Как заполнить расходник по расчетной ведомости

Законодатель утверждает, что выдача заработной платы должна быть своевременной, носить прозрачный характер независимо от того, каким образом происходит выплата денежных средств (наличные, безналичные расчеты).

Начисление и выдача заработка отображается в соответствующих бухгалтерских записях. Все проводки по обозначенным операциям возможны исключительно на основании зарплатной ведомости. Это унифицированный первичный документ, имеющий несколько разновидностей:

• Т-53, расчётная ведомость, демонстрирующая расчёт ежемесячного заработка по каждому отдельному наёмному служащему;
• Т-49, платёжно-расчётный документ, отображающий данные относительно расчёта и выплаты денежного вознаграждения при осуществлении наличных расчётов;
• Т-51, платёжно-расчётная ведомость, использующаяся при безналичном расчёте с наёмными работниками.

Порядок оформления расчётно-платёжной ведомости

Прежде чем выдать заработную плату, ответственный сотрудник предприятия проверяет табель учета рабочего времени, который затем передается в бухгалтерию. Далее бухгалтер вносит необходимые данные на титульную страницу и в таблицу, подписывает ведомость сам и отправляет ее на утверждение руководителю компании, затем передает ее кассиру.

После того как деньги будут выданы, ведомость возвращается обратно в бухгалтерию, где после проверки главным бухгалтером внесенных в нее сведений, информация о ней вносится в специальный внутренний журнал учета документов, а сама ведомость отправляется в архив предприятия.

Согласно положениям Постановления Госкомстата РФ № 1, платежно-расчетную ведомость по форме Т-49 нужно использовать только при выдаче наличной зарплаты. Если средства перечисляют на банковскую карту, то такой вид оформления не понадобится.

Хранится расчётно-платёжная ведомость в архиве, как и все документы предприятия.

После того как деньги будут выданы, ведомость возвращается обратно в бухгалтерию, где после проверки главным бухгалтером внесенных в нее сведений, информация о ней вносится в специальный внутренний журнал учета документов, а сама ведомость отправляется в архив предприятия.

Расчетно-платежная ведомость по форме Т-49, предназначение документа и как правильно заполнить

Статья по теме:Сроки выплаты зарплатыПодробнее

Выплата работникам заработной платы может осуществляться в двух формах:

• безналичной – переводом на счет (карту) сотрудника;
• наличной – выплата через кассу организации, для такой формы выплат и составляется данная бумага.

Формировать кассовую документацию необходимо согласно особым требованиям и четким алгоритмам. Расчетная ведомость Т-49 относится к первичной документации, это унифицированный бланк, оформление которого необходимо при начислении и выплате заработной платы работникам через кассу организации наличными денежными средствами. Позволяет заменить сразу две операции и отказаться от других документов по начислению и выплате: форм Т-51 и Т-53. Совместно с ней на фактически выданную сумму формируется расходно-кассовый ордер.

В документе можно увидеть всю информацию о начислении и удержании заработной платы по каждому из работников с итоговой суммой к выдаче. Использовать ее удобно преимущественно в небольших организациях – в компаниях покрупнее лучше заполнять документацию раздельно.

Как оформить выплату заработной платы из кассы, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Скачать бесплатно бланк и образец заполнения в excel и word

Скачать бланк форма Т-51 в word.

Скачать бланк Т-51 в excel.

Скачать образец заполнения расчетной ведомости по зарплате.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Скачать бесплатно бланк расходного кассового ордера в word

Скачать бесплатно образец расходного кассового ордера

Что делать, если в документе есть ошибки

К заполнению данного документа следует относиться крайне внимательно и скрупулезно, проверяя все вносимые в него сведения. Нужно стараться избегать неточностей и ошибок, но если они все же случились, а переделать весь документ по каким-либо причинам уже невозможно, нужно аккуратно зачеркнуть неверные данные и написать сверху правильные. При этом рядом с корректировкой следует написать «исправленному верить», а рядом поставить подписи всех ответственных за составление ведомости сотрудников.

