Правила подписи при оформлении документов

— наименование организации (07);

— наименование структурного подразделения (08);

— справочные данные об организации (09);

— название вида документа (10), кроме бланков для писем.

Рассмотрим основные правила размещения реквизитов документов.

Изображение Государственного герба Украины (01) размещаютна бланках государственных учрежденийв соответствии спостановлением № 2137; изображение герба АР Крым — в соответствии с нормативно-правовыми актами АР Крым.

Размеры изображения: высота — 17 мм, ширина — 12 мм.

Изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02) согласно уставу предприятия (положению об организации) располагают с левой стороны от наименования предприятия.

Однако печати ставятся не на всех документах. Перечень документов, на которых проставляют оттиск печати, определяет предприятие на основании нормативно-правовых актов. Его приводят в инструкции по делопроизводству предприятия. Оттиск печати проставляют так, чтобы он захватывал последние несколько букв наименования должности лица, подписавшего документ.

Особым способом удостоверения документа после его подписания является его удостоверение.

Гриф утверждения (17) должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности, подписи, инициала(ов) и фамилии лица, утверждающего документ, и даты.

Пример:

УТВЕРЖДАЮ

Директор

Алексеев Р.

В.

Правила подписи при оформлении документов

Необходимо учитывать положения различных нормативов.

1. Внесли рекомендации по использованию шрифтов. Рекомендовано использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты размера 12–14.
   Ранее были поименованы рекомендуемые шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana.
2. Уточнили, что текст документов выполняют на русском языке.

Закона № 8312).

Документы, которые отправляют зарубежным адресатам, можно оформлять на украинском языке или языке страны адресата или на одном из языков международного общения.

Текст документа должен быть изложен кратко, грамотно, понятно, без повторов и употребления слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки.

Текст оформляют в виде сплошного сложного текста, анкеты, таблицы или объединения этих форм.

С целью ускорения исполнения документов и правильного формирования дел в делопроизводстве каждый документ должен быть посвящен одному вопросу. Исключением является составление протоколов, приказов, планов, отчетов и обобщающих документов.

Тексты распорядительных документов и писем, как правило, состоят из двух частей.

Он состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, которое согласовывает документ (включая наименование предприятия), личной подписи, инициала(ов) и фамилии, даты согласования.

Пример:

СОГЛАСОВАНО

Председатель первичной профсоюзной

организации

Ветров И. И. Ветров

И. И. Ветров

04.02.2010

Документ может быть согласован актом, письмом, протоколом и т. д. В этом случае в грифе согласования после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование, дата составления и номер согласовывающего документа.

При необходимости размещения нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне двумя вертикальными колонками.

Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

ИП — один за всех

Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может расписываться не только на документах, требующих директорской визы, но и ставить подпись в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

Как составить приказ на право подписи счетов-фактур?

Подпись по доверенности

ВАЖНО! Образец доверенности на право подписи от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия.

Подпись – это важный элемент как в официальных, так и в личных документах. Она подтверждает, что документы или сообщения защищены от подделок и являются правомочными. Подписание документа означает, что его содержимое подтверждено и принято лицом, чья подпись указана.
Таким образом, подпись играет критическую роль в обеспечении юридической обоснованности и доверия к документам.

Образец подписи – это стандартный шаблон, который использован для подписания различных документов. Он предназначен для того, чтобы облегчить процесс подписания и защитить подпись от подделки. Образец подписи обычно содержит имя и фамилию лица, подписывающего документ, а также какие-либо другие характеристики, указывающие на индивидуальность подписавшего.

Ниже представлен пример, который поможет вам разобраться в процессе расшифровки.

1. Изучите текст документа.
   Установите основные элементы текста, такие как дата, адресат, тема письма и т. д.
2. Проверьте правильность оформления подписи. Она должна быть нанесена на документ в соответствии с установленными стандартами безопасности.
3. Рассмотрите саму подпись. Записывайте все обозначения, которые могут возникнуть при расшифровке.

В подразделениях печати хранятся в надежно запирающихся шкафах.

Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации организации, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или обособленного структурного подразделения, а также механического износа клише. Уничтожение производится по акту с отметкой в регистрационно-учетных формах.

Регистрационно-учетные формы печатей, а также заверенные службой ДОУ листы с их оттисками включаются в номенклатуру дел организации.

На основании нормативных правовых актов и собственного опыта в организации составляется перечень наименований документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), и перечни наименований документов по каждому структурному подразделению, заверяемых печатью соответствующего подразделения.

Для того чтобы образец подписи был прочитаемым, рекомендуется использовать четкое начертание и стандартные буквенные символы. Однако, каждый человек имеет право выбирать свой собственный подход к оформлению образца подписи, важно только, чтобы он был легко узнаваемым и не вызывал сомнений в его подлинности.

Главная цель подписи состоит в том, чтобы документ был привязан к конкретному лицу, которое несет ответственность за его содержание. Подпись является юридическим доказательством того, что документ был прочитан, понят и согласован автором.
Она также служит средством защиты от фальсификации и изменения документа.

В бизнесе подпись часто используется для заключения договоров, соглашений и других юридически значимых документов.