Первичные учетные документы в заработной плате

• Печать
• E-mail

Сайт журнала «Зарплата в учреждении»

Электронный журнал «Зарплата в учреждении»

Роль первичного документа в бухгалтерском учете

Первичные документы — это документы, при помощи которых компания оформляет произошедшие на предприятии хозяйственные события (п. 1 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Первое, что следует отчетливо понимать бухгалтерам любой организации: сегодня какого-либо определенного обязательного для всех перечня форм первичных документов бухгалтерского учета не существует. Любая фирма сама для себя определяет формы первичных документов в зависимости от цели их применения.

Однако для таких документов законодательно установлен перечень обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ), а составлять документы необходимо с учетом требований ФСБУ 27/2021.

ВАЖНО! Применяемые в бухучете формы должны быть обязательно закреплены в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 1/2008, утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н).

О том, сколько нужно хранить первичные документы, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Таблица со сроками хранения документов приведена в системе КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к правовой системе и переходите в справочный материал.

Какие документы необходимы для расчета заработной платы и учета рабочего времени

Первичные документы по учету заработной платы включают следующий перечень:

• Табель учета рабочего времени;
• Трудовой договор или его копия;
• Приказы о приеме, увольнении и переводе работников;
• Документы, подтверждающие начисления пособий и надбавок;
• Акты выполненных работ;
• Акты списания и переоценки материалов;
• Отчеты об отпусках и командировках.

Все эти документы необходимы для правильного составления расчетов и учета заработной платы. Они являются основой для формирования заработной платы работников, а также позволяют контролировать учет рабочего времени.

Требования к оформлению и обязательности документов для учета заработной платы и рабочего времени могут различаться в зависимости от региона и организации. Важно учитывать законодательство и руководствоваться организационными правилами.

Таким образом, правильное и своевременное оформление первичных документов по учету заработной платы и рабочего времени является важным аспектом ведения бизнеса и обеспечивает прозрачность и законность учета зарплаты.

Виды первичных учетных документов

Первичную форму выбирают в зависимости от конкретного направления хозяйственной деятельности. В таблице собрали основные ПД по типам операций.

Направление работыБазовые первичные документыУнифицированные, типовые межотраслевые формы ПДКадры

Приказ о приеме на работу

Подробнее: как оформить приказ о приеме на работу

Т-1, Т-1а

Личная карточка

Подробнее: как заполнить личную карточку работника

Т-2, Т-2ГС

Штатное расписание

Подробнее: как составить штатное расписание

Т-3

Приказ о переводе

Подробнее: как составить приказ о переводе работника на другую должность

Т-5, Т-5а

Приказ об отпуске

Подробнее: как составить приказ о предоставлении отпуска работнику

Т-6, Т-6а

График отпусков

Подробнее: как составить график отпусков

Т-7

Приказ об увольнении

Подробнее: как составить приказ об увольнение

Т-8, Т-8аУчет рабочего времени, расчеты по оплате труда

Табель рабочего времени

Может пригодиться: инструкция по заполнению табеля учета рабочего времени из КонсультантПлюс

Т-12, Т-13

Расчетно-платежная ведомость

Подробнее: как заполнить расчетно-платежную ведомость

Т-49

Расчетная ведомость

Подробнее: как заполнить расчетную ведомость

Т-51

Платежная ведомость

Подробнее: как заполнить платежную ведомость

Т-53

Лицевой счет

Подробнее: что такое лицевые счета по заработной плате

Т-54, Т-54аКапитальное строительство, ремонтно-строительные работы

Акт о приеме выполненных работ

Подробнее: как заполнить акт о приемке выполненных работ

КС-2

Справка о стоимости выполненных работ

Подробнее: как заполнить справку о стоимости выполненных работ

КС-3

Журнал работ

Подробнее: как заполнить журнал работ в строительстве

КС-6, КС-6аУчет продукции, ТМЦ в местах хранения

Акт о приеме-передаче ТМЦ на хранение

Может пригодиться: инструкция по заполнению акта о приеме-передаче ТМЦ на хранение из КонсультантПлюс

МХ-1

Журнал ТМЦ, сданных на хранение

Может пригодиться: инструкция по заполнению журнала учета ТМЦ, сданных на хранение из КонсультантПлюс

МХ-2

Акт о возврате ТМЦ, сданных на хранение

Может пригодиться: инструкция по заполнению акта о возврате ТМЦ, сданных на хранение из КонсультантПлюс

