Кто расчитывает путевые листы жд техники

Например, в путевке, выписываемой на автобус, есть поля, предназначенные для указания сведений о кондукторе, данных о маршрутах. Их обязательно надо заполнять.

Ответственность за ошибки

Ответственность за корректность оформления документов несет лично руководитель организации и уполномоченные лица, которые отвечают за эксплуатацию ТС. Те из них, кто ставит на бланке подпись, несут ответственность за достоверность данных, которые они заверили. Если при проверке представители ФНС выявят нарушения в заполнении путевого листа, они вправе исключить списанные по нему ГСМ из состава расходов в целях налогообложения прибыли. Тогда организации придется доплатить налог, уплатить штрафы и пени, назначенные проверяющими.

Правила регистрации и хранения

Все путевые листы регистрируют в специальном журнале.

Вот как это делают:

Марка горючего

Марка топлива, которым заправляют машину (например, А-92 или А-95)

Выдано по заправочному листу

Нетранспортные компании пишут номер чека, который дали на заправке. Транспортные — сколько топлива выдали в самой компании

Остаток горючего при выезде

Пишем, сколько топлива было в баке до выезда

Остаток горючего при возвращении

То же самое, но после возвращения

Расход по норме

Пишем по норме Минтранса

Показание спидометра при возвращении в гараж

Пишем, сколько показывает одометр

Внизу бланка еще ставят штамп: «Предрейсовый медосмотр пройден» или «Водитель прошел медосмотр, к рейсу допущен».

Образец с учетом последних изменений подготовлен с помощью коммерческой версии КонсультантПлюс.

Начнем с указания серии, номера и срока действия документа. Серия — необязательный элемент, поэтому он иногда отсутствует.
Что касается номеров, то они присваиваются путевым листам в соответствии с утвержденной нумерацией.

Срок действия определяется в зависимости от ситуации. В нашем примере документ выписан на одну смену.

Следующий раздел предназначен для данных о собственнике или арендаторе транспортного средства.

Юридические лица вписывают:

• наименование;
• организационно-правовую форму;
• адрес местонахождения;
• контактный телефон;
• ОГРН.

ИП указывают:

• Ф.
  И. О.

Его разрешено вести на бумаге или в электронном виде. Во втором случае все сведения, внесенные в журнал, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью.

Так называемые путевки — это учетные первичные документы, и ведение путевых листов на предприятии обязательно, если организации или индивидуальные предприниматели эксплуатируют автотранспорт.
При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов.

В зависимости от вида транспортных средств (ТС) и области их применения используют разные виды бланков.

Можно оформить один путевой лист на один рейс, если его длительность больше рабочего дня водителя, или на несколько рейсов, если в течение рабочего дня у водителя не одна поездка.

Организация

Информация о компании, которая пользуется машиной

Код по ОКПО

Код компании. Узнаем в Росстате или в интернете по ИНН

Марка автомобиля

Пишем марку (например, ВАЗ 2110)

Государственный номерной знак

Номер машины со всеми буквами и цифрами

Гаражный номер

Пишем, если у компании несколько машин.

Это внутренний номер, чтобы отличить одну машину от другой

Водитель

Пишем фамилию, имя и отчество полностью, а также номер СНИЛС.

Табельный номер

Номер сотрудника, который ему дали в компании. Номера присваиваются по порядку, как решит компания.

Применение нового бланка обязательно указывают в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются и правила, регламентированные статьей 9 федерального закона №402-ФЗ от 06.12.2011 о бухгалтерском учете.

Документ заверяется подписью диспетчера, который его оформил, и руководителем организации.

Печать ставят только те организации, которые ее используют по уставу. Форма готовится в одном экземпляре и выдается на руки водителю.
После этого документ возвращается уполномоченному лицу под подпись, в этом случае он считается закрытым и поступает в бухгалтерию.

В случаях, когда аренда транспорта производится без экипажа, ответственность за оформление путевого листа ложится на арендатора.

Необходимость оформления путевого листа возникает в таких случаях:

1. При использовании автомобиля сотрудником для перевозки грузов в рамках задач компании: это требование помогает поддерживать чёткость и прозрачность в вопросах использования корпоративных ресурсов.
2. Для выполнения специальных перевозок по поручению компании: обеспечивает юридическую чистоту и соблюдение требований к перевозкам.

Согласно рекомендациям Минтранса, крайне важно для каждой поездки оформлять путевой лист.

В документ вносят информацию о следующем:

• время смены;
• данные об автомобиле;
• количество израсходованных горюче-смазочных материалов;
• пробег за смену;
• техническое состояние легкового или грузового автомобиля, спецтехники на момент выезда и окончания смены.

Информацию собирает бухгалтерия, подразделение по контролю за техническим состоянием транспорта. По полученным из путевки сведениям рассчитывают заработную плату сотрудникам, составляют отчеты для государственных органов.
Водитель, как ответственное лицо, подтверждает получение и правильность заполнения своей подписью.

Сведения из путевки необходимы для составления отчетов по расходам предприятия – заработных плат, выделенных средств на ГСМ, топливо, ремонт, обслуживание транспорта.

Удостоверение №

Пишем серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения

Класс

Класс водителя зависит от категории прав. Если у водителя все категории, это 1-й класс; управляет только автобусом или легковым автомобилем — 3-й класс

Лицензионная карточка

Не заполняем: это для коммерческих перевозок от 8 человек

В распоряжении

Кто пользуется машиной

Адрес подачи

Пишем адрес компании

Время выезда из гаража

Точное время, когда машина уехала

Диспетчер-нарядчик

Имя и подпись человека, который дает водителю задание

Механик

Имя и подпись человека, который проверяет машину перед поездкой

Время возвращения в гараж и отметки

Диспетчер ставит точное время; ставит отметки, если нужно; имя и подпись

В правом нижнем углу заполняют информацию по движению горючего.

данные о движении транспортного средства на территории исполнителя (дату выезда, прибытия, данные спидометра и сведения о количестве горючего);

Оборотная сторона путевого листа специального автомобиля 3-спец содержит:

• детальное описание порядка работы (адреса маршрутов следования при наличии, время прибытия/убытия, показания спидометра на каждом шаге);
• результат работы (фактический размер потраченного времени и горючего);
• расчет заработной платы или ссылку на договор, по которому производится оплата.

Отрывной талон заполняется заказчиком по факту выполнения работ.

Отличие от формы 6-спец

В уже упоминавшемся постановлении № 78 введен также путевой лист по форме 6-спец.