Одним из перспективных направлений является использование возможностей искусственного интеллекта для работы с данными личных карточек сотрудников, в том числе:

Автоматизированный сбор и структурирование информации
Прогнозирование потребности в персонале и бюджетов на него
Подбор кандидатов на вакантные должности

Когда оформляется личная карточка работника

Крайний срок оформления личной карточки работника по форме Т-2 законодательно не установлен. Но мы рекомендуем сделать это в момент внесения записи в трудовую книжку, то есть не позднее одной недели с момента приема человека на работу в вашу компанию.

Личную карточку лучше всего вести в бумажном виде. Ведь ее реквизиты предусматривают подтверждение записей личными подписями работников, например, графа 6 третьего раздела «Прием на работу и переводы на другую работу». Однако законодательство не запрещает вести личные карточки и в электронном виде. Но в любом случае их придется распечатывать для того, чтобыознакомитьсотрудника с записями под подпись. Работодатель ведет личную карточку в течение всего времени, пока человек у него работает.

При увольнении сотрудника работодатель закрывает карточку, но продолжает ее хранить:

75 лет, если ее закончили вести до 01.01.2003;
50 лет, если ее закончили вести после 01.01.2003.

Обратите внимание! Личная карточка работника содержит его персональные данные. Работодатель обязан исключить к ней свободный доступ посторонних лиц.

12. Плюсы и минусы ведения электронных личных карточек Т-2

Давайте рассмотрим основные преимущества и недостатки перехода на электронные карточки сотрудников:

Плюсы: Высокая скорость поиска и обработки данных Удобство внесения изменений и дополнений Экономия офисного пространства и расходных материалов
Минусы: Требуются финансовые вложения в программное обеспечение и технику Необходимо обучение персонала новым IT-навыкам Риск потери базы данных при технических сбоях

Как правильно заполнить – инструкция с рекомендациями

Личная карточка оформляется при приеме сотрудника на работу. Для оформления документа потенциальный работник должен подготовить ряд документов, перечень которых был указан ранее.

Именно договор, приказ, паспорт, трудовая и другие бумаги выступают в качестве основания для заведения личной карточки.

Заполнением личной документации, как правило, должен заниматься ответственный сотрудник. Он назначается работодателем. Чаще всего таковым становится специалист отдела кадров.

Ранее уже было указано, что документ состоит из 11 разделов и 4 страниц соответственно.

В самом начале официального оформления трудовых отношений заполняются только 2 первые страницы личной карточки. В остальные информация вносится по мере необходимости.

Прежде чем перейти к оформлению основных разделов, важно правильно заполнить шапку документа. В ней отмечаются следующие данные:

формы ОКУД и ОКПО;
полное название предприятия.

Следующая часть личной карточки оформляется в табличном виде. Каждая графа таблицы имеет следующее наименование:

дата начала ведения личной карточки;
табельный номер сотрудника, информация о котором будет присутствовать в настоящей бумаге;
номер ИНН и СНИЛСа трудящегося;
алфавит. Первая буква фамилии трудящегося. Данная отметка необходима для быстрого поиска личного дела сотрудника и упорядоченного расположения в картотеке;
характер и вид работы (временная, постоянная, по совместительству или основная);
пол трудоустроенного лица.

После этого поочередно заполняются остальные разделы документа. Общие сведения, данные о воинском учете и другие.

Оформление раздела общие сведения

В общих сведениях должна присутствовать основная информация о сотруднике. В правом углу указывается номер и дата заключения трудового соглашения. Далее следуют такие графы:

инициалы работника (полностью);
дата рождения трудящегося – письменно и цифрами;
место рождения (в соответствии с паспортными данными);
код гражданства по ОКИН. Если сотрудник – только гражданин РФ, в данной графе ставится код 1. Если у него 2 гражданства – код 2. Иностранцам присваивается код 3, лицам, без гражданства – 4;
кодовая отметка о владении иностранными языками по ОКИН;

Степени знания английского или другого иностранного языка с кодами по ОКИН: владею свободно – 3, читаю и могу объясняться – 2, читаю и перевожу со словарем – 1.