МХ-3Денежные расчеты с населением через ККТ

Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ

Может пригодиться: материалы по заполнению формы КМ-1 из КонсультантПлюс

КМ-1

Акт о снятии показаний при сдаче ККМ в ремонт

Может пригодиться: материалы по заполнению формы КМ-2 из КонсультантПлюс

КМ-2

Акт о возврате денег покупателем по неиспользованным чекам

Может пригодиться: материалы по заполнению формы КМ-3 из КонсультантПлюс

КМ-3Торговые операции

Приемка товаров

Подробнее: как составить акт о приемке товаров по форме ТОРГ-1

ТОРГ-1

Акт о расхождениях

Подробнее: как составить акт о расхождениях по форме ТОРГ-2

ТОРГ-2, ТОРГ-3

Спецификация

Подробнее: как составить спецификацию к договору поставки

ТОРГ-10

Товарная накладная

Подробнее: как заполнить товарную накладную

ТОРГ-12

Универсальный передаточный/корректировочный документ

Подробнее: как заполнить универсальный передаточный документ

УПД/УКДКассовые операции

Приходный кассовый ордер

Подробнее: как оформить приходный кассовый ордер

КО-1

Расходный кассовый ордер

Подробнее: как оформить расходный кассовый ордер

КО-2

Журнал регистрации ПКО и РКО

Может пригодиться: материалы по оформлению журнала регистрации по форме КО-3 из КонсультантПлюс

КО-3

Кассовая книга

Подробнее: как оформить кассовую книгу

КО-4

Книга учета принятых и выданных денег

Может пригодиться: материалы по оформлению книги учета принятых и выданных денег из КонсультантПлюс

КО-5

Авансовый отчет

Подробнее: как заполнить авансовый отчет

АО-1

Объявление на взнос наличными

Подробнее: как заполнить объявление на взнос наличными

ОКУД 0402001Инвентаризация

Инвентаризационная опись

Может пригодиться: инструкция по заполнению инвентаризационной описи из КонсультантПлюс

ИНВ-1

Акт инвентаризации наличных

Может пригодиться: инструкция по заполнению акта инвентаризации наличных из КонсультантПлюс

ИНВ-15

Акт инвентаризации ЦБ, БСО

Может пригодиться: материалы по заполнению акта инвентаризации ЦБ и БСО из КонсультантПлюс

ИНВ-16

Сличительная ведомость

Подробнее: как составить сличительную ведомость

ИНВ-18, ИНВ-19

Приказ об итогах инвентаризации

Подробнее: как составить приказ о проведении инвентаризации

ИНВ-22

Ведомость результатов инвентаризации

Подробнее: как составить акт о результатах инвентаризации

ИНВ-26Строительные машины, механизмы

Рапорт о работе башенного крана

Может пригодиться: материалы по заполнению рапорта о работе башенного крана из КонсультантПлюс

ЭСМ-1

Путевой лист строительной машины

Может пригодиться: материалы по заполнению путевого листа строительной машины из КонсультантПлюс

ЭСМ-2

Карта работы строительной машины

Может пригодиться: материалы по заполнению карты работы строительной машины из КонсультантПлюс

ЭСМ-5

Журнал работы строительной машины

Может пригодиться: материалы по заполнению журнала учета работы строительной машины из КонсультантПлюс

ЭСМ-6

Справка о выполненных работах

Может пригодиться: материалы по заполнению справки о стоимости выполненных работ из КонсультантПлюс

ЭСМ-7Автомобильный транспорт

Путевой лист легкового автомобиля

Подробнее: как заполнить путевой лист легкового автомобиля

№ 3, 3 спец.

Путевой лист легкового такси

Может пригодиться: материалы по заполнению путевого листа легкового такси из КонсультантПлюс

№ 4

Путевой лист грузовой машины

Подробнее: как заполнить путевой лист грузового автомобиля

№ 4-С, 4-П

Путевой лист автобуса

Может пригодиться: материалы по заполнению путевого листа автобуса из КонсультантПлюс

№ 6, 6 спец.

Журнал движения путевых листов

Подробнее: как оформить журнал учета движения путевых листов

№ 8

Товарно-транспортная накладная

Подробнее: как заполнить товарно-транспортную накладную

№ 1-ТОсновные средства, нематериальные активы

Акт о приемке-передаче ОС

Может пригодиться: материалы по заполнению акта о приемке-передаче основных средств из КонсультантПлюс

ОС-1, ОС-1а, ОС-1б

Акт о списании ОС

Может пригодиться: материалы по заполнению акта о списании основных средств из КонсультантПлс

ОС-4, ОС-4а, ОС-4б

Инвентарная карточка/книга

Подробнее: как составить инвентарную карточку учета основных средств

ОС-6, ОС-6а, ОС-6б

Акты о приеме, передаче в монтаж, выявленных дефектах оборудования

Подробнее: акты, сопровождающие операции с ОС

ОС-14, ОС-15, ОС-16

Карточка НМА

Может пригодиться: материалы по заполнению карточки учета нематериальных активов из КонсультантПлюс

НМА-1Материалы

Доверенность

Подробнее:

• как оформить доверенность по форме М-2;
• как оформить доверенность по форме М-2а.

