Как провести инвентаризацию тмц и документально ее оформить

Общий порядок проведения инвентаризации изложен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49:

4. Итоги инвентаризации оформляются документально, все выявленные отклонения отражаются в бухгалтерском учете.

Подробно оформление и учет результатов инвентаризации рассмотрим в следующих разделах.

Виды инвентаризации в бухгалтерском учете

Инвентаризация в коммерческой организации или в бюджетном учреждении бывает полная или частичная, плановая и внеплановая и так далее. Выбор вида ее проведения зависит от различных обстоятельств — они представлены в таблице.

ПризнакВиды проверкиОбъем проверки

Полная

Частичная

Метод проведения

Натуральная

Документальная

Причина проведения

Плановая

Внеплановая

Инвентаризация: формы документов, заполняемых по результатам проверки

Результаты проверки фиксируются в инвентаризационных описях, составляемых обычно в двух экземплярах (для бухгалтерии и для материально ответственного лица), а при ведении на предприятии электронной формы учета — и в электронном виде.

Оформление инвентаризации проводится в два основных этапа:

• при проверке комиссией фактического наличия проверяемых объектов оформляются и в тот же день передаются руководителю и главному бухгалтеру предприятия предварительные результаты проверки;
• после сверки данных о фактическим наличии с данными бухучета оформляется окончательный результат инвентаризационной проверки — инвентаризационный акт.

В ходе проверки Комиссия осуществляет документирование инвентаризации, заполняя следующие формы –

• инвентаризационные описи и акты:

• по основным средствам (№ ИНВ-1) и НМА (№ ИНВ-1а);
• по товарно-материальным ценностям (№ ИНВ-3, № ИНВ-4), в т.ч. принятым на ответств. хранение и находящимся в пути (№ ИНВ-5, № ИНВ-6);
• по драгметаллам и изделиям из них, драгоценным камням (№ ИНВ-8, № ИНВ-8а, № ИНВ-9);
• по незаконченным ремонтам ОС (№ ИНВ-10);
• по расходам будущих периодов (№ ИНВ-11);
• по количеству наличных средств у компании (№ ИНВ-15);
• по ценным бумагам и БСО (№ ИНВ-16);
• по расчетам с дебиторами и кредиторами, поставщиками и покупателями (№ ИНВ-17);

• при обнаружении расхождений между учетными и фактическими данными оформляют сличительные ведомости, в т.ч.:

• по основным средствам и НМА (№ ИНВ-18);
• по ТМЦ (№ ИНВ-19).

В сличительные ведомости вносится информация об излишках и недостачах, обнаруженных при инвентаризации. Кроме этого, у материально ответственных лиц обязательно запрашиваются соответствующие объяснения.

При выявлении излишков (недостач) оформляется ведомость учета результатов инвентаризационной проверки (форма № ИНВ-26), которая отражает полную информацию о проведенной ревизии. В этом сводном документе отражают суммы всех обнаруженных недостач и излишков в разбивке по счетам бухучета, а также, куда будут отнесены убытки от недостач (на виновных лиц, на пересортицу и т.д.).

По итогам инвентаризации издается приказ об утверждении ее результатов.

Есть ли ответственность за непроведение инвентаризации

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности ежегодно проводится инвентаризация имущества и материалов организации, другие обязательные случаи перечислены в п. 1.5 Методуказаний. Но ответственность за непроведение сверки законом не установлена.

ИФНС вправе привлечь организацию к налоговой и административной ответственности за недостоверные данные бухучета и отчетности (ст. 120 НК РФ, ст. 15.11 КоАП РФ). Но только при условии, что инспектор самостоятельно обнаружит расхождение фактических показателей со сведениями бухгалтерского учета.

Документальное оформление результатов

Для оформления результатов проверки активов и обязательств разработаны унифицированные описи и акты. Но строгих правил, как правильно оформить инвентаризацию документально, не предусмотрено. Если расхождений с бухучетом нет, все графы описей и актов заполняются автоматически. И подведение итогов упрощается. Если расхождения есть, требуется составлять сличительные ведомости.

По итогам годовой инвентаризации комиссия оформляет протокол. Если были выявлены излишки или недостачи при проведении инвентаризации запасов, оформляется ведомость ИНВ-26. На основании этих документов издайте приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации.

Подробнее:

• как составить акты о результатах инвентаризации
• как составить сличительную ведомость.

Особенности проведения инвентаризации в отдельных случаях

В общем случае инвентаризация всех видов имущества и обязательств должна проводиться не реже одного раза в год. Однако из этого правила есть исключения, связанные с особенностями отдельных групп активов. Основные средства разрешается проверять один раз в три года, библиотечные фонды — один раз в пять лет.

