Данные о работниках военообязанных

Новый способ учета был разработан для упрощенного внесения и контроля данных по всем военнообязанным гражданам страны. База будет состоять из двух частей:

Статья по теме:Реестр повесток в военкомат заработал в тестовом режимеВ трех регионах России в тестовом режиме заработал реестр повесток в военкомат.Подробнее

• реестра воинского учета;
• реестра направленных (врученных) повесток.

Минобороны РФ является оператором реестра, а военкоматы будут ответственны за проверку обновления данных. Работодатели наравне с государственными структурами, такими как Росреестр, МВД, ФНС и другие, также должны будут предоставлять сведения о своих сотрудниках в данную базу.

Единый электронный реестр воинского учета создается в 2 этапа. Первый этап пройдет с 27 апреля по 31 октября 2024 года. В этот период Минцифры РФ создаст сам реестр. Второй этап начнется с 1 ноября, когда Минобороны примет реестр и обеспечит его аттестацию согласно правилам защиты информации. Далее будет осуществляться внесение данных в новую систему.

В первую очередь внесут уже имеющиеся в военкоматах сведения о гражданах. После информация будет актуализироваться путем поступления данных от государственных ведомств, работодателей и самих граждан.

О нюансах организации воинского учета на предприятии подробно рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

Какие документы содержат персональные данные работников

Персональные данные попадают в руки работодателей и при приеме на работу человека, и в процессе трудовой деятельности, и даже еще на этапе рассмотрения кандидатов, претендующих на работу в конкретной организации. Персональные данные содержатся в следующих документах:

• анкеты, автобиографии, которые заполняют соискатели при приеме на работу;
• копия паспорта;
• копии документов об образовании;
• копия СНИЛС;
• трудовой договор с работником;
• личная карточка Т-2 на работника;
• трудовая книжка работника;
• сведения о трудовой деятельности, которые заполняет организация при приме на работу человека, его увольнении, кадровых передвижениях;
• копии свидетельств о заключении или расторжении брака, свидетельств о рождении ребенка;
• документы воинского учета;
• кадровые приказы в отношении работника и т.д.

Право работника на доступ к собственным персональным данным

Работники имеют право на свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника (ст. 89 ТК РФ). В частности, работодатель обязан выдать работнику копии документов, связанных с работой (в частности, кадровых приказов), выписки из трудовых книжек, справки о зарплате, периодах работы в данной организации, сведения о трудовой деятельности по утвержденной форме СТД-Р и т.д. Срок – в течение 3-х рабочих дней со дня поступления заявления от работника (ст. 62, 66.1 ТК РФ).

Какие отчеты ждут в военном комиссариате

Отчетность юрлиц в сфере воинского учета, кроме ФЗ «Об обороне», регулируют:

• положение о воинском учете (утв. Постановлением Правительства № 719 от 27.11.2006);
• методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях (утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017).

В соответствии с ними, работодатели должны регулярно направлять в территориальный военный комиссариат:

• отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе, по форме 6;
• отчет по форме № 18 «Карточка учета организации».

Подробнее: как оформить уведомление об увольнении или приеме на работу в военкомат

Кроме этого, существуют отдельные бланки для разных организаций. Так, информацию о призывниках и о тех работниках, которые уклоняются от службы в армии, направляют отдельно — это отчет на бланке № 10, который сдают только те, кого это касается. Еще один отчет не для всех работодателей — форма 2 для военкомата, сообщающая об обучении на военной кафедре.

Таким образом, как формировать отчетность и о каких сведениях сообщать, зависит от того, какая информация требуется в этот раз. Иногда военные комиссары запрашивают у работодателей дополнительные сведения. Сроки сдачи у этих документов тоже отличаются.

Пошаговая инструкция по заполнению отчетов по военнообязанным в военкоматы

Отчеты для военкомата о военнообязанных напоминают статистические:

• отчет по форме 18 содержит реквизиты организации и общие количественные сведения о военнообязанных;
• отчет по форме 6 в военкомат детализирует сотрудников в запасе по категориям: руководители, специалисты, служащие.

