Каковы правила заполнения титульного листа трудовой книжки

Чтобы трудовая книжка официально подтверждала трудовую деятельность, она должна быть правильно оформлена. Образец заполнения титульного листа трудовой книжки поможет оформить этот документ согласно требованиям нормативных актов.

О нормативной базе

Кадровики часто заполняют документ с ошибками и таковые проявляются при назначении пенсионных выплат. Сотрудники ПФ не могут принять неграмотно подготовленный документ. Не исключено, что будущему пенсионеру придется посещать бывшие места работы, чтобы восстановить или правильно сделать записи в книжке.

По этой причине придется проверять достоверность сведений, в том числе заполнение титульного листа.

Не все сотрудники владеют сведениями о правильном заполнении титульного листа и в результате не могут обнаружить ошибку сразу. Основная задача — заполнение граф документа, а если это невозможно, то необходимо знать о заполнении первой страницы.

Нормативной базой предусмотрено, что вся информация заносится синей либо черной ручкой, а также допускается внесение записей в компьютерном формате. Не нужно допускать ошибок и исправлять недочеты, а записи должны быть аккуратными и разборчивыми.

Так заполняется вся трудовая книжка — без исправлений, подчеркиваний и дополнительных сочетаний.

Какие существуют правила при заполнении

Титульный лист трудовой книжки заполняется от имени работодателя. Необходимо знать, что документ следует оформить, когда работник был принят в организационную структуру и проработал неделю. Бывает, что оформление документа вызывает вопросы и становится во главе ошибок, в его содержании допускаются помарки и исправления.

Человеческий фактор является тому виной. Кадровика могли отвлечь либо он отвлекся сам и поэтому допустил неаккуратность. Чтобы избежать подобных ситуаций, достаточно воспользоваться следующими правилами:

1. Определиться, каким цветом чернил будут заноситься записи. Можно выбрать фиолетовый, черный или синий.
2. Нельзя допускать сокращения слов при внесении записи. Нужно писать разборчивым почерком, учитывая при этом компактность письма.
3. На титульном листе необходимо в полном контексте указать фамилию и инициалы сотрудника. Эти сведения прописаны в паспорте, или в ином документе, удостоверяющем личность.
4. Сведения о рождении прописываются четко арабскими цифрами, римских цифр не должно быть вообще. Число и месяц прописывают двумя цифрами, а сведения по году рождения из четырех.
5. Из диплома учебного учреждения нужно заполнить строку об образовании сотрудника. В том же месте указывается, какое образование.
6. Где находится строка профессия, то прописывается специальность сотрудника, указанная в дипломе.
7. На титульном листе снизу место отведено для подписи ее владельца, здесь же указывается расшифровка подписи, дата и печать предприятия.

Если гражданин является индивидуальным предпринимателем, то заполняется книжка тоже тщательно, эти записи важны при начислении пенсионных выплат.

Кто может заполнять титульный лист

Трудовую книжку могут заполнить специалисты кадровой службы либо сотрудники, на которых возложены эти обязанности. Главным фактором являет хороший каллиграфический почерк. Не менее важно работнику, заполняющему трудовую книжку работать в тишине и ни на что не отвлекаться, чтобы не допускать ошибок.

Сведения об образовании

При внесении строки «Образование» необходимо воспользоваться записью в аттестате сотрудника. Ее мог заполнить ранее бывший работодатель или его представитель. Реквизиты документа об образовании вписывать не нужно.

Документ об образованииВарианты записейаттестат, свидетельствующий об общем образовании«основное общее»документ о среднем образовании«общее среднее»аттестат о среднем профессиональном образовании«профессиональное среднее»сотрудник является бакалавром«высшее образование — бакалавриат»специалист «специалитет»магистр«высшее — магистратура»

Записи следует выполнять четко, помарки при этом не допускаются.

Как писать о профессии

В данной строке запись нужно выполнить на основании данных из аттестата или диплома. Несмотря на выполненную запись, копии документов об образовании следует хранить в личном деле работника.

Выпускникам всех заведений присваивается квалификация и специальность, которая прописывается в аттестате или в дипломе. Бывает, что указывается специальность без квалификации, поэтому данную строку можно оставлять без заполнения.

Нарушением нормативной базы это мероприятие считаться не будет. Название специально длиннее, чем названия квалификации. В связи с этим последнее название указывается чаще.

Если требуется выполнить запись о присвоении сотруднику квалификации, то на титульном листе тоже данная информация записывается. Но при этом если не указана квалификация сотруднике, то это не будет рассматриваться как нарушение.

О дате заполнения

При заполнении документа нужно руководствоваться следующими нормативными актами:

• трудовое законодательство;
• постановления о трудовых отношениях;
• инструкции и иные нормативные акты.