В части основных средств (ОС) это можно объяснить тем, что по данной группе активов количество единиц и их «изменчивость», как правило, минимальны по сравнению с другими категориями имущества. Что же касается библиотек, то предусмотренное законом послабление, видимо, связано с большой трудоемкостью пересчета книжных фондов.

Кроме того, в районах Крайнего Севера товары и материалы можно проверять не при наступлении одного из событий, перечисленных выше, а в период их минимальных остатков. Это связано с особенностями поставки ТМЦ в труднодоступные северные районы, которая производится, главным образом в летний период (так называемый Северный завоз).

Что проверяют во время инвентаризации

Проверяют не только товары, которые хранятся на складе, но и продукты, которые:

• уже в пути к покупателю (по товарной накладной или УПД на отгрузку);
• переданы в переработку для выполнения работ или услуг (по документу о передаче ТМЦ);
• переданы на хранение и продажу (при комиссионной торговле).

Если вам нужно провести инвентаризацию из-за смены материально ответственного сотрудника, то можно сделать выборочную проверку тех товаров, которые были в подотчете у ушедшего сотрудника.

Пример

В компании «Агро-Юг» увольняется начальник склада №1. Руководство решило провести частичную инвентаризацию — не на всех складах, а только на складе №1, чтобы к выходу на работу нового начальника склада был уже готов отчет.

Порядок проведения и периодичность инвентаризации

По правилам плановая инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится 1 раз в год — перед составлением итоговой бухгалтерской отчетности. Обычно проверку организуют в период с 1 октября по 31 декабря: для подтверждения соответствия учетных данных фактическим остаткам материалов.

Руководитель учреждения вправе самостоятельно назначить проверку, но для этого ему необходимо установить количество сверок за отчетный год, определить их даты и конкретизировать проверяемые ТМЦ или обязательства (пп. 2.1 раздела 2 Методуказаний из приказа № 49). Локальный порядок проведения сверки надлежит закрепить в учетной политике организации (п. 3 ст. 6 402-ФЗ).

Разберем, как проводится инвентаризация, для «чайников» — процедура состоит из нескольких этапов: подготовки, самой проверки, сопоставления фактических и учетных данных, оформления результатов и отражения итогов в бухучете. Каждый этап следует документировать одной из действующих унифицированных форм или же регистром, самостоятельно разработанным в организации.

Пошаговая инструкция, как провести инвентаризацию на предприятии с учетом законодательных норм и правил:

Шаг 1. Подготовка

Перед началом процедуры необходимо издать приказ о проведении проверки, сформировать комиссию и определить сроки мероприятия. Обычно приказ составляют на унифицированном бланке ИНВ-22, но это необязательно. Допускается собственная форма приказа.

Есть еще одно важное правило: материально ответственные лица до проведения инвентаризации ТМЦ обязаны предоставить комиссии приходные и расходные документы (отчеты о движении матценностей), которые они не передали в бухгалтерию, и расписки о том, что все приходные и расходные регистры на проверяемые ТМЦ сданы бухгалтеру или членам комиссии, ценности оприходованы, а выбывшие материалы списаны (п. 2.4 Методуказаний). Кроме того, каждое МОЛ предоставляет инвентаризационные описи и акты на собственных бланках или унифицированных — ИНВ-1, 3, 4 и других.

Шаг 2. Проверка

Процедура проводится только в присутствии всех членов комиссии и МОЛ (п. 2.8 Методуказаний). Исключение — если МОЛ длительно отсутствует на работе по болезни или уклоняется от инвентаризации. Но в таком случае важно известить материально ответственное лицо о готовящейся проверке документально. А вот если во время инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, то ее результаты автоматически становятся недействительными.

Проверка проводится по распечаткам инвентаризационной описи ИНВ-3. ТМЦ подсчитывают, взвешивают, измеряют и проверяют их фактическое наличие (п. 2.7 Методуказаний).

Шаг 3. Сопоставление данных

Комиссия отражает фактическое состояние ТМЦ в инвентаризационных описях и актах. МОЛ расписываются в регистрах, подтверждая, что проверка проводилась в их присутствии. Если при сопоставлении фактических и учетных сведений выявлены расхождения, то оформляется сличительная ведомость по формам ИНВ-18, 19 или самостоятельно разработанный бланк.