Прежде чем отчитываться по военнообязанным, проверьте, стоит ли организация на воинском учете. Для этого напишите письмо о предоставлении сведений в территориальный комиссариат:

1. Информацию запрашивайте на официальном бланке компании.
2. Укажите, кто ответственный за воинский учет.
3. Сошлитесь на приказ об организации ведения воинского учета в компании.

Вместе с письмом направьте копию приказа, план ведения работы по воинскому учету и карточку № 18.

Как заполнить отчет по форме 18

Начнем с формы 18 — карточки предприятия для военкомата. Этот отчет ранее утверждался методическими рекомендациями Генштаба, но в рекомендациях от 2017 года его уже нет. Но есть Письмо Минкультуры № 344-01-39-ВА от 21.10.2015 и Приказ судебного департамента при Верховном Суде РФ № 95 от 13.05.2019, где представлены такая форма и порядок заполнения данных о военнообязанных. Бланки и правила их подготовки публикуют и на сайтах органов местного самоуправления.

Инструкция, как отчитываться в военкомат о военнообязанных по форме № 18:

1. Заполнение отчета начинаем с даты, по состоянию на которую отчитываемся. Если это итоги 2024 года, то указываем 01.01.2025. Если основания для сдачи отчета иные, то указываем дату изменений. Но рекомендуем уточнить дату предоставления карточки в комиссариате (военкомате), чтобы избежать проблем, поскольку в разных регионах возможны отличия.
2. Регистрационный номер организации уточните в военкомате или администрации района.
3. В пунктах 1–3 указываем полное наименование организации, информацию о руководителе и лице, отвечающем за воинский учет на предприятии. Если их несколько, то вписывайте несколько фамилий или только сведения о начальнике подразделения.
4. Сведения для пункта 4 (дата и место регистрации в качестве юридического лица) запросите в бухгалтерии или администрации.
5. Адреса в пунктах 5–7 (юридический, фактический и почтовый) иногда совпадают. В этом случае пишите одинаковые данные, но пустыми строки не оставляйте.
6. Пункт 8 заполняйте, если организация государственная (муниципальная) и над ней есть вышестоящая структура. Если отчет формируют частные компании, то они ставят прочерки.
7. В табличную часть отчета из пункта 9 впишите сведения из регистрационных документов. Если сомневаетесь, то уточните их.
8. В пунктах 10–14 укажите сведения о военнообязанных гражданах. Основные правила находятся в таблиц.

Номер и наименование пунктаПорядок заполнения10. Сведения о работающихУказывают общее количество сотрудников, в том числе тех, кто не считается военнообязанным.10.1. Граждан, пребывающих в запасе,Вписывают только тех, кто переведен в запас. Сведения имеются в личных карточках работников.

из них:

а) офицеров и генералов;

б) прапорщиков, мичманов, сержантов и старшин, солдат и матросов,

в том числе ограниченно годных к военной службе

Данные берут из личных карточек, документов воинского учета.10.2. Забронировано граждан, пребывающих в запасеЗаполняйте, только если ведете бронирование.10.3. Граждан, пребывающих в запасе, имеющих мобпредписанияО наличии мобилизационных предписаний сообщает сам работник, или в его документах воинского учета стоит штамп о выдаче такого предписания.10.4. Граждан, подлежащих призыву на военную службуВ соответствии со ст. 22 Федерального закона № 53-ФЗ от 28.03.1998 призыву подлежат мужчины в возрасте от 18 до 27 лет независимо от того, стоят они на учете в военкомате или нет. Основания для освобождения от призыва указаны в ст. 23 закона № 53.10.5. Незабронированных граждан, пребывающих в запасеЗаполняйте, только если ведете бронирование.11. Ведет ли организация бронирование (да, нет)Выбирайте из предложенных ответов (да или нет).12. Номер и раздел перечня должностей и профессий, по которым бронируются граждане РФ, пребывающие в запасеЗаполняйте, только если ведете бронирование.13. В сфере ведения какого органа государственной власти находитсяЭтот пункт заполняют государственные и муниципальные организации. Частные предприятия ставят прочерк.14. Входит в орган управления государственной власти (да, нет)Выбирайте из предложенных ответов (да или нет).

