Потеряла трудовую книжку как оформить пенсию

На работу пришел устраиваться человек, у которого утеряна трудовая книжка, как восстановить которую, он не знает. Если работодатель не интересуется сведениями о его предыдущих местах работы, то он вправе не отправлять такого соискателя самостоятельно восстанавливать информацию, а принять его сразу с оформлением нового документа. Для этого соискателю придется написать заявление о том, что до этого ТК ему не заводилась. Восстановления в этом случае не произойдет. Фактически сведения о стаже понадобятся такому сотруднику в дальнейшем для оформления пенсии, и ему все равно придется самостоятельно делать себе дубликат и обращаться в Пенсионный фонд для восстановления стажа. В регламенте ПФР сказано, как восстановить трудовую книжку через Госуслуги — написать заявление о получении необходимых данных в личном кабинете на портале. Запрос направят для обработки в ПФР.

Если новый сотрудник все же принес ТК, но она оказалась испорчена, и вести ее дальше невозможно, то работодатель самостоятельно заведет дубликат, тем самым начав процедуру восстановления, и перенесёт в него все возможные сведения о работе из старой книжки.

Трудовую книжку потерял работодатель

Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.

Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.

Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.

Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:

• определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
• собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
• поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
• запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
• проверить информацию по предыдущим местам работы.

После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.

Источники:

О выдаче дубликата трудовой книжки

О документах, проверяемых при заключении трудового договора

Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.

Юристы сделают всё за вас.

Решить вопрос >

Какими нормативными актами руководствоваться

Заполнение трудовых книжек регулируется статьей 66 ТК РФ. Кроме того, действует новый приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021. В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением правительства № 225 от 16.04.2003, упразднены с 01.09.2021.

Для сведения: как оформить электронную трудовую книжку

Особенности заполнения дубликата ТК

В дубликат вносится информация о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях. Конкретные места работы не указываются. Прописывается только последнее место работы. Данное оформление актуально в случае, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его прочие места работы.

На титульном листе документа ставится штамп о том, что книжка является дубликатом. Более подробно об оформлении дубликата трудовой книжки при утере можно прочитать, перейдя по ссылке в этом предложении.

Простота восстановления трудовой книжки зависит от конкретного случая. Если предыдущий работодатель продолжает свою деятельность, а в ПФР есть все требуемые данные, то процедуру провести относительно просто. Все осложняется в случаях, когда данные невозможно получить, или бывший работодатель ликвидирован. Сотруднику придется обращаться в суд. В течение времени, пока не получен дубликат, довольно проблематично будет устроиться на работу. Поэтому о получении документа нужно позаботиться заблаговременно. Не стоит с этим тянуть ни сотруднику, ни работодателю.

Услуги предоставляются бесплатно

Все услуги, которые оказывают сотрудники ПФР, предоставляются на безвозмездной основе, без взимания каких-либо пошлин. Согласно закону, ПФР обязан предоставить вам справку о вашем трудовом стаже, времени и местах прежней занятости в течение 10 рабочих дней.

Эти данные и будут использованы при возобновлении книжки трудовой вашим нынешним нанимателем или на предприятии, куда вы устраиваетесь сейчас.

Нозаписи в дубликате трудовой книжки будут возобновлены только при условии, что вы были трудоустроены официально и получали «белую» или хотя бы «серую» зарплату. Если вы согласились в свое время на работу в теневом секторе, подтверждения трудовой деятельности вам удастся доказать разве что по решению суда и вдобавок с большим трудом.

Правила заполнения трудовой книжки в 2024 году

Правила устанавливают следующие обязанности работодателя:

• оформить электронную ТК при первом трудоустройстве (бумажные для поступающих на работу впервые больше не предусмотрены);
• вносить записи в строго установленный срок;
• использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них, если делается запись в трудовой книжке о переводе на другую должность или другие записи;
• вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
• вернуть книжку владельцу при увольнении в последний рабочий день, а если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
• заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть);
• уведомить работника о необходимости забрать ТК, если по каким-то причинам работник не смог ее получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
• дополнить ТК вкладышем, если страницы закончатся;
• вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.

