Компания оплатила товар через терминал закрывающие документы

Кто может получить закрывающие документы

Закрывающие документы предоставляются только юридическим лицам и ИП, которые произвели оплату безналичным переводом со своего расчетного счета.

При оплате необходимо выбрать способ оплаты Безналичный перевод или Безналичный перевод в иностранной валюте.

Оплата счета через платежные системы или терминалы моментальных платежей считается оплатой от физического лица. Согласно законодательству РФ закрывающие документы по такой оплате не предоставляются. Чтобы получить документы, подтверждающие оплату, обратитесь в техническую поддержку платёжной системы.

В каком формате предоставляются закрывающие документы

До октября 2017 года мы предоставляли два отдельных документа: счет-фактуру и акт выполненных работ. С октября 2017 года мы предоставляем универсальный передаточный документ (УПД), который включает в себя счёт-фактуру и акт выполненных работ. Ниже перечислены условия предоставления закрывающих документов.

Условия предоставления закрывающих документов

• Скан-копии закрывающих документов автоматически загружаются в личный кабинет и отправляются на email до 15 числа следующего месяца от даты начала оказания услуги.

• Оригиналы документов отправляются:

  • почтой России в течение двух недель с момента загрузки скан-копий в личный кабинет;
  • по ЭДО, если настроено взаимодействие, — до 20 числа месяца, следующего за отчетным, с момента загрузки скан-копий в личный кабинет.
• Оригиналы документов можно получить лично в московском офисе. Для получения документов напишите заявку в службу поддержки или help-чат.
• Документы датируются последним числом месяца.
• Закрывающие документы могут быть сформированы не сразу на всю сумму счета в зависимости от типа услуги.

Как формируются закрывающие документы

В зависимости от типа предоставляемой услуги, счет может быть оплачен на одну сумму, а закрывающие документы будут представлены на другую:

• на всю сумму
• ежемесячно
• по мере использования средств на балансе услуги

Документы формируются не на всю сумму счета, а за количество использованных дней в месяце. Такой способ используется для услуг, по которым можно сменить тарифный план или вернуть средства за неиспользованный период.

К таким услугам относятся:

• Хостинг;
• VPS;
• Физические серверы Dedicated;
• Colocation;
• Дополнительный IP-адрес;
• Конструктор сайтов Рег.сайт;
• Почта на домене.

Формула для расчета

Формула для примерного расчета выглядит так:

Сумма оплаты за год / 365 дней * количество дней в месяце

Например: хостинг оплачен на 6 месяцев на сумму 2000 рублей. Мы хотим узнать на какую сумму будут предоставлены документы за ноябрь:

(2000 (рублей) x 2 (полугодия) / 365 (дней в году) ) x 30 (количество дней в ноябре) = 328.767123288 (рублей за ноябрь).

Данный расчет производится автоматически нашей системой. Иногда сумма за месяц может не совпадать с результатом по формуле на несколько рублей. Однако в конечном итоге закрывающие документы будут предоставлены на всю оплаченную сумму.

Некоторые услуги имеют собственный баланс. Закрывающие документы по ним мы предоставляем по мере использования средств с внутреннего баланса услуги.

К таким услугам относится SEO-продвижение.

Как получить оригиналы закрывающих документов повторно

По умолчанию мы отправляем закрывающие документы по мере их формирования на почтовый адрес организации, указанный в Контактах владельца аккаунта. Если указан неверный почтовый адрес, закрывающие документы могут не дойти до адресата. В таком случае документы будут возвращены обратно на почтовый адрес нашей организации. На ваш контактный email поступит соответствующее сообщение.

Если вы не получили оригиналы документов из-за неверного почтового адреса, измените ваш адрес на корректный в Контактах владельца аккаунта и закажите повторную отправку документов по одной из инструкций ниже.

• по почте
• через ЭДО
• в офисе Рег.ру

Повторная отправка Почтой России является платной услугой. Ее стоимость составляет 200 рублей. Для заказа выполните следующие шаги:

• 1Авторизуйтесь в личном кабинете Рег.ру.
• 2

  Перейдите в раздел Информация об аккаунте:

• 3

  Перейдите в раздел Документы:

• 4

  Во вкладке «Закрывающие документы (УПД)» нажмите Отправить повторно:

• 5

  Отметьте галочкой нужные документы и нажмите Оплатить:

• 6Оплатите счет любым удобным способом.

