Работник плохо выполняет свои обязанности докладная записка

Автор докладной записки несет ответственность за достоверность изложенных в ней сведений. Рассмотрим основные моменты, связанные с обеспечением достоверности информации в докладной записке.

Классификация докладных записок

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

1. Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
   • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
   • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
   • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
2. Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
   • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
   • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.

   К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

3. Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
   • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
   • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
   • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
   • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.

Извещение работника о поступившей на него докладной записке и возникающая при этом ответственность

После поступления записки, в которой приводятся факты нарушения трудовой дисциплины, кражи или другого проступка, следует, в зависимости от обстоятельств, служебное или даже судебное разбирательство. Однако сама записка представляет собой всего лишь сообщение, приводящее факты, а не обвинительный приговор. В Трудовом кодексе РФ отсутствуют указания о необходимости ознакомления работника с содержанием докладной записки.

В случае нарушения дисциплины также составляется акт за подписью трёх свидетелей. Докладная записка вместе с этим актом является основанием для привлечения работника к материальной, дисциплинарной или иной ответственности. Подтверждением ознакомления работника с содержанием акта является его подпись на этом документе. Если работник отказывается от подписания акта, то составляется второй акт об отказе подписывать документ, который также должен быть подписан не менее чем тремя свидетелями. Однако никакой ответственности за отказ от подписания акта работник не несёт.

Если есть объективный повод для дисциплинарного взыскания, работодатель должен попросить работника написать объяснительную записку. Отказ от её написания также не влечёт никакой ответственности (ст. 199 ТК РФ). В этом случае работник может попросить работодателя ознакомить его с содержанием докладной записки, но предоставлять этот документ ему не обязаны.

Подписание или не подписание акта, а также составление или не составление сотрудником объяснительной записки не являются препятствием для понесения им соответствующего наказания вплоть до увольнения. Основанием для этого станут только доказанные факты совершения работником дисциплинарного нарушения или другого проступка. Решение руководства вступает в силу только после издания приказа.

Кто оформляет при неисполнении работником трудовой инструкции?

Трудовым Законодательство РФ определено, что пожаловаться на сотрудника, нарушающего производственную дисциплину, может любой работник предприятия.

Несмотря на это в большинстве случаев в компании разрабатывается документ, в котором отражается информация о том, какими специалистами должна составляться докладная записка.

В качестве докладчика чаще всего выступают специалисты, занимающие вышестоящие должности. Таковыми могут быть руководители структурных подразделений, сотрудники отдела кадров и т.д.

Как написать на сотрудника, не выполняющего обязанности?

Для составления докладных записок на предприятии могут самостоятельно разрабатываться специальные бланки. Законодательством их унифицированного образца не предусмотрено.

Форма написания бумаги может быть произвольной, при этом в обязательном порядке должна соблюдаться четкая структура оформления.

В докладной необходимо отразить информацию следующего характера:

• инициалы ответственного лица, которому адресовано послание, его должность;
• наименование компании;
• название документа и номер, присвоенный ему согласно хронологической последовательности;
• сущность замечания — инициалы, должность сотрудника, нарушившего производственную дисциплину, суть и дата совершения проступка;
• обоснование нарушение — подразумевает указание его квалификации. В данном случае таковой является невыполнение должностных обязанностей;
• указание последствий, возникновение которых было спровоцировано нарушением установленных трудовых норм;
• предложение по наложению на сотрудника определенного вида дисциплинарного взыскания (при наличии уже одного взыскания работника можно уволить по ст.81 ТК РФ);
• проставление инициалов, должностей и подписей докладчика и свидетелей, присутствовавших при оформлении документа.

Докладные записки могут быть нескольких видов. Их классификация зависит от пределов ее использования.

В зависимости от этого выделяют следующие типы докладной документации:

• Внутренняя.

Этот вариант считается более распространенным. Его сущность заключается в том, что бумага такого вида составляется для донесения факта невыполнения своих должностных обязанностей специалисту, занимаемому вышестоящую должность.

Для разработки такой документации в большинстве случаев на каждом предприятии разрабатывается специальная инструкция. Объяснительная вступает в силу только при соблюдении важного условия — в ней должны стоять подписи лиц, являющихся свидетелями нарушения производственной дисциплины.

2. Внешняя.

