Пункт о согласии на обработку персональных данных в договоре

При трудоустройстве, обращении за получением медицинской помощью, заключении разного рода договоров, оформлении детей в образовательные учреждения граждане предоставляют второй стороне правоотношений личные сведения, по которым их можно идентифицировать.

В статье поговорим о том, как осуществляется обработка этой персональной информации, в каких случаях вы должны давать разрешение на работу с вашими личными данными, а в каких – такое разрешение не требуется.

Как проводится работа с личной информацией в 2019 году?

Обработка персональных данных должна выполняться с соблюдением определенных условий, включая:

• законность оснований их сбора, использования и хранения;
• ограниченный конкретными целями срок для обработки и хранения;
• запрет на объединение баз данных, собранных для достижения различных целей;
• обработка информации, отвечающей определенным целям;
• работа с достоверной, актуальной и достаточной информацией;
• наличие разрешения субъекта обработки ПДн;
• работа с информацией, если человек не согласен с ее предоставлением и обработкой, возможны исключительно при условии достижения целей защиты жизни, здоровья и жизненно важных интересов.

Когда нужно дать разрешение?

Предоставление разрешения на использование ПДн требуется при:

1. Предъявлении лицом личных документов и документов третьего лица, чьим представителем является гражданин.
2. Заполнении разного рода анкет и/или заявлений:
   • при оформлении детей в образовательные учреждения;
   • при трудоустройстве;
   • при заключении различных договоров (банковских, страхования и пр.);
   • при обращении за медицинской помощью.

Перечень не является исчерпывающим.

Когда этого не требуется?

В определенных законом случаях работа с информацией персонального характера не требует наличия разрешения субъекта ПДн (пункты 2-11 части 1 статьи 6 Закона № 152-ФЗ «О персональных данных»):

• обработка осуществляется с целью достижения обязанностей, возложенных на оператора ПДн законом или международными договорами РФ;
• участие субъекта в судопроизводстве (конституционном, гражданском, административном, уголовном, арбитражном);
• работа с ПДн осуществляется в рамках законодательства об исполнительном производстве и связана с исполнением судебных постановлений или постановлений иных органов;
• обработка вызвана необходимостью исполнения полномочий государственными органами власти и органами местного самоуправления, а также организациями, предоставляющими государственные и муниципальные услуги населению;
• работа с личными сведениями необходима для исполнения определенных видов договоров;
• целью использования данных является защита жизни, здоровья, жизненно важных интересов субъекта ПДн при невозможности получения его согласия;
• обработка информации осуществляется в случаях, предусмотренных законодательством о возврате просроченной задолженности, а также для достижения целей, имеющих общественное значение;
• работа с личными сведениями используется в деятельности журналистов и средств массовой информации;
• обработка ПДн необходима для сбора статистической информации (в этом случае персональные сведения обезличиваются);
• работа с данными общедоступных субъектов ПДн;
• в случае обязательного раскрытия информации в силу требований закона.

Структура и содержание бумаги

Форма согласия на обработку ПДн на уровне законодательства не утверждена, тем не менее оно должно содержать определенные сведения, перечисленные в статье 9 Закона № 152-ФЗ:

• Ф.И.О., данные об удостоверяющем личность документе (заполнять при даче разрешения представителем);
• цель получения сведений;
• предоставляемая личная информация;
• указание данных юридических лиц или индивидуальных предпринимателей, которым поручена работа с ПДн;
• перечень действий с личной информацией, на которые дано разрешение субъекта;
• срок действия согласия, способ его отзыва;
• подпись субъекта.

Как заполнить заявление?

Возможно получение заявления в электронной форме. Заявление о разрешении на работу с личными данными должно быть:

• конкретным;
• информативным;
• оформленным в письменном виде.

Оператор информации должен иметь возможность подтверждения получения разрешения на обработку полученных личных сведений.

Особенности для персон

Предоставление разрешения на обработку личной информации требуется при трудоустройстве на новое место работы, при представлении интересов несовершеннолетних детей.

Работников

При трудоустройстве потенциальный сотрудник предоставляет руководству предприятия документы, содержащие информацию о его личности:

• паспорт;
• трудовую книжку;
• СНИЛС;
• диплом об окончании учебного заведения;
• медицинскую книжку и т. п.

Работа с предоставленными персональными данными допускается при наличии письменного согласия сотрудника (статья 65 ТК РФ). Разрешение лица на работу с ПДн должно включать в себя информирование субъекта о конкретных сведениях из числа личных, которые будут обрабатываться, а также о целях их обработки и использования.

Полученная нанимателем информация, касающаяся личности работника, может быть использована исключительно в служебных целях.

О том, что относится к персональным данным работника, каков порядок защиты и хранения информации в организации, читайте тут.

Детей

Целью получения разрешения является необходимость систематизации сведений о несовершеннолетних.

Персональная информация о несовершеннолетнем предполагает возможность его идентификации и включает в себя сведения о его:

• Ф.И.О.;
• дате и месте рождения;
• адресе проживания;
• документе, удостоверяющем личность;
• информацию об образовании и проч.

Роскомнадзор относит к персональным данным также фотографии субъекта, поскольку они позволяют идентифицировать его.

За несовершеннолетних согласие на работу с ПДн подписывают их родители или иные законные представители. В документе должны быть указаны следующие сведения:

1. Ф.И.О. законного представителя.
2. Ф.И.О., дату рождения несовершеннолетнего.
3. Цели сбора сведений, например:
   • медицинские обследования;
   • оказание медицинских услуг;
   • предоставление образовательных услуг;
   • постановку на воинский учет и пр.
4. Перечисление документов, на обработку которых дается согласие родителем или законным представителем несовершеннолетнего.

Дача разрешения производится в добровольном порядке, однако при отказе от сообщения личных сведений несовершеннолетнему в ряде случаев не сможет быть предоставлен полный набор услуг, на которые он имел бы право при наличии такого согласия (к примеру, при отсутствии согласия на работу с персональными сведениями несовершеннолетний не получает доступа к электронному дневнику).

Родители или законные представители ребенка могут в любой момент отозвать данное ранее согласие на работу с персональными сведениями о несовершеннолетнем.

О том, как заполнить согласие на обработку персональных данных несовершеннолетнего и зачем оно нужно, читайте здесь.

Срок хранения разрешения на использование информации

Сбор личной информации о человеке осуществляется с определенными целями, соответственно хранится она должна не дольше того периода, который требуется для достижения установленных целей. Эти сроки могут быть установлены:

1. субъектом персональных данных;
2. законодательством о ПДн;
3. оператором, работающим с личными сведениями.

Удаление персональной информации по выбору оператора обуславливается одним из условий:

• по окончании установленного периода хранения;
• при наступлении определенного события, после которого собранные сведения утрачивают актуальность.

Ряд документов, например, невостребованные трудовые книжки или трудовые соглашения, должны храниться в архиве предприятия до момента обращения их владельца.

Как отозвать?

Если у лица возникает необходимость в отзыве ранее данного разрешения на работу с его персональными сведениями, ему достаточно написать заявление в произвольной форме, в котором потребовать прекратить собирать, хранить, использовать и обрабатывать ПДн. Оператор обязан выполнить требование не позднее месячного срока с момента получения заявления.

Прежде чем приступить к обработке личной информации, предоставленной гражданином, хозяйствующему субъекту необходимо получить от него письменное разрешение. Работа со сведениями при отсутствии такого разрешения грозит оператору привлечением к административной ответственности.