Важно отметить, что использование штрих-корректора для исправления ошибок недопустимо.

Нововведения в порядке оформления РКО 2022 – 2023 годов

К счастью, изменений в порядке заполнения РКО в 2022 – 2023 годах не было. Они были раньше. Так, 19.08.2017 вступило в силу указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-у, которое внесло ряд изменений в порядок заполнения и выдачи расходных кассовых ордеров:

• Кассир вправе составить в конце рабочего дня один РКО на всю сумму, выданную за день из кассы, но при условии, что на выданные деньги есть фискальные документы онлайн-кассы.
• Кассир обязан проверить, есть ли подписи главбуха и бухгалтера или директора на РКО, однако подписи отныне сверяют с образцами, только если документ составили на бумаге.
• Если РКО оформлен в электронном виде, то получатель денег вправе поставить на документе свою электронную подпись.
• Выдать деньги под отчет можно по приказу директора, заявление от подотчетника теперь просить не обязательно. Однако выбранный порядок выдачи средств (по заявлению или приказу) следует закрепить в Положении о расчетах с подотчетными лицами.
• Задолженность сотрудника по полученному ранее авансу больше не является причиной для отказа в новой выдаче подотчетных средств.

Подробнее о всех изменениях в порядке выдачи под отчет читайте здесь.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте, правильно ли вы оформляете кассовые операции. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Зачем нужен расходный кассовый ордер, где утверждена его форма

РКО– это первичный документ, в котором фиксируются операции по выдаче средств из кассы предприятия. В соответствии с пунктом 6 Порядка ведения кассовых операций (утверждены Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У) выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам. Такие документы применяются для выплаты персоналу зарплаты, премий, авансов, отпускных, больничных, матпомощи; при выдаче средств в подотчет; для выплаты наличных обособленному подразделению компании и для других целей, разрешенных законом.

На основании этих первичных документов операции отражаются в кассовой книге организации, записи в которой выполняются по всем ПКО и РКО. Унифицированный бланк РКО утвержден в Постановлении Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Эта форма № КО-2 является обязательной к применению всеми предприятиями независимо от вида деятельности, системы налогообложения и правового статуса. Данное требование четко закреплено в подпункте 4.1 пункта 4, пункте 6 Указания N 3210-У, Информации Минфина России N ПЗ-10/2012.

Таким образом, несмотря на то, что первичные унифицированные формы по Постановлению Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 не являются обязательными к применению, это не касается кассовых документов. Бланки КО-1 и КО-2 при оформлении кассовых операция обязаны использовать все предприятия.

Скачать актуальный бланк расходного кассового ордера (N КО-2)в MS-Word – можно здесь,в MS-Excel – можно здесь.

Табличная часть расчетной ведомости

Как было сказано выше, расчетная ведомость имеет некую таблицу. Какие данные в нее входят? Таблица состоит из 18 граф, в которые должна вноситься следующая информация:

• порядковый номер;
• табельный номер сотрудника, который прослеживается по личной карточке;
• фамилия, имя, отчество работника;
• какую он занимает должность;
• размер его оклада и тарифная ставка;
• на основании табеля учета рабочего времени выставляется общее количество отработанных часов за отчетный период;
• если работник выходил на работу в праздники или выходные дни, то эти часы проставляются в отдельной графе;
• начисление повременной оплаты;
• начисление сдельной оплаты;
• иные виды начислений;
• указываются сведения, где прописана стоимость материальных и социальных благ;
• общая сумма начислений;
• всевозможные удержания денежных средств (алименты, взносы и прочее);
• налог на доходы;
• общая сумма удержаний;
• долг предприятия перед сотрудником за прошедший период;
• долг сотрудника перед предприятием за прошедший период;
• итоговая сумма к выплате.

Храниться расчетная ведомость должна в течение пяти лет, так как она относится к первичным учетным документам.

