Кто составляет должностную инструкцию в усебных заведениях

При смене названия организации, трудового функционала работников, его должностных обязанностей, наименования должностей и т.д., естественно, нужно вносить соответствующие изменения в документ.

При смене названия предприятия необходимо:

• внести изменения в титульник должностной инструкции;
• утвердить документ у директора предприятия;
• письменно ознакомить работника с новой редакцией.

При изменении той или иной текстовой части должностной инструкции необходимо:

• либо выпустить приказ о том, что изменена текстовая часть должностной инструкции, сделать приложение к уже утвержденному документу и письменно ознакомить работника с приказом;
• либо принять решение об утверждении новой должностной инструкции, а предыдущую редакцию считать недействительной.

При изменении трудовых обязанностей работника в одностороннем порядке сотрудник должен быть уведомлен об этом в срок не менее 60 дней.

При кардинальной смене должностной инструкции необходимо разработать и утвердить новую.

Самые распространенные ошибки при составлении должностной инструкции

• Дублирование законодательных актов и нормативов.

Не нужно переписывать слово в слово пункты статей из Трудового Кодекса, которые касаются прав и обязанностей работника. В инструкции должны быть конкретные формулировки п обязанностям на той или иной должности, например: «разрабатывает шаблоны развернутых ответов на обращения граждан по вопросам вывоза строительного мусора, формирует перечень актуальных типовых ответов».

• Включение в текст общих фраз и канцеляризмов.

При составлении текста старайтесь не использовать общие формулировки, конкретизируйте функционал сотрудника, его права и ответственность, а также требования к лицу, занимающему должность. Так будет проще и работнику, и руководству.

• Желание разработать объемный документ.

Не растекайтесь мыслью по древу – в должностной инструкции пишите все максимально понятно, четко и конкретно, без лишней «воды». Пусть это будет понятный структурированный документ на одном листе, а не портянка на 15 страниц с фразами, не имеющими ничего общего с реальной работой ваших сотрудников.

Примеры и образцы должностных инструкций

Используя любой пример инструкции и скачанный из интернета файл, следует досконально проверить каждое предложение и внести как можно больше конкретики и фактов относительно работы в вашей компании на конкретной должности.

Даем примеры документов для самых популярных кадровых позиций.

Должностная инструкция менеджера

Ссылка на пример:map.cluster.hse.ru

Интересные моменты: инструкция содержит раздел с оценкой деловых качеств сотрудника и результатов его работы.

Должностная инструкция бухгалтера

Ссылка на пример:dskv77.ucoz.ru

Интересные моменты:

• инструкция содержит названия важных для бухгалтера законов, кодексов и других нормативно-правовых документов, важных для работы;
• список должностных обязанностей содержит конкретику с датами и действиями, которые ожидаются от сотрудника.

Должностная инструкция кадрового специалиста

Ссылка на пример:hr-profi.ru

Интересные моменты: инструкция имеет описание должностных обязанностей по каждой из трудовых функций, вынесенных в отдельный раздел.

Должностная инструкция учителя

Ссылка на пример:topki-school4.ucoz.ru

Интересные моменты:

• инструкция содержит подробное описание критериев приема на работу.

Должностная инструкция дворника, курьера, рабочего, уборщика и электромонтера

Ссылка на пример:school61.centerstart.ru

Интересные моменты:

• инструкции содержат подробные описания конкретных задач сотрудников, права на использования материалов и ресурсов работодателя, выдачу инвентаря, права привлекать других людей к ответственности за порчу вверенного инвентаря и имущества.

Сколько хранить должностную инструкцию?

Должностные инструкции работников подлежат хранению в организации в течение 50 лет после замены новыми. Типовые должностные инструкции работников хранятся постоянно по месту утверждения (п. 30 Перечня).

Что делать, если сотрудник отказывается от ознакомления с измененной должностной инструкцией?

На практике наниматели нередко сталкиваются с ситуацией, когда работник не соглашается что-то менять в своем функционале и отказывается от ознакомления с новой редакцией должностной инструкции, дополненной рядом обязанностей, не влекущих при этом изменения его трудовой функции.

