Срок хранения приказов об изменении штатного расписания
Каков срок действия штатного расписания? Такой вопрос зачастую возникает у кадровых специалистов. Сразу и не сообразишь, требуется ли обновлять этот документ или же он действует бессрочно. О сроке действия штатного расписания в организации расскажем в статье.
- Что такое штатное расписание
- Срок хранения приказов об изменении штатного расписания
- Какими приказами утвердить штатку
- Срок хранения штатного расписания
- Срок хранения приказов об изменении штатного расписания образец
- По какой форме нужно составлять штатку
- Срок хранения приказов об изменении штатного расписания на 2022
- Порядок подготовки и издания приказа о переменах в штатке
- Как утверждается штатное расписание
- Где хранить документ
- Утверждение штатного расписания
Что такое штатное расписание
Штатное расписание — перечень структурных подразделений компании c названием должностей, специальностей, с указанием квалификации, а также сведений о соответствующем количестве штатных единиц.
Также штатное расписание предусматривает наличие информации о должностных окладах, надбавках и иных выплатах, формирующих ежемесячный фонд оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 Указаний, утв.
Срок хранения приказов об изменении штатного расписания
Но в иных случаях (например, если должности вакантны) работодатель не обязан заранее знакомить работников с новыми правилами. И они вступают в силу сразу.
Какими приказами утвердить штатку
Рассмотрим образец распорядительного акта, изданного в связи с исключением должностей из штатки.
Должности не заняты, поэтому новые условия вступают в силу на следующий рабочий день после подписания локального акта. Знакомить с документом никого не требуется (за исключением профильных подразделений).
Подробнее: как оформить сокращение должности в штатном расписании
А это пример приказа о внесении изменений в штатное расписание при добавлении должности (с учетом уведомления сотрудников за 2 месяца):
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
Приказ
г.
- внести изменения в трудовые договоры работников, чьих должностей коснулись изменения;
- ознакомить персонал с изменениями, если ознакомление со штатным расписанием закреплено локальными актами (абз.
8Письма Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).
Об изменении штатного расписания читайте наш материал «Дополняем штатное расписание: образец».
Срок хранения штатного расписания
Как мы уже отметили, актуальное штатное расписание не имеет ограниченного срока действия. А вот прекратившая действие штатка имеет срок хранения.
И этот срок постоянный. Это значит, что на протяжении всей жизни компании утилизировать неактуальное штатное расписание нельзя (п. «а» ст.
Срок хранения приказов об изменении штатного расписания образец
Штатное расписание выполняет следующие основные функции:
- Помогает определиться с потребностями в кадрах, их количестве, квалификации.
- Устанавливает размер оплаты труда сотрудников.
- Упорядочивает организационную структуру предприятия.
- Напоминает о свободных вакансиях компании.
- Защищает предприятия в судебных спорах с работниками.
- Подтверждает целесообразность сокращения численности/штата.
По какой форме нужно составлять штатку
Унифицированный бланк документа (форма Т-3) утвержден в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.
Срок хранения приказов об изменении штатного расписания на 2022
Порядок подготовки и издания приказа о переменах в штатке
Работодатель самостоятельно принимает решение о том, каким способом корректировать ШР.
Например, при изменении штатного расписания в связи с сокращением должности не обязательно утверждать и вводить этот новый локальный кадровый акт, достаточно внести изменение в уже действующий. Аналогично поступают и при добавлении новой единицы в штат.
Вот порядок, как внести изменения в штатное расписание при введении новой должности:
- указать основание введения новой единицы;
- указать ее наименование;
- прописать количество единиц.
ШР начинает действовать в новой редакции с учетом изменений.
После того как руководитель решил внести поправки, он дает распоряжение уполномоченному лицу подготовить необходимый документ.
Локальные акты, связанные с ШР, являются общими по организации.
Но, когда такая обязанность непосредственно предусмотрена ЛНА работодателя, соглашением или коллективным договором, ознакомить работника со штатным расписанием необходимо.