Как заполнять расходно-кассовый ордер в банковской сфере

В указаниях Банка России от 30.07.2014 № 3352-У установлены формы документов, задействованных в кассовых операциях, которые обязательны для применения российскими кредитными организациями. В числе таковых — расходный кассовый ордер, за которым в ОКУД закреплен номер 0402009. Данный документ в целом схож с тем, что применяется юридическими лицами и ИП в общем случае — по форме КО-2. В указаниях № 3352-У также содержится инструкция по заполнению «банковского» варианта РКО.

Формулировки, содержащиеся в указании № 3352-У, отражают специфику заполнения формы 0402009 в корреляции с требованиями банковского законодательства. Например, в структуре данной формы есть пункт «Символы», в котором необходимо вписывать параметры, фиксирующие отнесение денежных сумм к той или иной категории. В составе формы КО-2 такой пункт отсутствует.

Как перечислить зарплату нескольким работникам

Как правило, расчетный лист оформляется в письменной форме и содержит следующие данные:

• Фамилию, имя и отчество работника;
• Коды, указывающие на вид выплаты (например, заработная плата, премия, доплаты и т.д.);
• Сумму выплаты по каждому коду;
• Дата и подпись работодателя;
• Дата и подпись работника в подтверждение получения заработной платы.

Когда вы узнаете, как оформить расчетный лист для каждого работника, вам необходимо выдавать листки о начисленной и выданной заработной плате. Эти листки должны содержать следующие данные:

• Фамилию, имя и отчество работника;
• Коды, указывающие на вид выплаты;
• Сумму начисления и сумму выдачи;
• Дата и подпись работодателя.

Когда вы оформляете листки, необходимо указывать персональные данные каждого работника. Это обязательно, так как без этих данных работник не сможет получить зарплату от работодателя.

Для перечисления заработной платы нескольким работникам в банк, вы должны оформить расчетку для каждого работника отдельно. Расчетка – это документ, который содержит данные о заработной плате и прочих выплатах по каждому из работников. В расчетке указываются персональные данные работников, коды видов выплат, суммы выплат и другие подробности. Расчетки, как правило, оформляются в платежном поручении к расчетным листкам.

Когда вы оформите расчетные листки и расчетку для каждого работника, вам нужно вручить работнику его расчетный лист. Работник должен подтвердить факт получения расчетного листка своей подписью и датой.

В случае невыдачи расчетного листка работнику, работодатель несет ответственность за нарушение закона. Размер ответственности составляет 10% от суммы заработной платы работника.

Таким образом, чтобы перечислить зарплату нескольким работникам, необходимо оформить расчетные листки, листки о начисленной и выданной заработной плате, а также расчетку для каждого работника. Важно указать все необходимые данные о каждом работнике, чтобы избежать последствий невыдачи расчетных документов.

Какие документы создаются на ее основе

Информация из расчетной ведомости поступает в платежную ведомость, а уже согласно ей производятся начисления заработной платы. В этом процессе принимает участие только последняя графа Т-51. Для того чтобы ее сформировать, необходим табель учета рабочего времени. Все эти документы оформляются по каждому работнику отдельно.

Часто задаваемые вопросы о заполнении расчетного листа

1. Что такое расчетный лист и зачем его заполнять?

Расчетный лист – это документ, который оформляется работодателем и содержит информацию о заработной плате работника за определенный период времени. Заполнение расчетного листа обязательно для выплаты зарплаты по поручениям работодателя или в соответствии с законодательством.

2. Когда и как часто выдаются расчетные листки?

Выдача расчетных листков происходит один раз в месяц после составления расчетно-платежной ведомости. Обычно они выдаются лично работнику, вручаются или передаются по почте.

3. Какие данные необходимо указывать в расчетном листе?

В расчетном листе необходимо указывать такие данные как: факт выдачи зарплаты, коды ответственности, персональные данные работника, сумму зарплаты и другую информацию, предусмотренную формой расчетного листа.

4. Как оформить расчетный лист, если у работника нет банковского счета?

Если у работника отсутствует банковский счет, то работодатель может оформить расчетку по платежке, в которой указывается сумма зарплаты, наличие или отсутствие факта ее выдачи.

5. Какие последствия могут возникнуть при невыдаче расчетного листа?