Шаг 4. Оформление результатов

После проведения сверки проводится заседание инвентаризационной комиссии. В результате при проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей оформляется не только ведомость, но и протокол заседания комиссии. Протокол составляют в произвольной форме. В нем:

• отражаются результаты проверки;
• приводятся объяснения по отклонениям;
• указываются виновные лица и порядок привлечения их к ответственности;
• перечисляются предложения по зачету излишков и недостач;
• приводятся общие выводы, решения и предложения по итогам инвентаризации.

Все итоги обобщаются в ведомости учета результатов инвентаризации (ИНВ-26 как вариант для заполнения). А окончательное решение принимает руководитель в приказе об утверждении результатов инвентаризации.

Шаг 5. Отражение в бухучете

Результаты годовой сверки формируют показатели бухотчетности за год. По итогам инвентаризационных процедур следует сделать все необходимые проводки — списать недостачи и ТМЦ, которые непригодны к использованию, учесть излишки, зачесть пересортицу.

Особенности издания приказа об инвентаризации

Как правило, на проведение инвентаризации издаётся приказ (постановление, распоряжение) руководителя организации в произвольной форме либо используется унифицированная форма № ИНВ-22.

В приказе указываются перечень проверяемых активов и обязательств, даты начала и окончания инвентаризации (п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации).

Если приказ о проведении инвентаризации оформляется по унифицированной форме № ИНВ-22, то назначить рабочую инвентаризационную комиссию можно этим же документом без оформления дополнительного распоряжения руководителя.

Инвентаризацию обязательно нужно проводить в присутствии материально ответственного лица (далее ‒ МОЛ) (п. 2.8 Методических указаний по инвентаризации). Если установлена коллективная материальная ответственность, следует обеспечить присутствие на инвентаризации всех МОЛ, в противном случае взыскание ущерба может быть затруднено.

См. дополнительную информацию:

Приказ о проведении инвентаризации. Унифицированная форма № ИНВ-22

Готовые решения СПС КонсультантПлюс подскажут, как действовать в конкретной ситуации: пошаговые инструкции, образцы документов, ссылки на правовые акты.

Документы по инвентаризации: «стартовый» пакет

Перед началом мероприятий необходимо подготовить документы для проведения инвентаризации:

• разработать и утвердить порядок и график проведения проверки;
• сформировать инвентаризационные описи (перечень обязательств и имущества для проверки);
• издать приказ о проведении инвентаризации;
• получить от материально ответственных лиц расписки установленной формы.

Плановые инвентаризации проводятся с цикличностью, устанавливаемой предприятием. Периодичность проведения проверок активов и обязательств компании устанавливается собственником самостоятельно, и должна быть отражена в локальных актах — Положении о бухгалтерии, Учетной политике предприятия, утвержденных и введенных в действие соответствующим образом.

Как отразить результаты инвентаризации в бухгалтерском и налоговом учете ? Ответ на этот вопрос есть в Типовой ситуации от «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ бесплатно.

Как провести инвентаризацию на предприятии ↑

Инвентаризация на предприятии проводится поэтапно. В частности программа проверки такова:

1. Подготовка к инвентаризации.
2. Подсчет фактического количества ценностей.
3. Сравнение фактических и учетных данных, выявление расхождений.
4. Документальное оформление и отображение в учете.

Но процесс только кажется простым. Сначала осуществляется подготовка к процедуре.

Для этого готовится приказ о проведении инвентаризации и формируется состав комиссии, устанавливаются сроки проверки и виды инвентаризуемых объектов.

В это же время получаются расписки от ответственных за имущество лиц и подготавливаются формы инвентаризационных описей для каждого ответственного материально сотрудника.

Процесс фактического подсчета имущества может заключаться в подсчитывании, взвешивании, обмере, что зависит от характеристик имущественных ценностей.

Итоги подсчета вписываются в подготовленные описи. При сравнении данных готовятся сличительные ведомости и выявляются причины обнаруженных расхождений.

В завершении инвентаризации в бухгалтерский учет вносятся сведения, за счет которых учетные данные становятся сопоставимы с данными фактическими. Одновременно с этим привлекают к ответственности виновных лиц.