Обратите внимание! Если у сотрудника возникнут вопросы относительно занимаемой им должности по штатному расписанию, работодатель может предоставить ему выписку из документа.
Как утверждается штатное расписание
После того, как расписание оформлено, его должны подписать главный бухгалтер предприятия и руководитель отдела кадров. Затем ЛНА утверждает руководитель организации или другое уполномоченное лицо.
Для этого составляется приказ либо иной распорядительный документ. После подписания приказа его реквизиты вносятся в специальное поле «УТВЕРЖДЕНО» штатного расписания.
Чтобы выделить их из числа других, допустимо назначение им специального индекса, например, «ШР». Хранить такие документы желательно в отдельной подшивке для ограничения доступа к персональной информации работников (в них содержится информация о размере окладов). Срок хранения, по п. 40 перечня, утвержденного Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019, составляет не менее 10 лет, в государственных и муниципальных организациях они хранятся постоянно в собственном архиве, а затем передаются в государственный.
Держать в ШР резервные места нежелательно. Если человек уволился, а кандидата на его место пока нет или руководитель считает нецелесообразным брать на работу такого специалиста, должность предпочтительнее временно исключить из ШР.
Такая документация хранится до минования надобности (ст. 41 перечня), но не менее одного года. Конкретную продолжительность устанавливают локальным актом.
Где хранить документ
Закон не содержит требований, где хранится штатное расписание у работодателя.
Порядок и место хранения устанавливают локальным актом.
В локальном акте указывают порядок хранения: в сейфе, в отдельном помещении, с разбивкой по годам и пр. В акте допустимо установить, в каком отделе должно храниться штатное расписание, обычно указывают отдел кадров или архивный отдел на предприятии.
Если предприятие давно функционирует и имеется большой объем документации, целесообразно выделить для хранения отдельное помещение.
В архиве на предприятии выделяют отдельное место для кадров и группируют документацию по видам и годам издания.
В каких случаях возникает необходимость внесения изменений в штатное расписание? Например, если руководитель организации принял решение ввести новые должности и принять на них сотрудников, создать новое подразделение, объединить отделы, повысить оклад работникам, занимающим определенные должности, и др. Такого рода распоряжения руководства оформляются приказом об изменении штатного расписания.
Либо составляется новая редакция штатного расписания и директор ее утверждает.
Отметим, что не всякое изменение в штатном расписании можно быстро реализовать на практике. Одно дело, если в расписание была добавлена новая должность.
В этом случае скорость решения вопроса о приеме на работу нового сотрудника будет зависеть только от того, насколько редкий специалист нужен и есть ли он на рынке труда.
Другое дело – если вы решили объединить два отдела в один.
Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).
Трудовое законодательство не обязывает работодателей вести штатное расписание, однако его наличие существенно упрощает работу кадровиков и финансистов:
- штатка позволяет наглядно увидеть структуру предприятия;
- по ней легко отслеживать наличие вакантных должностей;
- планирование фонда оплаты труда, экономии и потребности в дополнительном финансировании значительно легче, если отталкиваться от штатного расписания.
Работодатели-бюджетные учреждения обязаны при ведении штатного расписания применять унифицированную форму № Т-3, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Остальные компании и предприниматели могут применять как унифицированные формы, так и бланки, разработанные самостоятельно (ст.
Приказ об изменении штатного расписания необходимо издать на предприятии, если требуется внести корректировки в структуру, состав или численность штата, размер заработной платы, наименование подразделений, должностей или исправить допущенные ошибки. Есть случаи, когда об изменениях в штатке необходимо уведомлять работника за 2 месяца.
Утверждение штатного расписания
Штатное расписание (или ШР) составляют по форме Т-3, дополнительно разрешено использовать форму, разработанную самостоятельно, утвердив ее в локальных документах компании.
Но как бы оно ни было составлено, его утверждают приказом руководителя.
Подробнее: как составить приказ об утверждении штатного расписания
Штатку невозможно утвердить раз и навсегда, ее в процессе деятельности приходится менять.