Невыдача расчетного листа работнику может повлечь за собой негативные последствия для работодателя. Закон говорит о наказании работодателя в виде привлечения к ответственности и уплаты штрафов за нарушение прав работника на получение расчетного листка.

Обязательные поля в расчетном листе

Составление расчетного листа – это ответственность работодателя перед своими сотрудниками. Ведь именно по данным расчетного листка работник узнает о сумме зарплаты, удержаниях и начислениях. Кроме того, расчетные листки необходимы для передачи платежных поручений в банк.

Оформление расчетного листа должно осуществляться в соответствии с требованиями закона. Расчетный лист должен содержать следующие обязательные поля:

1. ФИО работника.
2. Табельный номер работника.
3. Номер расчетной ведомости или код расчетки (если используется).
4. Дата составления расчетного листка.
5. Сумма зарплаты, начисленная работнику.
6. Начисления и удержания по зарплате.
7. Сумма, подлежащая к выдаче работнику.
8. Подпись работодателя или уполномоченного лица.

Кроме того, следует отметить, что данные в расчетном листке должны быть указаны в соответствии с требованиями формы. Необходимо аккуратно писать данные, чтобы избежать ошибок. Также необходимо соблюдать конфиденциальность и не указывать персональные данные работника, которые запрещены к раскрытию по закону. Это может вызвать неприятные последствия для работодателя.

В случае несвоевременной выдачи расчетных листков работнику, работодатель несет ответственность перед работником. Как правило, расчетные листки выдаются работникам одновременно с выдачей заработной платы. Однако, если работодатель не выполняет своих обязанностей по выдаче расчетных листков, работник имеет право обратиться в органы по защите трудовых прав для защиты своих интересов.

Теперь, зная, какие поля являются обязательными при составлении расчетного листа, вы сможете правильно заполнять и оформлять данный документ для выдачи своим работникам.

Расчетная ведомость: заполнение и утверждение документа

Расчетная ведомость по заработной плате утверждена Постановлением Госкомстата по форме № Т-51, которая используется уже с 2004 года. Реквизиты в данном документе могут располагаться по-разному. Это напрямую зависит от вида деятельности организации и технологии обработки информации.

Составляет и оформляет расчетную ведомость бухгалтер предприятия, он же ее и подписывает. Данный документ не требует утверждения руководителем, так как по нему денежные средства работникам не выдаются.

Ведомость должна быть составлена как при выдаче заработной платы сотрудникам наличными, так и при оплате на карты банка. Составляется этот документ в одном экземпляре.

Как вести учет и сколько хранить

Регистрация и учет расходного кассового ордера ведется в журнале регистрации по форме КО-3, а также в кассовых книгах (КО-4). В журнал вписываются порядковые номера РКО. Это нужно сделать после того, как на них поставит подпись главный бухгалтер или директор. Журнал должен храниться в бухгалтерии предприятия либо у директора.

Журнал КО-3 (форма по ОКУД 0310003) представляет собой обложку, в которой заполняются регистрационные данные учреждения и вкладной лист. Во вкладном листе формируются две таблицы: в левой отражаются сведения по ПКО, в правой — по РКО.

Приходные и расходные КО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

Подробнее: как заполнить журнал регистрации по форме КО-3

Как скачать бланк РКО бесплатно

Скачать расходный кассовый ордер по форме КО-2, то есть полностью соответствующий по своей структуре требованиям законодательства, вы сможете на нашем сайте по ссылке ниже:

Скачать расходный кассовый ордер

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Важно не только скачать РКО актуальной формы в одном из представленных форматов, но и удостовериться, что файл не имеет атрибута «только для чтения» (иначе редактировать на ПК его не получится). Для этого нужно найти его на диске, щелкнуть по нему правой кнопкой мыши, выбрать «Свойства» и снять при необходимости галочку напротив соответствующего атрибута.

Скачать расходный кассовый ордер — это еще полдела, возникнет следующая задача — корректно заполнить его. Рассмотрим ключевые моменты данной процедуры.

