Как составить опись отправленных документов

Опись документов – важный рабочий документ для любой компании. В 2023 году обновлены требования к ее оформлению. Теперь нужно точнее указывать характеристики каждой бумаги. Это поможет избежать споров и недоразумений. Мы расскажем про новые правила, случаи использования описи и пошаговую инструкцию по ее заполнению.

Новые требования к описи передаваемых документов в 2023 году

Опись документов известна уже не одно десятилетие. Ее основное назначение – зафиксировать состав и количество передаваемых бумаг. Это позволяет избежать споров и недоразумений в будущем. Например, если один из документов по какой-то причине затеряется.

С 1 января 2023 года вступили в силу обновленные правила оформления описи. Главные отличия:

• Теперь в описи нужно обязательно указывать не только количество листов, но и количество файлов для каждого документа.
• Появилась новая графа “Формат документа” – там нужно отмечать, является ли документ бумажным оригиналом, копией на бумаге, файлом и т.д.
• Если раньше для заверения описи достаточно было подписи одного составителя, то теперь требуется еще и подпись руководителя.

Такие изменения призваны повысить информативность описи и ответственность за ее составление. Благодаря более детальным данным, в случае проблем с документами будет проще разобраться в ситуации. А дополнительная подпись снижает вероятность ошибок и неточностей.

Для наглядности приведем пример описи документов по новым правилам:

No п/пНаименование документаКоличество листовКоличество файловФормат1Договор аренды помещения No 123 от 01.02.202351Бумажный оригинал2Акт приема-передачи к договору No 12322Оригинал и копия

Как видно из примера, теперь опись содержит более подробную информацию о каждом документе. Это позволит избежать путаницы и недопонимания в будущем.

Когда нужна опись передаваемых документов

Существует несколько типичных ситуаций, когда следует составлять опись:

• Передача документов в государственные органы (налоговая, пенсионный фонд, архив и т.д.)
• Отправка документов контрагенту (поставщику, подрядчику, клиенту)
• Почтовое отправление важных бумаг
• Передача дел на архивное хранение

Рассмотрим подробнее каждый из этих случаев.

При сдаче отчетности или предоставлении документов по запросу в госорганы опись не только желательна, но часто обязательна. Она позволяет избежать споров, если госслужащие по ошибке утратят часть бумаг или вдруг заявят, что вы не предоставили какие-то документы.

Отправляя пакет документов важному клиенту или партнеру, тоже лучше составить опись. Это исключит претензии, что вы не выполнили условия договора, не предоставили полный комплект бумаг.

При почтовом отправлении ценных бумаг использование описи в большинстве случаев обязательно. Она будет гарантией, если почта потеряет или повредит часть документов.

Наконец, передавая дела на архивное хранение, подробная опись просто необходима – для учета и поиска документов в будущем.

Чтобы составить максимально корректную опись для любой ситуации, рекомендуем:

• Заранее изучить требования к оформлению описи в конкретном случае, ведь для госорганов или почты могут быть свои правила.
• Пересчитать все документы перед составлением описи, чтобы знать точное количество.
• Сверить реквизиты, номера и даты на всех документах.
• Расположить бумаги в порядке важности для удобства работы с ними.

Пошаговое руководство по заполнению описи

Процесс создания описи можно разделить на следующие этапы:

1. Подбор и подготовка документов, подлежащих внесению в опись
2. Подготовка самого бланка описи (выбор формы)
3. Заполнение реквизитов описи (дата, название организаций, основание)
4. Поочередная запись каждого документа и его характеристик
5. Подсчет общих итогов (количество документов, листов)
6. Проверка заполненной описи
7. Подписание описи составителем и руководителем
8. Изготовление необходимого количества копий

Рассмотрим некоторые моменты подробнее:

При заполнении самой описи важно максимально точно указать наименование и реквизиты каждого документа. Желательно полностью вносить их название, а не сокращать. Также обязательно указать точное количество листов в каждом документе.

В итоговых суммарных строках должны быть указаны общее количество документов (цифрами и прописью) и общее количество листов. Нужно дважды пересчитать, чтобы исключить ошибки.

После заполнения опись должен проверить составитель, а затем обязательно подписать руководитель организации. Без его подписи опись может быть признана недействительной.

Оригинал описи остается у отправителя, копия вручается получателю. Для важных документов рекомендуется сразу изготовить несколько копий.

Образцы описей для разных ситуаций

Рассмотрим конкретные примеры описей документов для наиболее частых ситуаций.

Опись для передачи документов в налоговую

NoНаименование документаЛистовФормат1Налоговая декларация по НДС за 1 квартал 2021 г.3Бумажный оригинал2Договор поставки No 145 от 05.03.20212КопияИтого документов: 2Итого листов: 5

Опись при отправке документов контрагенту

NoНаименование документаЛистовФайловФормат1Акт выполненных работ No 35 от 19.05.202211Бумажный оригинал2Счет на оплату No 68 от 19.05.202211PDFИтого документов: 2Итого листов: 2

Аналогичным образом можно составить опись для передачи документов в суд, архив, почтой и в других ситуациях. Главное – максимально подробно указывать характеристики каждого документа.

