Можно ли хранить данные клиентов на электронных носителях

Грамотное организованное хранение документов, содержащих персональные данные, — залог того, что конфиденциальная информация о сотрудниках, клиентах и в целом деятельности организации не попадет в руки посторонних лиц. Ответственность за определение правил, места размещения и защиты информации ложится, согласно закону, на работодателя, однако не все четко понимают, о каких нюансах нужно позаботиться. Добавляют сложностей постоянные дополнения и корректировки нормативно-правовых актов, которые приходится отслеживать, чтобы не получить штраф и не попасть в эпицентр скандала, связанного с распространением личных сведений граждан.

Разберемся, как и где хранить персональные данные, чтобы спокойно проходить проверки и поддерживать имидж серьезной компании, которая заботится об информационной безопасности.

• информацию об устройстве пользователя;
• Ф.И.О., дату рождения и место жительства;
• пол, гражданство, образование и семейный статус;
• место работы, регион и отрасль деятельности;
• должность и уровень дохода;
• сведения из гражданского или заграничного паспорта;
• мобильный, стационарный номер и адрес электронной почты;
• данные о входе на сайт, длительности посещения, пользовательских действиях (кликах, источнике входа, заполнении полей, просмотрах видео и баннеров, открытия страниц, cookie-идентификации);
• информацию о наличии детей (их количестве, поле, возрасте).

Чтобы не нарушать правовые нормы, все виды ПДн клиентов нужно прописать во внутреннем документе предприятия — порядке хранения и защиты, а также указать их при регистрации в Роскомнадзоре.

Можно ли хранить данные клиентов на электронных носителях

Архивное хранение документов важно не только для бумажной документации, но и для информационных носителей.

Сроки жизни электронных носителей

Каждый носитель имеет свой срок жизни. Так, например, лазерные диски (CD и DVD) могут хранить информацию от года до 15 лет, flash-память старых моделей — около двух лет, новых — около 20. Жесткий диск обычно хранит данные до 4-5 лет, после чего вероятность их потери существенно вырастает.

Учёные разрабатывают специальные системы хранения данных.

Например, электронная библиотека «Пергамум» способна хранить данные несколько тысячелетий — достаточный срок для любого архивиста.

Электронный архив является составной частью любой современной компании.

Электронный архив позволяет обеспечить централизованный учет, хранение документов в электронном виде.

Предполагается, что чем более редкий формат использован для хранения цифровой информации – тем выше вероятность, что он быстрее устареет, поэтому рекомендуется сохранять документы в самых распространенных на данный момент форматах (например, .doc, .xls, .pdf).

Существующие специализированные системы для резервного хранения цифровой информации обычно используются только в крупных организациях и неприменимы в домашних условиях, так как имеют очень высокую цену и обслуживаются только специалистами в этой области.

Чтобы свести к минимуму вероятность потери своих фото, видео и данных, необходимо придерживаться нескольких простых правил:

1. Хранить фото, видео и данные как минимум в двух местах. На диске D компьютера или ноутбука и на внешнем жестком диске, который не носить по всем нужным и ненужным местам, а положить на полку и периодически пополнять.
Verbatim Archival Gold) значительно более устойчивы и к царапинам, и к действию времени, но через пару десятков лет даже такие качественные диски не на чем будет открыть и поэтому записи на них все равно можно будет считать утерянными.Твердотельные накопители (flash drive, флешки, SD, MicroSD, SSD-диски) Они небольшие, недорогие, емкие, компактные и удобные, но не стоит надеяться на то, что на таких носителях наконец-то можно надежно сохранить свои цифровые фото, видео и данные. Новые технологии не подарят вечную жизнь нашим электронным архивам, потому что ожидаемый срок хранения информации на флешках около 10 лет, отключенные от питания диски SSD могут начать терять данные уже через 2-3 года, а изношенные экземпляры, которые не хранятся в прохладе – через несколько месяцев! К тому же они имеют неприятную особенность: если терять, так все сразу, с чем сталкивались уже очень многие.
Для того, чтобы все сделать правильно, необходимо принимать в расчет актуальные предписания относительно работы архивов, ограничения доступа к информации разных категорий сотрудников, а также ранее установленный порядок сбора и обработки ПДн (он должен быть закреплен в локальном акте или распоряжении). Еще один существенный момент заключается в том, чтобы политика по данному вопросу учитывала способ выполнения операций (в рамках ИСПДн либо на бумажных носителях).

Важные нюансы, связанные с порядком хранения персональных данных

Для того чтобы гарантировать сохранность и секретность ПДн, необходимо:

1. Четко определить условия хранения персональных данных на бумажных носителях и в электронном виде.

Windows 10

• Автор:Vladimir Mareev
• Редактор:Michael Miroshnichenko
• Обновлено:15.05.2024 9:41

В этой статье мы предлагаем вам полное руководство по эффективному хранению фотографий и медиафайлов в операционной системе Windows 10. Узнайте, как создать безопасную и удобную систему хранения для ваших данных.

Содержание

• Настройте OneDrive
• Приложение Фотографии
• Музыка Groove
• Кино и ТВ
• Вопросы и ответы
• Комментарии

Как восстановить Cr2, Raw, Nef, CRW фотографии после удаления, форматирования, очистки карты 📷⚕️

Если этого не сделать, то пользователь рано или поздно столкнётся с ситуацией, когда среди огромного количества папок найти нужный файл станет невозможно.

Оспаривать решение контролирующего органа долго и, как правило, безрезультатно, поэтому разумнее изначально адаптировать работу компании под установленные требования. Проще всего это сделать, обратившись к экспертам в Центр безопасности данных.

Нюансы, которые нужно принимать во внимание

Разбираясь, как хранить персональные данные клиентов, следует учесть:

1. Выполнив заказ на поставку товара или предоставление услуги, организация должна в течение 30 дней после завершения сделки (либо после закрытия, предусмотренного договором окна по срокам) уничтожить собранные и хранимые ПДн
2. Запрещается передача идентифицирующих сведений о гражданах третьим лицам, за исключением случаев, прописанных в ФЗ-152
3. Для добавления в клиентскую базу с целью дальнейшего сотрудничества нужно получить у субъекта бессрочное согласие.

Может быть стоит задуматься над этим?

Первая проблема: устройства для воспроизведения устаревают или выходят из строя

VHS-видеомагнитофоны и видеокамеры для носителей на магнитных лентах Уже сейчас их осталось совсем немного в работоспособном состоянии, к тому же считывающие головки подвержены износу, а в настоящее время их практически невозможно заменить; кроме того, большая часть видеомагнитофонов и видеокамер имеет только аналоговые выходы типа “тюльпаны”, которые часто отсутствуют в современной цифровой технике. Таким образом, если даже устройство воспроизведения и будет исправно к условному 2030 году (что почти невероятно), его все равно не к чему будет подключить, так как подходящих работоспособных телевизоров тогда уже практически не останется.
Доступ к подлинникам нужно ограничить.

Текстовая часть документа может быть принята на хранение в редактируемых формах (doc, dotx, txt, rtf и др.). Исключение составляют листы, содержащие подписи и печати, – они должны быть отсканированы.

В результате мы получим документ, который будет представлен двумя или более файлами, помещенными в одну папку на компьютере. В этом случае в строке описи прописывается объем документа и дата внесения последнего изменения. См. Пример 3. Сначала документы один за другим «копятся» на компьютере, потом комплектом записываются на съемный носитель (например, DVD-R). Но опись лучше начать составлять на содержимое папок еще в процессе накопления документов на компьютере, тогда потом легче будет составить опись на содержимое диска (разобраться, что есть что).

4.