Как заполнять правильно приходный кассовый ордер

Документ первичного бухгалтерского учета, по которому кассир производит прием наличной денежной массы в кассу предприятия – приходный кассовый ордер.

Приходный кассовый ордер: бланк типовой формы для документооборота

В числе прочих документов бухгалтерской отчетности, постановлением Госкомстата РФ №88 от 18.08.1998 года утверждена и типовая форма кассового ордера, по которому осуществляется прием наличной денежной массы в кассу хозяйствующего субъекта, получившего маркировку по унифицированному стандарту – КО-1.

Приходник (КО-1) имеет двухмодульный формат:

• приходный ордер, после заполнения регистрируется в Журнале кассовых операций и подшивается (по принципу возрастания) в папку дебетуемого лицевого счета;
• квитанция к приходному кассовому ордеру заполняется и подписывается уполномоченным лицом одновременно с ордером, и заверяется печатью.

В унифицированной форме ПКО скачать бланк в word-формате можно ниже.

Оформление кассового ордера

ПКО, как основной документ, отражающий кассовые приходные операции, заполняется кассиром либо лицом, уполномоченным распорядительным документом по предприятию.

Кроме уполномоченного лица, заполнение приходного кассового ордера имеет право произвести:

• главный бухгалтер (во время его отсутствия лицо, его замещающее);
• руководитель

В условиях индивидуального предпринимательства либо в тех случаях, когда выполнением кассовых операций и оформлением кассовой документации занимается руководитель, ПКО выписывается и подписывается руководителем.

На каждую приходную операцию может быть выписан только один приходник. Оформленный документ заверяется подписями должностных лиц и печатью кассира.

Использование на предприятии электронных форм ведения бухгалтерского учета и отчетности не освобождает от необходимости вести учет приходных операций по кассе на бумажных носителях. Поэтому, в обязанности кассира входит необходимость после того, как будет в электронном виде заполнен приходно-кассовый ордер, бланк распечатать, и дооформив установленным образом (подписав у главного бухгалтера и заверив мокрой печатью), подшить в папку по дебетуемому счету.

Важно помнить, что в ПКО недопустимы никакие виды ошибок и исправлений, бланк заполняется уполномоченным лицом в момент приема наличных денег, и не является уведомляющим документом, отправляемым через курьера или почтой.

Это должен знать каждый профессионал

С недавнего времени, а точнее с 2011-2012 г.г., адресатам стали поступать письма с маркировкой «ПКО ФМ (название города)», которые, как и любое нововведение, вызвали у получателей непонимание. Поскольку схожесть первой части аббревиатуры, а именно «ПКО…» вызвала ассоциацию с уже ставшей нормой рабочего сокращения приходно-кассового ордера, у адресатов возникли закономерные вопросы – как правильно расшифровывается аббревиатура ПКО ФМ, что это такое и имеет ли этот загадочный документ какое-либо отношение к обычному приходно-кассовому ордеру?

Правильная расшифровка аббревиатуры «Пункт Коллективного Обслуживания Франкировальной техники (машины)». Организация, скрывающаяся за этим названием – выделенное подразделение Почты России, специализирующееся на рассылке отправлений налоговых служб – уведомлений, а также квитанций на уплату различных видов налогов.

Учитывая это, совершенно очевидно, что к ПКО ФМ унифицированный приходник КО-1 не имеет никакого отношения, эти документы не взаимосвязаны, и путать эти два сокращения нельзя.

Как заполнять приходный кассовый ордер?

Внесение данных в ПКО производится по строго установленной форме.

На приходный кассовый ордер, образец заполнения которого утвержден Госкомстатом, следует опираться при ведении, оформлении и учете приходных кассовых операций, что позволит избежать множества нежелательных ошибок.

В бланк приходно-кассового ордера в 2017 году вносится ряд обязательных данных по кассовой операции:

• номер (по Журналу регистрации кассовых документов, форма КО-3) и дата составления ордера в формате «дд.мм.гггг» на текущее число;
• в графе «Дебет» отражается номер счета, по которому будут приходоваться внесенные в кассу предприятия деньги (в основном это сч.50 «Касса»);
• в графе «Кредит» необходимо указать номер счета (при необходимости – и субсчета), по кредиту которого будут отражаться поступившие в кассу денежные средства (это могут быть сч.сч. 90.1, 51, 71, 73,75);
• информация о лице, вносящем наличные деньги;
• сумма средств, принимаемых через кассу, и назначение платежа;
• в строках «В том числе» указывается наличие/отсутствие НДС (если оно есть – сумма указывается в численном выражении с использованием денежного выражения «руб.» и «коп.», а в строке «Приложение» – дополнительные документы (если таковые имеются).

Во второй части ПКО – квитанции, дублируются данные из ордера, кроме информации из строки «Приложения».

После заполнения кассиром или бухгалтером всех необходимых полей (если заполнение проходило в электронной форме, бланк приходника распечатать на бумажный носитель), ордер и квитанцию к нему подписывают уполномоченные лица, а заполненный бланк гасится штампом кассы «ПОЛУЧЕНО»

Для того чтобы избежать ошибок в кассовом документообороте, специалисты аудиторских компаний и инспектирующих служб рекомендуют скачать приходный кассовый ордер в типовом исполнении с официальных ресурсов и использовать его при совершении кассовых операций.

Регистрация кассового документа и сроки его хранения

Каждый приходник, по которому были приняты в кассу предприятия наличные средства, должен быть зарегистрирован в «Журнале учета кассовых операций» – стандартизированная форма КО-3. Регистрируемому документу присваивается порядковый номер, исчисление которых ведется в нарастающем порядке, начиная с первого финансового дня текущего года.

К регистрации кассовых документов предъявляются жесткие требования – в Журнале не допускаются исправления, искажения, неточности и несовпадения с данными первичного документа. Следует помнить, что все указанные ошибки являются нарушением кассовой дисциплины, за которые, как и за само отсутствие ПКО, к субъекту финансовой деятельности могут быть применены штрафные санкции.

Сроки хранения ПКО установлены, как и для всех кассовых документов, – пять лет. На хранение могут быть приняты только приходники, оформленные в установленном порядке – с указанием не только данных по финансовой операции, но и установочных данных предприятия. Учитывая это, следует помнить, что форма электронного учета, которая используется хозяйственным субъектом, не всегда содержит всю необходимую информацию (название организации, структурного подразделения, коды ОКУД, ОКПО), поэтому целесообразно использовать в документообороте типовой приходный кассовый ордер, который наиболее удобен для исполнителя и визуального прочтения.