Руководитель подписывает отчет со сведениями о военнообязанных работниках, исполнитель ставит дату фактической подготовки формы или передачи ее для проставления печати (если она имеется).

Как заполнить форму № 6

Отчет по форме № 6 сдают в военкомат те организации, которые ведут бронирование военнообязанных или где трудятся резервисты. Для остальных эта форма необязательна, но ориентироваться все же следует на требования вашего военкомата.

Вот пошаговая инструкция, как заполнить форму 6 в военкомат правильно:

1. Сведения в эту форму переносятся из отчета № 18, но их необходимо разделить по категориям. Итоговые цифры совпадают:
   • в столбце 2 «Всего работающих» и п. 10;
   • в столбце 3 «Всего пребывающих в запасе» и п. 10.1;
   • столбцы 4 и 5 заполняют с учетом подпунктов «а» и «б» п. 10.1.
2. Если в организации ведется бронирование, то заполняйте столбцы 6–8 отчета, исходя из сведений в пунктах 10.1 и 10.2. Следите, чтобы в каждой колонке цифры совпадали с итоговой.
3. Раздел примечаний бланка формы 6 по воинскому учету в 2024 году разрешают не заполнять. Эта часть отчета предназначена для уточнения, кто из военнообязанных имеет мобпредписания, кто ограниченно годен к службе, иных важных деталей.

Вот образец, как заполнять отчет по форме 6 о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе:

Право работника на доступ к собственным персональным данным

Работники имеют право на свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника (ст. 89 ТК РФ). В частности, работодатель обязан выдать работнику копии документов, связанных с работой (в частности, кадровых приказов), выписки из трудовых книжек, справки о зарплате, периодах работы в данной организации, сведения о трудовой деятельности по утвержденной форме СТД-Р и т.д. Срок – в течение 3-х рабочих дней со дня поступления заявления от работника (ст. 62, 66.1 ТК РФ).

Нужно ли менять трудовой договор при изменении персональных данных работника

Законодательно этот вопрос не урегулирован. Но, конечно, удобнее, когда трудовой договор содержит актуальные сведения. Поэтому можно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. В котором прописать изменившиеся персональные данные работника, например новую фамилию.

Переход на электронный воинский учет

Генштаб РФ ранее утвердил методические рекомендации по ведению учета военнообязанных граждан, согласно которым отчеты со сведениями могут быть поданы на бумажном носителе или посредством портала «Госуслуги». С 1 ноября появится еще один вариант передачи данных в военкомат – онлайн через электронный реестр. Несмотря на расширяющиеся возможности, бумажный вариант предоставления отчетности все еще актуален. Если информация подается в электронном виде, то отчет следует заверять усиленной цифровой подписью.

Важно отметить, что введение рассылки электронных повесток гражданам на портал «Госуслуги» не отменяет обязательства вручать бумажные повестки, поступившие по месту работы. Передать повестку нужно не позже чем за 3 дня до даты явки в военкомат. Если работодатель проигнорирует данное требование, может грозить штраф до 50 тыс. р. для ответственного за ведение воинского учета и до 400 тыс. р. на компанию.

Для того чтобы перейти на электронный воинский учет, работодателям нужно сделать следующее:

• Проверить все данные по военнообязанным сотрудникам на актуальность. Если какой-то информации не хватает или она утеряна, запросить ее у работника.
• Определить ответственного за ведение воинского учета в компании, если это не было сделано ранее. Вести учет может сам директор, если компания небольшая или можно назначить кого-то из сотрудников ответственным по данному направлению.
• Сделать цифровую усиленную подпись для ответственного за ведение учета.
• Зарегистрироваться портале «Госуслуги» как юрлицо. Для этого понадобятся все стандартные данные: ИНН, ОГРН, адрес электронной почты и номер телефона организации.
• Позже, когда новый портал начнет работу, нужно будет подключиться к системе воинского учета через личный кабинет компании на «Госуслугах».