М-2, М-2а

Приходный ордер

Может пригодиться: материалы по заполнению приходного ордера по форме М-4 из КонсультантПлюс

М-4

Акт о приемке материалов

Может пригодиться: материалы по заполнению акта о приемке материалов из КонсультантПлюс

М-7

Лимитно-заборная карта

Может пригодиться: материалы по заполнению лимитно-заборной карты из КонсультантПлюс

М-8

Требование-накладная

Подробнее: для чего оформляется требование-накладная по форме М-11

М-11

Накладная на отпуск материалов на сторону

Может пригодиться: материалы по заполнению накладной на отпуск материалов в сторону из КонсультантПлюс

М-15

Карточка учета материалов

Подробнее: как заполнять карточку складского учета материалов

М-17Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы

Карточка малоценки

Подробнее: как заполнить карточку учета выдачи инструмента по форме МБ-2

МБ-2

Выбытие малоценки

Может пригодиться: материалы по заполнению акта выбытия МБП из КонсультантПлюс

МБ-4

Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви, предохранительных приспособлений

Может пригодиться: материалы по заполнению ведомости учета выдачи спецодежды, спецобуви, предохранительных приспособлений из КонсультантПлюс

МБ-7

Списание малоценки

Может пригодиться: материалы по заполнению акта на списание МБП из КонсультантПлюс

МБ-8Сельхозпродукция и сырье

Отправки/прием зерна

Может пригодиться: материалы по заполнению реестра отправки зерна и другой продукции с поля из КонсультантПлюс

СП-1/СП-2Реестр документов на выбытие продукцииСП-3Путевка на вывоз продукции с поляСП-4Дневник поступления сельхозпродукцииСП-14

Оприходование приплода животных

Может пригодиться: материалы по заполнению акта на оприходование приплода животных из КонсультантПлюс

СП-39Расчетно-платежные документы

Платежное поручение

Подробнее: как заполнить платежное поручение

0401060

Платежное требование

Подробнее: как заполнить платежное требование

0401061

Платежный ордер

Может пригодиться: материалы по заполнению платежного ордера из КонсультантПлюс

0401066

Платежное распоряжение

Может пригодиться: материалы по заполнению платежного распоряжения из КонсультантПлюс

0401069

Инкассовое поручение

Подробнее: инкассовое поручение

0401071

Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и недостоверное отображение в них данных несет лицо, которое составляет и подписывает эти документы.

Для должностных лиц, нарушающих порядок ведения налогового учета, предусмотрена санкция в виде штрафа. Размер такого штрафа составляет от 85 до 170 гривен. В случае повторного аналогичного нарушения в течение года размер штрафа может колебаться от 170 до 255 гривен (согласно статье 163-1 Кодекса Украины об административных правонарушениях).

Копии первичных документов и регистров бухгалтерского учета могут быть изъяты у предприятия только по решению соответствующих органов в соответствии с законодательством. При этом обязательно составляется реестр изымаемых документов.

Важно отметить, что запрещено изъятие оригиналов таких документов и регистров, за исключением случаев, предусмотренных уголовным процессуальным законодательством.

Какие документы являются первичными при учете зарплаты?

После вступления в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ стало необязательным использование унифицированных форм. В связи с этим каждое предприятие использует те первичные документы по учету заработной платы, которые наиболее подходят к его виду деятельности.

Для учета начисления заработной платы используют расчетную ведомость. Для начисления зарплаты за основу, как правило, берут унифицированную ф. Т-51. При выдаче зарплаты используется ф. Т-53 или Т-49.

Первичной документацией, используемой для учета движения персонала, являются приказы. При приеме на работу на каждого сотрудника заводится личная карточка, в которой отображается вся информация о начисленной/выданной зарплате и произведенных отчислениях. В личные карты заносится информация из табеля по ф. Т-13, больничных, приказов, нарядов и т. д.

Как правильно заполнять первичные учетные документы

Шаг 1: Внимательно ознакомьтесь с инструкцией по заполнению документа. Это позволит избежать ошибок и снизить вероятность возникновения проблем в дальнейшем. Инструкция по заполнению обычно приводится в правой части документа.

Шаг 2: Введите данные в соответствующие поля. При заполнении первичных учетных документов важно следить за правильностью ввода данных, допустимости значений и соответствием информации фактическому состоянию дел. Не оставляйте поля без заполнения, если это не предусмотрено инструкцией.

