Как вести журнал приказов об укомплектовании группы и выпуске
Журналы регистрации приказов помогут не только облегчить работу, но и доказать вашу правоту в спорной ситуации. Поговорим о том, почему стоит завести такие журналы и как грамотно их оформить.
Нужно ли заводить журналы регистрации приказов
Ведение журналов регистрации приказов является обязательным только для предпринимателей и организаций, занимающихся фармацевтической деятельностью (п. 5 Приказа Минздрава от 31.08.2016 №647н). Всем остальным вести журналы необязательно, но их польза очевидна.
Все приказы, выпускаемые в организации, делятся на 3 группы:
- по основной деятельности предприятия;
- по личному составу;
- по административно-хозяйственным вопросам.
Для регистрации каждой группы приказов заводят отдельный журнал. А для приказов по личному составу потребуется даже два журнала, потому что в этой группе есть приказы с разными сроками хранения — 5 и 50 (75) лет.
Унифицированная форма журналов законодательством не предусмотрена, поэтому компания может сама разработать бланк и правила их заполнения.
Обязательно ли прошивать журналы
Обычно руководители считают, что если сам журнал необязателен, то и требования по делопроизводству по его ведению можно не соблюдать. С одной стороны, это так, и наказания за это не будет, но с другой — пропадает юридическая сила документа. Это значит, что если вы все же хотите порядка в документообороте, то должны оформить журнал по всем правилам делопроизводства. Иначе какой в этом толк, когда любой сотрудник сможет подменить или вовсе удалить листы?
По этой же причине в журнале не должно быть замазок корректирующими средствами — если сделали ошибку, то зачеркните тонкой линией, напишите верный текст и поставьте подпись.
Если вы купили готовый журнал в магазине, пришейте листы к обложке. Заводские скобы легко разгибаются и снимаются, что позволяет недобросовестным сотрудникам изъять листы и заменить их на другие. И вы не поймете, что в журнале что-то изменилось. А если страницы будут пришиты нитками к обложке, то удалить листок можно будет только, вырвав его из журнала. Об этом вы сразу догадаетесь по пропускам в нумерации страниц.
Помимо сшивки с обложкой выполните прошивку книги канцелярской (белой толстой) ниткой. Проведите иголку с ниткой сквозь всю толщину журнала, начиная с последней до первой страницы, сделайте шаг вниз на 1,5 см и проденьте нитку обратно — в конец журнала. Завяжите хвостики и заклейте узелок пломбой — кусочком любого картона с оттиском печати или без нее.
На титульном листе укажите точные данные организации, наименование книги, номер тома, дату начала и окончания ведения книги, данные сотрудника, назначенного ответственным за заполнение. А на последней странице именно руководитель предприятия (не ответственное лицо) должен сделать заверительную надпись с указанием, сколько листов прошито и пронумеровано в этой книге.
Подводим итоги
- Журналы регистрации приказов на предприятии для большинства организаций необязательны. Но вы можете завести такой журнал и вправе самостоятельно разработать не только форму бланка, но и порядок оформления.
- Чтобы журнал имел юридическую силу и мог быть доказательством своевременного выпуска какого-либо приказа, то оформляйте его по правилам делопроизводства.