Помощника генерального директора обязанности

Как правило, заключительным пунктом любой должностной инструкции являются положения о мерах ответственности, предъявляемых к работнику. Так, ответственность предусмотрена за следующие виды действий:

• Ненадлежащее исполнение либо отказ от исполнения должностных обязанностей.
• Нарушения уголовного, административного, трудового, гражданского законодательства.
• Причинение ущерба имуществу организации.

Юридическая ответственность может быть возложена на лицо как с участием правоохранительных органов, так и без привлечения таковых. Как правило, существенную роль в определении меры ответственности играет характер и степень причинённого вреда. Если работником была испорчена вещь организации, то взыскание происходит в рамках дисциплинарной ответственности. Если же ущерб носит межличностный характер, без участия следственных органов не обойтись

Подготовка документов и проведение аналитических исследований

Подготовка документов

Я ответственен за составление и оформление разнообразных документов, включая:

• бизнес-планы и стратегические планы;
• финансовые отчеты и аналитические отчеты;
• коммерческие предложения и контракты;
• презентации и протоколы встреч;
• корреспонденцию и другие официальные документы.

Я следую необходимым процедурам и стандартам оформления документов, чтобы обеспечить их корректность и соответствие требованиям.

Проведение аналитических исследований

Кроме того, я занимаюсь проведением аналитических исследований с целью получения информации, которая поможет принять обоснованные решения.

Мои обязанности включают:

1. сбор и анализ данных из различных источников;
2. оценку рыночной ситуации и конкурентного окружения;
3. анализ финансовых показателей и бизнес-процессов;
4. прогнозирование тенденций и разработку рекомендаций.

Я использую различные инструменты и методы исследования, включая статистический анализ, моделирование данных и проведение опросов.

«Исследование и анализ данных помогают принимать осознанные решения, повышать эффективность и создавать преимущество на рынке.»

Когда гендиректору требуется личный помощник?

Помощник нанимается в том случае, если на гендиректора возложен большой перечень обязанностей. Даже если руководитель справляется с имеющимися задачами, большая часть «текучки» может тормозить работу. Именно для работы с повседневными делами нанимается помощник. Как правило, эти сотрудники приглашаются в большие компании. Гендиректоры малых организаций в силах справиться со всей работой самостоятельно.

Как составляется должностная инструкция

Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37).

Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.

При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.

Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под роспись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Какие разделы должны быть в ДИ ген.директора?

Подготовка документа начинается с изучения деятельности предприятия. Вопросом занимается отдел кадров или сам руководитель. Обычно для составления ДИ ответственные лица используют стандартный образец. Такие примеры можно найти в интернете или воспользоваться образцом, представленным в данной статье. При этом стоит отметить, что содержание инструкции по должности ген.директора — вариативно.

Утверждается документ высшим органом управления компании – советом директоров, учредителей и акционеров. В обязательном порядке ДИ должен подписать сам ген.директор. Дальше будет рассмотрено примерное содержание разделов документа.

«Общие положения»

Раздел включает общие сведения о должности и о требованиях, которые предъявляются к будущему сотруднику. Здесь прописан обязательный образовательный уровень соискателя, иерархия на предприятии и документы, на которые должен опираться руководитель в своей работе. Отдельный пункт посвящен тому, как происходит замещение ген.директора на случае его отсутствия.

«Должностные обязанности»

Генеральный директор наделен всеми возможными функциями на предприятии. Он имеет возможность осуществлять прямое руководство, а может передать часть своих обязанностей назначаемому директору или заместителям. В любом случае, ответственность за деятельность компании и работу своих подчиненных будет нести именно ген.директор.

«Права»

В данном разделе перечисляются права руководителя, необходимые для выполнения обязанностей по должности. В этом разделе указываются пределы компетенции ген.директора: какие подписи и на каких документах он может ставить, условия приема и увольнения персонала организации и т.д. Подробно описываются условия, при которых выполняется заключение договоров и контрактов, открытие счетов в кредитных организациях, принятие различных решений.

«Ответственность»

Руководитель ответственен за возложенные на него обязательства и функции. В целом, речь идет об ответственности за ведение финансово-хозяйственной деятельности, а именно, насколько она законна, какие требования необходимо соблюдать, наличие лицензий, проведение аттестации персонала и прочие нюансы.

«Условия работы руководителя»

Иногда в ДИ ген.директора прописываются условия ведения трудовой деятельности, но чаще всего это определяется правилами внутреннего распорядка компании и графиком распределения рабочего времени.

В ДИ допускается указание ненормированного графика руководителя и начисление заработной платы строго по табелю.

Общие положения: чем руководствуется помощник?

Невозможно переоценить в деятельности компании роль, которую играет помощник генерального директора. Должностная инструкция для подобной категории лиц должна в обязательном порядке содержать общие положения, где работник сможет ознакомиться с нормативно-правовой базой, регулирующей его деятельность, а также с материалами, определяющими характер его работы.

Помощник генерального директора является техническим исполнителем указаний и решений управленца организации. Принимается и увольняется с должности путём приказа соответствующего должностного лица. Как правило, к нему предъявляются следующие требования:

• высшее образование;
• наличие или отсутствие стажа работы (его срок определяется руководителем);
• требования, предъявляемые к стажу работы по специальности.

Если вы желаете попробовать себя в данной должности, то будьте готовы к тому, что непосредственное и неукоснительное подчинение начальнику – главное правило работы, которого придерживается любой помощник генерального директора. Должностная инструкция также говорит о случаях отсутствия помощника на рабочем месте. В это время его обязанности выполняет заместитель руководителя, который несёт полную ответственность за их исполнение.

Что такое должностная инструкция и зачем она нужна?

Трудовое законодательство не обязывает работодателей составлять и передавать на подписание сотрудникам должностные инструкции. Более того, ДИ дублирует основные положения трудового соглашения, а значит, особой необходимости в документе нет. Так обстоит вопрос с одной стороны.

С другой стороны, должностная инструкция – это документ, где трудовые функции, обязанности, права и ответственность работника максимально конкретизируются. Здесь содержится полный перечень данных, которые будут нужны сотруднику во время его трудовой деятельности. Фактически, ДИ позволяет упростить процесс взаимодействия работодателя и сотрудника. Когда речь идет о должностной инструкции ген.директора, то здесь основное внимание уделено его полномочиям и контактам с подчиненными.

Отсутствие должностной инструкции на предприятии не является нарушением закона. Это значит, что руководство компании не могут привлечь к административной или иной ответственности по этому поводу.

Как найти и нанять помощника руководителя

1. Определите требования к кандидату: опыт работы, навыки и личностные качества.

2. Разместите вакансию на специализированных сайтах, используйте профессиональные ресурсы для поиска кандидатов.

3. Проведите собеседования с потенциальными, оцените их профессиональные и личностные качества.

Что такое интервью по компетенциям и как его провести

4. Проведите тестирование кандидатов по навыкам и знаниям, связанным с их будущей работой.

5. Проверьте рекомендации кандидатов, узнайте об их предыдущем опыте работы и репутации.

6. Проанализируйте и выберите того, кто лучше всего соответствует требованиям.

7. Предложите кандидату должность и обсудите условия трудоустройства.

8. Обучите нового сотрудника процессам компании. Автоматизируйте процесс на специальной платформе обучения персонала, работающей без вас.

В заключении хочется подчеркнуть, что помощник руководителя – это не просто ассистент, а важный игрок в команде руководителя, способный с легкостью организовать, координировать и поддерживать бесперебойную деятельность компании. Он обладает уникальным набором навыков, который помогает освободить время руководителя для принятия важных стратегических решений. Помощник руководителя – это не просто поддержка, это незаменимый партнер в достижении успеха компании.

Также читайте: KPI директора — какие метрики помогут оценить работу руководителя

Что входит в обязанности помощника гендиректора?