Алгоритм направления сведений через электронный реестр воинского учета несложный. Однако после запуска портала, его тестирования и выявления каких-либо ошибок он может быть доработан впоследствии.

Какие формы по военнообязанным сдавать в военкомат и когда отчитываться

В п. 29 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017, указано, какие и когда отчеты в военкомат сдает кадровик, и закреплен порядок сдачи отчетных форм по военнообязанным.

Ведомство требует не реже одного раза в год передавать в военкомат сведения по форме 18 и отчет о численности работающих и забронированных граждан в запасе по форме 6 с детализацией сотрудников по категориям. Предельные сроки по отчету в военкомат по воинскому учету в 2024 году таковы (разд. III Методических рекомендаций Генштаба):

• форма 6 (по состоянию на 1 января будущего года) — до 31 декабря текущего года;
• форма 18 (по состоянию на 1 января будущего года) — до 31 декабря текущего года.

Обратите внимание! Это ПРЕДЕЛЬНЫЕ сроки. Ведь согласно пункту 36 Инструкции по воинскому учету:

Дата и время сверки устанавливаются военным комиссариатом (органом местного самоуправления, осуществляющим первичный воинский учет), ведущим свою деятельность на территории, в пределах которой находится организация.

В нормативах ВС РФ разъясняется, предоставлять ли отчетность в военкомат по военнообязанным в 2024 году, если таких сотрудников в организации нет: это делать не нужно. Если вы не ведете работу по бронированию и среди работников нет граждан в запасе, то бланк 6 не предоставляют, а подают только отчетность № 18.

В некоторых военкоматах требуют повторять данные о военнообязанных не только по итогам года, но и в случаях:

• смены руководителя;
• назначения нового ответственного за воинский учет;
• изменения данных организации;
• изменения количества граждан в запасе.

Какие документы содержат персональные данные работников

Персональные данные попадают в руки работодателей и при приеме на работу человека, и в процессе трудовой деятельности, и даже еще на этапе рассмотрения кандидатов, претендующих на работу в конкретной организации. Персональные данные содержатся в следующих документах:

• анкеты, автобиографии, которые заполняют соискатели при приеме на работу;
• копия паспорта;
• копии документов об образовании;
• копия СНИЛС;
• трудовой договор с работником;
• личная карточка Т-2 на работника;
• трудовая книжка работника;
• сведения о трудовой деятельности, которые заполняет организация при приме на работу человека, его увольнении, кадровых передвижениях;
• копии свидетельств о заключении или расторжении брака, свидетельств о рождении ребенка;
• документы воинского учета;
• кадровые приказы в отношении работника и т.д.

Ответственность за несдачу отчетов по военнообязанным в военкоматы

Ответственность за непредоставление сведений в военкоматы предусмотрена для организаций, должностных лиц и самих военнообязанных. Рассмотрим, за что штрафуют.

Ответственность работодателя и штрафы

Состав нарушенияНаказаниеОснованиеНепредоставление сведений о сотрудниках, подлежащих первоначальной постановке на учет

• для должностных лиц — от 40 000 до 50 000 руб.;
• для юридических — от 350 000 до 400 000 руб.

Ст. 21.1 КоАП РФНеоповещение работника о вызове в военкомат

• для должностных лиц — от 40 000 до 50 000 руб.;
• для юридических — от 350 000 до 400 000 руб.

Ст. 21.2 КоАП РФНеобеспечение возможности своевременной явки в военкомат

• для должностных лиц — от 40 000 до 50 000 руб.;
• для юридических — от 350 000 до 400 000 руб.

Ст. 21.2 КоАП РФНепредоставление или несвоевременное предоставление должностными лицами сведений, необходимых для ведения воинского учетаШтраф от 40 000 до 50 000 руб. на должностное лицо.Ст. 21.4 КоАП РФ

Ответственность военнообязанного физического лица и штрафы

Состав нарушенияНаказаниеОснованиеНеявка по вызову без уважительной причины в военкоматОт 10 000 до 30 000 руб.Ст. 21.5 КоАП РФНеоповещение об изменении места жительства, семейного положения, образования, места работы и должности

От 1000 до 5000 руб.