Общие правила

Инструкция по проведению инвентаризации сопровождается такими общими правилами:

Общее количество инвентаризационных проверокДата и сроки, виды имущества определяются руководством. Кроме случаев обязательной инвентаризацииВ целях реализации проверкиТребуется сформировать непрестанно действующую инвентаризационную комиссиюПерсональный комиссионный состав учреждается руководителемПри отсутствии хотя бы одного постоянного члена комиссии при проверке итоги проверки могут признаваться недействительнымиПеред началом проверки комиссииНадлежит получить последние данные относительно прихода/расхода ценностей и их движенияИнформация о фактическом количестве ценностейФиксируется актами инвентаризации или инвентаризационными описями не менее чем в двух экземплярахРеальное наличие имуществаПроверяется посредством обязательного подсчета, обмера, взвешиванияПри инвентаризации непременно должно присутствовать лицоНесущее материальную ответственностьДля отдельно хранящегося имуществаСоздаются отдельные описиКогда проверка длится несколько днейПомещения с инвентаризуемым имуществом опечатываются по окончании каждого рабочего дня комиссии. Все документы по инвентаризации должны храниться в сейфе или закрытом ящике в закрытом помещенииПо завершении инвентаризацииМогут проводиться контрольные проверки верности проведения проверки

В каких случаях обязательно

В Указаниях по инвентаризации №49 определены случаи, когда инвентаризовать имущество нужно обязательно.

К таковым относятся следующие ситуации:

• передача имущества, принадлежащего организации, в аренду, продажа имущества либо выкуп ранее арендованных объектов;
• преобразование государственного унитарного предприятия;
• составление годовой бухгалтерской отчетности;
• смена материально-ответственных лиц;
• выявление фактов хищения, порчи или злоупотребления имуществом;
• чрезвычайные ситуации, возникшие вследствие экстремальных условий;
• ликвидация (реорганизация) предприятия.

Законодательно установлены лишь сроки относительно инвентаризации перед подготовкой годовой отчетности. Проверка должна быть окончательно завершена на момент составления бухгалтерских отчетов за отчетный период.

Во всех остальных случаях организация самостоятельно разрабатывает положение о проведении инвентаризации, включая определение сроков и периодичности проверок.

Как ее оформить документально

Проведение инвентаризации начинается с создания руководителем приказа о проведении инвентаризационной проверки по форме ИНВ-22.

Готовый приказ должен фиксироваться в специальном журнале контроля инвентаризаций, который имеет форму ИНВ-23. В процессе проверки все полученные данные комиссия фиксирует в специальной описи по форме ИНВ-1.

Если какие-то объекты на момент проведения инвентаризации пребывают в ремонте, то их наличие отображается в ведомости формы ИНВ-10, где отмечается стоимость расходов на ремонт.

Отдельные описи создаются для арендованных или переданных в аренду или на хранение объектов, имуществу, которое нельзя использовать в производстве.

Все обнаруженные расхождения меж фактическими показателями и данными бухучета фиксируются сличительной ведомостью по форме ИНВ-18.

Итоговый результат инвентаризационной проверки отображается в ведомости формы ИНВ-26.

В бухгалтерском учете выявленные расхождения отображаются следующим образом:

Выявленные излишки приходуютсяПо рыночной стоимости и зачисляются в состав прочих доходов на счет 91Обнаруженные недостачи относятся на виновных лицЕсли установить виновное лицо невозможно или не удается официально доказать его вину, то недостачи списывают на производственные издержки. Учитываются недостачи на счету 94

Все итоги инвентаризационной проверки должны отображаться в бухгалтерском учете и отчетности месяца, когда проверка была завершена. Если проводится годовая инвентаризация, результаты ее отражаются в годовой бухгалтерской отчетности.

План инвентаризации дел в архиве

Инвентаризация архивных дел процесс достаточно серьезный, начинать который следует с составления номенклатуры дел. Для начала следует узнать о тех документах, какие присутствуют в наличии.

Задачами инвентаризации дел в архиве становится выяснение таких моментов как:

Где хранится конкретный документНазвание подразделения, должность и имя ответственного сотрудникаКакое количество подобных документов создается в течение годаКоличество папок и погонных метров документовМетоды формирования делПо алфавиту, дате и т.д.Сколько всего таких документовСуществует на данный момент и где они сохраняютсяПричислен ли документК категории конфиденциальных, и по каким критериямОбладает ли документ исторической ценностьюДля предприятияПризнается ли документ важным—Какое время должно сохранятьОпределенный документНаличествуют ли на предприятии документыСохраняемые исключительно в электронном виде и где они сохраняются

Особо внимательно следует отнестись к электронным документам. Нужно выяснить, какие документы в соответствии с законодательными нормами не обязательно сохранять на бумаге.

Если таковые все же распечатываются организацией, то нужно непременно внести их в номенклатуру дел. Как проводить проверку архива?

План инвентаризации архивных дел включает в себя несколько этапов:

Дела комплектуются по тематическим группамСоответствующим направлениям деятельности или иным параметрамСоставляется четко структурированная инвентаризационная опись делВ которой указываются сроки сохранения документовГотовятся рекомендации по оптимальному размещению делВ архиве при учете хронологических сроков сохранения

Инвентаризация в 2020 году проводится в том же порядке, что и раньше. Точно также проводить проверку следует по местонахождению имущества и ответственного материально лица.