Готово, после формирования заявки оригиналы документов будут отправлены на ваш почтовый адрес в течение недели.

Повторная отправка закрывающих документов по ЭДО является бесплатной услугой. Для заказа выполните следующие шаги:

• 1Настройте обмен оригиналами закрывающих документов через систему электронного документооборота (ЭДО).
• 2Создайте заявку в службу поддержки на отправку закрывающих документов через ЭДО.

Готово, вы получите оригиналы закрывающих документов в течение суток.

Еще один бесплатный способ повторного получения закрывающих документов — лично в московском офисе. Для заказа выполните следующие шаги:

• 1Создайте заявку в службу поддержки или в help-чат с темой «Финансовые вопросы».
• 2В заявке укажите ИНН организации и документы, которые вам необходимы.
• 3В ответном сообщении специалист службы поддержки сообщит дату, когда можно будет забрать документы.

Готово, заберите документы в московском офисе Рег.ру в течение двух недель с момента подготовки документов, сообщив менеджеру ИНН и наименование организации.

Адрес офиса: г. Москва, Большой Гнездниковский переулок, дом 1, строение 2. Режим работы: с 9:00 до 18:00 в будние дни.

Адрес офиса в Москве

Как скачать скан-копии закрывающих документов

• 1Авторизуйтесь в личном кабинете Рег.ру.
• 2

  Перейдите в раздел Информация об аккаунте:

• 3

  Перейдите в раздел Документы:

• 4

  Перейдите во вкладку «Закрывающие документы (УПД)» и кликните Скачать напротив нужного документа:

Готово, скан-копия документа будет сохранена на ваш компьютер. Также письмо с копией будет отправлено на email бухгалтера, указанный в «Контактах владельца аккаунта».

Как изменить данные в УПД

Если вам нужно изменить данные в УПД (Универсальный передаточный документ), напишите заявку в службу поддержки.

В УПД можно изменить:

• наименование организации;
• юридический адрес;
• КПП;
• номер платежного поручения (только за незакрытый квартал).

В УПД нельзя изменить:

• дату документа;
• номер документа;
• сумму оказанных услуг;
• ИНН организации.

Если реквизиты в документах не соответствуют текущим реквизитам организации, воспользуйтесь инструкцией: Как изменить реквизиты организации?

Возможные проблемы

В личном кабинете не отображаются бухгалтерские документы

Документы могут не отображаться в личном кабинете, если:

• оплата счета производилась через различные платежные системы или через терминалы моментальных платежей;
• оплата производилась от физического лица;
• перечисленных средств недостаточно для оплаты услуг;
• не подошел срок формирования закрывающих документов.

Если ни один из описанных случаев не актуален, создайте заявку в службу поддержки, в ней подробно опишите суть проблемы и предоставьте документ, подтверждающий вашу оплату.

Можно ли получить закрывающие документы при оплате с корпоративной карты

По операциям, произведенным с помощью корпоративных карт, компания Рег.ру не предоставляет закрывающие документы.

По законодательству РФ непосредственными держателями банковских карт являются физические лица, даже если карта выпущена для юридического лица или ИП (см. пункт 1.5 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П). Если карта является корпоративной, она оформляется на конкретного сотрудника. При проведении операций по карте платежный шлюз банка эквайера возвращает информацию о держателе карты, которым всегда выступает физическое лицо. Таким образом, все платежи по банковским картам поступают в Рег.ру от физического лица.

По законам РФ бухгалтерские документы (счет-фактура, акт выполненных работ и УПД) предоставляются только юридическим лицам или индивидуальным предпринимателям при проведении прямого безналичного платежа с расчетного счета организации или оплате наличными при предоставлении соответствующих документов.

Подтверждением целевого использования средств по корпоративной карте является:

• инвойс по оплаченному счету;
• банковская выписка со счета карты.

Инвойс можно скачать в разделе Счета, нажав на нужный номер счета.

Обратите внимание

Данная инструкция по договору является обязательной.