Ситуация 6Табель учета рабочего времени сотрудников организации изначально вел специалист по кадрам. После сокращения указанной должности из штатного расписания ряд функций по этой должности был передан юрисконсульту, а обязанность по ведению табеля по решению нанимателя была дополнительно включена в должностную инструкцию бухгалтера. Однако сотрудница отказалась от подписания новой редакции инструкции, мотивируя свое решение большой загруженностью и неготовностью выполнять дополнительно вмененную обязанность.

При возникновении подобных ситуаций отказ от подписания новой редакции документа в обязательном порядке следует оформлять актом с указанием присутствующих при этом свидетелей. Если в дальнейшем работник будет уклоняться от исполнения дополнительных обязанностей, у нанимателя будут все основания привлечь его к дисциплинарной ответственности.

Светлана Семенихина, юрист

Документы: Примерная форма контракта нанимателя с работником, утвержденная постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 02.08.1999 № 1180 (далее – постановление № 1180).

Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКСД).

Инструкция по делопроизводству, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).

Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (далее – УСОРД).

Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень).

Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (далее – Декрет № 5).

Что сделать, чтобы инструкции выполняли

Все руководители и сотрудники понимают, что должностные инструкции нужны, и они должны быть. Их прописывают, они устаревают, и в результате они пылятся в отделе кадров и не используются в работе, хотя компания потратила на их создание силы.

Чтобы сотрудники знали и исполняли инструкции, они должны быть у них всегда под рукой. Самое простое решение – это раздать каждому сотруднику папку, которая соответствует его должности. В ней должны находиться Политика компании, все должностные инструкции и долгосрочные приказы, которые относятся к должности, например, продавца. Более продвинутый способ – хранить всю документацию в специальном сервисе, к которому члены вашей команды будут иметь доступ даже из дома.

Когда сотрудники получили доступ к инструкциям, обязательно начните проверять их знания. Проверяющим может быть работник из службы персонала, который подходит к работнику и задаёт любой вопрос на знание обязанностей сотрудника. Или вы можете автоматизировать проверку знаний своих сотрудников, используя платформу для обучения сотрудников или другую удобную вам систему.

Успех бизнеса в компетентности работников в том, насколько хорошо они знают и выполняют свою работу. Обеспечьте своей команде доступ к корпоративным знаниям и должностным инструкциям.

Как оформить должностные инструкции, если должность одна, а функции разные?

Ситуация 4В бухгалтерской службе организации имеется несколько бухгалтеров, ведущих разные участки бухгалтерского учета (заработная плата, налоги, учет материалов и др.). Как решить вопрос с должностными инструкциями в данном случае?

Работникам, занимающим одинаковые должности, выполняющим работу, примерно одинаковую по сложности и объему, но разную по направленности, наниматель может разработать и утвердить несколько должностных инструкций, отличных по перечню трудовых функций. При использовании указанного варианта каждой из таких инструкций целесообразно присвоить отдельный учетный номер, а в трудовом договоре с каждым из работников включить пункт о трудовой функции со ссылкой на реквизиты соответствующей должностной инструкции, определяющей перечень именно его обязанностей.

Источники информации для формирования должностной инструкции

Базисом для разработки документа, зачастую, являются:

• локальное положение об организационной структуре хозсубъекта;
• классификатор управленческих функций;
• Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (далее – Справочник);
• действующие трудовые нормативы;
• итоги анкетирования и других видов опросов коллектива.

Кто пишет должностную инструкцию?

Как отмечалось в начале статьи, вопрос разработки должностной инструкции в компании лежит на руководителе подразделения. Именно начальник должен составлять документ для починенных в течение 3-х суток с момента оформления трудового договора. После разработки инструкция передается на согласование вышестоящему лицу, начальнику отдела кадров, а также юристконсульту. После прохождения всех процедур утвержденный документ передается для изучения сотруднику.