Отличительной характеристикой документации такого вида является то, что она действует за пределами компании. Получателем внешней докладной может быть представительный орган, занимающийся решением трудовых вопросов или руководитель центрального офиса.

Докладная в этом случае составляется в связи с невыполнением должностных обязанностей работником, занимающим руководящую должность. В обязательном порядке документ заверяется подписями специалистов, принимавших участие в его составлении, и печатью организации.

Скачать образец

Скачать пример докладной записки при нарушении работником своих должностных обязанностей и их невыполнении – word.

Так выглядит образец:

Какие документы нужны для фиксации нарушения?

Для увеличения вероятности привлечения нарушителя производственной дисциплиный к ответственности специалист, выявивший факт нарушения и составивший докладную, должен подкрепить ее документами, подтверждающими совершение проступка.

В качестве таковых могут выступать различные доказательства:

• неправильным образом составленные нарушителем документы;
• записи с системы наблюдения, на которых видно, что работник пренебрегает своими должностными обязанностями и т.д.

При наличии таких доказательств факт их присутствия необходимо отразить в докладной. По итогам проведенного расследования работодателем принимается решение о привлечении нарушителя к ответственности.

В случае неподтверждения вины, по отношению к работнику не применяются дисциплинарные взыскания.

Наличие документации, выступающей в роли доказательства невыполнения должностных обязанностей — необязательное условие для составления докладной.

Заключительным этапом оформления решения работодателя считается издание им соответствующего приказа.

Как объявить выговор за ненадлежащее исполнение обязанностей?

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

Служебная записка о невыполнении должностных обязанностей

Служебная записка о невыполнении обязанностей, как правило, составляется на своего подчиненного его непосредственным начальником.

Целью такой записки является необходимость поставить в известность руководителя организации о невыполнении сотрудником своих обязанностей, чтобы руководитель применил меры к нарушителю.

Законодательством не установлена форма служебной записки о невыполнении должностных обязанностей, поэтому она составляется в произвольном виде.

Важно отметить, что Трудовым кодексом установлен четкий порядок применения дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). В частности, по общему правилу, дисциплинарное взыскание может быть применено не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка. Поэтому если работник не исполняет свои служебные обязанности и работодатель хочет наказать его за это, со служебной запиской лучше не затягивать.

Как избежать конфликта при подаче докладной

Чтобы исключить конфликтные ситуации, информация в докладной должна излагаться максимально объективно, без эмоциональных оценок и перехода на личности.

Порядок согласования докладной записки

Перед подачей вышестоящему руководству докладная записка должна быть согласована с непосредственным руководителем автора. Он ставит визу, подтверждая изложенные факты.

Как грамотно составить докладную

Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

1. Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
2. Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
3. Выводы и рекомендации автора записки.

Особенности составления докладной записки

Основное назначение ясно из названия: служебная записка — это внутренний документ, обращение, с помощью которого информируют руководство о происшествии, требующем внимания и реакции. Адресуется документ руководству, которое в дальнейшем принимает решение, как реагировать на поступившую информацию, какие принять меры (вплоть до дисциплинарного наказания, взыскания и увольнения).

Есть много случаев, когда пишется докладная. Среди них:

• наличие споров производственного или административного характера — при необходимости вмешательства руководства для урегулирования;
• проявление инициативы работников относительно улучшения деятельности компании, производственного процесса, внесения рационализаторских предложений;
• несогласие работника со спорным, по его мнению, решением руководства;
• наличие длительной конфликтной ситуации — для изложения своей позиции;
• создание отчета о каком-либо этапе деятельности — чтобы доложить о результатах работы;
• нарушение работником трудовой дисциплины, отказ выполнять обязанности — для привлечения внимания руководства;
• неправомерное делегирование полномочий — для обеспечения реагирования руководства;
• происшествия, которые повлекли или могли повлечь вред работникам или материальный ущерб имуществу работодателя;
• достижение работником значительных результатов, на которые руководству надо обратить внимание.

Пример докладной записки на сотрудника

Наиболее часто докладные записки составляются в отношении рядовых сотрудников организации. Это может быть связано как с позитивными моментами (перевыполнение плана, проявленная инициатива), так и с негативными:

• Нарушение трудовой дисциплины;
• Неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
• Некорректное поведение по отношению к коллегам или клиентам;
• Несоблюдение правил охраны труда, техники безопасности и т.д.

