Как писать претензионное письмо по испорченному товару

1. Отказ в удовлетворении необоснованных требований
2. Ухудшение отношений с контрагентом
3. Потеря доверия при дальнейшем взаимодействии
4. Риск судебного проигрыша и выплаты ответчику компенсации за необоснованную претензию

Алгоритм действий при получении претензии

Если в ваш адрес поступило претензионное письмо, рекомендуется:

1. Внимательно изучить все требования и приложения
2. Оценить обоснованность претензии и перспективы разрешения спора
3. Подготовить мотивированный ответ в установленный срок
4. При обоснованности претензии устранить нарушения
5. При необоснованности аргументированно отказать

Применение претензионного порядка

Согласно законодательству, претензионный порядок обязателен для некоторых видов споров. В остальных случаях он применяется добровольно, по инициативе сторон.

Это крайне важно. При подготовке документа необходимо ясно определить, какие права были нарушены, какой пункт соглашения не был соблюден, какое условие было нарушено. В противном случае ваша претензия (рекламация) теряет смысл.

Источник: shutterstock.com

Еще один полезный совет: составляйте письмо незамедлительно после того, как зафиксировано нарушения обязательств. Это важно по нескольким причинам:

• Если виновная сторона признает свою вину и готова исправить ситуацию, очень высока вероятность решения проблемы с минимальными потерями.

• В случае отрицания вины спор может затянуться и перерасти в судебное разбирательство, поэтому чем раньше вы начнете его, тем лучше.

Перед составлением письма убедитесь, что у вас есть вся необходимая фактическая информация и документация.

В случае нарушений договорных условий, в претензионном письме указываются реквизиты, а также разделы, которые используют для расчета задолженности.

Такое письмо может быть направлено как от физического, так и от юридического лица.

Источник: shutterstock.com

Важно учитывать, что оно является образцом официальной деловой переписки, поэтому должно содержать необходимые реквизиты:

• контактные данные получателя;

• контактные данные отправителя;

• название документа — «Претензия по договору поставки»;

• обоснование претензии с указанием нарушения сроков поставки со ссылкой на соответствующие положения договора;

• подпись генерального директора и/или начальника юридического отдела, а также печать организации;

• приложения, содержащие копии всех официальных документов, на которые есть ссылки в тексте претензии (договор, платежное поручение, накладная и т.

Это допустимо лишь в случае, если закон позволяет изменить порядок досудебного урегулирования и эти изменения зафиксированы сторонами письменно. Стороны определяют условия и сроки проведения такой примирительной процедуры, после чего соответствующие документы представляются в суд: протоколы разногласий, соглашение о прекращении медиации без достижения согласия и т. д.

Часто задаваемые вопросы о претензионном письме

Форма претензии не определена нормативными правовыми актами Российской Федерации. Но она должна быть представлена в письменной форме и содержать четкое изложение ваших требований и сроки их исполнения со стороны виновного лица, а также точное указание суммы к уплате и ее расчет.
К претензии следует приложить документы, подтверждающие ваше право.

Обращение следует направлять почтовым отправлением с уведомлением и описью вложений или электронной почтой.

Важные нюансы подготовки и составления претензионного письма

Стандарт ГОСТ Р ИСО 10002-2020 «Менеджмент качества. Удовлетворенность потребителей. Руководящие указания по управлению претензиями в организациях», принятый 4 апреля 2021 года, определяет понятие претензии следующим образом:

Претензия — это выражение неудовлетворенности:

• продукцией;

• работой организации;

• непосредственно процессом управления претензиями в ситуациях, где ожидается ответ или решение, явно или неявно.

В случае, если одна компания выражает претензию к другой, важно, чтобы деловой партнер действительно нарушил что-то: договор, соглашение, условия поставки, правила, предписания или закон.

. А также поставщик обязан возместить в соответствии со статьей 520 все понесенные расходы на услуги нового поставщика. Также в соответствии со статьей 450 Гражданского Кодекса за покупателем остаётся право отказаться от исполнения своих действий по договору, например, вносить оплату.

Получение продукции ненадлежащей кондиции

Товар можно охарактеризовать как некачественный в следующих ситуациях. Не соответствует:

1. Прописанным условиям договора.
2. Нормативно-правовым актам или требованиям ГОСТ.
3. Целям, которые ставились перед приобретением товара.
4. Заявленному образцу или предъявленному поставщиком описанию.

Покупатель в этом случае может потребовать снизить покупную цену, устранить недостатки в установленный срок или возместить расходы на устранение выявленных недостатков.

Сделать это можно как по инициативе сразу двух сторон, так и посредством обращения в судебную инстанцию, где истцом будет выступать покупатель.

Если же товар был оплачен авансом, в соответствии со статьей 395 Гражданского кодекса, можно взыскать проценты за использование чужих денежных средств поставщиком. Процент устанавливается в размере ключевой ставки Банка РФ. Процент начинает начисляться в день, когда товар должен быть доставлен до момента их полного погашения.

Статья 393 Гражданского кодекса позволяет взыскать убытки, которые были причинены непоставкой. Их возмещает поставщик покупателю.

Недопоставка

Недопоставка товара – это частичное отсутствие товарных единиц, которые в соответствии с договором должны быть поставлены. Поставщик в соответствии со статьей 511 Гражданского кодекса может поступить следующим образом.

• заменить товар на аналогичный, но надлежащего качества;

• поменять товар на такой же, но другой марки или артикула (с доплатой или без);

• снизить цену в соответствии с дефектами;

• бесплатно устранить все дефекты;

• оплатить устранение дефектов, сделанное потребителем или сторонней организацией;

• вернуть все уплаченные деньги, возвратив товар продавцу (расходы по возврату товара ложатся на продавца).

Важно! Сроки подачи претензионного письма должны соответствовать установленным законом временным рамкам.

Помимо требований, предусмотренных законом о защите прав потребителей, в письме-претензии о некачественном товаре должны быть указаны подтверждающие сведения.

Внизу оставьте место для подписи отправителя и даты оформления документа.

Документы для скачивания

Образец претензии на некачественную услугу

Образец претензионного письма о возврате денежных средств

Образец претензионного письма о невыполнении условия договора

Три примера составления претензионных писем

Рассмотрим несколько конкретных примеров составления претензионных писем.

Претензионное письмо о погашении задолженности

Есть несколько причин, по которым может потребоваться написать письмо с требованием погасить образовавшуюся задолженность:

• нарушение установленных в договоре сроков оплаты;

• просрочка по кредиту.

Направление претензионного письма обязательно, если планируете подать исковое заявление о взыскании задолженности принудительно.

Типичные ошибки

Чтобы претензионное письмо было эффективным, следует избегать распространенных ошибок:

1. Отсутствие доказательной базы
2. Некорректные или завышенные требования
3. Отсутствие юридического обоснования требований
4. Неправильное указание реквизитов
5. Неуважительный тон
6. Орфографические и пунктуационные ошибки

Образец претензионного письма

Рассмотрим образец претензионного письма о невыполнении условий договора:

ООО “Ромашка” ИНН 7707070707 КПП 770701001 125009, г. Москва, ул. Пушкина, д. 1 Тел.