимости. Например, при покупке недвижимости или автомобиля, где требуется полная юридическая сила подписи. Не забывайте, что факсимиле не может использоваться для подписания налоговых деклараций и других отчетов перед МНС. В этих документах требуется гарантия подлинности, и только рукописная подпись может ее обеспечить. Для индивидуальных предпринимателей (ИП) и руководителей организаций также существуют ограничения. Они не могут использовать факсимиле при подписании документов, связанных с исполнением должностных обязанностей, так как это может быть расценено как уклонение от личной ответственности. В случае внутрикорпоративных документов, таких как приказы и распоряжения, использование факсимиле допустимо только при наличии внутреннего положения, которое регламентирует его применение. Без такого документа, подписанные факсимиле бумаги могут быть признаны недействительными.
Нужно ли компаниям переходить на КЭДО
Бизнес самостоятельно решает, переходить на КЭДО или нет — ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ. Подробнее об этом мы рассказали в статье «Станет ли КЭДО обязательным».
Но компании и предприниматели все больше используют КЭДО, потому что это выгодно:
- Меньше бумажной рутины. Оформлять справки и заявления, утверждать графики отпусков, отправлять документы в налоговую — все это можно делать в электронном виде, не распечатывая документы на бумаге.
- Экономия ресурсов. Иногда подписание документов превращается в настоящее испытание, особенно если подписантов несколько — необходимо получить подпись каждого, а они могут работать в разных отделах или даже удаленно. С КЭДО достаточно настроить маршрут согласования, а значит — времени и сил на это уйдет в разы меньше.
- Невозможность потерять документы. Это касается и компании, и сотрудника — все необходимые документы хранятся в облаке и всегда доступны на смартфоне или компьютере. Вы не потеряете документы, если офис переедет или шкаф с бумагами сгорит.
Важно. Срок хранения некоторых документов, оформленных до 2003 года, — 75 лет. Если документы создали после 2003 года, их нужно хранить не менее 50 лет. К ним относятся: трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
В КЭДО удобно построена работа с шаблонами документов. Например, чтобы написать заявление на отпуск, сотруднику не придется запрашивать шаблон. Он будет доступен в системе в любой момент.
КЭДО помогает организовать работу с бумагами и снизить риски при проверках. Всегда будет понятно, какие документы подписаны, а какие — нет.
У сервисов КЭДО есть дополнительные функции. Например, возможность отправлять сотруднику уведомления о документах разными способами: на электронную почту, через SMS или в мессенджер. В некоторых сервисах можно установить срок, в который сотрудник должен подписать документ. Если он не успеет, запрос вернется в отдел кадров.
Разрабатываем положение на 2020 год
Практически все нюансы направления работника в служебную поездку содержит правительственное постановление 749 о командировках с изменениями 2020 года от 13.10.2008. Кардинальные изменения в сторону упрощения оформления этого рабочего момента вносились в законодательство в 2015 году, когда законодатель упразднил обязательность оформления командировочных удостоверений и служебных заданий. Хотя многие организации и предприятия и по сей день используют эти формы при направлении работника в командировку, скорее, для удобства ведения внутренней отчетности, тем более что документы, наряду с приказом о направлении в командировку, автоматически формируются из программ кадрового учета.
Для разработки актуального локального акта используйте пример положения о командировках 2020, но учтите, что образец внутреннего документа другого предприятия содержит индивидуальные особенности, ограниченные или расширенные права. При разработке локальных актов необходимо обращаться к первоисточнику — в нашем случае возьмите за основу правительственное постановление № 749.
Обычно положение состоит из нескольких разделов и является достаточно объемным документом. В частности, учитывают:
- общие положения;
- порядок направления работников в служебные поездки;
- лимит сроков такой поездки;
- правила продления срока;
- случаи отзыва командированного работника;
- гарантии при направлении в командировку;
- размеры и порядок возмещения командировочных расходов.
В каждом из этих разделов важно учесть все нюансы. Например, положение для бюджетного учреждения может начинаться так:
Из этого образца видно, что утверждает положение руководитель организации: предусмотрено поле для его личной подписи и даты утверждения. Одним из основных разделов этого локального акта является раздел о порядке предоставления отчетности, связанной с направлением в служебную поездку. В нем желательно сразу прописать такое правило:
Командированный работник в течение 3 рабочих дней после возвращения обязан предоставить документы, подтверждающие целевое расходование выданных средств.
Кроме того, при составлении положения обязательно конкретизируют статьи командировочных трат, которые организация готова компенсировать сотруднику. Например:
ООО «PPT.ru» возмещает командированным работникам затраты на питание в размере не более 1 тысячи (1000) рублей в сутки.
Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов
Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).
По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета.
Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.
Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.
Вопрос: Работник, возвратившийся из заграничной командировки, представил документы об оплате расходов на проживание в гостинице в валюте и справку о движении денежных средств на счете, распечатанную из личного кабинета с факсимиле банка. Справка из банка получена работником через личный кабинет (систему «Банк-Клиент»), распечатана без заверения проставлением оригинальной печати банка и подписей соответствующих работников. Можно ли такой документ принять в качестве документа, подтверждающего обмен валюты для целей исчисления налога на прибыль?Посмотреть ответ
По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.
Поэтому факсимильный штамп не может служить принципиальной преградой при приеме документарных форм к бухгалтерскому учету.
Важно! На бланках бухгалтерской отчетности должна присутствовать выполненная собственноручно виза руководителя (ст. 13 ФЗ № 402).
Счета-фактуры и учетные документы
Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.
Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).
Вопрос: Организация заключает договор со специализированной организацией о проведении специальной оценки условий труда. В договоре среди прочих условий присутствует следующее: «Стороны подтверждают свое согласие на использование аналога собственноручной подписи (факсимиле) в целях оформления отчетных материалов, предусмотренных действующим законодательством. Факсимильная подпись (факсимиле) признается сторонами равноценной подлинной подписи должностного лица (специалиста/эксперта)». Правомерно ли применение факсимиле для подписания отчетных документов по специальной оценке?Посмотреть ответ
Органами ФНС не признаются в качестве законных документы с нерукописной визой руководителя организации, включая используемые для учета по налогу на прибыль (письмо МФ РФ № 03-03-06/20808, 13.04.2015).
В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.
Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ). По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка. Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.
Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009). Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.
Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства. Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика.
��� ������ ����������� � �������������� ���������
- ������������;
- �������� �������� � ���� ���������� ������������;
- ����-��������
- �������;
- ���������, ������������� ���������� ������� �������� �� ��������� ��������������, � ��������� ���������.
����� �� �� ������� ������������� ���������� ����������� ������������ ������� ������������ �����������
������. ������������ ��������� ����� ������ � �������, ��������������� ����������������� (�. 2 ��. 160 �� ��). � ����� � �������� ����� �� ��������� ������������ ������������ �������. ���� ��� �������, ��� ������������� ���������� ������������ ������ ��������� �����, �� ������ (�. 8 ��. 13 ������ �� 6 ������� 2011 �. � 402-��).
��������� ���������� � ���������
������ �� �������������� ��������� ���������� ������ ���������� ����� ���������������� � ������������. ������� ������������� ���������, � �������, �� ��������� ����������� �����������.
��� � ����������� ��� �� �� 02.06.2008�. � 6600/08 ��� ���� ��������� ����������� �� ����� ���������� ��������� ���������� ��� ������ ���������. ��������������� ������� �� ��������� ���������� ��� ������ ��������� �� ������������ ��������, ��������� � ���. ���������������� (��� �������������), ���������� ��������� ����������, ������������ ������������� � ������� ��������, ��������� � ��������� ����������. ������� ���� ��������� ��������������� �������� �����������. ������������ ���. 2 �. 5 ��. 80 �� �� � ��� ������, ��� �� ��������� ����������� ��������� ���������� ����������� ������������ ������� ������������� ����� ������������ �������. ��� ������� �� � ������������� � ��������� ���������� ������������ ������� ������ ������������� ������� � ������������� ��������. ��������� � ��������� �����������, ������������� ������. ������ ���������� ������������� ����������� � ����� � ���� ����� �� ��������� ��� � �����������, ��� � � ����� ������������������.