Расходно-кассовый ордер как юридическая категория

Расходный кассовый ордер (РКО) как отдельная юридическая категория закреплен в РФ постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Согласно данному правовому акту РКО должны использоваться организациями для выдачи наличных денежных средств из кассы. РКО создаются в 1 экземпляре, подписываются руководителем организации, а также главным бухгалтером либо лицом, имеющим необходимые полномочия.

Наименование формы расходного кассового ордера в соответствии с постановлением № 88 — КО-2. По классификатору ОКУД ей соответствует номер 0310002.

Бланк РКО вы можете бесплатно скачать по ссылке ниже:

Скачать бланк

Пошаговая инструкция по оформлению РКО от экспертов КонсультантПлюс:Оформляйте РКО по унифицированной форме N КО-2 в одном экземпляре (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).В строке “Основание” в РКО нужно отразить содержание хозяйственной операции. Например, по данной строке … Продолжение смотрите в КонсультантПлюс, оформив пробный доступ к системе. Это бесплатно.

Как правильно заполнить форму расчетной ведомости

Как составляется расчётная ведомость формы Т-51? Существуют установленные правилами бухгалтерского учета рекомендации по заполнению этого документа. Расчётная ведомость формы Т-51 составляется в единственном экземпляре, этим занимается работник бухгалтерии. Документ заполняется следующим образом:

1. В графе «Начислено» прописываются суммы по всем видам оплат из зарплатного фонда, другие доходы сотрудника в виде материальных и социальных выплат и благ, подлежащих к включению в состав налоговой базы и оплаченных за счёт прибыли предприятия, а также прописывается сумма удержания и определяется общая сумма, положенная к выплате сотруднику.

2. На титульном (первом) листе расчётно-платёжной и платёжной ведомостей (документы по формам Т-49 и Т-53) проставляется общая сумма, которая подлежит к выплате. Само же разрешение на соответствующую выплату должно быть подписано руководством предприятия или уполномоченными на это другими лицами. В конце ведомости прописываются суммы депонированной и выплаченной заработной платы.

3. В расчётно-платёжной и платёжной ведомостях (документы по формам Т-49, Т-53) по окончании срока выплат (по новым правилам этот срок составляет пять рабочих дней) напротив фамилии каждого сотрудника, не получившего зарплату, проставляется отметка «депонировано». В случае необходимости в примечаниях указывается номер документа.

4. В конце платежной ведомости (форма Т-53) после конечной записи проводится итоговая строка для вписывания в неё единой общей суммы ведомости. На указанную сумму должен быть составлен расходный кассовый ордер формы КО-2. Дата и номер документа должны быть проставлены в платёжной ведомости на последней её странице.

5. В расчётной ведомости, в случае если она составлена на машинных информационных носителях, состав и расположение реквизитов определяются технологией обработки информации. В форме документа при этом должны содержаться все необходимые реквизиты унифицированной формы.

6. Расчеты заработной платы сотрудникам организации производятся, исходя из данных, полученных из первичных документов по учёту отработанного времени, выработки и оклада, который приходится на физический показатель рабочего объёма с непосредственным указанием величины этого показателя. В качестве физического показателя могут выступать различные временные периоды: час, смена, день.

7. Для премиальных выплат отдельным работникам и других разовых выплат используется документ формы КО-2 (расходный кассовый ордер).

8. Все графы и поля ведомости должны быть обязательно заполнены. В случае отсутствия информации в нужной графе или строке ставится прочерк.

Где и как долго хранить ведомость

Хранится платежная ведомость Т-49 в бухгалтерии с подшитым расходно-кассовым ордером совместно с другими кассовыми документами. Скрепляются в отдельную папку при соблюдении строгой последовательности.

Если в организации не ведутся лицевые счета для персонала, то срок хранения – 75 лет, и не менее 5 лет – в остальных случаях. Отсчет ведется с момента окончания отчетного года.

Как лучше скачать бланк РКО — в Word или другом формате

Бланк расходного кассового ордера может быть представлен в 2 основных форматах — Word и Excel. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.