В таких случаях в докладной указывают все обстоятельства инцидента, данные конкретного сотрудника и обращаются к руководству с просьбой принять меры: сделать выговор, лишить премии, наложить дисциплинарное взыскание.

Пример докладной записки на сотрудника:

Генеральному директору ООО “Ромашка” Иванову И.И. от менеджера Петрова П.П.

Довожу до Вашего сведения, что вчера, 15 марта 2023 года, менеджер отдела продаж Сидоров И.С. допустил грубое нарушение трудовой дисциплины и этики общения с клиентами компании.

В разговоре по телефону Сидоров повысил голос, перешел на крик, использовал ненормативную лексику и угрожал расторжением договора в ответ на претензию клиента. Данный инцидент произошел в присутствии сотрудников отдела, что создало негативную атмосферу в коллективе.

Прошу принять меры дисциплинарного воздействия в отношении Сидорова И.С. и провести служебное расследование инцидента.

С уважением, Петров П.П. 16 марта 2023 г.

Оспаривание фактов, изложенных в докладной

Лицо, в отношении которого составлена докладная записка, имеет право дать письменные объяснения, опровергающие изложенные в докладной факты. Руководителю следует объективно рассмотреть обе позиции.

Пример оформления докладной записки о конфликте в коллективе

Если в коллективе возник какой-либо конфликт, угрожающий рабочему процессу, об этом тоже можно проинформировать руководство докладной запиской. В ней излагаются обстоятельства конфликта, его участники и последствия. Цель – принятие мер по урегулированию конфликта.

Сроки рассмотрения докладной руководством

Срок рассмотрения докладной руководителем, как правило, не должен превышать 10 рабочих дней с момента регистрации.

Как составить докладную в связи с нарушением трудовой дисциплины

Это один из наиболее распространенных видов служебок. К ней прибегают, когда хотят уведомить о несоблюдении правил и норм рабочего процесса, опозданиях на работу, игнорировании распоряжений администрации. Такой документ часто становится инициативным: коллектив или один из его представителей больше не хочет мириться с поведением коллеги и обращается к начальству с просьбой воздействовать на сотрудника.

Бывают ситуации, когда докладная записка о нарушении трудовой дисциплины на сотрудника просто необходима. Это случается, если по указанию руководства ежедневно составляются отчеты о соблюдении режима работы. Если кто-то пришел с обеда позже или самовольно ушел с работы на час раньше, ответственное лицо должно сообщить об этом.

Но что считать невыполнением должностных обязанностей?

У каждого работника есть определенные должностные обязанности. Это четко обозначенный в должностной инструкции или трудовом договоре перечень действий, которые работнику надо выполнять. При устройстве на работу до гражданина доносят информацию о его трудовой функции, и работодатель вправе требовать ее исполнения в полном соответствии с инструкцией или договором. Если обязанности не исполняются, это является нарушением договоренности между сторонами. О невыполнении или отказе от выполнения обязанностей непосредственный руководитель работника или любой другой сотрудник вправе доложить администрации предприятия. Для этого и нужна докладная — чтобы в дальнейшем руководство приняло меры по отношению к нерадивому работнику.

Вот образец докладной записки о невыполнении служебных обязанностей, составленной на работника магазина. Но ее легко адаптировать под любое производство:

Директору ООО «PPT.ru»

Петрову П.П.

от администратора

Давыдовой И.В.

Служебная записка

о нарушении должностных обязанностей

Довожу до вашего сведения, что 08.12.2024 продавец отдела детских товаров Пэпэтэшин Петр Петрович проигнорировал мое задание по оформлению витрины и отказался заниматься выкладкой товара, что входит в его должностные обязанности. По этой причине оформление магазина в связи с появлением нового ассортимента оказалось под угрозой срыва.

Администратор (подпись) Давыдова И.В.

09.12.2024 г.

Правила составления документа работником

Текст такой записки должен содержать:

1. Описание ситуации: что произошло, факты, в связи с которыми возникло обращение.
2. Выявленные конкретные нарушения, ссылки на должностные инструкции, технологические карты, нормативные акты и законы.
3. Выводы, возможные последствия, предложения по решению проблем. Просьба применить дисциплинарное воздействие.

Если такая докладная записка не поступила, то оснований для наложения взысканий на сотрудника не будет.