Данными документами нужно руководствоваться при оформлении книжек. Согласно нормативным документам трудовая книжка должна заводиться на работающих более пяти дней в организационной структуре. Поэтому и оформление основано на данном сроке.

На законодательном уровне предусмотрено, что администрация предприятия обязана заполнить книжку в течение семи дней. Работнику необходимо присутствовать у инспектора по кадрам в момент оформления. Подпись владельца должна быть на титульном листе.

Документ начинает заполнять представитель работодателя начиная с того момента, когда работник поступил на работу. Хранение осуществляется до момента увольнения.

В связи с этим обстоятельством гражданину следует проверить правильность внесенных записей. Требуется поставить свою подпись в качестве подтверждения.

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки в 2018 г.

Заполнение трудовой книжки регламентировано законодательством.

Заполненный по правилам титульный лист трудовой книжки

Минтруда разработало и утвердило инструкцию по заполнению. Согласно последнему документу установлено:

1. Все разделы заполняются арабскими цифрами, римскими писать не следует.
2. Дата приема на работу прописывается в формате: 12.12.2015.
3. Чтобы записи были четкими, их требуется их заносить гелевыми ручками или шариковыми пастами.
4. Цвет паст или ручек должен быть черным, фиолетовым или синим, иеной оттенок применять не нужно.
5. Когда сведения о награждениях были изначально вписаны, то зачеркивать их не нужно.
6. Не нужно допускать опечаток в документе, будут сложности для установления стажа.
7. Чтобы кадровый учет был установлен четко, можно пользоваться компьютерной программой «Упрощенка». Буквально за курс можно пройти обучение.

Если имеются ошибки

Не всегда записи бывают верными, и эти ошибки зависимы от человеческого фактора кадровиков. Хотя в общей схеме исправления ошибок в трудовой книжке ничего сложного нет и для всех позиций она практически одинаковая, но некоторые тонкости имеются:

1. «Запись неверна». Этот текст может быть внесен иной организационной структурой, а другими специалистами в иной фирме вносятся поправки. Поэтому нужны иные документы, подтверждающие изменения. После увольнения сотрудника в организации производят изменения.
2. Когда случайно была внесена запись об увольнении, а работник продолжает деятельность на предприятии. Как тогда быть. Следует указать дату сегодняшнего дня, цифры должны быть арабскими. Аккуратно производится зачеркивание и прописывается: «запись недействительна». Число и подпись лица, вносившего поправки необходимы. Нужно поставить реквизиты распорядительного документа, подтверждающего достоверные сведения.
3. Подписи кадровика и владельца трудовой книжки обязательны.
4. Когда сотрудник вновь принят в организацию и кадровик допустил ошибку при оформлении документа, то ошибки исправляются в той же структуре.

Как исправить ошибку на титульном листе трудовой книжки, смотрите здесь:

Если присутствует буква «ё»

Когда в инициалах или в фамилии есть буква Ё, и если ее записали как Е, то однозначно это может вызвать сложности при оформлении пенсии. Могут потребоваться иные доказывающие бумаги, о том, как правильно пишутся эти слова. Получается, что букву Ё писать требуется так, как она звучит. Неважно в фамилии, отчестве или в имени.

Например, в водительских правах написана буква Ё, а в книжке о трудовой деятельности сотрудника Е. На судебном разбирательстве выяснено, что двоякого значения у второй буквы не существует, и получается, что в целом никакого влияния на определение личности она не оказывает. Смысл в целом не утрачивается и ПФ обязан начислить пенсию без вопросов.

Если требуется внести поправки

При внесении некорректных сведений в документе: о награждениях, о трудовой деятельности можно применить дополнительные поправки, перечеркивания и зачистки. Можно выполнить записи, о том, что данные внесены неверно, и записать верную информацию.

Пример исправления ошибки в трудовой книжке

Если требуется исправить ошибки на титульном листе, то можно аккуратно зачеркнуть неверно внесенные сведения. Такие исправления выполняются синим, фиолетовым либо черным цветом чернил.

Последовательность внесения корректировок:

• в графе 1 проставляется номер по порядку, который следует за номером установленной записи;
• далее в графе пишется число, когда была подготовлена запись;
• потом следует заполнить третью графу, то есть, о том, что записи недействительна;
• в предыдущей графе необходимо написать правильную формулировку;
• далее в графе прописывается ссылка на распорядительный документ, в котором содержаться достоверные данные о сотруднике;
• если приказ был издан по ошибке, то нужно указать сведения о приказе, в котором указано все верно.

Можно указать, что записи, установленные за номером нужно считать недействительными, а после продолжить заполнение документа по всем правилам. Исправлять ошибки следует внимательно и аккуратно, чтобы не допустить вновь недочетов. Главное, чтобы вновь не пришлось переписывать.

Смотрите вебинар «Заполнение трудовых книжек: от титульного листа до записи об увольнении» :

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.