Шаг 3: Подписывайте документ правильно. Подписание документа является доказательством согласия со всей информацией, указанной в нем. Внимательно проверьте ФИО и должность подписывающего лица, указанные в соответствующих полях. При необходимости, укажите причину подписи в дополнительных полях.

Шаг 4: Сохраняйте документы в соответствии с правилами хранения. Важно, чтобы документы не потерялись и были доступны в случае необходимости. Не храните первичные учетные документы вместе с другими документами, не относящимися к учету, и не выкидывайте их без особой необходимости.

Шаг 5: Проверьте заполненные документы перед подачей в учетную систему. Не ускоряйте процесс подачи документов, чтобы избежать ошибок и повторного внесения информации. Проверьте правильность всех введенных данных, отсутствие ошибок, опечаток и пропусков.

Следуя этим пяти шагам, вы сможете правильно заполнить первичные учетные документы, избежать ошибок и проблем в дальнейшем, а также обеспечить более эффективный и точный учет.

Роль первичного документа в бухгалтерском учете

У первички ключевая роль. На основании первичных бланков делают проводки, признают доходы и расходы для налогового учета.

Для сведения: как организовать документооборот в бухгалтерском учете

Требования к оформлению первичных документов

Правила создания и изготовления первичных документов определены в пунктах 2.9 и 2.10 Положения об обеспечении учета в бухгалтерии, принятом Министерством финансов Украины в приказе от 24 мая 1995 года № 88 (Положение № 88). В частности, эти требования включают:

1. Если запись осуществляется вручную, чернила или паста должны быть темного цвета, а ручка – шариковая.
2. Документы можно также заполнять типографским или другим методом, обеспечивающим сохранение записей в течение срока их хранения.
3. Свободные строчки в первичных документах обязательно должны быть перечеркнуты. Однако это требование применяется преимущественно к бумажным формам. В случае электронных документов незаполненные ячейки остаются пустыми, например в налоговой накладной.

В отношении электронных документов необходимо соблюдать требования законодательства об электронных документах и электронном документообороте, в частности, Закона “Об электронных документах и электронном документообороте” от 22 мая 2003 года № 851.

Важно учитывать, что все первичные документы должны быть оформлены на украинском языке. Документы, основанные для записей в бухгалтерском учете и составленные на иностранном языке, должны иметь официальный перевод на украинский язык. С 9 марта 2023 года использование других языков, таких как русский, вместе с украинским запрещено согласно Закону “Об основах государственной языковой политики”.

Обычно предприятия печатают первоначальные документы самостоятельно на принтере или используют готовые типографские бланки. Исключение составляют бланки строгой отчетности, печатаемые специализированными предприятиями с нанесением номеров и серий. В настоящее время такие бланки почти не используются в бухгалтерии. Остался лишь некоторый объем талонов (например, для бензина) и билетов.

Перенос информации из первичных документов в учетные регистры следует выполнять по мере поступления документов в бухгалтерию или другие места обработки, но не позднее срока составления бухгалтерской и статистической отчетности, деклараций и расчетов (см. пункт 3.4 Положения № 88).

Оставить заявку067 341 76 94

Образцы унифицированных первичных документов

Приведем несколько образцов первичных документов из разных сфер.

Кассовые операции

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Торговые операции

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Основные средства

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Как предоставлять бумаги для ПФР

Что касается справок для установления размера пенсий, нужно отметить следующее.

Работодатель по требованию работника должен выдать ему справку о среднемесячном заработке за 2000–2001 годы или 60 месяцев подряд до 1 января 2002 года в течение трудовой деятельности (п. 2 приложения к постановлению Минтруда России и ПФР от 27 февраля 2002 г. № 16/19па). С 1 января 2002 года работодатель самостоятельно представляет индивидуальные сведения в Пенсионный фонд РФ.

В те же сроки, что установлены для представления отчетности каждому работнику нужно передавать копии индивидуальных сведений (абз. 1 п. 4 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Для этого используются формы:

• за периоды до 2014 года — формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-4, утвержденные постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п;
• за 2014 и 2015 год — раздел 6 формы РСВ-1 ПФР, утвержденной постановлением Правления ПФР от 16.01.2014 № 2п.

В день увольнения нужно подготовить сведения за отчетный период по дату увольнения. А если копии сведений работникам не выдавались, то и за весь период работы.

Кроме того, по запросу работника для назначения пенсии подаются сведения по форме СПВ-2, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 21 июля 2014 г. № 237п.

В учреждении индивидуальные сведения должны храниться в течение 5 лет как в бумажном, так и в электронном виде, если отчетность в ПФР представлялась в электронном виде (письмо Минфина России от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314).