Для сведения: правила перехода на электронные трудовые книжки

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. 5.27 и ст. 13.20 КоАП РФ.

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

• даты вписывают арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• используют перьевую, гелевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета, штампы (печати) или печатающую технику;
• не применяют сокращений;
• не зачеркивают записи при исправлении (это не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «Запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
• Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
• информацию о профессии и образовании указывают на основании соответствующих документов;
• подпись работника теперь проставляется только на титульной странице.

Как восстановить утраченную трудовую книжку через Пенсионный фонд

Можно ли восстановить трудовую книжку, получив какие-либо документы из ПФР? Выписка из ПФР подтверждает трудовой стаж работника. Однако на ее основании нельзя оформить дубликат трудовой книжки. По крайней мере, действующее законодательство такого порядка восстановления трудовой книжки не предусматривает.

Законодательные нормы по восстановлению сведений о стаже

Возможность восстановления книжки определена правилами ее ведения и хранения, а вот порядок внесения сведений в дубликат и требования к его оформлению приведены в Инструкции по заполнению ТК, утвержденной новым приказом Минтруда. Этот нормативно-правовой акт является альфой и омегой как для кадровых работников и различных государственных органов, так и для человека, который не знает, что делать, если утеряна трудовая книжка, а нужно устраиваться на работу, — Трудовой кодекс РФ в этом случае никаких рекомендаций не дает.

Восстановление через государственный архив

Данный метод актуален при наличии следующих обстоятельств:

1. Предыдущие места работы закрыты.
2. В ПФР отсутствует требуемая информация.

Во всех остальных ситуациях имеет смысл воспользоваться другими методами, так как восстановление через архив – трудоемкая процедура. Для получения требуемой информации нужно отправить письменный запрос. Однако нужно быть готовыми к тому, что ответ придет нескоро.

ВАЖНО! Если сотрудник работал вахтовым методом, то нужно направлять запросы в региональные архивы.

Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд

Если организация, где трудился работник, была ликвидирована, а ему потребовалась информация о стаже работы для назначения пенсии, то встает закономерный вопрос, как восстановить записи через Пенсионный фонд, если утеряна трудовая книжка, так как в этом ведомстве хранятся сведения о стаже. Задача непростая, поскольку искать правопреемника ликвидированного юридического лица и ходить по различным архивам в поиске документов придется самостоятельно.

Пенсионный фонд России непосредственно в восстановлении утраченных сведений участия не принимает, он только подтверждает уплату пенсионных взносов и страховой стаж гражданина. Кроме того, если речь идет о назначении пенсии, а основное время работы пришлось на период после 2002 года (с которого граждане стали застрахованными в системе обязательного пенсионного страхования), то и восстанавливать сам бланк с записями особого смысла не имеет. Пенсионный фонд сможет назначить пенсию и без нее, на основании собственных данных. Кстати, если человек интересуется, как восстановить трудовую книжку при утере через МФЦ, то у него это не получится. Через МФЦ разрешается обратиться в Пенсионный фонд за сведениями о стаже, дубликатов ТК в центрах «Мои документы» не выдают.

Приказ Минтруда России от 19.05.2021 N 320н

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225

Статья 62 ТК РФ. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

Как оформлять пенсию, если доказательство стажа утеряно

Будущих пенсионеров часто волнует вопрос, если нет трудовой книжки, как оформить пенсию.

Важно! Без доказательства, что гражданин отработал определенное количество лет, он не сможет оформить страховую пенсию.

Таким людям полагается социальная пенсия. Такое пособие зависит от минимальной величины заработной платы. Для ее назначения в Пенсионный фонд России достаточно представить удостоверение личности, написать заявление с просьбой назначить пенсию.