����� �������, ����� ���������� ��������� �������������� ���� ����������-��������� (��������������) �����������. � ������� ���� ��������������, � ��������� ���������������-���������. ������������� ��������� �� ���������.
����-������� � ���������
�������� �. 6 ��. 169 �� �� “���� – ������� ������������� ������������� � ������� ����������� �����������. ���� ����� ������, ��������������� �� �� �������� (���� ���������������� ����������) �� �����������. ��� ������������� �� ����� �����������”. ��������� – ��� �����, � �� ���������������� ������� ������������ ����. ������� ������������� ������ ������ ����� �������� (� ��������) � ��������� � ��������� � ������ ��� �� ����������� � ��� �������������� ������-��������.
��������� ������-������ � �������������� ������������ ������� �� ������������� ����������� �����������������. � ������, ���� �� �������� �� ����������� ��������, �� ������� ������ ������� ��������������� ���� �������� ���������. �� � �������� � ������ �������� ��� ����� ������.
����� ����, ���������� ��������, ��� �������� ������� ������� ��������� ������ �� ������������� � ��������� ������ � ������� ������������ ����. ����������� ��� �� �� 13 ������� 2009�. � ���-16068/08, ������������ �� ������-�������� ������������ ������� ��� ������� ���������� �� ���� �� ��������������� � ��������� ��������� ����������, ������������� ��������� �����������������.
��������� ������ �� ����� �� ��������������� ����������� ������������ ������������ ������� � �����-�������, �� � ������� ������� �� ��� �� ��������. ��� ���� ����������� ���������������� ��������������� ����������� ������������� ������������ �������. �, ��� �����, ���� ��� ������������� ����������� ������.
������������ �� ������-�������� ������������ ������� ����� ���� ���������� ������ ��� ������� ���������� ������ �� ����.
�������, ��� �� �������� ��� ����������� ���������� ������-��������� � �������� ������� ��������� ����������. � ��� ����� � ������-������, ��������������� ���������� ������ ���� ������������� ��������� ������.
������� �������������� ������� �� ����� ������� ������������ �������� � ����������� � ���. ��� ���������������� � ������������� ����� � ���������������� � ������� � ������. �� ��������������� ������������� ������������� ��������������� ������� ��� ���������� ��������� ���������� � ������-������. � �������� �������� ����� �������� ������ ��� ������ ��� ������ �� 01.04.2004 � 18-0-09/000042@, �� 19.10.2005 � ��-6-03/886@ � ������� ������ �� 26.10.2005 � 03-01-10/8-404.
������� � ���������
���������������� �� ��������� ������������ ��������� ������� ��� ����������� �������. ������ ������� �������������� � �������� ���������. ������� 75 ��������� � ���������� � ������� �������, ���������� � �������� �������������� ��� � ��� ���� �� 07.08.1937 � 104/1341. ��� � �������� ������������� ��������� ������� ������������� ������� �������������. ������� ������������� ������ ���� ����������� �� ������� ��������������� � ������ ���������� ��������. ����� �������, ������� �� ������� ��������� ������ ������ ������� ������ �������� ���� �������.
��� �������, ���������� ������� ��������� ������������ ��������� ��� ���������� ��������� ���������� � ������ ������� �������� ����� ������������. ������ ��� ����������� ����� �������� ��������� � ������ ���������� �������.
�������� ������� � ���������
������ ������������ ��������� ��� ���������� ��������� ��������. ���� ����� ������� �� ������ 67 ��������� �������. �������� ������� ����������� � ���������� �����, ������������ � ���� �����������, ������ �� ������� ������������� ���������.
������, ���������� ��������� �������� ��� ������ ��������� �� ������ ��� ������������������. �������� ������� ����� ��������� �����������, ���� �������� ��������� � ������ � ������ ��� �� ��������� ������������ ��� ��� �������������.