Word-документы открываются в большем количестве программ — в распространенных операционных системах (Windows, Linux, MacOS), как правило, всегда есть предустановленное ПО, способное работать с файлами соответствующего формата.

С Excel-файлами корректно работает относительно немного решений — Microsoft Excel, Open Office Calc и их аналоги, включая «облачные» виды ПО. Как правило, в современных ОС по умолчанию они не установлены.

Если вы решили скачать бланк расходного кассового ордера в формате Excel, то в вашем распоряжении окажется более универсальный файл. Например, когда он создан в одной версии Microsoft Excel, то без проблем распознается в любых других, а в большинстве случаев также и в сторонних программах. В то время как Word-файлы в силу особенностей их структуры не всегда корректно распознаются в программах, отличающихся от тех, в которых были созданы.

Еще один аргумент за то, чтобы скачать бланк РКО в Excel заключается в удобстве его заполнения на компьютере. Структура файлов данного типа такова, что бухгалтеру труднее ошибиться с заполнением нужных данных на ПК, так как ячейки для ввода информации выделены. При заполнении Word-документа есть вероятность по ошибке затронуть иные элементы форматирования документа, вследствие чего его структура может быть нарушена.

В каких источниках права приводится образец заполнения расходного кассового ордера

Заполнение расходного кассового ордера федеральным законодательством не регламентируется. В постановлении № 88 даны краткие указания, касающиеся применения и заполнения формы РКО:

• в строке «Основание» ордера должно фиксироваться содержание операции;
• в строке «Приложение» следует отражать перечень прилагаемых документов.

В указании № 3210-У содержится следующая информация о заполнении расходных кассовых ордеров:

• Кассир проверяет наличие подписи главбуха или бухгалтера, а при их отсутствии – наличие подписи руководителя. При оформлении РКО на бумажном носителе – соответствие подписей образцу.
• Проверяется соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.
• Кассир проверяет наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.
• Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю, указанному в РКО или доверенности. Получатель идентифицируется по документу, удостоверяющему личность, – обычно это паспорт. Кассир сверяет данные о получателе денег в РКО с данными удостоверяющего личность документа.
• Получатель денежных средств обязательно проставляет подпись на РКО, если ордер составлен в электронном виде, то возможно его подписание электронной подписью.

Тонкости составления документации

Составление документа попадает под ответственность бухгалтера. Именно он отвечает за достоверность данных, указанных в ведомости, правильность её оформления.

После того, как все выплаты произведены, бухгалтер обязан подписать документ, подшить его и убрать на хранение. Ведомость представляет собой бумагу строгой отчетности, поэтому может стать предметом интереса со стороны уполномоченных государственных структур.

Законодатель выдвигает требование, по которому предприятие должно завести обособленный журнал учёта зарплатных ведомостей по форме Т-53а. Срок его действия – 12 месяцев, после чего документы подшиваются и передаются на архивное хранение.

Согласно действительным нормам, хранение осуществляется 5 лет. При этом законодатель выдвигает условие, при котором за обозначенный период уполномоченный чиновник обязан провести отчётную ревизию. Если этого не было сделано, период хранения вырастет до 75 лет.

Обязанность работодателя по хранению отчетной документации утверждена Письмом Минтруда №8389-ЮЛ от 27.11.2001 года. Если документ утерян, необходимо оформить приказ о созыве специальной комиссии для расследования, в которую обязательно включают сотрудников кадровой службы, бухгалтерии и администрации.

Лица, ответственные за хранение будут обязаны написать объяснительные записки. После завершения следственных мероприятий составляется акт, в котором указывается причина утраты документа, ответственные лица, эффективные способы восстановления ведомости.

Получение копии состоит из нескольких действий:

• распечатка платежной ведомости с электронного носителя;
• проставление подписей должностных лиц;
• проставление подписей сотрудников, которые получили средства по ведомости.

Если заполнить все строки невозможно, их надлежит оставить пустыми, или указать формулировку «восстановить не удалось». На повторном документе обязательно должна стоять пометка «Дубликат».