информация об имеющемся образовании. В таблице указывается наименование учебного заведения, год его окончания, а также документ, полученный в итоге – диплом, аттестат, свидетельство и т.п., его основные данные;
наименование профессии, на которую принят сотрудник, соответствующий ей код по ОКПДТР;
стаж, в соответствии с данными трудовой книжки;
кодовое обозначение семейного положения;
паспортные данные;
адрес регистрации и проживания;
контактный телефон трудящегося и его близких родственников.

Воинский учет

Часть личной карточки, в которую вносится информация о принадлежности к воинскому учету, заполняется не всегда.

Оформление этого раздела документа актуально только в том случае, если работник подлежит воинскому учету.

В большинстве случаев к таковым относят мужчин.

Реже военнообязанными считаются женщины. В основном таковыми являются представительницы определенных профессий.

В разделе о воинском учете отражается информация следующего характера:

наименование категории запаса;
присвоенное работнику воинское звание;
профиль;
полное кодовое обозначение ВУС;
кодовое обозначение категории годности к военной службе;
наименование военкомата, соответствующего адресу места жительства работника;
характеристика воинского учета, на котором состоит сотрудник (общий, специальный);
отметка о снятии с воинского учета (при необходимости).

Важно учесть, что после заполнения разделов об общих сведениях и воинском учете, ответственный специалист отдела кадров и сотрудник должны оставить в личной карточке свои личные подписи.

Они выступают в качестве подтверждения согласия с данными, указанными в этих разделах.

Прием на работу

Раздел о приеме на работу, как и большинство других, оформляется в виде таблицы. В нее вносятся данные следующего характера:

дата приема трудящегося на работу (или дата перевода сотрудника на другую должность);
наименование структурного подразделения, в котором будет числиться сотрудник;
должность, в соответствии со штатным расписанием;
оклад и премии (письменно и цифрами);
дата издания приказа о приеме на работу, его номер.

Этот раздел, как и предыдущие, требует наличии личной подписи сотрудника. Ни в какой части документа не должно быть исправлений и ошибок.

Как и сколько хранятся – сроки хранения

Личные карточки оформляются в момент трудоустройства гражданина.

После заполнения они хранятся в папке или шкафу, недоступном для третьих лиц.

Ответственность за хранение и документа возлагается на специалиста, его оформляющего.

Личная карточка не уничтожается и после расторжения трудовых отношений с сотрудником, информация о котором в ней отражалась.

После увольнения трудящегося она хранится в отделе кадров от 1 до 3 лет. По окончанию этого срока документ попадает в архив, где хранится еще 75 лет.

8. Могут ли запросить личные карточки контролирующие органы

Несмотря на отсутствие прямого требования по ведению личных карточек Т-2, трудовая инспекция или другие контрольно-надзорные органы могут потребовать предоставить им формы на сотрудников организации.

Поэтому, если работодатель продолжает заполнять личные карточки для персонала, ему следует быть готовым предъявить эти документы по запросу проверяющих.

2. На каком основании заполняется личная карточка Т-2

Заполнение личной карточки Т-2 производится на основании следующих документов, предоставляемых работником:

Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
Трудовая книжка
Документы об образовании
Военный билет
Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования
Другие необходимые документы

Также некоторые данные заносятся в личную карточку со слов самого работника. Это касается таких сведений, как:

Знание иностранных языков
Адрес фактического места жительства
Состав семьи

Особенности есть при заполнении раздела о воинском учете. Здесь данные берутся из военного билета и других документов призывника или военнообязанного.