Обязанности помощника гендиректора варьируются в зависимости от размера компании. В небольших компаниях сотрудники занимаются контролем над работой курьеров, менеджеров, жизнеобеспечением деятельности офиса. В больших организациях у гендиректора, как правило, есть два помощника. Один личный помощник организует рабочий день руководителя, второй – занимается всеми прочими делами. Перечень обязанностей специалиста может значительно варьироваться. В любом случае обязанности должны быть прописаны в должностной инструкции. Рассмотрим примерный перечень:

• Организация переговоров, в том числе по телефону.
• Прием корреспонденции.
• Организация совещаний и собраний: подготовка сопутствующих материалов, контроль над соблюдением регламентов, оформление протоколов, стенография.
• Контроль над исполнением поручений гендиректора.
• Предоставление бумаг на подпись руководителю.
• Прием посетителей гендиректора.
• Организация командировок (к примеру, бронирование номеров, заказ билетов).
• Обеспечение эффективной работы гендиректора.
• Составление плана рабочего дня.
• Информационное сопровождение гендиректора.
• Участие в совещаниях и деловых встречах.
• Организация деловых встреч.
• Организация презентаций.
• Подготовка отчетов о тратах.
• Исполнение личных поручений.
• Создание баз данных, виртуальных презентаций с помощью ПК.

Помощник – это самое приближенное к гендиректору лицо. Часто рабочий день его не нормирован. Сотрудник решает самые разнообразные задачи, поэтому он должен иметь соответствующие личные качества.

Права сотрудника

Помощник гендиректора наделяется следующими правами:

• Ознакомление с проектами и решениями руководителя, касающиеся деятельности помощника.
• Право на получение необходимых сведений.
• Право на принятие решений в рамках должностных полномочий.

Помощника гендиректора можно наделить большими полномочиями. К примеру, сотрудник может иметь право подписи документов.

Ответственность, возложенная на помощника

Ответственность, возложенная на помощника, должна быть прописана в должностной инструкции. Сотрудник несет ответственность в следующих случаях:

• Невыполнение должностных инструкций.
• Действия, нарушающие законы РФ.
• Причинение ущерба.

Если помощник допустил проступок, перед наложением на него ответственности проводится расследование. Оно нужно для установления степени вины. В расследовании принимают участие ключевые сотрудники компании. По его итогам составляется документ. В зависимости от степени вины, на сотрудника может накладываться взыскание. Помощник также может быть уволен.

Информационное обеспечение и работа с ключевыми партнерами

Что включает в себя информационное обеспечение:

• Сбор и анализ информации о рынке, конкурентах, новых тенденциях и технологиях;
• Обновление и поддержка базы данных с информацией о контактах, клиентах и партнерах;
• Подготовка и предоставление отчетов и презентаций по требованию руководства;
• Мониторинг СМИ и социальных сетей для выявления событий, связанных с компанией;
• Организация и управление системами электронной почты, календарями и документами;
• Разработка и внедрение систем автоматизации бизнес-процессов.

Особенности работы с ключевыми партнерами:

1. Установление доверительных отношений и поддержание партнерских связей;
2. Организация встреч, переговоров и конференций с ключевыми партнерами;
3. Согласование и контроль выполнения совместных проектов и задач;
4. Передача необходимой информации партнерам и получение от них информации взамен;
5. Урегулирование спорных вопросов и разрешение конфликтов в партнерских отношениях;
6. Мониторинг движения товаров, услуг и платежей по сотрудничеству с партнерами.

Как помощник генерального директора, необходимо обладать хорошими навыками коммуникации, уметь эффективно обрабатывать информацию и организовывать свою работу. Важно также быть внимательным к деталям, ответственным и готовым к быстрым изменениям и нестандартным ситуациям. Информационное обеспечение и работа с ключевыми партнерами являются неотъемлемой частью роли pomощника генерального директора и влияют на успех всей компании.

Оформление и хранение документа

Должностную инструкцию распечатывают на фирменном бланке компании (с реквизитами) формата А4. Выглядеть документ должен так:

• наименование и реквизиты компании;
• отметка об утверждении документа руководителем фирмы — в ней должны быть предусмотрены графы для постановки гендиректором подписи и даты утверждении документа;
• название документа;
• текст инструкции;
• подписи гендиректора и его помощника, иногда при желании руководства ставят свои подписи сотрудники, причастные к составлению и утверждению должностной инструкции.

Как правило, документ составляют в двух экземплярах. Один отдают работнику, а второй остается в отделе кадров, его прикрепляют к личному делу специалиста. Работник может хранить свой экземпляр на рабочем месте и при возникающей необходимости обращаться к его тексту.

Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора

Благополучие компании в условиях жесточайшей конкуренции на современном рынке почти полностью зависит от правильных и своевременно принятых решений руководителя. Для помощи директору и для создания условий, когда руководитель не вынужден отвлекаться на разрешение второстепенных задач, и существует должность ассистента или помощника.

В России ощущается дефицит сотрудников, способных взять на себя обязанности по администрированию, а потребность в квалифицированных помощниках огромная. Надежный ассистент, который ответственно исполняет обязанности по организации, сбору и передаче информации, освобождает генерального директора от необходимости нерациональность тратить время.

По сути, ассистент – это не секретарь, а доверенное лицо руководителя с особым статусом в компании. Толковый личный ассистент ценится директорами фирм не меньше, чем топ-менеджеры.

Персональный ассистент должен владеть не только профессиональными знаниями, но и обладать определенным набором человеческих качеств – преданностью корпоративным интересам, хорошим вкусом, чувством такта, доброжелательностью. С одной стороны помощник директора должен суметь приспособиться к особенностям характера директора, а с другой – организовать коллектив и контролировать исполнение некоторых проектов.

При этом ассистент в своей работе должен соблюсти баланс, чтобы не принимать решений вместо руководителя, в то же время не перекладывая задачи на шефа.

Сегодня около 80 вузов России готовят специалистов по документообороту и управлению, но руководители традиционно предпочитают принимать на должность ассистента выпускников историко-архивных и филологических факультетов. На должность ассистента нередко переходят хорошо проявившие себя секретари, координаторы, операторы call-центров, консультанты, ресепшионисты, делопроизводители, офис-менеджеры и секретари-референты.

Рабочие обязанности ассистента генерального директора

Сфера обязанностей ассистента директора зависит от масштабов предприятия, принятых в компании стандартов и стиля руководства. Как правило, обязанности помощника сводятся к следующим функциям:

1.​ Ассистент должен уметь работать с документами

• проверять правильность оформления документов перед передачей их на подпись руководителю, и редактировать при необходимости;
• принимать поступающую руководителю корреспонденцию и передавать ее в подразделения или исполнителям либо готовить ответы;
• вести делопроизводство, составлять письма, запросы и прочие документы, готовить проекты докладов, отчетов и материалов для работы директора;
• формировать дела по утвержденной в компании номенклатуре, обеспечивать их сохранность и передавать в архив в установленные сроки;
• хранить рабочие документы до архивирования;
• контролировать исполнение приказов и соблюдение их сроков;
• вести контрольно-регистрационную картотеку.

2. Работа по организации работы компании

• принимать и передавать сообщения по факсу, e-mail и т. п.;
• создавать имидж компании при телефонном общении, ограждать директора от нежелательных посетителей, самостоятельно принимать решение о переадресации телефонных звонков;
• обеспечивать необходимой техникой и канцелярскими принадлежностями рабочее место руководителя;
• заниматься организацией и координацией встреч директора, разработкой его рационального режима работы;
• готовить проведение собраний и совещаний у руководителя (собирать материалы, оповещать участников), вести протоколы совещаний;
• организовывать презентации и представительскую деятельность;
• организовывать прием посетителей, содействовать оперативному рассмотрению заявлений сотрудников;
• исполнять личные поручения (выбирать подарки для деловых партнеров и т. п.).

Высококвалифицированный помощник директора, по сути, является управляющим администратором, и для эффективной работы он должен уметь предвидеть развитие событий, чтобы предупредить возможные осложнения. Также очень ценится умение тактично обращаться с конфиденциальной информацией.

Ценнейшие качества ассистента генерального директора: коммуникабельность, грамотность, дипломатичность, исполнительность, аккуратность, ответственность, способность быстро справляться с большим потоком информации, для чего нужны хорошая память и быстрые реакции.

Основной плюс этой профессии — возможность получить от преуспевающего руководителя бесценный управленческий опыт. Приобретенные таким образом знания помогут продвижению по службе или станут стартом для открытия собственного дела.

© BBF.ru

Должностная инструкция помощника руководителя — образец

Общие положения

1. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.