Ст. 21.5 КоАП РФНеоповещение о выезде из РФ на срок более 6 мес. или въезде в РФОт 5000 до 15 000 руб.Ст. 21.5 КоАП РФНеоповещение о выезде в период проведения призыва на срок более трех месяцев с места жительства или места пребыванияОт 10 000 до 20 000 руб.Ст. 21.5 КоАП РФ

Как отчитываться по воинскому учету в особых ситуациях

Многие работодатели, в коллективах у которых работают только женщины или граждане пенсионного возраста, интересуются, надо ли предоставлять отчетность в военкомат, если в организации нет военнообязанных сотрудников, — надо, но не всю. Нулевого отчета № 6 нет, а отчет по форме 18 в военкомат (карточка учета организации) заполняют ежегодно. По остальным формам следует уточнять в военкомате.

Если в организацию трудоустроился гражданин призывного возраста (от 18 до 27 лет), о нем обязательно следует сообщить в военный комиссариат. Единого бланка не существует; по какой форме отчитаться в военкомат о приеме на работу призывника, решают местные военкоматы.

При необходимости сотрудники военкомата запрашивают у организаций сверку по результатам воинского учета. Ее направляют не регулярно, а по мере необходимости.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Скачать бланк формы 6 для военкомата для заполнения

Скачать образец заполнения бланка формы 6 по воинскому учету в 2024 году

Скачать шаблон формы 18 (бланк для заполнения)

Скачать образец, как заполнить форму 18 по воинскому учету в 2024 году

Скачать образец заполнения сверки с военкоматом в 2024 году

Скачать образец заполнения бланка формы 19 по воинскому учету 2024 года

Федеральный закон от 31.05.1996 N 61-ФЗ

Федеральный закон от 28.03.1998 N 53-ФЗ

“Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях”

Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 N 719

Статья 21.1 КОАП РФ. Непредставление в военный комиссариат или в иной орган, осуществляющий воинский учет, списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет

Статья 21.2 КОАП РФ. Неоповещение граждан о вызове их по повестке военного комиссариата или иного органа, осуществляющего воинский учет

Статья 21.4 КОАП РФ. Непредставление сведений, необходимых для ведения воинского учета

Базовые правила при заполнении отчета

Если отчет заполняете на бумаге, можно использоваться черные, синие либо фиолетовые чернила. Для электронной формы разрешен шрифт Courier New размером 16–18 пунктов.

Все записи должны быть сделаны печатными заглавными буквами.

Нельзя:

1. применять двустороннюю печать для распечатки отчета на бумаге, каждая страница – на отельном листе с «чистым» оборотом;
2. применять корректирующие средства для исправления ошибок;
3. скреплять листы степлером.

Суммы указывают в рублях с копейками, они не могут быть отрицательными.

Если выплат не было и на месте суммы проставляют «0».

Как заполнить форму 18 по воинскому учету

Ежегодная форма 18 для военкомата — это карточка учета организации (письмо Минкультуры № 344-01-39-ВА от 21.10.2015). Она включает сведения об организации и ее структуре. В бланке указываем:

• наименование;
• данные руководителя (личные и контактные);
• дату регистрации в ФНС и реквизиты;
• адреса (юридический, фактический и почтовый);
• ИНН, ОКПО, ОГРН, ОКВЭД и прочие коды;
• количество работников по штату;
• число военнообязанных;
• число лиц в запасе в разрезе по воинским званиям;
• данные о бронировании;
• данные о подчинении и управлении.

Отчет заверяет личной подписью руководитель организации. Установлены сроки сдачи формы 18 в военкомат для всех юрлиц — в конце отчетного года, обычно в декабре. Конкретную дату устанавливают территориальные военные комиссариаты.

Военные комиссариаты всегда идут навстречу работодателям и предоставляют не только новые формы бланков в военкомат, которые подлежат сдаче в текущем году, но и подробные инструкции по их заполнению. Исправить допущенные ошибки обычно разрешают без проблем.

Подробнее: об оформлении карточки учета организации

Как подать корректирующие сведения

Если в первичном отчете допущена ошибка, сведения можно исправить. Подать нужно корректирующий отчет. Для этого нужно:

1. На титульном листе в поле «Номер корректировки» указать номер уточнения. Например, «1–».
2. Для аннулирования ошибочных сведений в строке 010 укажите признак аннулирования «1». При этом по строке 070 проставьте прочерки.

Если нужно исправить данные о физлице (ФИО, СНИЛС), заполните на физлицо стр. «020 – 070», указав правильную информацию.

Когда нужно исправить сумму выплат в уточненке, укажите данные физлица и правильную сумму по стр. «070». Стр. «010» при этом не заполняется.

Если сведения нужно уточнить, уточненку нужно до подачи РСВ за соответствующий отчетный период (месяц), и в форму включить только тех физлиц, чьи данные будут изменены (уточнены).\

Быстрее заполните форму, если работаете с бератором, вы быстро можете уточнить любой момент:

Персонифицированные сведения о физических лицах с 2023 года

Когда не нужны согласия на обработку персональных данных

По ч. 1 ст. 6, ст. 9 закона 152-ФЗ компании должны запрашивать у граждан согласие на обработку персданных, как только получают к ним доступ.

Но есть ситуации, когда компании работодателей могут не получать согласия работников на обработку персданных:

1. Обрабатывают данные для исполнения заключенного с работником трудового договора (пп. 5 ч. 1 ст. 6 закона 152-ФЗ).

   Без согласия кадровик внесет паспортные данные в трудовой договор, а бухгалтер сохранит номер карты для перечисления зарплаты. Но согласие потребуется, если компания сообщает данные работника в банк для открытия зарплатной карты.

2. Обрабатывают данные для исполнения возложенных на работодателя обязанностей, функций и полномочий (пп. 2 ч. 1 ст. 6 закона 152-ФЗ).

   Информацию о размере одежды сварщиков работодатель обрабатывает без согласия, потому что по требованиям охраны труда обязан выдавать им средства индивидуальной защиты. А если компания собирает размеры для выдачи рубашек корпоративного цвета, тогда нужно согласие работников.

   Без согласия работодатель передает данные работника в налоговую, Пенсионный фонд, ФСС, трудовую инспекцию и военный комиссариат. Но должен получить у работника письменное согласие для передачи данных водителя-работника своему контрагенту (ч. 2 ст. 88 ТК РФ).

3. Обработка сведений о состоянии здоровья работника связана с возможностью выполнения трудовой функции (п. 2.3 и 3 ч. 2 ст. 10 закона 152-ФЗ).

   Школа обрабатывает данные о психическом здоровье учителей без согласия, поскольку обязана это делать по ч. 2 ст. 331 ТК РФ. Кафе обрабатывает данные о медосмотрах поваров, поскольку иначе не может допустить их к работе. В остальных случаях нужно получить согласие работников.

4. Данные нужны по условиям коллективного договора, ПВТР или других локальных нормативных актов компании (абз. 2 п. 5 разъяснений Роскомнадзора).

   Завод обрабатывает данные работников для организации пропускного режима без согласия, если порядок организации предусмотрен ЛНА работодателя.

5. Обязанность по опубликованию данных в сети Интернет предусмотрена законом (п. 1 разъяснений Роскомнадзора).

   Больница без согласия врачей публикует на сайте данные об их образовании, потому что обязана это делать в силу закона. А вот кафе может рассказывать об образовании шеф-повара только с его согласия.

6. Обрабатываются данные близких родственников работника для заполнения карточки Т-2, оформления соцвыплат, получения алиментов (п. 2 разъяснений Роскомнадзора).

   Но нельзя без согласия работников собирать сведения о датах рождения детей для вручения подарков к Новому году. Нельзя без согласия разглашать сведения о доходах сотрудника, даже если об этом просит его бывшая супруга для взыскания алиментов.

7. Обрабатываются данные уволенных работников для выполнения требований налогового, бухгалтерского учета (п. 5 разъяснений Роскомнадзора).

   Работодатели без согласия хранят заявления уволенных работников о предоставлении налоговых вычетов с копиями свидетельств о рождении детей. Поскольку по ч. 3 ст. 24 НК РФ работодатели, как налоговые агенты, обязаны 5 лет хранить документы, необходимые для исчисления налогов.

2 вида согласий работников на обработку персданных

Выше мы выявили случаи, когда можно обрабатывать данные без согласия работников. Во всех остальных ситуациях согласие нужно.

Есть 2 вида согласий на обработку:

• Согласие на обработку персональных данных.
• Согласие на обработку персданных, разрешенных работником для распространения.

Согласие на обработку персональных данных

Это «то самое, основное» согласие, про которое многие знают. В текст включают перечень персональных данных и список действий работодателя, которые он может делать с данными. Тут важно упомянуть нужные и не написать лишние данные, которые работодателю не нужны. Поэтому текст согласия для работников отличается от согласий для клиентов компании.

В этом же документе при необходимости прописывают согласия на обработку специальных категорий персональных данных (о национальности, состоянии здоровья, религиозных взглядах), биометрических (отпечатки пальцев, фотографии, видеоизображения) и на трансграничную передачу данных (передача данных кандидата на согласование учредителю компании заграницей).

Текст согласия можно оформить в виде отдельного документа или включить в состав трудового договора, п. 5 разъяснений Роскомнадзора. Его составляют по правилам ст. 9 закона о персональных данных.

Когда нужно

Работодатель должен получить согласие на обработку в следующих случаях:

1. Запрашивает данных больше, чем ему нужно по трудовому законодательству.

   Сравните:

2. Получает персданные у третьей стороны, п. 3 ст. 86 ТК РФ.

   Например, кадровик сомневается в достоверности диплома и направляет запрос в вуз. Или получает отзыв о соискателе у его бывшего работодателя.

   До отправки запроса нужно получить у работника письменное согласие.

3. Обрабатывает информацию о национальности, состоянии здоровья, политических взглядах, религиозных убеждениях и иные специальные категории ПД, непосредственно связанные с вопросами трудовых отношений, п. 4 ст. 86 ТК РФ, п. 1 ч. 2 ст. 10 закона о персданных.

   Например, не нужно согласие педагога на обработку сведений о его состоянии здоровья, поскольку по ч. 2 ст. 331 ТК РФ работодатель не имеет права допускать к педагогической деятельности работников с психическими заболеваниями.

4. Сообщает персданные работника в коммерческих целях, абз. 3 ст. 88 ТК РФ.

   Например, передает ФИО работника-водителя своим подрядчикам.

5. Обрабатывает биометрические персданные, ст. 11 закона о ПД.

   Например, компания использует фотографии, отпечатки пальцев для организации доступа на территорию, иные сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека.

6. Осуществляет трансграничную передачу персданных на территории иностранных государств, не обеспечивающих адекватной защиты прав субъектов персданных, ч. 4 ст. 12 закона о ПД.

   Например, направляет анкеты соискателей учредителю компании в государство, не обеспечивающее защиту ПД.

7. Вносит персданные работников в общедоступные справочники, адресные книги, ч. 1 ст. 8 закона о ПД.

   Например, издает телефонный справочник работников компании и распространяет его среди посетителей компании.

Согласие на обработку персданных, разрешенных работником для распространения

Оно потребуется, если работодатель предоставляет данные работника неограниченному кругу лиц. Например, публикует фотографию работника на доске почета или на сайте компании.

Это самостоятельный документ, он оформляется отдельно от предыдущего согласия по требованиям ст. 10.1. закона о ПД и приказа Роскомнадзора 18 от 24.02.2021. Шаблон согласия можно составить онлайн, на сайте Роскомнадзора.

Когда нужно

Работодатель должен получить у работника согласие на обработку персональных данных, разрешенных работником для распространения, если раскрывает персональные данные работников неопределенному кругу лиц, п. 5 ст. 3 закона о ПД. И согласие не нужно, если распространение происходит по требованию закона.

Информация о дипломе на сайте компании

Нужно согласие работников на публикацию на сайте их ФИО, данных об образовании.

Без согласия врачей больница публикует ФИО медработников, их должности, даты выдачи диплома об образовании, специальности, квалификации, срока действия сертификата специалиста. Поскольку обязана это делать по подп. 7 ч. 1 ст. 79 закона 323-ФЗ от 21.11.2011 Об основах охраны здоровья граждан.

Без согласия учителей школа публикует на сайте ФИО, должность, преподаваемые предметы и информацию об образовании педагогического работника. Поскольку обязана это делать по п. 11 Правил, утв. Постановлением Правительства 1802 от 20.11.2021.

Публикация ФИО и телефона

Нужно согласие менеджера на публикацию его ФИО, электронной почты, телефона.

Но без согласия администрация города публикует ФИО и телефон должностного лица, которое обязано вести приемы граждан. Это предусмотрено пп. б ч. 1 ст. 13 закона 8-ФЗ от 09.02.2009 об обеспечении доступа к информации о деятельности госорганов и ОМСУ.

Предоставление персданных по запросу адвоката

Нужно согласие работника на передачу его данных третьим лицам, в том числе адвокату.

Но согласие не нужно, если адвокат действует по поручению работника. Например, по доверенности от этого работника, на основании соглашения об оказании юридической помощи с этим работником или ордера на оказание услуг этому работнику. См. п. 1 ст. 6.1 закона 63-ФЗ от 31.05.2002 «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в РФ», Постановление Костромского областного суда 4А-97/2018 от 21.03.2018.

Предоставление персданных по запросу полиции

Нужно согласие, если запрос полицейского не соответствует закону, не содержит нужных реквизитов, подписан неуполномоченным лицом.

Но без согласия работника работодатель обязан передать персональные данные полиции, если запрос корректно оформлен и поступил в связи с расследованием уголовных дел, административных правонарушений, проверкой зарегистрированных сообщений о преступлениях (ч. 1 ст. 13 закона о полиции 3-ФЗ от 07.02.2011). Работодатели обязаны предоставлять персональные данные граждан по запросам госорганов в случаях, установленных федеральными законами (п. 2 ст. 88 ТК РФ).

Согласие на обработку персональных данных

И еще одно важное условие. По общему правилу обработка персональных данных производится с согласия физлица. Причем согласие должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным (п. 1 ч. 1 ст. 6, ч. 1 ст. 9 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Более того, в определенных ситуациях письменная форма согласия прямо предусмотрена законом (ч. 4 ст. 9 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ), например при получении персональных данных работника у третьей стороны (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Это, к примеру, ситуация, когда работодатель получает сведения о среднем заработке работника от СФР.

Можно включить согласие на обработку персональных данных в трудовой договор. Или оформить такое согласие в форме отдельного документа.

Подробнее о согласии мы рассказали в отдельной консультации.

По общему правилу работодатель не вправе сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, а также сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия (ст. 88 ТК РФ). Правда, в случае с обработкой и передачей персональных данных работников есть особенности.

Согласие на обработку персональных данных

И еще одно важное условие. По общему правилу обработка персональных данных производится с согласия физлица. Причем согласие должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным (п. 1 ч. 1 ст. 6, ч. 1 ст. 9 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Более того, в определенных ситуациях письменная форма согласия прямо предусмотрена законом (ч. 4 ст. 9 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ), например при получении персональных данных работника у третьей стороны (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Это, к примеру, ситуация, когда работодатель получает сведения о среднем заработке работника от СФР.

Можно включить согласие на обработку персональных данных в трудовой договор. Или оформить такое согласие в форме отдельного документа.

Подробнее о согласии мы рассказали в отдельной консультации.

По общему правилу работодатель не вправе сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, а также сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия (ст. 88 ТК РФ). Правда, в случае с обработкой и передачей персональных данных работников есть особенности.

Нужно ли менять трудовой договор при изменении персональных данных работника

Законодательно этот вопрос не урегулирован. Но, конечно, удобнее, когда трудовой договор содержит актуальные сведения. Поэтому можно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. В котором прописать изменившиеся персональные данные работника, например новую фамилию.