При этом необходимо соблюдать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению организационно-распорядительных документов.

Докладную пишут на обычном листе бумаги рукописным или печатным способом:

1. Вверху справа указывают к кому обращаются: полное наименование организации, должность и Ф.И.О. руководителя в дательном падеже (кому).
2. Отступив строку, пишут от кого в родительном падеже (от кого): своё Ф.И.О., должность, наименование структурного подразделения, телефон, адрес электронной почты.
3. Слева указывают свой город, ниже слева – краткий смысл документа, начинающийся со слов «О….», «Об….». Эти поля обрабатываются в электронном документообороте.
4. Затем по центру пишется наименование документа: «Докладная записка №__» с указанием регистрационного номера и даты регистрации.
5. Далее следует текст записки, перечисляются прилагаемые документы, файлы, другие материалы.
6. Под текстом – должность, подпись, фамилия с инициалами и дата составления.
7. Подписи свидетелей – по необходимости.

При необходимости направить внешнюю докладную записку вышестоящему руководству составляют исходящий документ на фирменном бланке организации, подписывать который имеет право узкий круг лиц. Поэтому внешняя докладная либо составляется от имени руководства обращающейся организации, либо отправляется сопроводительное письмо.

В обоих случаях приложением является копия первоначальной докладной записки с полным комплектом своих приложений. Исходящий документ всегда регистрируется.

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

11. Образец составления докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

Важно отметить, что информирование — это ответственный и серьезный процесс, поскольку он может стать основой для принятия своевременных корректирующих или дисциплинарных мер в отношении сотрудников.

Составление докладной записки:

1. документ начинается с названия организации, контактных данных работодателя и даты выпуска

2. далее следует заголовок «Докладная записка о нарушении должностных обязанностей», а также имя и должность сотрудника, которому адресована записка

3. в начале записки следует указать причину ее составления, подробно описав неспособность сотрудника выполнять свои обязанности

4. в следующем абзаце следует перечислить возможные последствия невыполнения работником своих обязанностей

5. в конце записки сотрудник должен определить срок, в течение которого необходимо исправить ситуацию, и предоставить подробный отчет о проделанной работе.

Пример составления докладной записки о невыполнении должностных обязанностей:

Уважаемый Иванов Иван Иванович!

Замечания по неисполнению обязанностей

Проводя проверку вашей деятельности, мы вынуждены отметить, что в последнее время вы не в полной мере выполняете свои служебные обязанности. В частности, вы часто опаздываете на работу или не выполняете задания в срок.

Невыполнение этих обязанностей может иметь серьезные последствия, включая дисциплинарные взыскания, предупреждения и даже расторжение трудового договора.

У вас есть время до ____________, чтобы исправить ситуацию и предоставить нам подробный отчет о своей работе. Если вы не согласитесь, мы будем вынуждены принять соответствующие меры.

С уважением,

__________________ (имя директора)

___________________ (должность руководителя)

Образец отчета о невыполнении обязанностей поможет вам подготовить необходимую документацию и объяснить сотруднику всю серьезность ситуации.

Когда к сотруднику нельзя применить дисциплинарное взыскание в случае невыполнения им должностных обязанностей

Отказ сотрудника выполнять работу, не предусмотренную должностными инструкциями, а также работу, связанную с нарушением норм законодательства и техники безопасности, не является неисполнением служебных обязанностей. Соответственно, за такой отказ к работнику нельзя применить дисциплинарное взыскание, а оформление служебной записки в этом случае бессмысленно.

Порядок составления и согласования докладной записки

Рассмотрим, кто может составлять докладные записки в организации и каков порядок их согласования и подачи руководству.

Пример докладной записки о нарушении дисциплины

Такой документ составляется для информирования руководства о нарушении сотрудником трудовой дисциплины и для инициации применения дисциплинарного взыскания. В докладной указываются обстоятельства нарушения (опоздание, прогул, появление на рабочем месте в нетрезвом состоянии и т.д.) и данные конкретного сотрудника.

Образец докладной записки о ненадлежащем исполнении обязанностей

Такая докладная информирует руководство о том, что сотрудник ненадлежащим образом выполняет свои должностные обязанности. В ней перечисляются конкретные нарушения, допущенные работником, со ссылкой на должностную инструкцию. Цель – привлечь нерадивого сотрудника к дисциплинарной ответственности.