Содержание должностной инструкции

Законодательство не предусматривает единую форму должностной инструкции. Документ можно оформить так, как принято в компании. Неважно, кто её согласовывал и есть ли на ней печати. Важно, чтобы её содержание устраивало сотрудника и работодателя. Что указать в инструкции:

• требования к профессиональной подготовке: квалификация, образование, стаж;
• детальный список обязанностей и рабочих операций;
• кому он подчиняется и чьи распоряжения выполняет;
• дресс-код;
• кто выполняет работу сотрудника, пока он в отпуске или на больничном;
• требования к знаниям работника;
• взаимодействие с другими сотрудниками, что он может от них требовать;
• за что он отвечает: за привлечение новых клиентов, за соблюдение сроков поставок, за продажи, за написание статей;
• зарегистрированное название компании;
• фио и должность сотрудника, который утверждает и подписывает документ;
• фио и должность сотрудника, для которого предназначена инструкция;
• дата подписания и подписи обеих сторон.

Зачем нужна должностная инструкция

Сотруднику документ помогает в доступной форме понять:

• что от него требуется и как это должно быть выполнено;
• за что он отвечает, в том числе материально;
• как ему взаимодействовать с начальством и коллегами;
• за что его похвалят;
• за что накажут или оштрафуют.

Работодателю инструкция может помочь:

1. При масштабировании компании, для средних и крупных компаний.

   В маленьких коллективах и стартапах часто управление персоналом происходит в «ручном» режиме. В тот момент, когда сотрудники перестают помещаться в одном небольшом кабинете, контролировать каждого сотрудника индивидуально становится невозможно и требуется разработка единых требований, правил и стандартов.

   Например, работодателю быстрее написать одну должностную инструкцию для 5 сотрудников одной должности и контролировать ее выполнение, чем постоянно повторять сотрудникам правила, дублировать информацию для новичков и отвечать на кучу возникающих рабочих вопросов.

2. Обосновать отказ при приеме на работу.

   Должностная инструкция может содержать требования к деловым качествам работника, его навыкам, опыту работы и квалификации. При ее наличии работодателю проще отказать в должности кандидату, избежать спорных ситуаций и обосновать отказ наличием документа.

3. Разрешить конфликтные ситуации при увольнении.

   Периодически у работодателя возникает необходимость обосновать причину увольнения или, в крайних случаях, доказать в суде законность увольнения. Должностная инструкция помогает доказать, что человек не выполнял своих обязанностей и не соответствовал должности.

4. Оценить работу сотрудника на испытательном сроке.

Должностная инструкция поможет проверить сотрудника на соответствие должности во время испытательного срока: понять справляется ли, все ли знания и навыки из резюме подтвердились, насколько сотрудник обучился и влился в работу и т.д.

Для чего нужна должностная инструкция

Должностная инструкция отвечает интересам обеих сторон трудового договора. Так, работодателю она поможет:

1. Мотивированно отказать соискателю в приеме на вакантную должность. В ДИ указываются требования к образованию, квалификации, стажу и навыкам, которыми должен обладать претендующий на вакансию. Если соискатель не соответствует хотя бы одной из позиций, то ему можно отказать. В случае обжалования отказа в контролирующие органы или суд он обосновывается ссылкой на должностную инструкцию.
2. Объективно оценить работу сотрудника в течение установленного ему срока испытания.
3. Объективно оценить работу персонала для принятия обоснованного решения для поощрения конкретного работника, привлечения его к административной ответственности.
4. Произвести распределение трудовых обязанностей между работниками для эффективного функционирования отельных структурных подразделений и организации в целом. Особенно актуальны для должностей, имеющих одинаковое наименование, но разный функционал, объем работы и размер заработной платы. Например, в организации один юрист занимается договорной работой, второй — разрешением досудебных и судебных споров, а третий курирует правовую сферу в работе филиалов. Должностная инструкция детализирует объем обязанностей каждого из таких сотрудников и в случае споров поможет обосновать разный размер оплаты труда.

Работнику ДИ поможет:

1. Четко понимать, что входит в круг его трудовой функции, какие обязанности ему поручены и задачи возложены.
2. Обоснованно отказаться от выполнения обязанностей, не входящих в круг его трудовой функции.
3. Обжаловать неправомерно наложенное дисциплинарное взыскание, примененное за невыполнение или ненадлежащее выполнение функциональных обязанностей.