Образец заполнения унифицированной формы Т-2

При оформлении личной карточки по форме № Т-2 применяются классификаторы информации, в которых содержатся, в частности, коды для заполнения ячеек: ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении), ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию) и другие. Раньше кодирование применялось для обработки данных автоматизировано. Сейчас необходимость в кодировании информации отпала. Если работодатель примет решение не проставлять коды, ячейки для кодов в карточке необходимо оставлять незаполненными. Убирать их из унифицированной формы Т-2 нельзя.

Бланк по теме:Личная карточка работника по форме Т-2ПосмотретьСкачать

В шапке бланка Т-2 необходимо заполнить наименование организации, код по ОКУД, ОКПО. Далее – заполнить таблицу:

дату составления личной карточки;
табельный номер работника;
ИНН работника;
номер СНИЛС;
алфавит (первая буква фамилии работника);
характер работы;
вид работы;
пол работника.

Построчный алгоритм заполнения личной карточки вы найдете в Путеводителе по кадрам от «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ бесплатно.

Основная часть карточки состоит из 11 разделов. В разделе I вам необходимо заполнить общие сведения о сотруднике:

трудовой договор (номер, дата);
ФИО работника;
место его рождения;
гражданство;
знание иностранного языка;
образование сотрудника;
профессия;
стаж работы;
состоит ли в браке;
состав семьи;
данные паспорта;
адрес места проживания (прописка и фактический адрес проживания).

Раздел II «Сведения о воинском учете» содержит сведения о воинском звании работника, категории запаса и т.д.

ВНИМАНИЕ! С 08.01.2022 работодатели обязаны заполнять форму №10 на каждого военнообязанного работника.

В разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» необходимо заполнить следующие пункты:

дата, с которой работник оформлен на работу в компанию или переведен на новое место работы;
структурное подразделение;
специальность, разряд, класс квалификации. Эта графа заполняется в соответствии со штатным расписанием и ОКПДТР;
тарифная ставка, надбавка (если предусмотрена);
основание;
личная подпись работника.

Раздел IV «Аттестация» состоит из таблицы, в которой нужно заполнить сведения о результатах аттестации (если работодатель проводит аттестацию работников).

Раздел V «Повышение квалификации» содержит сведения о профессиональном образовании, полученном работником дополнительно.

Раздел VI «Профессиональная переподготовка» содержит сведения о дополнительном профессиональном образовании, полученном работником. Обычно в этот раздел вносятся сведения об обучении, которое работник прошел в период работы в компании.

Раздел VII «Награды, поощрения, почетные звания» содержит сведения о награждениях работника.

Раздел VIII «Отпуск» содержит сведения об отпусках.

В разделе IX «Социальные льготы» укажите сведения о льготах, если они есть.

В разделе X «Дополнительные сведения» укажите дополнительную информацию, если это необходимо.

В раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» внесите информацию о причине увольнения.

Так как в личной карточке предусмотрены подписи сторон трудового договора, а именно подпись самого работника, подтверждающая его ознакомление со сведениями, занесенными в личную карточку, ее нужно иметь на бумажном носителе. Можно вести личные карточки и в электронном виде, но в таком случае обязательно должны быть бумажные варианты с подписями сторон.

Ознакомьтесь с образцом заполнения формы Т-2, чтобы корректно заполнить бланк и не допустить ошибок. Образец заполнения унифицированной формы Т-2 приводим выше.

Скачать актуальный бланк Т-2 можно в начале данной статьи.

Особенности заполнение личной карточки работника

Раздел I

П. 5 «Знание иностранного языка» заполняется следующим образом: «владеет свободно», «читает и может объясниться», «читает и переводит со словарем».
П. 8 «Стаж работы» заполняется в соответствии с трудовой книжкой и иными документами, подтверждающими общий трудовой стаж.
П. 10 «Состав семьи» и п. 12 «Фактический адрес места жительства» заполняются со слов сотрудника.

