Книга регистрации приказов по учащимся образец

Ведение журналов для регистрации документации позволяет обобщить, сопоставить данные отдельных видов входящих документов.

Учет приказов на предоставлении отпуска штатным работникам организации производится в специальной сводной книге.

Его примерный образец можно скачать ниже, порядок заполнения рассмотрен в статье.

Нужно ли вести?

Когда работник направляется в отпуск, руководителем подписывается приказ и присваивается порядковый номер в соответствии журналом. Основанием для распоряжения директора является график и заявление подчиненного.

Важно! Журнал учет и регистрации приказов о предоставлении ежегодных отпусков формируется, если в организации числится большое количество сотрудников.

Кадровые документы, в этом случае, подлежат обязательному учету в виде составления подобного документа.

Журнал помогает найти необходимый документ достаточно быстро. При возникновении конфликтов между работодателем и работником, обратившимся в инспекцию по труду, с помощью книги учета представляется возможность доказать или опровергнуть законность действий каждой стороны.

В сводном журнале регистрации приказов на отпуск сотрудников отображается периодичность отдыха, основание для его оформления, а также факт предоставления определенному специалисту.

Следует знать, что все приказы нельзя регистрировать в один журнал. Распоряжения различаются по сроку их хранения в зависимости от типа предоставляемого отпуска и его длительности. Они подлежат регистрации в разных кадровых книгах и хранятся по отдельности.

Журнал регистрации отпусков содержит информацию о приказах со сроком хранения меньше 5 лет.

К такой категории относятся распоряжения на ежегодный оплачиваемый отпуск, ученический, отзыв и перенос ежегодного отдыха.

Полный список распорядительных бланков содержится в гл.19 Трудового кодекса РФ.

Когда срок хранения документа о предоставлении отдыха равен 75 годам, то регистрация осуществляется отдельно.

Оформляется журнал, к примеру, по личному составу и записываются виды приказов:

• предоставление отпуска без оплаты;
• уход по достижению ребенком 1,5 и 3 лет и досрочный выход из них.

Важно! Приказы о предоставлении отпусков заполняются по унифицированным формам Т-6 или Т-6а (для группы сотрудников).

Метод ведения и учета

При проверке контролирующими органами журнал о регистрации приказов не включается в перечень ревизионных документов. Его заполнение и наличие необходимо самой компании для обобщения информации, ее систематизирования.

Журнал регистрации позволит прослеживать хронологию изданных распоряжений, присвоение непрерывности номеров. К тому же, книга поможет решить вопросы дисциплинарных взысканий во внутренних конфликтах с сотрудниками организации.

Для придания документу юридического статуса все его страницы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью организации. В этом случае легко доказывается факт, что в журнал не были внесены изменения, корректировка дат не производилась, страницы не убирались, не добавлялись новые листы.

Оформлять его можно также и в электронном виде, законодательством в этом направлении строгих норм не установлено.

Порядок заполнения

Оформлением приказов и их регистрацией занимается сотрудник кадрового отдела, наделенный соответствующими полномочиями и обязанностями.

Предприятия могут применять в работе типовые бланки регистрационных книг, а также самостоятельно разработанные формы.

Для регистрации отпусков унифицированной формы не существует, состав документа определяется решением руководителя фирмы.

В журнале учета и регистрации распоряжений должна присутствовать обязательная информация:

• название компании;
• дата начала и окончания ведения;
• срок хранения книги;
• должность ответственного работника, его ФИО.

Главная часть документа представляется в виде таблицы, состоящая из нескольких столбцов:

• номер строки — последовательно вписывается номер, начиная с 1;
• дата приказа — данные из распоряжения;
• номер приказа — нумерация может включать в себя не только цифры, но и буквы, без наличия дублирующих номеров на протяжении 1 года;
• данные о работнике — отдел, должность, ФИО;
• вид отпуска — заполняется в соответствии с нормами ТК;
• продолжительность — дата ухода в отпуск и его завершение;
• основание — реквизиты графика, справки вызова из института, заявления подчиненного;
• примечание — добавляются необходимые пометки, замечания.

Журнал хранится в течение 3 лет после внесения информации по последнему приказу. Нумерация документов осуществляется в рамках календарного года.

С первого января 2013 года компаниям разрешено вносить поправки в форму первичных документов, тогда образец бланка утверждается приказом директора. Регистрирование приказов на отдых штатных единиц предусмотрено нормой законодательства — ГОСТ Р 51141-98.

В соответствии с графиком трудящиеся уведомляются о предстоящем отпуске, согласуют точную дату его начала и передают данные в отдел кадров. Специалист кадровой службы заносит информацию об отдыхе в личную карточку работника, а также в журнал регистрацаии.

Скачать образец заполнения

Регистрационную книгу учета для распоряжений можно оформить в том виде, какой удобен компании. Ниже представлен возможный образец, который можно скачать, отредактировать под свои нужды.

Скачать образец журнала регистрации приказов о предоставлении отпусков — excel.

Полезное видео

О порядке хранения и регистрации кадровых приказов предоставляем посмотреть в данном видео:

Журнал для учета оформляемых распоряжений об отпусках не относится к обязательному регистрационному документу, который может быть запрошен контролирующими органами. Тем не менее многие компании занимаются его ведением, тем более при большой численности персонала.

Сводную книгу можно оформить в любом удобном виде, вести ее электронно или на бумаге. Наличие подобного документа позволит наладить порядок в оформляемой кадровой документации компании.