По теме: что такое функциональные обязанности работника и где они прописаны

Разработка должностных инструкций и правила их оформления

Процесс начинается с определения ответственных лиц.

Далее сотрудник или рабочая группа действует в рамках, установленных «Положением о разработке должностных инструкций», если оно утверждено нанимателем. Если же нет, они знакомятся с таким документом, как Справочник. В нем содержится исчерпывающий перечень требований к различным специалистам. Все квалификационные характеристики определяют содержание функционала штатных единиц и направлены на:

• максимально эффективную и высокоорганизованную работу;
• разумное вменение рабочих обязанностей;
• поддержание дисциплины и порядка;
• улучшение системы кадрового управления.

Данные характеристики применяются на каждом субъекте, независимо от его формы собственности и рыночного сектора функционирования. Именно с их учетом разрабатываются инструкции для должностей, содержащихся в штатном расписании.

Документ составляется не под конкретное лицо, а на любого субъекта, которому вменяются обязанности. То есть при его замещении другой штатной единицей корректировать инструкцию не нужно, поскольку функционал, права и обязанности остаются неизменными.

Далее им стоит выбрать один из трех методов разработки документа, выделяемых на практике:

1. на основании анализа имеющихся в субъекте документов и их редактирования;
2. по итогам опросов и анкетирований рабочего коллектива;
3. с учетом протекающих в субъекте бизнес-процессов.

Первый метод подразумевает подготовку инструкции с учетом справочников и отраслевых типовых документов, утвержденных на федеральном уровне. При этом, ответственными за разработку инструкции:

• систематизируется имеющаяся в компании или организации документация;
• анализируется система организации труда.
• изучаются функции как отделов, так и штатных единиц.

При втором подходе в ходе соответствующих мероприятий выясняется, как обстоят дела с распределением полномочий в данном субъекте. Вначале опрос проходят ведущие специалисты и руководители направлений, а затем – остальные сотрудники подразделений.

Посредством опросов получается больше сведений, чем из ЛНА Кроме того, с помощью анкеты можно получить мнение работника о наиболее оптимальном распределении обязанностей.

На практике этот метод дополняет первый.

Третий подход базируется на изучении происходящих в субъекте бизнес-процессов. Благодаря этому методу реализуются две задачи: оптимального делегирования трудовых функций и создания комплекса должностных инструкций, адаптированных к рабочим условиям. Впрочем, он используется редко из-за отсутствия бизнес-процессов во многих хозсубъектах. Методика не пользуется популярностью еще и потому, что для ее воплощения требуется формирование детальной цепочки трудовых процессов, что занимает много времени и сил.

Все три подхода коррелируют со способом организации труда субъекта (то есть, если она происходит по документам, то и инструкции составляются соответственно). Они могут успешно сочетаться для получения оптимального результата.

Независимо от способа, в процессе составления документа нельзя забывать о принципе равномерности и эквивалентности меры ответственности лица, занимающего ту или иную должность.

На основании вышенаписанного рабочей группой составляется проект инструкции.

При этом унифицированной формы документа не существует, поэтому он составляется субъектами по своему усмотрению.

Исключением является инструкция частного охранника, регламентируемая Приказом МВД России №960 от 22 августа 2011 г.

Желательно при этом опираться на ГОСТ Р 6.30-2003 г. и принятые с 1 июля 2016 года профстандарты, разработанные для более чем 814 профессий и, в некоторых случаях, обязательные к применению (ст. 195.2 и 195.3 ТК РФ). К таковым случаям относится наличие:

• участия госсектора (особенно актуально для медучреждений, ПАО, образовательных и иных учреждений);
• должностей, предполагающих досрочный выход на пенсию (образовательная и спортивная сферы, а также сельское хозяйство и т.д.);

Составленный с учетом этих рекомендаций проект важно согласовать с:

• профсоюзом либо иным представительным органом трудящихся;
• заинтересованными в содержании документа членами коллектива (например, начальником юротдела или, если такового нет, юристом, руководителем кадровой службы, если проект составлен его подчиненным).

Они ставят свои подписи на последнем листе документа. Согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 (п.3.24), виза согласования включает подпись лица, ее расшифровку и дату.