Отвечая на вопрос, можно ли получить пенсию без информации о количестве отработанных лет, стоит отметить, что в данном случае оформляется лишь социальный вид государственного пособия. Страховой вид пособия возможен только с подтверждением стажа.

Можно ли восстановить трудовую книжку по копии

Если работник принесет вам копию своей трудовой книжки или у вас в бухгалтерии есть копия его трудовой книжки, то можно ли восстановить записи в трудовой книжке по копии? Нет, дубликат трудовой книжки восстанавливаем только по подтверждающим документам от других работодателей. Более того, если принесенные работником документы содержат не все необходимые сведения о работе в прошлом (например, не указано основание увольнения), то в дубликат вносятся только имеющиеся в документах сведения (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69).

Заполнение титульного листа трудовой книжки

Титульный лист оформляем особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк в негодность.

На этой странице должна содержаться следующая информация:

• Ф.И.О. владельца;
• дата его рождения;
• образование (среднее, среднее специальное, высшее);
• наименование профессии, как в дипломе;
• дата открытия книжки;
• подпись лица, заполнявшего бланк;
• печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только на основании документов, которые предоставил работник: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Вот так выглядит образец заполнения титульного листа трудовой книжки:

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом ТК, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

• вручение государственных наград, присвоение почетных званий;
• награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
• поощрения, указанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

• 1 графа — порядковый номер записи;
• 2 графа — дата награждения;
• 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
• 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

Еще по теме: как внести благодарность в трудовую книжку

А если предприятие ликвидировано?

Если неподтвержденный стаж приходится на период работы в организации, которая на нынешний момент не существует, этот вопрос тоже можно решить. Во-первых, сразу обратитесь к специалистам ПФР по месту жительства. Тут вам помогут «найти концы», расскажут, какие документы нужны, где их искать и как оформить пенсию без трудовой книжки.

Потом вас направят:

• или в контору, которая является преемником ликвидированного предприятия – он тоже может выдать справки о периодах вашей работы;
• или в госархив, где хранятся документы ликвидированного предприятия. Там выдадут выписку.

А если документы в архиве отсутствуют, периоды работы могут подтвердить свидетели. Вы можете найти двух человек, у которых есть документы о том, что они на этом предприятии работали. Если они подтвердят, что вы там работали вместе с ними, и при этом какие-либо документы на ликвидированное предприятие отсутствуют, ПФР вправе признать ваш стаж «по свидетельским показаниям».

А если не сработает и это, единственный способ – обращаться с иском в суд. Теперь только он вправе подтвердить факт вашей работы.

Как восстановить трудовую книжку при потере ее работодателем

В этом случае процедура восстановления трудовой книжки будет точно такой же, как при потере ее самим работником. То есть работник пишет заявление на выдачу ему дубликата трудовой книжки и собирает подтверждающие документы от других работодателей. Нынешний работодатель должен содействовать ему в сборе документов (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69). Если же работодатель отказывается восстанавливать трудовую книжку работника, то последний может обратиться за защитой своих прав в государственную инспекцию труда, в прокуратуру или в суд.

Как оформить пенсию без трудовой?

Прежде чем нервничать, сначала проверьте, какие сведения о вашем стаже есть в ПФР . Возможно, поводов для волнения нет и на индивидуальном счету отражены все места работы. Это можно сделать:

1. На официальном сайте ПФР. Посмотрите сведения о сформированных пенсионных правах. Вариант для тех, у кого есть доступ к ЕСИА.
2. Через Госуслуги. Закажите справку о состоянии лицевого счета.
3. Лично в отделении ПФР по заявлению.
4. Через МФЦ, на личном приеме.

В результате вы узнаете, весь ли стаж учтен на счету. Если да – все в порядке, берем паспорт и идем в ПФР писать заявление о назначении пенсии. Срок его рассмотрения – 10 суток, после чего вам сообщат о принятом решении и размере назначенной пенсии. Трудовая не нужна!

А вдруг, там учтен не весь стаж? Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна?