Объяснительная и пояснительная в чем разница

• Объяснительные записки — это письменные документы, которые выполняют функцию объяснения, пояснения или обоснования действий сотрудника или служащего.
• Они бывают разными видами, например, докладные записки, служебные записки, журнал регистрации.
• Докладные записки предназначены для предоставления доклада о выполнении определенной работы или анализе определенной ситуации.
• Служебные записки используются для официального сопровождения служебных документов или для передачи служебных указаний и поручений.
• Журнал регистрации — это специальный документ, в котором фиксируются все входящие и исходящие служебные записки.
• Представляя объяснения о совершенных действиях, объяснительные записки помогают убедить в справедливости этих действий и обосновать принятые решения.
• Существуют разные правила и сроки для составления и предоставления объяснительных записок.
• Однако, основная разница между разными видами объяснительных записок заключается в их функции и цели, а также в реализации определенных правил составления.
• В любом случае, сотрудник обязан написать объяснительную записку в случае отказа при данном запросе.

Акт об отказе писать объяснительную записку

Выше мы сказали, что если работник отказывается дать объяснения по факту нарушения, то нужно это письменно зафиксировать. Как правило, в этом случае составляется акт об отказе работника дать объяснения.

Акт составляется в произвольной форме, утвержденной формы нет. На практике в составлении акта участвуют 3 человека: работник, составляющий акт (это может быть непосредственный руководитель провинившегося работника или кадровый работник), а также 2 свидетеля из числа работников организации.

Акт лучше составлять по истечении 2-х рабочих дней, которые были даны работнику на подготовку объяснений. Даже если работник уже на следующий день после получения требования о представлении объяснений сказал, что ничего объяснять не намерен, не нужно тут же составлять акт об отказе дать объяснения. Работник может передумать и написать объяснения к вечеру второго рабочего дня.

В акте надо отразить:

• описание нарушения, по которому затребованы объяснения работника;
• реквизиты уведомления о даче объяснений;
• информацию об отказе дать пояснения;
• ф.и.о. работника, составившего акт, и ф.и.о. работников, выступивших в качестве свидетелей;
• подписи всех вышеуказанных лиц.

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

АКТ № 1

Об отказе Петрова П.П. дать письменное объяснение

г. Москва

Дата составления акта: 21 апреля 2021 г.

Время составления акта: 10 ч 00 мин.

Инженер Петров П.П. отсутствовал на своем рабочем месте в течение 4 часов (с 10-00 до 14-00) 15 апреля 2021 г. 16 апреля 2021 г. ему было вручено под роспись Уведомление о необходимости дать объяснения по указанному нарушению трудовой дисциплины. В соответствии с ч. 1 ст. 193 Трудового кодекса РФ для дачи письменного объяснения Петрову П.П. было предоставлено два рабочих дня. Данный срок был обозначен в упомянутом уведомлении. Петров П.П. отказался дать письменное объяснение о причинах отсутствия на рабочем месте.

Настоящий акт составлен в присутствии Петрова П.П.

Подписи лиц, составивших акт:

Специалист по кадрам _______________ Сидорова С.С.

Главный инженер ________________ Ломакин Л.Л.

Секретарь _______________ Голикова Г.Г.

Отказ от предоставления объяснений письменно

Физическое лицо, предоставляющее работу, запрашивает объяснение от сотрудника с целью разъяснения определенных действий и поступков. Работник в праве отказаться от написания данного документа, но этот факт не сыграет в его пользу.

Отказавшись от написания документа, работник подвержен большему риску для получения следующих наказаний:

• Замечания,
• Выговора,
• Штрафных санкций,
• Увольнения,
• Других видов наказаний, являющихся уместными по мнению работодателя.

Грамотно написав записку и четко разъяснив все факты, сотрудник значительно увеличивает свои шансы к смягчению вины или полному оправданию в глазах работодателя.

к содержанию ↑

Стилистические особенности пояснительной статьи

Стилистические особенности пояснительной статьи включают использование точного и нейтрального языка, уточнения и определения терминов, аргументированное изложение информации и использование авторских примеров и иллюстраций. Автор пояснительной статьи стремится предоставить читателю полную и понятную информацию, которая поможет ему лучше понять и осознать рассматриваемую тему.

Один из стилистических приемов, которые часто используются в пояснительной статье, — это использование определений и пояснений для уточнения понятий и терминов. Автор может использовать такие слова как «означает», «имеет значение», «понимается как» для более точного определения и объяснения терминов, которые могут быть сложными или непонятными для широкой аудитории.

Еще одним стилистическим приемом пояснительной статьи является использование конкретных иллюстраций, примеров и аналогий для более наглядного объяснения предмета исследования. Автор может использовать реальные или вымышленные ситуации, исторические события или примеры из повседневной жизни, чтобы помочь читателю проиллюстрировать абстрактный или сложный концепт.

Кроме того, пояснительная статья может также содержать элементы обсуждения или анализа. Автор может представить различные точки зрения, аргументы и контраргументы, чтобы помочь читателю получить полное представление о рассматриваемом вопросе. Это позволяет пояснительной статье быть не только информативной, но и более глубокой и интересной для читателя.

В целом, пояснительная статья характеризуется точностью, понятностью и информативностью. Автор стремится обеспечить читателя всей нужной информацией и необходимыми объяснениями, чтобы помочь ему лучше понять и осмыслить предмет рассмотрения.

Обязан ли сотрудник писать объяснительную?

Объяснительная записка является письменным объяснением служащего о причинах и обстоятельствах совершенных им действий, которые вызвали возникновение определенных проблем или нарушений. Она может быть направлена на регистрацию и предоставление объяснений по запросу администрации или других контролирующих органов. Обычно объяснительная записка составляется в краткой форме и ограничивается основными фактами и обстоятельствами.

В отличие от этого, пояснительная записка является более подробной и полной формой объяснения сотрудника. Она часто используется для определения причин и обстоятельств определенного события или проблемы, а также может содержать анализ действий, принятых сотрудником в данной ситуации.

По обеим видам записок могут быть установлены определенные сроки подачи, составления и предоставления. Однако, разница между ними состоит в целях и функциях, а также в форме и структуре представления информации.

Типы объяснительных записок:

Объяснительные записки могут быть разными по своей форме и целям. Некоторые из основных видов объяснительных записок включают следующие:

1. Объяснительная записка по факту нарушения:

Этот тип записки составляется сотрудником для объяснения причин и обстоятельств совершенного им нарушения или ошибки в работе.

2. Объяснительная записка по запросу руководителя:

Такая записка может быть составлена по требованию руководителя или по требованию контролирующих органов для предоставления дополнительной информации или разъяснений.

3. Объяснительная записка по внутреннему контролю:

Данный тип записки может быть оформлен сотрудником для предоставления объяснений в процессе внутреннего контроля или аудита.

Сотрудник обязан писать объяснительную записку только в тех случаях, когда это явно предусмотрено правилами или инструкциями, регламентирующими его служебную деятельность. Не всегда сотруднику положено отказываться от написания такой записки, однако, это зависит от конкретной ситуации и правил организации.

Важно отметить, что объяснительные записки играют важную роль в процессе оценки и контроля служебных действий сотрудников. Эти документы могут служить основой для вынесения решений о возможных санкциях, а также для анализа действий и последующего усовершенствования системы управления в организации.

Образец объяснительной о невыходе на работу по семейным обстоятельствам

Приведем пример объяснительной записки, которая может быть написана работником, не вышедшем на работу по семейным обстоятельствам.

Директору ООО «Ромашка» Иванову И.И. от инженера Петрова П.П.

21 апреля 2021 г.