Необходимость согласования подписанной исполнителем инструкции отпадает. Кроме того, ее визирование и утверждение одним и тем же подчиненным, то есть два юридически равноценных действия, направленных на один документ, невозможно.

Далее инструкция согласовывается с управленцем. Он ставит свою подпись в грифе «Утверждаю».

Инструкция может визироваться не управленцем, а начальником отдела, но подобное фиксируются в его инструкции и трудовом договоре.

Издание инструкций должно учитываться в соответствующем журнале, содержащем, помимо всего прочего, сведения об их корректировках.

Срок действия должностной инструкции не ограничен, поэтому ее положения актуальны до момента замены на другую. Впрочем, в вопросах продолжительности ее хранения можно руководствоваться «Перечнем типовых управленческих документов …. с указанием сроков хранения».

Итоговый документ должен одинаково трактоваться обеими сторонами трудовых отношений (нанимателем и нанимаемым). Он должен быть структурированным, разбитым на пункты и подпункты.

Кто создает должностные инструкции

На практике разрабатывать должностную инструкцию могут сотрудники по работе с персоналом, руководитель, юрист, секретарь или сам работник. Но в идеале нужно, чтобы инструкцию для должности разработал человек, который занимает её какое-то время.

Кадровые специалисты, юристы и секретари понимают в тонкостях законодательства и кадровом деле, но не знают нюансов работы конкретной должности. По ошибке они могут описать в ней устаревшие процессы, указать пункты, описывающие работу компании, но про работу, например, маркетолога будет написано очень мало. Также бессмысленно скачивать шаблоны готовых инструкций из интернета, так как они содержат общие формулировки, много “воды” и не учитывают должностные особенности, необходимые вашей компании.

В идеале в создании инструкции должны участвовать несколько лиц: составляет её сотрудник, согласовывает руководитель, отдел персонала проверяет соответствие трудовому кодексу, а юристы — другим законам.

Как подобрать благонадежных сотрудников и сохранить репутацию компании?

Составление должностных инструкций – это один из шагов на пути к формированию надежного кадрового состава организации. Документ помогает закрепить, каким требованиям должен соответствовать будущий работник, какими профессиональными знаниями владеть и какими будут его задачи на рабочем месте. Должностная инструкция обеспечивает защиту от рисков при судебных разбирательствах, да и просто вносит ясность во взаимоотношения работодателя и сотрудника.

Также защитить от рисков репутацию компании помогает оценка уровня благонадежности будущих сотрудников еще на этапе подбора персонала.

Используя сервис проверки соискателей и сотрудников от SpectrumData, вы сможете убедиться в надежности кандидата или, наоборот, – отказаться от сотрудничества с ним. Проверка займет всего три минуты.

Информация об интересующем вас кандидате или сотруднике выгружается из более чем 70 государственных и коммерческих баз данных, при этом с соблюдением всех требований закона о персональных данных. Вы сможете без труда проверить правовую благонадежность гражданина, начиная от различного рода правонарушений до участия в арбитражных делах и нахождения в розыске, действительность его документов, финансовое положение и так далее.

Набор проверок в пакете зависит от потребностей компании – мы предлагаем тариф-конструктор, где вы платите только за необходимые именно вам данные. Оставьте заявку на демодоступ, чтобы познакомиться с наполнением отчетов.

Чтобы оценить достоверность и объективность данных, предоставляемых сервисом, оформите бесплатный тестовый доступ, с помощью которого можно провести несколько бесплатных проверок реальных кандидатов.

Автор: Евгения Гирш

Особенности оформления, если пересматриваются обязательные положения по соглашению сторон

Как правило, в ДИ не содержится детального описания условий труда — дается ссылка на ЛНА. Основные изменения вносятся в связи с корректировкой должностных функций. Изменяют эти условия только по взаимному согласию сторон (ст. 72 ТК). В одностороннем порядке руководитель сделает это в одном случае: доказав, что изменения являются следствием изменений организационных или технологических условий занятости (ст. 74 ТК).

Вот инструкция, как изменить должностную инструкцию работнику по соглашению сторон.