Ошибки при составлении описи и как их избежать

Чтобы избежать проблем при работе с описью, рекомендуем обращать внимание на такие моменты:

• Не указывать в описи документы, которые фактически не передаются.
• Точно пересчитать количество листов, не допускать расхождений.
• Правильно указывать формат каждого документа (оригинал, копия, файл).
• Избегать сокращений в названиях документов.
• Не забывать о подписи руководителя, помимо подписи составителя.

Если ошибка в описи обнаружилась, когда документы уже отправлены, рекомендуем срочно уведомить об этом вторую сторону. Попросите внести исправления или составить опись заново и заверить подписями обеих сторон.

Ответы на другие частые вопросы по теме:

• Можно ли в описи указывать ксерокопии документов? Да, обязательно отмечая, что это копии.
• Нужно ли нумеровать страницы описи, если она составлена на нескольких листах? Да, страницы описи рекомендуется пронумеровать.
• Требуется ли печать организации? Печать не обязательна, главное – подписи должностных лиц.

Советы по улучшению качества описи

Чтобы сделать процесс работы с описью максимально эффективным, дадим несколько дополнительных советов.

Используйте удобный шаблон описи

Разработайте форму описи, максимально подходящую специфике вашего документооборота. Она должна содержать все необходимые графы, но не быть перегруженной лишними деталями.

Придерживайтесь единообразия

Все описи в организации должны заполняться по одному стандарту. Это упростит поиск нужных документов.

Храните копии описей

Сохраняйте копии всех описей, переданных контрагентам или госорганам. Это позволит оперативно найти информацию о документах при возникновении вопросов.

Ведите электронный реестр

Заведите базу данных всех описей в электронном формате. Это упростит поиск и анализ информации.

Регулярно актуализируйте данные

Если изменились характеристики переданных документов, не забудьте внести правки и в описи. Например, при замене бумажных оригиналов на электронные копии.

Частые ошибки в описи и их исправление

Рассмотрим типичные ошибки, которые допускают при составлении описи, и способы их исправления.

Неверно указаны реквизиты документов

Если обнаружилась ошибка в названии, номере, дате документа, нужно срочно уведомить об этом вторую сторону и внести корректировки в опись.

Не совпадает количество листов

Проверьте документ и исправьте количество листов в описи. Если бумаги уже переданы, сообщите об ошибке получателю.

Некорректный формат документа

Если по ошибке указан неверный формат (оригинал вместо копии), нужно внести исправления и проинформировать об этом вторую сторону.

Отсутствует подпись руководителя

Если опись не подписал руководитель, ее следует составить заново с его подписью и заверить у второй стороны.

Тщательная проверка описи и своевременное исправление ошибок – залог успешной работы с документами и предотвращения споров.

Автоматизация процесса создания описей

Для упрощения работы с описями рекомендуем использовать специальные программы. Они позволят:

• Хранить шаблоны описей документов
• Автоматически заполнять поля на основе базы данных
• Быстро генерировать электронные и печатные версии описи
• Интегрировать описи с другими системами документооборота

Автоматизация создания описей сократит рутинную работу сотрудников и избавит от многих ошибок. Это позволит оптимизировать работу с документами в компании.

Рекомендации по хранению описей документов

Для обеспечения быстрого доступа к описям и возможности оперативно предоставить их при необходимости рекомендуем:

• Хранить описи вместе с соответствующими документами или их копиями.
• Завести отдельную папку для хранения всех описей организации.
• Сканировать описи и хранить их электронные копии на компьютере.
• Заносить данные описей в специальную базу или таблицу.

Такой подход облегчит поиск конкретной описи, если возникнет необходимость подтвердить передачу определенных документов.

Образец описи документов при внутренней передаче

При передаче документов между подразделениями организации удобно использовать такой образец описи:

No п/пНаименование документаКол-во листов1Счет на оплату No 135 от 05.06.202212Договор поставки No 25 от 13.05.20223Итого документов: 2Итого листов: 4

Такая простая форма оптимальна для внутреннего документооборота.

Пример описи документов: образец при архивной передаче

Передавая документы на архивное хранение, удобно использовать следующий образец описи:

No п/пЗаголовок делаКол-во листовКрайние датыСрок хранения1Договоры подряда за 2022 год25003.01.2022 – 29.12.20225 лет2Переписка с клиентами за 2022 год18005.01.2022 – 25.12.20225 лет

Такая форма описи содержит все необходимые для архива сведения.

Как избежать ошибок при заполнении описи

Чтобы свести к минимуму риск ошибок, рекомендуем:

• Дважды сверить соответствие данных в описи самим документам.
• Перед подписанием проверить опись на наличие исправлений.
• Распечатать опись и еще раз сверить с электронной версией.
• Попросить коллегу проверить опись перед передачей.

Такая тщательная проверка поможет исключить наиболее распространенные ошибки в заполнении описи.