2. Помощник руководителя подчиняется непосредственно руководителю компании.

3. В период отсутствия помощника руководителя его права и функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

4. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж аналогичной работы от одного года.

5. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:

• законодательством РФ;
• Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями руководства;
• данной должностной инструкцией.

6. Помощник руководителя должен знать:

• установленный порядок обращения с документами в организации;
• правила делового общения и этикета;
• порядок ведения отчетной документации;
• правила пользования офисной техникой, средствами связи;
• основы работы в текстовом редакторе, электронных таблицах;
• основы делопроизводства;
• организационно-штатную структуру компании;
• порядок заключения и исполнения договоров.

ІІ. Должностные обязанности помощника руководителя

На помощника руководителя возложены следующие функциональные обязанности:

1. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.

2. Личное сопровождение руководителя на встречах, приемах, в поездках.

3. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.

Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.

5. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.

6. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов.

7. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя.

8. Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема.

9. Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю.

10. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.

11. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.

12. Выполнение служебных поручений руководителя.

ІІІ. Права

Помощник руководителя имеет право:

1. Получать информацию в объеме, необходимом для выполнения поставленных задач.

2. Направлять руководству предложения по улучшению своей работы и рационализации деятельности компании.

3. Направлять запросы в подразделения организации (по поручению руководителя или по личной инициативе) на получение документов, необходимых для выполнения его должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства учреждения создания условий, необходимых для выполнения его служебных обязанностей.

5. Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции.

6. Иметь доступ к конфиденциальной информации, при возникновении служебной необходимости.

ІV. Ответственность

Помощник руководителя несет ответственность за:

1. Предоставление сотрудникам организации недостоверной информации.

2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

3. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.

4. Нарушение сроков выполнения поставленных задач.

5. Нарушение положений руководящих документов организации, решений, постановлений.

6. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.

7. Действия, выходящие за пределы его компетенции.

8. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

9. Нарушение норм делового этикета, грубое обращение с деловыми партнерами, посетителями, сотрудниками организации.

Должностная инструкция помощника руководителя создается для упорядочивания трудовых взаимоотношений. В документе обозначены функциональные обязанности, ответственность, права сотрудника.

Должность «помощник руководителя» в разных организациях может называться по-разному: личный помощник директора, ассистент руководителя, секретарь.

І. Общие положения

1. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.

2. Помощник руководителя подчиняется непосредственно руководителю компании.

3. В период отсутствия помощника руководителя его права и функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

4. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж аналогичной работы от одного года.

5. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:

• законодательством РФ;
• Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями руководства;
• данной должностной инструкцией.

6. Помощник руководителя должен знать:

• установленный порядок обращения с документами в организации;
• правила делового общения и этикета;
• порядок ведения отчетной документации;
• правила пользования офисной техникой, средствами связи;
• основы работы в текстовом редакторе, электронных таблицах;
• основы делопроизводства;
• организационно-штатную структуру компании;
• порядок заключения и исполнения договоров.

ІІ. Должностные обязанности помощника руководителя

На помощника руководителя возложены следующие функциональные обязанности:

1. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.

2. Личное сопровождение руководителя на встречах, приемах, в поездках.

3. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.

4. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.

5. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.

6. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов.

7. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя.

8. Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема.

9. Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю.

10. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.

11. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.

12. Выполнение служебных поручений руководителя.

ІІІ. Права

Помощник руководителя имеет право:

1. Получать информацию в объеме, необходимом для выполнения поставленных задач.

2. Направлять руководству предложения по улучшению своей работы и рационализации деятельности компании.

3. Направлять запросы в подразделения организации (по поручению руководителя или по личной инициативе) на получение документов, необходимых для выполнения его должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства учреждения создания условий, необходимых для выполнения его служебных обязанностей.

Функции и задачи помощника руководителя

1. Планирование и организация встреч.

Запланировать встречу руководителя с партнерами или клиентами.

Забронировать переговорную комнату.

Составить расписание встреч.

2. Ответ на телефоны и электронные письма.

Ответить на звонки и письма, если руководитель занят.

Передать важную информацию руководителю.