Помнить следует, что за не проведение обязательных инвентаризаций налоговые органы вправе применять административные санкции относительно ответственных должностных лиц.

Проведение и оформление инвентаризации ТМЦ

Процесс инвентаризации ТМЦ проходит в несколько этапов, каждый из которых имеет свою направленность, цели и конечный результат.

Шаг 1

Первым этапом является составление соответствующего распоряжение руководителя организации в виде приказа, в котором прописываются сроки проведения процедуры сверки, перечень ценностей, надлежащие проверить.

Также в ходе первого этапа на предприятии необходимо сформировать комиссию, которая должна состоять минимум из двух человек. Состав комиссии также должен утверждаться соответствующим распоряжением руководителя. Следует отметить, что в комиссию не должны входить материально ответственные лица.

Следующим шагом первого этапа является сбор подписей материально ответственных лиц, подтверждающих, что к началу проведения сверки ими были сданы все учетные документы первичного характера. Также собранные подписи являются подтверждением оприходования всех поступивших ТМЦ и списаниях выбывших из употребления.

Шаг 2

Второй этап включает в себя непосредственную проверку ТМЦ и составление соответствующих описей. Проведение инвентаризации – это полное переписывание, пересчет и взвешивание всего, что числиться на балансе предприятия. Сама проверка может осуществляться методом сплошного прохода, когда все, что присутствует в помещении, описывается. При этом в процессе инвентаризации обязательно присутствие материально ответственного лица.

После завершения сверки ценностей, находящихся в одном помещении, оно опечатывается до завершения процедуры инвентаризации. Допуск в данное помещение разрешается только с непосредственного письменного разрешения руководителя в случае крайней надобности.

В процессе проведения проверки все данные вносятся в инвентаризационные описи, которые могут составляться вручную или с использование компьютеров. При этом существуют требования к их заполнению: все надписи должны быть сделаны разборчивым почерком, не допускается помарок, исправлении или стирания.

Если в составленных инвентаризационных ведомостях обнаруживаются ошибки, следует немедленно сообщать об этом председателю комиссии, чтобы была возможность исправить ситуацию до момента снятия опечатывания с соответствующего помещения. При этом вносимые исправления должны быть согласованы со всеми членами комиссии и материально ответственными лицами.

Составленная по итогам инвентаризации опись передается в бухгалтерию организации.

Шаг 3

Третьим этапом процесса сверки ТМЦ является проверка поступивших в бухгалтерию описей данным бухгалтерского учета. В случае выявление нестыковок или обнаружении недостачи должны быть оформлены сличительные ведомости.

Подсчет остатков ТМЦ

Оформление сличительной ведомости осуществляется в двух экземплярах, один из которых должен быть передан на хранение в бухгалтерию, второй экземпляр должен находиться у материально ответственного сотрудника.

В случае выявления факта недостачи стоимость материальных ценностей указывается в соответствии с первичными, приходными документами, а излишки должны быть оценены в соответствии с рыночной стоимостью оборудования или вещи.

Если в предприятии имеются ценности, которые находятся в обороте организации, но при этом никоим образом не проходят по бухгалтерским ведомостям, то для них следует составлять отдельные сличительные ведомости.

После проведения процесса бухгалтерской сверки все результаты отправляются инвентаризационной комиссии, которая должна провести тщательный анализ полученных результатов и выявить причины появление излишков или недостачи. Результаты заседания комиссии должно оформляться в виде заключительного протокола.

Последнее слово в процедуре инвентаризации имеет руководитель организации, который подписывает результаты и приказ, утверждающий результаты проведенной сверки.

Как проводится инвентаризация основных средств и что для этого нужно делать? Об этом наш материал.

Здесь вы узнаете, как правильно проводить инвентаризацию и оформлять ее.

Чтобы правильно провести инвентаризацию кассы, внимательно изучите эту статью.

Как в бухгалтерском учёте отразить результаты инвентаризации?

Отразите результаты инвентаризации в бухгалтерском учёте в том отчётном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Закона о бухгалтерском учёте, п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

Результаты годовой инвентаризации должны сформировать показатели годовой бухгалтерской отчётности.