Перечень первичных документов для учета рабочего времени

Вот перечень общих требований к оформлению первичных документов для учета рабочего времени:

1. Табель учета рабочего времени. Это основной документ, который фиксирует фактическое количество отработанных часов каждым работником. В табеле указываются начало и конец рабочего дня, а также перерывы.
2. Дневник работы сотрудников. Данный документ позволяет следить за прогрессом работы и эффективностью выполнения задач каждым сотрудником. В дневнике можно указывать конкретные задачи или проекты, над которыми работал сотрудник, а также отмечать достигнутые результаты.
3. Расчетный листок по заработной плате. Этот документ содержит информацию о заработной плате каждого работника за определенный период. В расчетном листке указывается начисленная и удержанная заработная плата, а также дополнительные выплаты и пособия.
4. Список учета отработанного времени. Этот документ фиксирует отработанное время каждым сотрудником в течение месяца. Он является основой для начисления заработной платы и выплат пособий.
5. Основание для отпуска. Данный документ удостоверяет факт предоставления отпуска работнику. Он может быть представлен в виде приказа, заявления или другого документа, подтверждающего согласие работника и работодателя на предоставление отпуска.

Использование перечисленных первичных документов при учете рабочего времени позволяет правильно оформить и рассчитать заработную плату работников, а также следить за соблюдением трудового законодательства.

Обязательность требований к оформлению первичных документов

К первичным документам относятся договоры, приказы, трудовые договоры, табели учета рабочего времени и другие документы, которые фиксируют факты и основания начисления заработной платы. Кроме того, важным документом являются трудовые книжки сотрудников, в которые заносятся сведения о начислениях и удержаниях.

Обязательность требований к оформлению первичных документов установлена законодательством и применяется ко всем субъектам хозяйствования. Ведение правильного учета зарплаты позволяет избежать непредвиденных штрафов и санкций со стороны органов контроля.

Перечень требований к оформлению первичных документовЗначение требованийНаличие последовательного номера документа и даты составленияЗафиксированная последовательность числовых значений и дат принимается в виде подтверждения официальности и времени составления документаУказание реквизитов организации и сотрудникаНеобходимость точной идентификации сторон документа, а также отражение всех необходимых данных, таких как ФИО, должность, индивидуальный идентификационный номер и прочееУказание суммы начисления и удержанияДокумент должен содержать информацию о точных суммах начислений и удержаний, а также их обоснование в соответствии с законодательствомПодпись ответственного лица и печать организацииПодтверждение юридической значимости документа, а также его официальности и соответствия установленным требованиям

Таким образом, правильное оформление первичных документов по учету заработной платы имеет общие требования к содержанию и оформлению. Их выполнение придает «первичкам» юридическую силу и позволяет избежать возможных проблем и несоответствий при ведении бизнеса.

Реквизиты в первичных документах

Первые и объединенные учетные документы могут существовать в виде бумажных или электронных записей. Согласно части 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете, такие документы должны включать следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование документа (формы).
2. Дата составления.
3. Название предприятия, от имени которого был составлен документ.
4. Содержание и размер хозяйственной операции, включая единицы измерения.
5. Должности и фамилии лиц, ответственных за проведение операции и правильность ее оформления (кроме первичных документов, регулируемых Национальным банком
6. Украины, таких как банковские выписки).
7. Личная подпись или другие идентификационные данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в проведении операции.

В зависимости от характера хозяйственной операции и методов обработки учетных данных первичные документы могут также включать дополнительные реквизиты, такие как печать, номер документа, основание для проведения операции, идентификационный код предприятия или регистрационный номер из Единого государственного реестра и т.д.

Предприятие может самостоятельно разрабатывать формы большинства первичных документов при условии соблюдения обязательных реквизитов, перечисленных выше. Однако важно отметить, что некоторые документы, такие как банковские и кассовые, регулируются Национальным банком Украины и не могут быть изменены.

Кроме того, обязательные реквизиты в первичных документах могут быть определены специализированным законодательством как в случае налоговых и акцизных накладных. В этих случаях изменения в реквизитах не допускаются. Поэтому важно беспокоиться о четкости и правильности заполнения обязательных реквизитов в первичных документах.

Важность первичных учетных документов для бизнеса

Первичные учетные документы являются важнейшей составляющей финансовой отчетности компании, поскольку они служат основой для формирования главных финансовых документов. Это может включать бухгалтерские книги, отчеты по налогам и декларации по заработной плате.

Кроме того, правильное составление и хранение первичных учетных документов позволяет бизнесу контролировать свои доходы и расходы. Это помогает предотвратить неправомерные действия со стороны работников и недостаточное понимание финансовых потоков кадрами руководства.

Если первичные учетные документы заполняются в соответствии с требованиями законодательства и с аккуратностью, это может сэкономить время, уменьшить возможности ошибок и уменьшить шансы на налоговые споры.

Таким образом, четкое и правильное заполнение первичных учетных документов играет важную роль в эффективной работе бизнеса и способствует его успешному развитию.

Значение первичных документов по учету зарплаты и кадров для бизнеса

Первичные документы по учету заработной платы представляют собой набор документов, фиксирующих все возникающие в процессе работы факты и события, связанные с начислением и выплатой заработной платы сотрудникам. Их правильное оформление и ведение позволяет контролировать расходы на оплату труда, а также предоставлять достоверную информацию для внешних и внутренних аудитов организации.

В общие требования к первичным документам по учету заработной платы входят:

ТребованиеЗначениеПолнотаВсе факты начисления и выплаты заработной платы должны быть зафиксированы в документе.ДостоверностьИнформация в документе должна быть правильной и соответствовать реальным событиям.СвоевременностьДокументы должны быть оформлены и переданы в бухгалтерию в установленные сроки.

Главным образом, первичные документы по учету заработной платы можно разделить на две категории: документы, связанные с учетом рабочего времени сотрудников, и документы, связанные с расчетом и выплатой заработной платы.

Перечень первичных документов может варьироваться в зависимости от организационной структуры предприятия и отрасли деятельности. Однако, обычно он включает следующие документы:

1. Табель учета рабочего времени.
2. Основание для начисления заработной платы.
3. Трудовой договор или приказы о приеме на работу и увольнении.
4. Документы, подтверждающие выплату отпуска, больничного или иных выплат пособий.
5. Отчеты о выплаченной заработной плате.

Таким образом, первичные документы по учету зарплаты и кадров имеют большое значение для бизнеса. Их правильное оформление и ведение позволяет предоставить достоверную и актуальную информацию, необходимую для управленческого учета и отчетности. Помимо этого, правильное ведение первичной документации сокращает риски возникновения конфликтов с сотрудниками и помогает соблюдать законодательные требования по учету заработной платы и кадров.

Какие сведения должны содержать формы первичных документов

Несмотря на то что обязательных для всех форм первичных документов в настоящее время не существует, законодателем установлены требования к содержанию таких документов. Перечень обязательных реквизитов, которые должны содержаться в каждом первичном документе, приводится в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Это, в частности:

• название документа;
• дата, когда такой документ был составлен;
• информация о составившем документ лице (наименование компании или ИП);
• суть факта хозяйственной жизни, который был оформлен данным документом;
• денежные, числовые характеристики, измерители произошедшего события (к примеру, в каком объеме, в каких единицах и на какую сумму товарная продукция была реализована покупателям);
• сведения об ответственных специалистах, которые оформляли свершившееся событие, а также подписи таких специалистов.

Если первичка не соответствует требованиям, организацию могут ждать в том числе и налоговые последствия.

Получите бесплатный доступ к КонсультантПлюс и узнаете о том, какие претензии у налоговиков возникают наиболее часто и как им противостоять.

О том, как делегируется право подписи, читайте в статье «Приказ о праве подписи первичных документов – образец».

Бухгалтерские (учетные) регистры

Бухгалтерские (учетные) регистры отличаются от первичной документации тем, что они сводят информацию, формируются на основе первоочередных записей и используются для внутреннего контроля, систематизации и дополнительной обработки данных. Это, например, бухгалтерские регистры, которые могут быть в бумажном или электронном формате и предназначены для хранения, группирования и обобщения информации из первоначальных документов.

К учетным регистрам могут включаться такие документы, как:

1. Журналы или журналы-ордера, например журнал регистрации хозяйственных операций в компьютерной программе для ведения бухгалтерского учета.
2. Мемориальные ордера, которые употребляются в бюджетных учреждениях.
3. Накопительные сведения и другие документы, такие как ведомость по начислению заработной платы.

Этот подход к учету данных определен Законом о бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине и способствует более систематическому и последовательному учету финансовых операций.

Какие сведения должны содержать формы первичных документов

Первичку от других документов отличает одна важная особенность — в ней надо указать все обязательные реквизиты по ч. 2 ст. 9 402-ФЗ:

• название первичного документа;
• дата составления, она же дата подписания, и фактическая дата хозоперации, если они отличаются (пп. «а», «б» п. 8 ФСБУ 27/2021);
• название компании-составителя;
• содержание хозоперации.

В первичку разрешают включать и дополнительные реквизиты.

Для сведения: что такое электронная подпись и как ее получить

Какие существуют проблемы в учете расчетов по оплате труда?