Объяснительная записка

Я, инженер Петров Петр Петрович, отсутствовал на работе 20 апреля 2021 г. в связи с неожиданным заболеванием моей жены. Утром 20 апреля 2021 г. она почувствовала себя плохо, мы вызвали скорую, и я сопровождал ее в больницу. Я освободился только вечером 20 апреля, поэтому не смог прийти на работу в рабочее время. Болезнь жены подтверждается справкой, выданной медицинской организацией (передаю ее вместе с объяснительной).

Петров П.П. ______________

Образец объяснительной о невыполнении должностных обязанностей

Если работник систематически не выполняет свои должностные обязанности, то работодатель может попросить его написать объяснительную записку с изложением причин и обстоятельств, из-за которых человек не выполняет свои трудовые обязанности. Содержание записки будет зависеть от ситуации: работник не был обеспечен всем необходимым для работы (например, нужной программой или оборудованием), плохо себя чувствовал какое-то время, не разобрался с порученным ему заданием и т.д. Приведем пример записки о невыполнении должностных обязанностей:

Директору ООО «Ромашка» Иванову И.И. от бухгалтера Петрова П.П.

21 апреля 2021 г.

Объяснительная записка

Я, бухгалтер Петров Петр Петрович, неправильно вносил в бухгалтерскую программу данные о продажах ООО «Ромашка» в течение последнего месяца, поскольку программа была обновлена и порядок внесения данных изменился. Однако я этого не знал и заполнял данные по-прежнему, в результате чего возникли ошибки при отражении выручки. Обязуюсь исправить свои ошибки в ближайшие несколько дней.

Петров П.П. ______________

Сроки написания объяснительных записок

Как мы уже сказали выше, на написание объяснительной записки работнику дается 2 рабочих дня. Это срок, установленный Трудовым кодексом. Вместе с тем, работодатель может дать работнику и больший срок с учетом конкретных обстоятельств. Больший срок может быть указан в требовании о предоставлении объяснений.

Отметим, что в данной ситуации под рабочими днями понимаются именно рабочие для работника дни, если они отличаются от рабочего графика в целом по организации. И отсчитываются эти дни с рабочего дня, следующего за днем вручения работнику уведомления. К примеру, уведомление о необходимости дать пояснения вручено работнику в пятницу 16 апреля 2021 г. Тогда у него есть 2 рабочих дня – 19 и 20 апреля – на подготовку объяснений.

Если по истечении 2 рабочих дней (или большего срока, определенного работодателем) работник так и не даст письменных объяснений, то работодатель должен составить акт об этом (ст. 193 ТК РФ).

Отличие объяснительной записки от служебной

Как мы уже рассказали выше, объяснительная записка – это документ, который запрашивает работодатель у работника по факту какого-то нарушения. Получение объяснений – это один из этапов процедуры привлечения работника к дисциплинарной ответственности. Если работодатель не запросит у работника объяснения или не даст ему достаточно времени для написания объяснений, то процедура наложения дисциплинарного взыскания будет нарушена.

А служебная записка – это внутренний документ организации. Он носит пояснительную, объяснительную, справочную информацию. Например, с помощью служебной записки работник может описать сложившуюся в организации ситуацию и предложить съездить в командировку для решения текущих вопросов. Или руководитель подразделения может составить служебную записку на имя руководителя организации с предложением о премировании особо отличившихся сотрудников.

Порядок составления служебной записки, в отличие от объяснительной записки, законодательно не урегулирован, работодатель устанавливает его самостоятельно в своем локальном нормативном акте. Образцы служебных записок в различных ситуациях вы можете посмотреть здесь.

Юридическое значение объяснительных записок

Трудовой кодекс прямо устанавливает, что до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменные объяснения. На предоставление таких объяснений работнику дается 2 рабочих дня. Это обязательная процедура. Если работодатель ее нарушит (не попросит у работника объяснения или даст работнику на подготовку объяснительной записки менее 2 рабочих дней), то работник впоследствии сможет оспорить привлечение к дисциплинарной ответственности (ст. 193 ТК РФ).

Причем лучше, если требование о предоставлении объяснительной записки будет письменным, и оно будет вручено работнику под роспись. Так работодатель сможет подтвердить, что процедура привлечения к дисциплинарной ответственности была соблюдена. Хотя надо отметить, что ТК не обязывает работодателя требовать объяснения именно письменно.

Если работодатель не затребовал объяснения, а работник написал их по собственной инициативе, то в случае спора суд может счесть, что процедура привлечения к ответственности была нарушена.

Назначение и цель текстов данных типов

• Пояснительная информация служит для уточнения или расширения уже известных фактов или понятий. Она помогает более глубоко понять или проанализировать предмет или явление, предоставляет дополнительные сведения, доказательства или примеры.

Целью обоих типов текстов является передача информации, но подход к этой цели различается. Объяснительный текст направлен на разъяснение новых или сложных понятий и иллюстрацию их значимости и применения. Он помогает читателю в усвоении новых знаний или понимании процессов.

Пояснительный текст, с другой стороны, стремится к более глубокому объяснению или анализу известной информации, предоставляя дополнительные доказательства, примеры или контекст. Он помогает читателю более полно осмыслить и понять предмет или явление, предоставляя дополнительные детали или объяснения.

Использование объяснительного и пояснительного текста в различных ситуациях зависит от целей автора и потребностей читателя. Объяснительный текст может быть полезен для представления новых концепций или обучения, в то время как пояснительный текст может быть полезен для углубления знаний или анализа известных фактов.

Структура и организация текста в пояснительной статье

Организация текста в пояснительной статье играет важную роль, поскольку позволяет читателю легко ориентироваться в материале и усваивать информацию. Обычно такой текст состоит из следующих элементов:

1. Введение – первый параграф статьи, в котором кратко представляется тема и основные аспекты, которые будут рассмотрены.
2. Основная часть – состоит из нескольких параграфов, где каждый параграф посвящен отдельному аспекту или аргументу. Важно помнить, что каждый абзац должен иметь логическую связь с предыдущим и следующим.

Чтобы текст был удобочитаемым и понятным, важно использовать различные организационные элементы, такие как:

• Заголовки и подзаголовки – помогают структурировать материал и выделить основные идеи.
• Списки – позволяют представить информацию в упорядоченной или неупорядоченной форме, что облегчает ее восприятие.
• Параграфы – делают текст более читабельным и позволяют выделить различные аспекты и аргументы.

Кроме того, важно следить за логической последовательностью и связностью абзацев. Каждый параграф должен иметь четкую тему и поддерживаться соответствующими фактами, аргументами и примерами.

Таким образом, структура и организация текста в пояснительной статье играют важную роль в передаче информации и удобстве ее восприятия. Правильно структурированный и организованный текст помогает читателю более полно понять представленную тему и усвоить новые знания.

Это интересно: Федеральная программа разведения редких рыб — подробности и основные направления

Образец объяснительной об ошибке в работе

Иногда объяснительную записку запрашивают по факту какой-то конкретной ошибки. Такое возможно, если на работника поступила жалоба от клиентов организации. Или если ошибка привела к каким-то финансовым потерям для организации. Например, покажем, как может быть составлена объяснительная записка по факту сдачи неправильного отчета в налоговый орган.

Директору ООО «Ромашка» Иванову И.И. от бухгалтера Петрова П.П.

21 апреля 2021 г.

Объяснительная записка

Я, бухгалтер Петров Петр Петрович, 25 января 2021 г. направил в налоговый орган по ТКС декларацию по НДС за IV квартал 2020 г. В данной декларации были логические ошибки, в результате чего не были соблюдены контрольные соотношения по декларации. Однако при отправке декларации я забыл проверить ее на предмет соблюдения контрольных соотношений. В результате декларация не была принята налоговым органом. Я сдал правильную декларацию 27 января 2021 г., то есть с нарушением установленного срока, в результате чего наша организация была оштрафована налоговым органом.

Петров П.П. ______________

Обязательно ли писать объяснительную или пояснительную записку?