По полученным результатам инвентаризации имущества учтите следующее:

По итогам инвентаризации расчётов сделайте следующее:

См. дополнительную информацию:

Как исправлять ошибки в бухгалтерском учёте

Как списать кредиторскую задолженность в бухгалтерском учёте

Как списать нереальную для взыскания (безнадёжную) дебиторскую задолженность в бухгалтерском учёте

Правильно заполнить налоговые расчёты, определить сроки сдачи и избежать штрафных санкций поможет СПС КонсультантПлюс

Что учесть в ходе проведения годовой инвентаризации организации?

Инвентаризацию проводят, чтобы обеспечить достоверность данных бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности (ч. 2 ст. 11 Закона о бухгалтерском учёте, п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности).

Годовую инвентаризацию проводят с целью обеспечить достоверность данных бухгалтерского учёта и статей годовой бухгалтерской отчётности.

Проведение такой инвентаризации обязательно для всех организаций, независимо от их организационно-правовых форм и применяемых налоговых режимов (п. 38 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчётность организации», пп. 26, 27 Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности).

При годовой инвентаризации необходимо подтвердить остатки по всем счетам бухгалтерского учёта, формирующим статьи бухгалтерской отчётности, поэтому проверке подлежат (ч. 1, 2, 3 ст. 11 Закона о бухгалтерском учёте, п. 38 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчётность организации», п. 1.3 Методических указаний по инвентаризации):

Плановые инвентаризации проводят в заранее установленные сроки. График их проведения, как правило, содержится в положении об инвентаризации. Его утверждает руководитель организации (например, в составе учётной политики). График плановых инвентаризаций можно утвердить и отдельным распорядительным документом.

К примеру, к плановым мероприятиям проверки относят инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчётности, при ликвидации или реорганизации.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации. Они могут быть конкретизированы в положении об инвентаризации (например, в составе учётной политики) организации (ч. 3 ст. 11 Закона о бухгалтерском учёте, п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации).

Сроки устанавливают в зависимости от случая проведения инвентаризации с учётом особенностей деятельности организации, сроков сдачи отчётности, объёмов бухгалтерского учёта.

Сроки проведения годовой инвентаризации устанавливают с учётом следующих особенностей (пп. 1.5, 2.1 Методических указаний по инвентаризации):

Как правило, годовую инвентаризацию имущества обычно проводят в период с 1 октября по 31 декабря отчётного года. При этом инвентаризацию обязательств проводят по состоянию на 31 декабря включительно (Приложение к Письму Минфина России от 09.01.2013 № 07-02-18/01).

Обратите внимание! Завершить годовую инвентаризацию необходимо до даты подписания годовой бухгалтерской отчётности.

Ответственность организации за результаты инвентаризации

Привлечь организацию к ответственности за непроведение инвентаризации нельзя, так как действующим законодательством Российской Федерации она не предусмотрена.

Однако такие действия могут привести к штрафу за недостоверность данных бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности, поскольку инвентаризация проводится именно для подтверждения учётных данных, в том числе для составления и верного отражения данных бухгалтерского учёта в бухгалтерской отчётности. Полученные данные инвентаризации также могут повлиять и на налоговый учёт компании.

Организация, которая не проводит инвентаризацию или делает это формально, может нарушить требования бухгалтерского законодательства. Грубые нарушения требований бухгалтерского учёта, в том числе требования к бухгалтерской (финансовой) отчётности (за исключением случаев, предусмотренных ст. 15.15.6 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях), влекут за собой административную ответственность по ст. 15.11 КоАП РФ.

Важно! Порядок проведения инвентаризации до утверждения ФСБУ регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждёнными Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (п. 4 ч. 3 ст. 21, ч. 1 ст. 30 Закона о бухгалтерском учёте).

Вопрос

Можно ли привлечь главного бухгалтера к материальной ответственности по результатам инвентаризации?

Ответ

Да, можно.

Организация может привлечь главбуха к полной материальной ответственности, если такое условие есть в трудовом договоре (ч. 2 ст. 243 ТК РФ). Если такого условия в трудовом договоре с главбухом нет, то его можно привлечь к материальной ответственности, как правило, только в пределах его среднего месячного заработка.

Исключительные случаи полной материальной ответственности при отсутствии такого условия в трудовом договоре указаны в ч. 1 ст. 243 ТК РФ. Например, к полной материальной ответственности можно привлечь, если есть приговор суда о том, что ущерб был причинён в результате преступных действий главного бухгалтера (ст. 241, ч. 1 ст. 243 ТК РФ, п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52).

Если организация не успеет привлечь главбуха к материальной ответственности до его увольнения, к ответственности можно привлечь и после расторжения с трудового договора с главным бухгалтером. В этом случае организация вправе обратиться в суд. Срок обращения ‒ один год со дня обнаружения причинённого ущерба (ч. 3 ст. 232, ч. 4 ст. 392 ТК РФ).

