Извинения за непонимание в деловой переписке

Чтобы убедиться, что жалобы обоснованы, можно запросить возврат товара или фотоотчет.

Компании на маркетплейсах нередко сталкиваются с критикой своих товаров. Если клиент получил некачественный продукт, компания предлагает связаться с ней для прояснения ситуации.

Моральные и этические недопонимания

Иногда ценности и идеи бренда могут идти вразрез со взглядами его аудитории. Особенно, когда компания проявляет свою позицию по социальным, политическим, экономическим и культурным вопросам. Если мнения аудитории и бренда не совпали, компания решает, что важнее — потерять часть клиентов или отказаться от своих убеждений?

Например, в июле 2021 года ритейлер ВкусВилл выпустил на своем сайте материал «Рецепты семейного счастья», где среди героев фигурировала однополая семейная пара.

Обращение — важная часть коммерческой переписки. Сейчас его используют и в служебной переписке, когда нужно обратиться непосредственно к должностному лицу.

Обращение в деловой переписке

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является «Уважаемый господин [Фамилия]!», «Уважаемая госпожа [Фамилия]!»

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, возможно обращение с указанием должности и без фамилий:

«Уважаемый господин министр!», «Уважаемый господин президент!»

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: «Уважаемый Владимир Андреевич!».

Извинения за непонимание в деловой переписке

Правильно пишется: «доставленные неудобства». Грамотность очень важна в таких письмах.

Можно использовать фразы клише, как в образцах, а можно подбирать дополнительно синонимы к словам в деловой переписке, чтобы они не выглядели сухими.

Описание причин

В следующем смысловом блоке автор письма описывает все причины невыполнения договоренностей. Здесь главное — показать, что компания осознает серьезность произошедшей загвоздки.

Стараемся не преувеличивать, но и не преуменьшать вину организации.

Выражение сожаления

Постарайтесь, чтобы этот пункт не дублировал извинения, т.к. вы его уже принесли в первом абзаце. Смысл выражения сожаления в том, что произошедший случай не в порядке вещей в вашем офисе, а следствие исключительной ситуации или недоразумения.

Меры по решению проблемы

Для клиента именно это главная часть.

Есть еще один очень важный момент в этикете деловой переписки. Деловой стиль письма предполагает высокую грамотность и отсутствие орфографических ошибок.

Поэтому в том случае, если в знании русской грамматики наблюдаются пробелы, рекомендуется не торопиться с отправкой корреспонденции, а перепроверить ее на наличие возможных недочетов.

Культура письменной речи: общие характеристики

Согласно новым правилам деловой переписки, обращаясь к адресату, нужно ориентироваться на должность, которую он занимает, область деятельности, а также то, насколько хорошо вы знаете человека.

Если из-за вашей ошибки покупатели не смогли ввести промокод или купить продукт со скидкой, разрешите сделать это повторно после разрешения проблем.

«Распродажа» оказалась технической ошибкой, за которую позже Ozon принес официальные извинения.
Сервис также подарил premium-подписки всем, кто не смог оформить заказ.

Задержки с доставкой

Задержка доставки может вызвать недовольство клиентов, которым важно получить товар быстро.

Функции этики делового общения выходят за пределы личного взаимодействия.

Более подробно о каждой составляющей.
Функция социальной регламентации, которая играет самую важную роль в официально-деловой речи, предъявляет к соответствующим текстам требование однозначности прочтения. В связи с этим для каждого текста должна быть характерна такая точность изложения информации, которая не допускала бы возможность различных толкований.

Речевые формулы, или клише

Важно научиться доносить свои мысли до адресата в понятной и краткой форме.

Такие ошибки нужно исправлять, иначе покупатели расценят ваши действия как мошеннические и вы лишитесь их лояльности.Например, агрегатор билетов Tutu.ru проверяет отзывы и разбирается с ситуациями, когда при оплате случились сбои

Низкое качество товаров или услуг

Когда ожидания клиентов от продукта или услуги не удовлетворяются, они злятся и пишут негативные сообщения в адрес бренда. Важно уметь работать с такими людьми и находить с их помощью слабые места компании.

Проявляйте осторожность, когда работаете с критикой качества товаров.
Если человек высказывает субъективные претензии: «некрасивый», «странно пахнет», «на картинке выглядит лучше» — за такие слова необязательно извиняться. Когда же товар оказывается очевидно плохим, сломанным, просроченным или поддельным, без извинений не обойтись.

Письмо должно состоять из смысловых блоков, расположенных в определенной последовательности и логически связанных. Чем более логично сформирован текст извинения, тем легче клиенту будет усвоить адресованные ему слова и настроиться на более позитивный лад.

Извините за доставленные неудобства: как правильно написать?

Первая и основная часть состоит, собственно, из правильно подобранных слов для извинения.

Из письма, отправленного в должном виде, адресат должен с первого абзаца понять, что у него просят прощения, и почувствовать извинительную интонацию. Например: «Уважаемый Иван Николаевич! Приносим извинения за …».

Спросите совета у коллег, которые хорошо знают правила русского языка, как пишется «Извините за беспокойство в нерабочее время…» и другие фразы.
Например, будет неверно написать: «Приносим свои извинения за предоставленные неудобства».

Мы разделили типы извинений на три категории.Профессиональные ошибки

Вот некоторые из причин, по которым вам может понадобиться отправить электронное письмо с извинениями за профессиональную ошибку:

• Письмо с извинениями за пропущенный срок
• Извинение за пропуск встречи
• Извинение за несвоевременную отправку документов
• Электронное письмо с извинениями за то, что что-то забыл
• Извинение за то, что не ответил на письмо
• Письмо с извинениями за отправку неправильного вложения
• Извинение за то, что не увидел письмо
• Извинение за опечатку в письме
• Извинение за то, что забыл что-то сделать
• Извинение за недопонимание

Личные промахи

Нам, вероятно, всем приходилось отправлять электронное письмо с извинениями за использование неправильного имени в электронном письме.

Фразы для официального извинения в деловом письме на английском

Примеры деловых писем с извинениями на английском

Официальное электронное письмо с извинениями с учетом того, что мы писали выше, выглядит так:

Уважаемый [имя клиента],

От имени [название компании] я приношу искренние извинения за [опишите проблему и укажите период времени]. [Объясните источник инцидента], что недопустимо. В результате [объясните, как это повлияло на вашего клиента].

Мы понимаем, что вы полагались на нас [кратко повторите цель клиента, например, защитить ваши данные], и глубоко сожалеем, что нам не удалось обеспечить высокие стандарты, которые вы ожидаете от [название вашей компании].

Мы серьезно относимся к этому инциденту.