3. Подготовка отчетов и презентаций.

Подготовить статистические данные и отчеты для руководителя

Создать презентацию по нужной теме для важной встречи

4. Управление документами. Организовать и хранить важные документы и материалы.

Помочь руководителю с документами, если нужно.

5. Координация работы команды.

Организация работы коллег в отсутствие руководителя. Распределение задач между членами команды.

6. Управление расписанием руководителя.

Организовать рабочее расписание.

Напоминать о встречах и деловых событиях.

7. Проведение информационного поиска.

Поиск и подготовка материалов для презентаций.

Мониторинг новостей и трендов в отрасли.

8. Подготовка материалов для решения важных вопросов.

Сбор данных для помощи руководителю в принятии решений

Подготовка информации для презентаций и отчетов.

Например, помощник руководителя может помочь с поиском и анализом данных для презентации о новом проекте перед инвесторами.

9. Организации поездок руководителя: бронирование билетов, отелей, подготовка необходимых документов.

Основная задача помощника руководителя – облегчить руководителю выполнение его обязанностей, освободив его от рутины и повседневных задач, чтобы он мог сосредоточиться на стратегическом управлении и принятии важных решений.

Обычно помощник руководителя не занимается решением личных и бытовых задач руководителя. Его задачи связаны с административными делами, координацией внутренних процессов, планированием и поддержкой руководителя в профессиональной деятельности. Бытовые задачи решаются либо самим руководителем либо личным ассистентом.

Продукт должности помощника руководителя

Концепция “продукта должности” используется для определения ожидаемых результатов работы.

По поводу продукта работы помощника руководителя может возникать много мыслей.

Но ключевой продукт помощника – освобожденное время руководителя для выполнения стратегически важных задач и принятия решений. Потому что ассистента нанимают, чтобы освободить время.

Подсчитать “количество освобожденного времени” довольно трудозатратно. Считать количество выполненных задач – крайне не показательно Воспользуйтесь метрикой “Оценка руководителя”.

Раз в неделю, ассистент просит руководителя оценить по 10-балльной шкале, насколько он им доволен. Если руководитель ставит 10 баллов – вопросов нет. Если баллов меньше, то ассистент должен поинтересоваться, что он делает не так, и руководитель должен пояснить свою оценку.

При таком подходе ассистент будет постоянно понимать, считает ли руководитель его работу хорошей и результативной. Также, ассистент будет быстро получать обратную связь и сможет оперативно корректировать работу.

Должностная инструкция помощника генерального директора

Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.

4. Нарушение сроков выполнения поставленных задач.

5. Нарушение положений руководящих документов организации, решений, постановлений.

6. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.

7. Действия, выходящие за пределы его компетенции.

8. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

9. Нарушение норм делового этикета, грубое обращение с деловыми партнерами, посетителями, сотрудниками организации.

Должностная инструкция помощника руководителя создается для упорядочивания трудовых взаимоотношений. В документе обозначены функциональные обязанности, ответственность, права сотрудника.

Должность «помощник руководителя» в разных организациях может называться по-разному: личный помощник директора, ассистент руководителя, секретарь.

І. Общие положения

1. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.

2. Помощник руководителя подчиняется непосредственно руководителю компании.

3. В период отсутствия помощника руководителя его права и функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

4. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж аналогичной работы от одного года.

5. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:

• законодательством РФ;
• Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями руководства;
• данной должностной инструкцией.

6. Помощник руководителя должен знать:

• установленный порядок обращения с документами в организации;
• правила делового общения и этикета;
• порядок ведения отчетной документации;
• правила пользования офисной техникой, средствами связи;
• основы работы в текстовом редакторе, электронных таблицах;
• основы делопроизводства;
• организационно-штатную структуру компании;
• порядок заключения и исполнения договоров.

ІІ. Должностные обязанности помощника руководителя

На помощника руководителя возложены следующие функциональные обязанности:

1. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.

2. Личное сопровождение руководителя на встречах, приемах, в поездках.

3. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.

4. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.

5. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.

6. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов.

7. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя.

8. Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема.

9. Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю.

10. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.

11. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.

12. Выполнение служебных поручений руководителя.

ІІІ. Права

Помощник руководителя имеет право:

Ключевые обязанности помощника генерального директора

1. Организация и планирование

Помощник генерального директора отвечает за организацию и планирование рабочих процессов. Он помогает в составлении графиков работы, контролирует выполнение задач сотрудниками и обеспечивает своевременное выполнение поставленных задач.

2. Корреспонденция и документооборот

Помощник генерального директора осуществляет контроль и обработку корреспонденции, ведет документацию и обеспечивает ее своевременную передачу и хранение. Он также может принимать участие в составлении договоров, писем и других официальных документов.

3. Подготовка руководителя к важным событиям

Помощник генерального директора помогает генеральному директору готовиться к важным собраниям, конференциям или переговорам. Он исследует и подготавливает необходимую информацию, составляет презентации и помогает готовиться к встречам с ключевыми клиентами и партнерами.

4. Обработка информации

Помощник генерального директора отвечает за обработку информации и ее предоставление генеральному директору. Он должен уметь исследовать различные вопросы, собирать данные и формулировать рекомендации на основе анализа информации.

5. Управление коммуникациями

Помощник генерального директора отвечает за управление коммуникациями и общение как с внешними, так и внутренними стейкхолдерами. Он осуществляет связь с партнерами, клиентами и сотрудниками, а также представляет генерального директора на совещаниях и мероприятиях.

6. Управление проектами

Помощник генерального директора может принимать участие в управлении проектами, контролировать их выполнение, координировать деятельность различных подразделений и следить за соблюдением сроков и бюджета.

7. Анализ и отчетность

Помощник генерального директора может осуществлять анализ деятельности организации, подготавливать отчеты и предоставлять рекомендации для улучшения эффективности работы. Он также может быть ответственным за контроль и отчетность по финансовым показателям и бюджету.

8. Поддержка генерального директора

Главной задачей помощника генерального директора является обеспечение поддержки генерального директора в его ежедневной работе. Он должен быть готов предоставить помощь в различных вопросах, быть владельцем информации и уметь реагировать на запросы и требования генерального директора.

Пример должностных обязанностей

Характеристика помощника генерального директора складывается как из представленных должностных обязанностей, так и из уровня их исполнения, и выглядит следующим образом:

• Принятие поступающей в компанию корреспонденции на имя начальника, её передача и использование в соответствии с принятым решением руководителя.
• Ведение делопроизводства в соответствии с федеральными законами, а также эффективное использование компьютерной техники; применение базовых навыков в работе по сбору и обработке информации.
• Принятие документов и заявлений, отправка их на подпись начальнику организации.
• Подготовка документов для работы руководителя.
• Организация телефонных переговоров. Кроме того, человек, занимающий данную должность, обязан полученную в результате проведённых переговоров информацию доводить до сотрудников, обличая в требуемую форму.
• Составление писем, запросов, а также иных видов документов, подготовка ответов на запросы по поручению руководителя.
• Организация деятельности по подготовке заседаний, совещаний, ведение протоколов и оформление их в последующем в надлежащую форму.
• Контроль работы сотрудников компании.
• Организация рабочего места руководителя в соответствии с предъявляемыми требованиями, обеспечение канцелярскими принадлежностями, создание условий для успешной и эффективной работы.
• Распечатывать служебные и рабочие материалы.

Важно отметить, что представленный перечень должностных обязанностей работника не является исчерпывающим. Руководитель по своему усмотрению может изменить каждый пункт, если внесённые поправки не противоречат законодательству РФ.

Образец должностной инструкции помощника генерального директора

1. Общие положения

1. Работник, принятый на должность помощника генерального директора, в компании относится к специалистам.
2. На данную должность нанимается лицо с высшим образованием (бакалавр) либо дополнительным профессиональным и стажем труда в области работы компании не менее 3 лет.
3. Помощник гендиректора принимается на работу и увольняется с нее генеральным директором компании.
4. Работник подчиняется генеральному директору компании.
5. Помощник гендиректора должен обладать такими знаниями:
   • внутренней и внешней политики хозяйствующего субъекта;
   • принципов представительства в госорганах, органах местного самоуправления, других компаниях и правила взаимодействия с ними;
   • структуру компании, руководство отделов, цехов, филиалов, сферу деятельности хозяйствующего субъекта, должности всех работников, компетенции каждого структурного подразделения компании;
   • современных информационных технологий;
   • законодательства в области деятельности компании, госстандарты в этой сфере;
   • особенностей оформления и составления документации, аннотаций, обзоров;
   • методов работы с поисковыми системами, каталогами библиотек, электронными базами данных, сетью Интернет;
   • правил работы с внешними носителями информации, различными справочниками, правовыми системами;
   • этики делового общения, правил проведения переговоров;
   • методов защиты конфиденциальной информации компании;
   • Правил внутреннего трудового распорядка в компании.
6. Помощник гендиректора должен обладать такими навыками, как:
   • анализ источников информации в плане достоверности, актуальности, быстроты предоставления необходимых сведений;
   • обработка данных согласно заданным требованиям начальства;
   • передача сведений в систематизированном виде;
   • поиск требуемой информации в справочниках, базах данных, Интернете;
   • верная интерпретация полученных данных;
   • применение правил делового этикета, основ психологии делового общения;
   • разработка планов командировок и служебных поездок гендиректора компании;
   • формирование необходимых для деловой поездки руководителя бумаг;
   • правильное оформление протоколов заседаний, собраний, совещаний, списков итоговых документов;
   • проведение переговоров с партнерами и контрагентами фирмы;
   • формирование пресс-релизов;
   • работа с большим объемом информации, в режиме многозадачности;
   • работа с компьютерами, другой современной техникой;
   • поддержание положительного имиджа компании и своего непосредственного руководителя;
   • быстрота принятия решений в процессе работы;
   • формирование аналитических отчетов по поручению своего руководителя;
   • работа с системами ЭДО в компании.
7. Работник в своей деятельности опирается на:
   • Устав хозяйствующего субъекта;
   • данный документ;
   • иные локальные нормативные акты компании.

2. Должностные обязанности

Трудовые задачи работника включают в себя следующие:

1. Отбор источников информации согласно заданным ему критериям.
2. Обработка данных для подготовки проектов решений руководства.
3. Решение вопросов, которые не требуют участия непосредственного руководителя.
4. Подготовка бумаг для деловых партнеров.
5. Взаимодействие с деловыми партнерами компании.
6. Информирование гендиректора о ходе тех или иных процессов, результатов запросов и обращений.
7. Подготовка документов для участия своего руководителя в деятельности разных госструктур, муниципальных органов и т.п.
8. Подбор всей нужной информации по запросу гендиректора.
9. Планирование и организация деловых поездок своего руководителя.
10. Подготовка совещаний, заседаний, собраний, презентаций по требованию руководителя.
11. Проведение пресс-конференции по требованию руководителя.
12. Организация встречи участников заседаний, переговоров и т.п.
13. Подготовка всех запрошенных документов, информирование сотрудников о решениях и распоряжениях гендиректора.
14. Контроль работы по исполнению требований руководителя.
15. Подготовка аналитики и отчетов по заданным вопросам и поручениям.

3. Права

Помощник гендиректора имеет такие права:

1. Обсуждать вопросы, относящиеся к его непосредственным обязанностям.
2. Требовать и получать у своего руководителя и других работников всю необходимую для своей работы информацию и документацию.
3. Вносить предложения по совершенствованию условий труда в компании.
4. Принимать участие в обсуждении проектов решений руководства, совещаниях по их разработке и подготовке.
5. Повышать свою квалификацию.

4. Ответственность

Работник, принятый на должность генерального директора, привлекается к ответственности:

1. За некачественное выполнение или невыполнение своих трудовых задач — в рамках актуального трудового законодательства РФ.
2. За проступки и преступления, допущенные во время своей работы, — в соответствии с положениями ГК РФ, УК РФ, КоАП РФ.
3. За нанесение материального ущерба компании — в рамках актуального трудового законодательства РФ.

Особенности трудовых отношений с сотрудником на данной должности ↑

Если правоотношения не могут устанавливаться на неопределенное время, тогда между сторонами заключается срочное соглашение.

Учитывается характер и условия работы (ст.