С помощью СПС КонсультантПлюс вы будете легко ориентироваться в законодательстве, вовремя отслеживать все изменения.

Обратите внимание! Законодатели собираются вернуть налогоплательщику право не включать в доходы по налогу на прибыль имущественные права на результаты интеллектуальной деятельности, которые он выявил при инвентаризации с 1 января 2022 года по 31 декабря 2024 года включительно. Для компаний из реестра субъектов МСП (на 1 января 2022 года) этот срок на два года дольше. Но пока это ещё проект (проект Федерального закона № 71616-8).

Инвентаризация – это мощный инструмент внутреннего контроля организации, в результате использования которого руководитель может получить подробную информацию о состоянии компании.

Инвентаризация обязательна перед составлением годовой отчётности и при смене материально ответственных лиц, а также при хищениях, пожарах, стихийных бедствиях и в некоторых других случаях.

Годовая инвентаризация, как правило, проводится в срок с 1 октября до 31 декабря. Её цель ‒ подтвердить, что данные годовой отчётности об имуществе и обязательствах соответствуют действительности. Поэтому при годовой инвентаризации проверяйте наличное имущество и всё, что отражено в отчётности (п. 27 Положения по бухучёту № 34н).

При добровольной инвентаризации и по другим причинам, как правило, проводят проверку отдельных объектов (активов, обязательств). К примеру, при смене материально ответственного лица проверяют вверенное ему имущество. При хищении со склада компании проводят проверку ТМЦ на этом складе, выявляют виновных лиц.

Порядок проведения инвентаризации при добровольной и обязательной инвентаризации идентичен. Проведение инвентаризации начинают с оформления приказа об инвентаризации, утверждения инвентаризационной комиссии. В приказе указывают работников инвентаризационной комиссии, объекты проверки и сроки.

По итогам годовой инвентаризации комиссия обычно оформляет протокол. Если были выявлены излишки или недостачи, дополнительно заполняют ведомость ИНВ-26. На основании этих документов издаётся приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации.

Инвентаризация позволяет объективно оценить соблюдение условий полноты и достоверности бухгалтерского учёта, фактов отражения и порядка ведения первичной учётной документации, условий складского учёта, потерь и недостач, а также является профилактикой правонарушений.

Дополнительные материалы

Как провести инвентаризацию основных средств

Как провести инвентаризацию оборудования к установке

Как провести инвентаризацию незавершённого строительства

Как провести инвентаризацию нематериальных активов

Как провести инвентаризацию расходов на выполнение НИОКР

Как провести инвентаризацию товаров, материалов, готовой продукции и иных аналогичных ценностей

Как провести инвентаризацию незавершённого производства

Как провести инвентаризацию кассы

Как провести инвентаризацию безналичных денежных средств

Как провести инвентаризацию финансовых вложений

Как провести инвентаризацию расходов будущих периодов

Как провести инвентаризацию полученных и переданных в аренду основных средств

Как провести инвентаризацию не принадлежащих организации материальных ценностей, принятых ею на ответственное хранение, в переработку, на комиссию

Как провести инвентаризацию иных объектов, учтённых на самостоятельно введённых забалансовых счетах

Как провести инвентаризацию отложенных налоговых активов и отложенных налоговых обязательств

Готовое решение: Как исправлять ошибки в бухгалтерском учёте

Автор: ведущий экономист-консультант «Что делать Консалт» Татьяна Чапаева

Правила проведения инвентаризации: периодичность проведения

При ознакомлении с документами Минфина бросается в глаза общая идея, которая недвусмысленно в них зафиксирована: любая организация обязана проводить ревизию всех активов и обязательств как минимум один раз в год (перед составлением годового бухгалтерского отчета). Об этом идет речь:

• в пунктах 26 и 27 раздела II «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (утвержден Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н);
• пункте 38 раздела VII ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»;
• пункте 1.5 раздела 1 «Методических указаний» (утверждены Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49). Реже инвентаризируют только основные средства (один раз в три года) и библиотечные фонды (один раз в пять лет).

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Скачать образец объяснительной о недостаче при инвентаризации

Скачать образец приказа о списании недостачи при отсутствии виновных лиц

Постановление Правительства РФ от 12.11.2002 N 814

Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49

Инвентаризация: методические указания и причины для ее проведения

Детальные указания на то, как провести инвентаризацию и документально ее оформить, содержат «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденные вышеуказанным приказом.