При произведении начисления зарплаты сотрудникам необходимо учитывать все полагающиеся им доплаты, предусмотренные как действующим трудовым законодательством, так и локальными нормативными актами (к примеру, колдоговором). Также следует соблюдать периодичность выплаты зарплаты — не реже, чем дважды в месяц.

Кроме того, при определении размера зарплаты каждого сотрудника следует учитывать величину МРОТ, т. к. начисленная зарплата не должна быть меньше него. В начале 2017 г. МРОТ остался таким же, как и в 2016, — 7500 руб. Повышение нормативного минимума произойдет с 01.07.2017 — с этого момента он вырастет до 7800 руб. на основании поправок к закону «О МРОТ» от 19.06.2000 № 82-ФЗ, внесенных законом «О внесении изменения в статью 1…» от 19.12.2016 № 460-ФЗ.

Для учета начисления/выдачи зарплаты используется сч. 70, при этом аналитический учет по этому счету ведется на открытых для каждого работника субсчетах. Все операции по начислению/выплате зарплаты, а также о произведенных удержаниях отражаются в личных карточках сотрудников.

Что такое первичные учетные документы

Первичные учетные документы — это официальные записи, которые оформляются для фиксации и подтверждения фактов, связанных с хозяйственной деятельностью организации. Таким образом, они являются основой для осуществления бухгалтерского учета.

Первичные документы должны быть заполнены четко, понятно и безошибочно. Они могут быть различных форматов и видов: квитанции, счета, накладные, акты, договоры и многое другое. Каждый из них содержит информацию о поставщике товара или услуг, виде продукции или услуг, ее стоимости, количестве и дате.

Правильное составление первичных документов необходимо для аккуратного ведения бухгалтерской отчетности. Если информация содержится неверно, то это может привести к нарушению законодательства, штрафам или даже к серьезным юридическим проблемам. Для предотвращения этих ситуаций необходимо тщательно вести учетно-документационную деятельность по всем видам операций, связанных с деятельностью предприятия, и предоставлять первичные учетные документы бухгалтеру своевременно и в надлежащей форме.

Значение «первички» по учету зарплаты и кадров для бизнеса

С каждым годом государство ужесточает внешние условия для существования и развития бизнеса. Поэтому главная задача собственника – предугадать и максимально уменьшить возможные убытки, если вдруг компания попадет под внимание контролирующих органов. «Правильные» первичные документы в этом смысле – надежный способ продемонстрировать свою добросовестность и исключить стремление соответствующих структур проверить ваш бизнес более тщательно.

Не меньшего внимания заслуживают бумаги, участвующие в кадровом делопроизводстве. ТК РФ в большей степени защищает интересы работника, а не работодателя. Компенсировать такую несправедливость, а также закрепить за каждым сотрудником ту степень ответственности, которую предусматривает специфика именно вашего бизнеса, можно только грамотно разработанными локальными нормативными актами.

Кроме того, кадровый документооборот часто является «собранием» ошибок, которые случайно обнаруживаются лишь во время проверки Роструда, Роскомнадзора, ФСС, разбирательства прокуратуры, полиции, миграционной службы или накануне трудового спора с сотрудником. За формальный подход к рутинной работе придется заплатить штрафы в сотни тысяч рублей.

Передайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice и получите услуги профильных специалистов: ассистента, специалиста по кадрам, эксперта по кадровому сопровождению, юриста по трудовому праву. Стоить это будет примерно столько же, сколько услуги штатного кадровика, но высокий уровень автоматизации позволяет нашей компании исключить человеческий фактор, так часто оборачивающийся досадными ошибками.

Кроме того, мы берем на себя полную финансовую ответственность за качество предоставляемых услуг. Эксклюзивный договор страхования профессиональной ответственности включает в себя расширенный перечень рисков, которые не предусмотрены стандартным полисом и не страхуют большинство других бухгалтерских компаний.

Письмо Минфина России от 14 апреля 2016 г. N 02-06-05/21573 Об оформлении и хранении учреждением копий расчетных листов по заработной плате

Департамент бюджетной методологии Министерства финансов Российской Федерации рассмотрел обращение относительно оформления и хранения учреждением копий расчетных листов по заработной плате и сообщает следующее.

В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации” рассмотрению подлежат следующие виды обращений граждан:

предложения по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

просьбы граждан о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщения о нарушении законов или иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

жалобы граждан – просьбы о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав и свобод или законных интересов других лиц.

Содержащийся в обращении вопрос о порядке хранении первичных учетных документов в соответствии с нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации не соответствует приведенным видам обращений граждан, подлежащих рассмотрению федеральными органами государственной власти, и, следовательно, должен быть оформлен на бланке организации за подписью руководителя.