Шаг 1. Вносимые правки обсуждают и устно — это не запрещено. На крупном предприятии разумнее подготовить проект, четко перечислить все поправки в ЛНА для сотрудника и на проекте получить подпись о согласии.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Шаг 2. Согласованный с работником вариант следует утвердить. Используются два способа:

• грифом на документе «УТВЕРЖДАЮ» и подписью руководителя;
• приказом.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Шаг 3. Внесение правок в трудовую функцию, отраженных в ЛНА, следует зафиксировать в трудовом договоре. Для этого готовятся два экземпляра дополнительного соглашения. В тексте полностью прописываются пункты ТД, которые согласованы в новой редакции. ТД полностью не переоформляется.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Дополнительное соглашение визируется руководителем и сотрудником. Работник подписью удостоверяет факт начала работы по измененной ДИ.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Скачать дополнения в должностную инструкцию, затрагивающие условия договора

Скачать образец дополнения к должностной инструкции, не меняющего условия договора

Скачать образец уведомления об изменении должностной инструкции для работника

Скачать образец приказа об изменении должностных инструкций с изменением трудовой функции

Скачать образец дополнительного соглашения к должностной инструкции, являющейся приложением к трудовому договору

Статья 15 ТК РФ. Трудовые отношения

Статья 56 ТК РФ. Понятие трудового договора. Стороны трудового договора

Статья 57 ТК РФ. Содержание трудового договора

Статья 72 ТК РФ. Изменение определенных сторонами условий трудового договора

Статья 72.1 ТК РФ. Перевод на другую работу. Перемещение

Статья 72.2 ТК РФ. Временный перевод на другую работу

Статья 74 ТК РФ. Изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда

Статья 77 ТК РФ. Общие основания прекращения трудового договора

Как грамотно составить должностную инструкцию: объясняем по шагам

Чтобы правильно составить должностную инструкцию, необходимо действовать, согласно алгоритму. Рассмотрим основные этапы.

Этап №1. Изучение необходимых профстандартов и нормативных документов.

Работа на некоторых должностях (специалисты, чья работа связана с вредным производством, строители и т.д.) должна быть регламентирована профессиональными стандартами, поэтому важно перед составлением инструкций ознакомиться с нормативными документами. Многие компании используют выдержки из профстандартов в качестве справочного материала – берут основные «выжимки» и адаптируют их под задачи конкретной должности, добавляя свои формулировки.

Этап №2. Разработка должностных инструкций.

Рекомендуем не поручать этот процесс кому-то одному, лучше если в нем будет задействовано несколько профильных специалистов, знающих специфику работы на определенных должностях, тех, кто может проверить соблюдение норм трудового права и корректность оформления инструкции. Например, ее могут совместно разрабатывать специалист по кадрам, юрисконсульт, начальник отдела. К этому процессу можно также привлечь и самого работника, для которого составляется инструкция.

Этап №3. Проверка составленного документа у специалистов юротдела.

Не пропускайте этот этап. Важно, чтобы должностная инструкция была составлена в соответствии с нормами закона и внутренней политикой компании.

Этап №4. Подписание и утверждение.

Кем подписывается должностная инструкция? Ответ – руководителем отдела, к которому относится данный документ. А вот утвердить должен директор компании.

Этап №5. Ознакомление специалиста с должностной инструкцией под роспись.

Данный этап обычно следует после подписания работником ТД либо же при переводе сотрудника на иное место работы в организации.

Этап №6. Обеспечить хранение документа.

Должностная инструкция должна быть составлена в двух экземплярах: один хранится непосредственно у работника, а второй – в отделе кадров, либо у начальника отдела. Для индивидуальных инструкций срок хранения определен 50 годами, типовые могут храниться 3 года (сроки указаны в статьях 442 и 443 Перечня, который утвержден приказом Росархива от 20.12.19 № 236)

Требования к оформлению должностной инструкции и как оформить ее в соответствии с ГОСТом

Единой утвержденной формы должностной инструкции не существует. В том случае, если работодателем принято решение разработать должностную инструкцию в качестве отдельного документа, а не как приложение к ТД, можно взять на вооружение ГОСТ Р 7.0.97-2016 в части общих требований.

