Список дел по кадрам
При этом личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.
Оформление личных дел при передаче в архив, а также описей дел по личному составу и описей личных дел осуществляется в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций.
От редакции:
С подробным алгоритмом кадровых действий при формировании личного дела вы можете ознакомиться в статье Н. Владыко «Прием на работу: инструктаж по охране труда, оформление личной карточки и личного дела» в рубрике «Алгоритмы кадровых действий» на с.
Эти разделы особо популярны у крупных работодателей, имеющих дело с многочисленными сотрудниками, выполняющими разнообразные операции.
По оформлению инструкции стандарты требуют применения к ней основных атрибутов делового документа: расшифровки подписей, наличия реквизитов организации и пр.
Основным требованием к содержанию инструкции является отсутствие в ней противоречий с трудовым договором и действующим законодательством.
Внимание! Работник имеет право получить копию инструкции в бумажной форме. Также ему может быть предоставлен доступ к ней в локальной сети.
Список дел по кадрам
Каждое предприятие может самостоятельно разрабатывать должностные инструкции исходя из штатного расписания и особенностей осуществляемой деятельности. Но выделить общие моменты все же можно.
Документ можно разбить на следующие разделы:
- Общие положения.
Здесь описываются требования, которые предъявляются к данной должности: образование, опыт работы, профессиональные навыки и умения.
- Непосредственно должностные обязанности.
Проблем с этим разделом у предприятия возникнуть не должно. В нем отражается перечень тех рабочих обязанностей, которые компания возлагает на сотрудника за его заработную плату согласно трудовому договору.
- Права кадрового работника.
- Ответственность.
Важная часть любой должностной инструкции.
Планы по кадрам
На обложке личного дела указывают регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.
Фамилию, имя, отчество работника на обложке личного дела записывают в именительном падеже. Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старую фамилию заключают в скобки, а новую записывают над ней.
От редакции:
Пример оформленной обложки личного дела вы можете найти в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала «Я – специалист по кадрам», 2012, № 11.
После обложки в личном деле идет внутренняя опись документов, которая содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах.
Форма внутренней описи документов личного дела, установленная Инструкцией № 2, отличается от формы внутренней описи, предусмотренной Основными правилами работы архивов организаций.
Поэтому нормативные акты, которые регламентируют этот процесс, имеют прямое отношение к деятельности архивов.
Принцип обязательности организации сохранности документов в компании закреплен в статье 17 закона «Об архивном деле» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ. Нормы этой статьи распространяются на организации любой формы собственности, если речь идет о сохранности архивных документов, к которым, в частности, отнесены и документы по личному составу. А отдел кадров как раз и занимается документооборотом этой категории дел.
Процесс организации документооборота детально прописан в Основных правилах работы архивов, утвержденных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.
Эти правила обязательны для всех государственных учреждений, а для остальных — в части организации хранения документов, отнесенных к категории государственной собственности.
И использование номенклатуры может способствовать ее решению.
Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.
Основным НПА, устанавливающим сроки хранения кадровых документов, можно назвать отмеченный выше перечень типовых документов, утвержденный приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236.
В частности, нормы, устанавливающие сроки хранения кадровой документации, содержатся в разделе 8 перечня, утвержденного приказом № 236.
Следующая задача кадровика — провести экспертизу ценности используемых в документообороте источников.
Правил).
Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:
- приказы;
- договоры;
- учетные документы;
- карточки;
- трудовые книжки и т. д.
В номенклатуре по требованиям Минкультуры, таким образом, обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков.
В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания).
Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.
То же самое касается и документов:
- об образовании;
- о повышении квалификации;
- об отсутствии судимости;
- аттестационных листов;
- характеристик с прошлых мест работы.
Может пригодиться: как проверить диплом на подлинность
Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.
Подробнее: как хранить трудовые книжки
Как правильно вести личные дела работников
Сформировать папку один раз и навсегда не получится. Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника.
Приказ об утверждении номенклатуры дел отдела кадров на 2024 год должен быть издан не позднее 29 декабря 2023 года.
Особенности ведения электронной номенклатуры дел отдела кадров
В настоящее время многие организации переходят на электронный документооборот. Соответственно, номенклатуру дел отдела кадров также можно вести в электронном виде.
Преимущества электронной номенклатуры дел:
- Быстрый поиск документов
- Оперативное внесение изменений
- Удобство хранения и использования
При заполнении электронной номенклатуры дел рекомендуется придерживаться тех же правил, что и для бумажного документа.
Итоговая запись к номенклатуре дел отдела кадров
В конце каждого года к номенклатуре дел составляется итоговая запись.
Должностная инструкция инспектора по кадрам исполняет функцию дополнения к трудовому договору, где разъясняются его основные положения. Несмотря на то что в существующем законодательстве нет предписаний по обязательному составлению инструкции, она широко используется в деловой практике, трудовых разбирательствах и соответствующих судебных спорах. Стандартная инструкция состоит из четырех частей, которые работодатели могут дополнять по мере необходимости.
ФАЙЛЫСкачать образец должностной инструкции инспектора по кадрам .doc
Образец должностной инструкции инспектора по кадрам
1.
Внутренняя инструкция является своеобразным регламентом, регулирующим круг обязанностей должностного лица.
Специалист по кадрам – профстандарт, установленный для кадровых инспекторов:
- Учет кадровых операций.
- Формирование личных дел работников.
- Внесение изменений и корректив в документы личного состава.
- Обработка поступающих документов.
- Обработка документации, связанная с назначением выходных пособий, компенсационных выплат и пенсий.
- Формирование электронной базы данных и архивирование документации.
Все вышеперечисленные функциональные обязанности относятся к делопроизводству. Помимо этого, кадровый инспектор проводит собеседования с претендентами на свободные должностные позиции, проверяя их уровень профессиональных знаний.
При ведении учета кадровых операций используется специальный расчетчик.