������������ � ���������
�������� �. 1 ��. 185 �� �� ������������� ���������� ���������� �����������, ���������� ����� ����� ������� ����. ��� ����������������� ����� �������� ������. ��� ���� �� �� �� ��������������� ����������� ������������� ��������� ��� ������ ������������. � ���� �� � �. 5 ��� �� ������ �� �� �������, ��� ������������ �� ����� ������������ ���� �������� �� �������� ��� ������������ ��� ����� ����. ��������������� �� ��� ��� �������������� �����������, � ����������� ������ ���� �����������.
������������ ���������� � �������������� ������
Как работнику отчитаться о результатах
По результатам поездки командированный составляет и передает начальству отчет о выполнении задания, на основании которого руководство предприятия имеет возможность определить, насколько хорошо сотрудник справился с теми вопросами и задачами, которые следовало решить. Работнику составление отчета позволяет избежать необоснованных претензий на предмет неудовлетворительных результатов поездки. Кроме отчета, командированный передает в бухгалтерию:
- авансовый отчет (о произведенных расходах);
- квитанции, чеки, проездные билеты, и пр. подтверждающие платежные бумаги;
- командировочное удостоверение (если оно выдавалось).
Для внутренних документов компании
Чтобы легализовать использование факсимильной подписи внутри организации, руководитель издает распоряжение или приказ и утверждает соответствующее положение.
Пример пунктов положения об использовании факсимиле:
- Утвердить образец факсимильной подписи генерального директора Иванова И.И. (Приложение 1).
- Разрешить использование факсимильной подписи на следующих документах:
- Приказы по личному составу Внутренние служебные записки Поздравительные письма и грамоты
- Назначить ответственным за хранение и использование факсимильной подписи секретаря Петрову А.А.
При этом нельзя подписывать факсимиле документы, для которых законодательством установлен запрет.
Как правильно использовать факсимильную подпись
Чтобы минимизировать риски при использовании факсимильной подписи, рекомендуется:
- Разработать регламент применения. Внутри компании нужно прописать регламент – в каких случаях и какие документы можно подписывать факсимиле.
- Согласовать с контрагентами. Если факсимильная подпись применяется во взаимоотношениях с контрагентами, ее использование желательно прописать в договорах.
- Определить ответственного сотрудника. Должен быть назначен сотрудник, отвечающий за хранение и использование факсимильной подписи.
- Периодически проверять документы. Необходимо периодически анализировать документы, подписанные факсимиле, чтобы исключить злоупотребления.
- При возможности проводить экспертизу. Желательно при возникновении сомнений проводить экспертизу документов, чтобы подтвердить или опровергнуть факт использования факсимиле.
Соблюдение этих рекомендаций позволит максимально снизить риски, связанные с использованием факсимильной подписи в документообороте.
Как изготовить факсимильную подпись
Чтобы изготовить факсимильную подпись, нужно выполнить несколько шагов:
- Подготовка образца подписи. Сначала необходимо подготовить качественный образец собственноручной подписи на бумаге. Его можно отсканировать или сфотографировать и отправить исполнителю в электронном виде.
- Выбор оснастки. Следующий шаг – выбрать оснастку, на которую будет крепиться факсимильная подпись. Это может быть автоматическая или ручная оснастка. Автоматическая удобнее в использовании, но дороже.
- Изготовление клише. На основе полученного образца подписи изготавливается клише – печать с подписью. Клише может быть сделано из резины или фотополимера.
- Сборка факсимиле. Готовое клише устанавливается в оснастку, после чего факсимильная подпись полностью готова к работе.
- Передача ответственному лицу. После изготовления факсимильную подпись передают сотруднику, ответственному за ее хранение и использование. Обычно это секретарь или помощник руководителя.
Таким образом, процесс изготовления факсимиле достаточно прост и занимает 1-2 дня. Главное – правильно подготовить образец подписи и выбрать подходящую оснастку.
Бухгалтерская и налоговая отчетность
Бухгалтерскую отчетность и налоговые декларации недопустимо подписывать факсимильной подписью. К таким документам относятся:
- Бухгалтерский баланс
- Отчет о финансовых результатах
- Налоговые декларации по НДС, налогу на прибыль, НДФЛ и другим налогам
- Счета-фактуры
Подписание их факсимиле влечет доначисление налогов и штрафов.