При составлении должностной инструкции рекомендуется:

• использовать нумерацию, если должностная инструкция составлена на двух и более листах, нумеровать со второй страницы. Ставить номера по центру, сверху;
• указывать название компании в соответствии с уставными документами;
• прописать название документа и должности, по которой он составляется;
• проставить регистрационный номер (если предусмотрена регистрация документов).

Не все работодатели соблюдают требования ГОСТа при разработке должностных инструкций. Тем не менее, даже такая инструкция будет действительна для исполнения. Работодатель не несет ответственность за то, что составил данный документ не по ГОСТу.

Кто и как разрабатывает должностные инструкции?

Должностную инструкцию разрабатывает и утверждает наниматель самостоятельно (часть вторая п. 10 Общих положений ЕКСД).

Процесс составления и изменения должностной инструкции наниматель вправе подробно регламентировать на локальном уровне (например, в Положении по составлению и оформлению должностных (рабочих) инструкций).

Должностные инструкции обычно разрабатывает сотрудник кадровой службы совместно с руководителем соответствующего структурного подразделения. Указанный вариант позволяет не только оформить документ с учетом требований законодательства, но и учесть все нюансы работы, подлежащие обязательному отражению в должностной инструкции сотрудника.

Как правило, должностная инструкция составляется в одном экземпляре, который остается у нанимателя. При необходимости копия указанного документа может быть представлена руководителю подразделения, где трудится работник, а также самому работнику.

Должностная инструкция подписывается лицами, участвовавшими в ее разработке, и утверждается руководителем организации. Помимо этого, она подлежит дополнительному согласованию с юридической службой организации, а также должностными лицами и структурными подразделениями, взаимодействующими со специалистом, для которого указанная инструкция предназначена.

Утвердить должностную инструкцию возможно двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу (часть вторая п. 52 Инструкции по делопроизводству).

Справочно: при смене руководителя, утвердившего должностную инструкцию либо издавшего распорядительный документ об ее утверждении, утверждать заново должностные инструкции работников не требуется.

Обязательны ли должностные инструкции в компании?

Для работников структур, принадлежащих к государственной службе (прокуратура, правительство, ФАС и т.п.), должностной регламент должен быть установлен в обязательном порядке. Что именно он содержит, подробно написано в статье 47 Закона 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ». Эту бумагу утверждает представитель нанимателя, и она является частью административного регламента госоргана.

Для всех остальных компаний должностная инструкция – это документ, который работодатель составляет исключительно по собственному желанию, К обязательным он не относится. Если работодатель не хочет разрабатывать должностные инструкции работников, ему нужно предусмотреть подробное описание всего их функционала, требований к должности в тексте трудового договора (далее – ТД).

Как внести изменения в должностную инструкцию?

Внесение в должностные инструкции изменений и дополнений оформляется соответствующим приказом руководителя организации, который доводится до сведения работника под роспись.

При этом, если указанные нововведения предполагают изменение трудовой функции работника, наниматель должен соблюсти процедуру изменения существенных условий труда (ст. 32 ТК, подп. 3.2 п. 3 Декрета № 5).

ЭТО ВАЖНО! Не влечет изменения трудовой функции и, следовательно, не считается изменением существенных условий труда: – изменение наименования должности в связи с изменением законодательства (например, «специалист по таможенному оформлению» на «специалист по таможенному декларированию»);

– изменение наименования организации или структурного подразделения;

– изменение подчиненности работника.

Изменение организационной структуры организации можно рассматривать как изменение существенных условий труда в случае, если оно ведет к перераспределению функций между подразделениями и работниками.

Если трудовая функция работника не меняется, изменить обязанности работника возможно без учета его мнения (за исключением случая, когда должностная инструкция является приложением к трудовому договору). В данной ситуации нанимателю достаточно утвердить должностную инструкцию в новой редакции и ознакомить с ней работника под роспись.

Если условия труда, подлежащие изменению, определены в должностной инструкции, являющейся приложением к трудовому договору, их изменение осуществляется путем подписания дополнительного соглашения к нему.