Как правельно вести журнал регистрации писем

. Проставляется календарная дата в формате день/месяц/год.

В ряде организаций с развитым делопроизводством или большим количеством подразделений книга содержит дополнительную графу «Куда помещено», в которой указывается номер дела или папки, в которую подшивают копию исходящей бумаги.

В ней должны быть такие графы:

• Порядковый номер. Он же проставляется на документе.
• Дата получения.
• Организация, направившая документ.
• Каким образом он получен (по факсу, по электронной почте или обычным письмом).
• Название документа.
• Количество экземпляров.
• Куда направлен документ (цех, отдел либо название папки).

Образец одной из форм журнала входящей корреспонденции представлен ниже.

Если входящим документом является распоряжение или методическое указание руководства, поступившее в цех (отдел) для исполнения, в журнале регистрации обязательно указывается, кто является ответственным лицом, а также проставляются отметка об исполнении, дата и подпись исполнителя.

Кто ведет учет?

Регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию может любое ответственное лицо, назначенное начальником.

При заполнении таблицы следует использовать графу «от кого получен» для указания организации или лица, отправившего документ, и графу «содержание документа» для краткого описания его содержания.

Заполнение журнала входящих документов требует внимательности и последовательности. Необходимо следовать определенной системе и правилам заполнения, чтобы избежать ошибок и упущений.
Важно не только заполнять сведения о входящих документах, но и правильно оформлять их в графах журнала. Для лучшей наглядности и удобства использования можно также добавить нумерацию строк и использовать выделение шрифта для ключевых данных.

Регистрация входящих документов в бумажной форме

Организация бумажной регистрации входящих документов является важной частью работы предприятия.

Но если делопроизводственный год завершен и известно, что в деле, например, 280 листов, то лучше разделить его на два тома примерно пополам.

Здравствуйте! Тут уже ничего не исправишь.
По окончании года сделайте запись в журнале, указав на техническую ошибку.

Здравствуйте! У нас по номенклатуре 2016 есть журнал регистрации ком. удост. Т.к. их отменили, мы не ведем регистрацию в нем, а только получается фиксируем тех, кто к нам приезжает и ставим им отметки о прибытии и выбытии.
Т.е. в 2017 мы его можем исключить?

Здравствуйте! Разумеется, если командировочные удостоверения не выдаются, то нет необходимости вести журнал регистрации командировочных удостоверений.

Особенности исходящей документации

Форм и типов документов существует великое множество, но все они делятся только на две основные категории:

• Отсылаемые (исходящая корреспонденция).
• Получаемые (входящая корреспонденция).

Рассмотрим значение каждой категории.

Корреспонденция, именуемая исходящей, может отправляться таким адресатам:

• Вышестоящие инстанции.
• Нижестоящие организации.
• Предприятия-партнеры.
• Отделы, цеха и другие структурные подразделения предприятия.

Какие документы отправляются в вышестоящие инстанции?

Практически каждое предприятие находится в подчинении каких-либо организаций (районных, ведомственных, региональных, а также министерств).

Из входящей документации подлежат регистрации только та, которая незаменима в работе организации, имеет информативную и побудительную ценность.

Не регистрируют корреспонденцию рекламного, сопроводительного характера (в том числе справочники, печатные издания) и нерабочие письма (приглашения, поздравления, соболезнования и другие, связанные с проявлением деловой и общечеловеческой этики).

Также не обязательно регистрировать формы статистической отчетности и бухгалтерскую документацию (чеки, накладные, счета, платежные поручения), если они приходят без сопроводительного письма.

Регистрация документов входит в обязанности офис-менеджеров, канцелярии, секретарей, службы делопроизводства или делопроизводителей отделов, при этом полномочия четко разграничиваются, а в должностной инструкции указывается, в каком формате (журнале или карточке) нужно регистрировать документацию.

Регистрация исходящих документов

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др.

Много полезной информации вы также сможете найти в опубликованных ранее материалах о регистрации входящих документов, о согласовании и регистрации приказов (приведен образец журнала регистрации приказов).

Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах – секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания.

Но он оптимален только для организаций с небольшим объемом документооборота. Минусы такого подхода: невозможно прикрепить к таблице оригинал или скан письма, отправить на исполнение сотруднику или на согласование руководителю.

Наиболее современный и удобный вариант учета документов в организации — регистрация входящих и исходящих документов в специальной программе.
Для этих целей можно использовать такие мощные программные продукты, как СЭД “Дело” или система “Тезис”. Если в организации не так много документов, то можно рассмотреть простой и бюджетный варианты программы, например систему “Ведок”.

Использование программы для регистрации входящих документов и корреспонденции позволяет хранить и быстро находить нужные документы, исключить повторную регистрацию, оперативно согласовывать нормативные документы и приказы, и знакомить с ними всех сотрудников.

В таких случаях руководящее звено издает приказы, постановления, руководства, инструкции и подобные документы, которые рассылаются по отделам и цехам. Тогда для руководителей и администрации такая корреспонденция будет исходящей, а для цеха или отдела – входящей.

Правила оформления журнала

Независимо от того, куда отправляется документ, он обязательно подлежит учету.

Для этого существуют журналы регистрации исходящей корреспонденции. Во времена, когда не существовало компьютеров и интернета, такие журналы велись от руки. Они могли иметь произвольный вид. Использоваться могли общая тетрадь, книга учета, блокнот. Главное, журнал должен был иметь прошитые листы, чтобы их нельзя было вырвать. Кроме того, их требовалось пронумеровать. На титульном листе журнала указывалась дата, когда он был заведен.

Если они пришли из организаций, на них обязательно должны быть печать и подпись руководителя. Иногда требуется и подпись ответственных лиц, например, главного бухгалтера, если это счет, выставленный предприятию.

На письмах от частных лиц, например, объяснительных или претензиях, может стоять только подпись человека, который этот документ составил.

На большинстве предприятий со всей входящей корреспонденцией должен ознакомиться руководитель, чтобы быть в курсе производственных процессов. Он сам решает, что делать с поступившими документами – принять к исполнению, ознакомить с информацией причастных лиц или просто подшить бумагу в папку.

Поэтому секретарь, зарегистрировав в журнале поступившую корреспонденцию, предоставляет ее начальнику.