ВНИМАНИЕ! С 1 апреля 2025 года станет обязательным к применению новый ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Начать применение стандарта можно и раньше, утвердив новые положения в учетной политике.

Как организации перейти на проведение инвентаризации по ФСБУ 28/2023, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

В Указаниях содержатся требования к процедуре начала и проведения инвентаризационных мероприятий, а также конкретные причины, которые могут являться основанием для ее проведения. К таким причинам относятся:

1. Плановая инвентаризация (в четвертом квартале отчетного года — перед составлением годовой бухотчетности).
2. Реорганизация, проводимая на предприятии, либо ликвидация организации.
3. Смена материально ответственного лица.
4. Установление факта кражи либо порчи имущества, а также его утрата в связи с обстоятельствами непреодолимой силы (пожар, стихийные бедствия и др.).
5. Передача имущества предприятия в аренду, его продажа, выкуп.

Инвентаризация ОС в 1С 8.3 пошаговая инструкция

Как провести инвентаризацию в 1С

Инвентаризацию ОС проведите документом Инвентаризация ОС в разделе ОС и НМА — Учет основных средств — Инвентаризация ОС.

На вкладке Основные средства по кнопке Заполнить укажите перечень объектов, принятых к учету в качестве ОС в указанном подразделении и закрепленных за указанным сотрудником. Если какие-то объекты отсутствуют в табличной части, то добавьте их по кнопке Добавить.

Если Местонахождение ОС или МОЛ не заполнено, то выводятся все ОС без ограничения по подразделению или материально-ответственным лицам.

На вкладке Проведение инвентаризации заполните:

• период проведения инвентаризации;
• на основании какого документа проводится инвентаризация;
• причину проведения инвентаризации.

На вкладке Инвентаризационная комиссия заполните состав инвентаризационной комиссии и отметьте Председателя.

Из документа Инвентаризация ОС распечатайте:

• приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22;
• инвентаризационную опись по форме ИНВ-1;
• сличительную ведомость по форме ИНВ-18.

Если по результатам инвентаризации в 1С:

• обнаружена недостача, то для ее списания введите документ Списание ОС;
• обнаружены излишки, то для их оприходования введите документ Принятие к учету ОС.

Если ОС имеется в наличии, но отражено по другому сотруднику или закреплено за другим подразделением, то введите документ Перемещение ОС, в котором измените Местоположение ОС или МОЛ.

Данные документы можно ввести на основании документа Инвентаризация ОС по кнопке Создать на основании.

Как оприходовать излишки при инвентаризации ОС в 1С 8.3

Для неучтенных объектов ОС введите документ Принятие к учету ОС вид операции По результатам инвентаризации.

На вкладке Внеоборотный актив укажите:

• Способ поступления — Иное;
• Статья доходов — статья прочих доходов и расходов с Видом статьиПрочие внереализационные доходы (расходы);
• Стоимость и Стоимость НУ — рыночная стоимость ОС на дату проведения инвентаризации.

Заполнение остальных вкладок не отличается от принятия ОС в обычном порядке.

Принятие к учету основного средства с амортизационной премией

Проводки

Как списать недостачу при инвентаризации ОС в 1С 8.3

Недостачу спишите документом Списание ОС.

В документе укажите:

• Счет списания — 94;
• Причина списания — Недостача в результате инвентаризации, т.е. почему выбывает ОС.

Проводки

При проведении документа Списание ОС определится остаточная стоимость, которая будет списана на недостачи.

Мы рассмотрели пошагово как провести инвентаризация основных средств в 1С 8.3 Бухгалтерия, имущества и обязательств, как отразить ее результаты в инвентаризационной ведомости и сличительной ведомости на примере.

Проверьте себя! Пройдите тест

• Тест № 50. Приобретение основного средства с дополнительными расходами на доставку
• Тест № 44. Приобретение основных средств на кредитные средства
• Тест № 42. Реализация основного средства с убытком
• Тест № 41. Принятие к учету основного средства с амортизационной премией
• Тест № 33. Приобретение основного средства: автомобиль
• Тест № 16. Документ Принятие к учету ОС

См. также:

• Порядок проведения инвентаризации: законодательство
• Инвентарная карточка учета объекта основных средств в 1С 8.3
• Ввод начальных остатков в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 вручную: пошаговая инструкция
• Как исправить наименование ОС в 1С?
• Недостача при инвентаризации. Виновное лицо обнаружено на примере ТМЦ
• Недостача ТМЦ. Виновное лицо не обнаружено, подтверждено документом госоргана на примере ТМЦ
• Удержание из зарплаты ущерба за недостачу

Подписывайтесь на наши YouTube и бесплатно