Раздел II

На граждан, находящихся в запасе:

П. 1 «Категория запаса» – на офицеров запаса не заполняется.
П. 3 «Состав (профиль)» – заполняется без сокращения (командный, матросы и т.п.).
П. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» – указывается полное обозначение.
П. 5 «Категория годности к военной службе» – сведения указываются в виде букв: А-годные к службе, Б – годные к службе, но с незначительными ограничениями, В – ограниченно годные, Г – временно не годные.

Примечание: если в военном билете данные о годности к военной службе отсутствуют в п. 5 указывается значение «А».
П. 7 «Состоит на воинском учете» – строке «а» заполняется если есть мобилизационное предписание и (или) штамп о его выдаче и изъятии. Строка «б» заполняется в случае если гражданин забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву:

П. 1, п. 3, п. 4, п. 7 – не заполняются.
П. 2 – указывается «подлежит призыву».
П. 5 – сведения указываются в виде букв: А-годные к службе, Б – годные к службе, но с незначительными ограничениями, В – ограниченно годные, Г – временно не годные, Д – не годные к военной службе.

Раздел III

Данные в указанный раздел вносятся в соответствии с приказом о приеме на работу.

Раздел IV-VII

В указанные разделы работодатель вносит сведения о повышении квалификации, переаттестации, профпереподготовки и наградах.

Раздел VIII

Содержит сведения об отпусках сотрудника.

Раздел IX

Данный раздел заполняется если сотрудник имеет право на социальные льготы.

Раздел Х

В качестве дополнительных сведений в указанном разделе работодатель может отразить наличие прав на вождение автомобиля, заграничного паспорта и т.п.

18. Как минимизировать риски при внедрении электронных личных карточек

Для снижения рисков целесообразно предпринять следующие меры защиты:

Внедрение системы разграничения прав доступа пользователей
Использование средств электронной подписи и шифрования данных
Регулярное резервное копирование и восстановление базы данных

4. Как вносить изменения в личную карточку Т-2

В процессе работы сотрудника в организации в его личную карточку по форме Т-2 могут вноситься различные изменения и дополнения. Это связано с кадровыми перемещениями работника, изменениями персональных данных, исправлением ошибок и неточностей.

Порядок внесения правок в бумажную версию личной карточки Т-2 следующий:

Неверные или устаревшие данные зачеркиваются одной чертой
Рядом или сверху записываются новые актуальные сведения
Внесенные изменения заверяются подписью ответственного сотрудника с указанием даты

Если исправления вносятся в сведения, которые ранее подтверждались подписью самого работника, желательно взять у него подпись и после внесения поправок.

16. Перспективы развития электронных личных карточек

Совершенствование технологий электронного документооборота открывает новые горизонты для развития цифровых личных карточек сотрудников, в том числе:

Интеграция HR-систем с другими информационными базами предприятия
Использование технологий искусственного интеллекта для автоматизации рутинных операций
Перенос карточек в системы распределенных реестров для повышения защищенности данных

10. Когда личная карточка перестает вестись

Завершение ведения личной карточки Т-2 происходит в два этапа:

При увольнении работника
По истечении сроков архивного хранения уволенного персонала (50 или 75 лет)

До этого момента работодатель обязан обеспечивать сохранность карточек как документов по личному составу организации.

14. Опыт передовых компаний по внедрению электронных личных карточек

Ряд крупных российских и зарубежных компаний уже в той или иной степени перевели личные карточки сотрудников в цифровой формат. Какие положительные примеры можно отметить?

Внедрение облачных HR-систем для автоматизации процессов управления персоналом
Использование электронных подписей работников для удаленного подтверждения кадровых документов
Перенос архивов личных карточек в специализированные хранилища электронных данных

Экспертные прогнозы по внедрению электронных личных карточек

По прогнозам экспертов кадрового делопроизводства, в ближайшие 5 лет более 80% российских компаний малого и среднего бизнеса перейдут на ту или иную форму электронного учета данных о сотрудниках.

Преимущественно будут внедряться облачные кадровые информационные системы, не требующие создания дорогостоящей локальной IT-инфраструктуры.