Вполне нормально, если сотрудник не захочет возиться с массой документов, да к тому же не имея при этом достаточного количества юридических знаний в данной сфере. В таких ситуациях очень хочется все бросить и просто не писать никакие объяснительные, которые лишь, на первый взгляд, пустая и никому не нужная трата времени.

Но по закону, а если быть точнее, то по трудовому кодексу нашей страны, любой провинившийся (то есть нарушивший данный кодекс) сотрудник обязан понести наказание. А вот какое наказание – здесь уже решает само начальство. Можно сказать, что разрешение на освобождение сотрудника от объяснительной также зависит от главы компании.

Если правда очень не хочется мучить себя всеми бумажками и документами, можно попробовать подойти к начальству и попросить их написать разрешение, освобождающее работника от написания объяснительной. Но:

1. Человек может отказать в такой просьбе, поменяв свое мнение о конкретном сотруднике.
2. Начальство может разрешить сотруднику не составлять документ с объяснениями.

Но во втором случае, как правило, работник просто-напросто получает выговор. Поэтому лучше просто смириться, узнать разницу пояснительной и объяснительной записок, а затем написать оправдывающий себя документ.

Когда пишется объяснительная записка, а когда пояснительная?

Кто бы что ни говорил, а разницу между пояснительной и запиской с объяснениями есть. Стоит просто взглянуть на существительные, от которых были образованны данные слова. Очевидно, что это объяснение – объяснительная или пояснение – пояснительная.

Объяснительная записка

Используя объяснительную, мы как бы объясняем в письменной форме, почему мы поступили таким-то образом, пишем причину, по которой нарушили трудовой кодекс, то есть оправдываемся. Конечно, не всегда удается указать истинную причину нарушения. Например, кто-то может стыдиться того, что проспал. В таком случае указываем просто «Опоздал на работу по неуважительной причине». Старайтесь не придумывать, а писать все так, как было.

Читайте о том. как вести себя при увольнении. А также о правовых последствиях незаконного увольнения.

Очень часто объяснительные связывают с прогулами или намеренными пропусками работы на какое-то количество времени. Но на самом деле это не так. Если сотрудник, к примеру, задержался в пути (попал в пробку по дороге на работу) или даже попал в аварию, то в таком случае тоже необходимо писать объяснительную, что опоздал на работу.

Пояснительная записка

Для кого-то сейчас откроется огромный занавес, но пояснительную записку используют далеко не в качестве документа, и не всегда на работе. Пояснительная изначально была создана для того, чтобы пояснять прилагающиеся дополнительные документы. То есть с ее помощью уточнялись те или иные моменты чего-либо.

Например, раньше в учебных заведениях при сдаче диплома или какой-то зачетной работы студенты используют именно пояснительную записку, которая помогала проверяющей комиссии понять суть некоторых сложных или запутанных моментов и нюансов.

Здесь работает та же самая схема: используя пояснительную, мы всего-навсего прикрепляем к некоторой папке с текстом дополнительную информацию, которая лишь поможет читателям понять суть. В этом-то и заключается ответ на вопрос, в чем разница объяснительной или пояснительной записок.

Возможно, кто-то ошибочно полагает, что смысл слова «пояснительная» – пояснение, по какой причине совершено то или иное нарушение. Но на самом деле пояснение – это всего лишь дополнение к основной части чего-либо.

Какой вид записки нужно использовать на работе?

Разобравшись в теме, можно сделать логический вывод: в работе используем исключительно объяснительную записку, поскольку конкретно ее функции – объяснить, оправдать, указать истинную причину нарушения.

Пояснительная по большей части вообще не должна использоваться при ситуациях, описанных выше. Ее главное предназначение – пояснить что-то, дать чему-то отдельную характеристику, постараться натолкнуть человека на нужную и правильную мысль.

На примере объяснительной кассира рассматриваются основные правила составления документа, а также указываются все нюансы и хитрости.

Делитесь своим опытом составления объяснительных и пояснительных записок в комментариях. А также смотрите видео о том, что нужно знать о составлении объяснительных.