Правила оформления журнала исходящей документации

Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Вариации

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.

Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится.

К таким документам относятся служебные записки, приказы и распоряжения руководителя, внутренние инструкции и положения.

Правила оформления журнала исходящей документации

Одним из них является журнал исходящей корреспонденции. Что это, зачем он нужен, какие виды корреспонденции в нем регистрируются – в статье.

Что это и для чего нужен?

Журнал исходящей корреспонденции простыми словами – это книга или тетрадь, специально заведенная организацией для записи реквизитов документов, которые были отправлены корреспондентам.

Он:

• Позволяет легко систематизировать работу – обеспечивает порядок деловой переписки;
• Сокращает время исполнения поручений, которые были даны от руководства;
• Помогает держать под контролем работу сотрудников;
• Повышает быстроту сотрудников при выполнении поставленных задач.

Бывает, что в организации очень много документации.

Оформление журнала входящей и исходящей документации образец

Тот на каждом документе ставит отметку, в какой отдел он должен быть направлен.

На основании этого «вердикта» секретарь в журнале регистрации входящей корреспонденции отмечает в соответствующей графе дальнейшую «судьбу» каждого письма. Например, новое положение о расчете премии может быть направлено в бухгалтерию, методические указания по ТБ – в техотдел, а претензия от гражданина Иванова в отдел контроля качества продукции. На этом работа секретаря с входящей документацией заканчивается.

Как вести учет исходящей корреспонденции?

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут относиться к данному виду документации.
В некоторых организациях на отдельные запросы должен давать ответ секретарь-референт или составитель. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003.12, такой документ оформляется на специальном бланке или на чистом листе с логотипом предприятия.

Оформление журнала исходящей документации образец

Подпись руководителя или ответственного сотрудника

После описания документа необходимо указать ответственное лицо, которое осуществляет отправку. Подпись должна быть разборчивой и сопровождаться датой отправки.

3. Приложения и копии

В случае наличия приложений или копий к исходящему документу, их также следует отразить в журнале.

Приложения и копии должны быть пронумерованы и перечислены в соответствующем поле.

4. Проведение контроля

Для обеспечения контроля за исходящей документацией в журнале следует предусмотреть отметку о получении документа адресатом. Это позволит следить за процессом доставки и в случае необходимости предоставить подтверждение получения.

5.

Оформление журнала исходящей документации

Можно не распечатывать, вести регистрацию прямо в компьютере. Как правило, так ведется учет документов, за которые не требуется расписываться.

Сколько нужно журналов?

Чаще всего на предприятиях ведется один журнал исходящей корреспонденции. Однако некоторые организации, имеющие множество партнеров и других адресатов, могут заводить несколько подобных журналов, например, такие:

• Для регистрации корреспонденции, отправляемой сторонним организациям и для документов внутри предприятия.
• Для писем, отправляемых отечественным компаниям и зарубежным.
• Для документов, предназначенных определенным организациям (например, в центральное управление, министерство и так далее) и всем остальным.

Правила оформления журнала исходящей корреспонденции

Правил делопроизводства[2] документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами. В соответствии с п. 3.4.7 Методических рекомендаций[3] в инструкции по делопроизводству организации нужно определить место, способ и сроки регистрации отправляемых документов.

2. Где взять журнал регистрации исходящих документов?

Для регистрации документов используют:

• бумажные журналы (книги учета).

  Их приобретают в магазинах или разрабатывают и печатают форму самостоятельно (и прошивают) перед началом календарного года;

• электронные регистрационно-учетные формы. Их работники самостоятельно создают и ведут, как правило, в формате Excel;
• журналы регистрации документов в системах электронного документооборота (далее – СЭД).

Оформление журнала входящей и исходящей документации образец рк

7. Заметки

Оставьте поле для заметок, где можно указать дополнительную информацию, особые требования или комментарии к отправляемому документу.

Требования к заполнению журнала учета исходящей документации

1. Оформление заголовка и основной информации

В начале журнала следует заполнить информацию о дате и номере записи. Заголовок должен содержать следующие данные:

• Дата отправления – указывается точная дата, когда документ был направлен из организации.
• Номер документа – уникальный номер, присвоенный исходящему документу.
• Наименование получателя – полное наименование организации или фамилия, имя и отчество физического лица, которому адресован документ.
• Содержание документа – краткое и ясное описание документа.

2.

Утилизировать журнал можно только в том случае, если каждый из записанных в нем документов утратил свою юридическую силу.

Компьютер в помощь!

В наш век компьютерных технологий трудно найти делопроизводителя, расчерчивающего журнал входящей и исходящей корреспонденции от руки. Сейчас существует определенная программа, позволяющая распечатывать бланки или вести учет в компьютере. Чтобы ею воспользоваться, нужно иметь:

• Компьютер с программами MS Office, MS Excel.
• Принтер.
• Сканер.
• Компьютерную электронную почту.
• Штамп такого вида: «Вход.
  №_______, «____» ___________20___г.» Его можно набрать вручную или приобрести готовый.

Далее нужно зайти в программу, скачать нужный бланк и начинать с ним работать. Можно распечатать бланк, сделать множество ксерокопий, сшить их. Получится журнал, в котором нужно будет делать записи от руки.

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы.

Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов .docСкачать образец журнала регистрации исходящих документов .doc

Значение

Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем.

Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.

Виды пересылаемых документов

Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:

• справки;
• акты;
• запросы;
• телеграммы;
• переводы;
• заявки и пр.

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы.