Торговый дом направление деятельности письмо образец

• Просто о сложном

Деловое письмо: образцы, виды, структура и правила написания

Зачем нужна деловая переписка

Деловые письма создаются не только для решения торговых, юридических, организационных и процессуальных задач. Другая их важная функция — это создание и поддержание корпоративного имиджа.

Являясь многофункциональным инструментом, письмо, грамотно составленное в официально-деловом стиле, поможет произвести положительное впечатление на адресата, сформировать доверительные отношения и расширить список новых и постоянных клиентов и бизнес-партнеров.

Отличия деловых писем от других

Деловое письмо отличается от других видов переписки следующими особенностями:

• Четкостью и ясностью фраз и формулировок;

• Нейтральностью и объективностью повествования, как стилистического, так и смыслового;

• Наличием уважительных обращений и субординации;

• Отсутствием эпитетов, метафор, преувеличений;

• Минимумом прилагательных;

• Отсутствием сленговых и юмористических речевых оборотов, сложных синтаксических конструкций, усложняющих понимание текста и т.д.

В противном случае адресат может вас понять неверно.

Виды деловых писем

Деловые письма разделяются на следующие категории:

Гарантийное письмо

Чаще всего, такое письмо составляется, как дополнение к договору и содержит информацию по предоставлению гарантии на исполнение обязательств по продукту (услуге или товару).

Обычно, в гарантийном письме указывается перечень обязательств и четкие и сроки их выполнения:

• условия отгрузки товара;

• гарантия оплаты в указанные сроки;

• долг за услугу с гарантией оплаты в конкретные даты.

Коммерческое предложение

Данный вид писем — это деловая корреспонденция, где организация выступает с предложением о сотрудничестве, или покупке продукта или услуги. Получателем, как правило, является лицо, принимающее решение (ЛПР)

КП — отправляют либо по предварительному договору или в форме массовой рассылки.

Извещение

Извещение — это уведомление о каких-либо изменениях, связанных с сотрудничеством, отправляемое, как правило, контрагентам.

Чаще всего таким письмом уведомляют об изменении банковских реквизитов, адресов, сроков и т.д.

Оферта

Это предложение о сделке, обязательство, являющееся дополнением к договору оказания услуг. Оферта содержит данные об аспектах сотрудничества (цены, наименования, сроки изготовления, доставки) и ее нельзя отозвать (если это не указано в договоре).

Сопроводительное письмо

В бизнес сфере это — материальное, бумажное письмо, представляющее собой опись документов, например, отправленных на тендер.

Подтверждение о получении

Данный пример делового письма является уведомлением отправителя о получении документа (договора или коммерческого предложения). Подтверждение, являющееся правилом хорошего тона, не является заменой акта о выполненной услуге или полученном товаре.

Просьба

Просьба — это письмо-обращение о предоставлении документов или согласовании действий в рамках сотрудничества. Примером такого важного вида деловой корреспонденции может быть запрос бухгалтерских документов, просьба об отсрочке и т.д

Приглашение

Деловое письмо в котором вы приглашаете адресата на мероприятие — конференцию, выставку, совещание и т.п.

Официальное письмо-приглашение — повод напомнить о своей деятельности контрагентам, клиентам или партнерам, а также прекрасный способ активизировать взаимодействие и поддержать связь

Рекламация, или претензия

Претензия — это письмо, где вы указываете контрагенту о частичном или полном невыполнении обязательств по договору.

Рекламация — письмо, получатель которого должен принять меры по устранению дефектов или недостатков. Основанием является подписанный договор, где прописаны обязательства. К рекламации обычно прилагаются акты, подтверждающие, например, дефекты в полученном товаре.

Напоминание

Данный вид официально-деловых писем похож на упрощенный вариант коммерческого предложения. С его помощью уведомляют об истечении сроков договора и вносят предложение о его продлении, напоминают о спектре услуг контрагента, или о запланированном мероприятии. Фактически, такое письмо указывает на продолжение сотрудничества.

Рекомендация

Деловое письмо в котором описывается оценка результата сотрудничества с компанией или процесса взаимодействия. Положительная рекомендация помогает получателю привлекать клиентов и развиваться.

Поздравление

Письмо в котором вы поздравляете своих партнеров, клиентов или чиновников с праздниками.

Поздравлять можно с профессиональными праздниками или общепринятыми, например, Новым годом.

Структура делового письма письма

Ниже, мы кратко расскажем о структуре деловых писем, то есть о том, из каких элементов оно должно состоять и что содержать.

Заголовок

• Описывает тему послания;

• Содержит указание на вид корреспонденции (Гарантийное письмо, Коммерческое предложение и т.п.).

Обращение

• Обязательно вежливое обращение к адресату по Имени Отчеству;

• Если в обращении присутствует несколько лиц разного пола, то сначала упоминаются мужчины, затем женщины — это норма этикета;

• По умолчанию обращение всегда на «Вы»;

• Для связки можно использовать следующие обращения: «Уважаемый Олег Сергеевич», «Уважаемые господа!»

Вводный абзац

• Обычно описывает повод написания и кратко раскрывает суть письма.

Основная часть

• В написание основной части лучше всего использовать принцип «пирамиды» — сначала самое важное, затем переходите к деталям;

• По пунктам раскрываются подробности и предназначение корреспонденции;

• Текст должен быть логически выстроен и не прыгать с темы на тему.

Заключение

• В нем вы раскрываете вывод, связанный с основной частью письма;

• В зависимости от вида письма в заключении может содержаться призыв к действию адресата.

Подпись

• Подпись содержит должность, ФИО отправителя и, желательно, контактные данные.

Как писать служебное письмо

• Во-первых, вести деловую переписку лучше всего с адреса корпоративной почты, чем с личной. Однако в письме всегда должны быть указаны имя и фамилия отправителя;

• Используйте читаемый шрифт и размер, а лучше всего — два основных шрифта. Например, заголовки можно писать более крупным (полужирным) шрифтом, основной текст — обычным;

• Оптимальными шрифтами являются Arial, Helvetica, Verdana;

• Всегда четко формулируйте тему, предварительно определив цель письма;

• Лаконичный заголовок — лучшее начало переписки. Пример: «Предложение о сотрудничестве»;

• Пишите текст кратко, но емко и понятно;

• Обязательно делите письмо на смысловые абзацы;

• Важно отметить в тексте выгоду для адресата, чтобы заинтересовать его;

• Используйте формальное завершение, например: «С уважением”, “ Хорошего дня», «Спасибо за уделенное время»;

• В заключении можно формально написать о свои пожелания о сотрудничестве;

• Используйте правила ГОСТа к документам деловой переписки, чтобы оно было составлено максимально грамотно. Можно воспользоваться для составления письма ГОСТом Р 5.30–2003 по делопроизводству, однако помните, что оно имеет рекомендательный характер.

Что не рекомендуется писать в деловом письме: чек-лист

• Нельзя писать капслоком! По правилам переписки, сообщение написанное заглавными буквами будет интерпретировано как давление или обращение на повышенных тонах;

• Не рекомендуется отправлять несколько писем разом (цепочку из писем) — это нарушает логику переписки и адресат может что-то упустить;

• Грубить, независимо от обстоятельств, например, если адресат вовремя не ответил. Лучше переспросить или указать на то, что вы ждете ответа. Культурная речь — основа деловой переписки;

• Заранее благодарить. Подобные приемы являются манипуляцией. Благодарить стоит после того, как услуга оказана;

• Надменные фразы, например «Я вас услышал» и другие — это дурной тон;

• Не стоит указывать на орфографические ошибки собеседника, если они не вредят смыслу письма. В противном случае, стоит указать, что вам не ясно;

• Избегайте сложных речевых конструкций и штампов, они усложняют понимание текста письма, добавляют «воду». Например: «Выражаем огромную признательность», «обстоятельства непреодолимой силы» и пр;

• Недопустимы помарки, исправления, произвольные сокращения.

Резюме

Деловые письма — инструмент для упрощения коммуникации и надежный помощник для того, чтобы добиться желаемого.

Помните, что грамотно составленные деловые письма являются мощным инструментом для продвижения вашего дела, формирования вашего авторитета и надежности как партнера по бизнесу.