Вместе с тем сообщаем, что расчетные листы по заработной плате работников формируются на основании форм документов, установленных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 N 52н “Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению” (далее – Приказ N 52н).

Расчет заработной платы осуществляется на основании Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или Расчетной ведомости (ф. 0504402), сведения из которой затем отражаются в Карточке-справке (ф. 0504417).

Карточка-справка (ф. 0504417) применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения, в которой помимо общих сведений о работнике, ежемесячно отражаются по всем источникам финансового обеспечения (деятельности) суммы начисленной заработной платы по видам выплат, суммы удержаний (по видам удержаний), сумма к выдаче.

При этом в соответствии с Приказом N 52н Методическими указаниями по применению Карточки-справки (ф. 0504417) не предусмотрено формирование и хранение вторых экземпляров расчетных листов.

Кроме того, обращаем внимание, что в соответствии с положениями Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 N 157н (далее – Инструкция 157н), устанавливающей обязательные общие требования к ведению бухгалтерского учета, правила документооборота и технология обработки учетной информации, а также график документооборота утверждаются актами субъекта учета, устанавливающими в целях организации и ведения бухгалтерского учета учетную политику субъекта учета.

Одновременно сообщаем, что первичные учетные документы, применяемые в рамках установленного документооборота для оформления операций по начислению заработной платы (оплаты труда), должны соответствовать требованиям трудового законодательства Российской Федерации. При этом Карточка-справка является обязательным документом в составе документооборота учреждения, являющимся основанием для начисления пенсий и определения трудового стажа работника.

Заместитель директора Департамента бюджетной методологииС.В. Сивец

По каким правилам комплектуется архив

Комплектование архива организации – это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

Комплектование архива включает:

• определение источников комплектования архива;
• определение состава документов, подлежащих приему в архив;
• организацию передачи документов в архив (Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., далее – Правила).

Основные источники комплектования архива – структурные подразделения, подведомственные организации и физические лица. Документы хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (п. 2.4.5 Правил).

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Законодательством РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение правил хранения документов: предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., на должностных лиц – от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Устранение недостатков в первичных документах

Строго запрещено вносить какие-либо коррекции или несанкционированные изменения в текст и цифровые данные, содержащиеся в первичных документах, учетных регистрах и финансовой отчетности.

Для исправления ошибок, возникших в первичных документах, учетных регистрах и отчетности, созданных вручную, можно воспользоваться одним из следующих методов:

1. “Красное сторно” – этот способ допускается только для исправления ставших известными после окончания отчетного периода недостатков.
2. Проведение дополнительных бухгалтерских записей.
3. Использование метода “корректирующего исправления”, при котором неверный текст или цифры зачеркиваются, а поверх них записывается правильный вариант.

В случае электронных документов допускается применять только метод “красного стороны” и выполнения дополнительных бухгалтерских записей (см. пункт 4.9 Положения № 88).

В сравнительной таблице ниже приведен обзор трех методов устранения недостатков.

Существуют два метода исправления ошибок в первичных документах, учетных регистрах и отчетности, согласно положению № 88:

Метод дополнительных бухгалтерских проводок:

1. Определение разницы между правильной и неправильно отраженной суммой в бухгалтерских регистрах.
2. Составление дополнительного бухгалтерского проведения на сумму этой разницы.
3. В случае бумажного документа – осуществление подписи “исправлено” над ошибкой и подтверждение этой подписи лицами, ранее подписывавшими документ, вместе с указанием даты исправления.
4. В случае электронных документов – внесение сведений о дате исправления, должностях и именах лиц, внесших исправление, а также личной подписи или других идентификационных данных, позволяющих идентифицировать лиц, внесших изменения.
5. Рекомендуется составление бухгалтерской справки для объяснения причин возникновения ошибки.

Метод корректурного исправления:

1. Зачеркивание неверного текста (с ошибкой) одной линией так, чтобы его можно было прочесть.
2. Написание над зачеркнутым правильным текстом.
3. Осуществление подписи “исправлено” над ошибкой и подтверждение этой подписи лицами, которые ранее подписывали документ, вместе с указанием даты исправления.
4. Рекомендуется составление бухгалтерской справки для объяснения причин возникновения ошибки.

Что касается бухгалтерской справки, то она обязательна только для метода “красного сторно”. Однако использование бухгалтерской справки рекомендуется и для других методов исправления, поскольку это повышает контроль над операциями, облегчает аудиторскую проверку и обеспечивает большую информативность при передаче дел другому бухгалтеру. В случае смены лиц, ранее подписывавших документ, обязанность подписывать исправления переходит на их преемников по должности или тех, которых назначил руководитель в случае, если должности были отменены.

Оставить заявку067 341 76 94