Как рассчитать среднесписочную численность за год если неполный год

До 2021 года организации и ИП сдавали в ИФНС специальный отчет, в котором сообщали о среднесписочной численности работников. Обязанность подавать эту форму налагалась независимо от выбранной системы налогообложения. Единственное условие для представления отчета — в календарном году были работники.

Обратите внимание! 2020 год стал последним, в котором нужно было подать самостоятельный отчет о среднесписочной численности работников (СЧР). С 2021 года он отменен законом от 28 января 2020 года № 5-ФЗ. Информация о численности персонала передается в ИФНС в составе Расчета по страховым взносам.

Не смотря на отмену отчета, показатель среднесписочной численности остается актуальным.

Среднесписочная численность работников: как рассчитать

Среднесписочная численность работников – важный показатель для многих организаций и ИП. Когда нужна среднесписочная численность? Она имеет значение:

• для сдачи отчетности по налогам и взносам правильным способом – на бумаге или в электронном виде, ведь при численности более 100 человек представлять все формы нужно только по ТКС (абз.

  2 п. 3 ст. 80 НК РФ). Правда, 6-НДФЛ и РСВ сдавать электронно надо, если за отчетный период выплаты были начислены в пользу хотя бы 10 физлиц (п. 2 ст. 230, п. 10 ст. 431 НК РФ);

• для включения в реестр субъектов малого и среднего предпринимательства (п. 2 ч. 1.1 ст. 4 Закона от 24.07.2007 N209-ФЗ);
• для определения, должен ли работодатель размещать сведения о вакансиях на портале «Работа в России» (п. 3.2 ст.

Как рассчитать среднесписочную численность за год если неполный год

Как определить среднесписочную численность работников за год

Бухгалтерии для отчетов статистики, 4-ФСС, сведений в ИФНС требуется вести учет среднесписочной численности работников за год. Формула расчета его такова:

ССЧ = сумма СЧ, состоящая из общего числа численности за все месяцы : 12,

где ССЧ – среднесписочная численность за год,

СЧ- среднесписочная численность за месяц;

12- количество месяцев в году.

Если необходимо узнать ССЧ не за год, а за другой период, допустим, квартал – то складываются СЧ за все месяцы квартала (три цифры), и делятся на 3 (число месяцев в квартале).

Для статистической отчетности данные обычно округляются по арифметическим правилам до одного десятичного знака (округление значения менее 0,5 до нуля; от 0,5 и более – до единицы).

Росстата № 832, п. 77.3 указаний Росстата № 872):

1. Рассчитывают общее количество отработанных человеко-дней. Для этого делят отработанные человеко-часы на продолжительность рабочего дня, исходя из длительности рабочей недели:

• при 40-часовой рабочей неделе — на 8 часов (при 5-дневной рабочей неделе) или на 6,67 часа (при 6-дневной);
• при 36-часовой — на 7,2 часа (при 5-дневной рабочей неделе) или на 6 часов (при 6-дневной);
• при 24-часовой — на 4,8 часа (при 5-дневной рабочей неделе) или на 4 часа (при 6-дневной).

Пример расчета показателя «человеко-дни» для определения средней численности работников с неполным рабочим временем от «КонсультантПлюс»: В ООО «Альфа» два работника — Сидоров А.

Д. и Самохин Н. И. — работают на условиях неполного рабочего дня. Один — по 6 часов в день, другой — по 5 часов в день.

Если бы у ИП не было работников, то РСВ и данные по среднесписочной численности он бы не сдавал.

Для сведения: ИП без работников, а также ИП и организации на УСН нулевой отчет не сдают!

Где указывать расчетный показатель в отчете РСВ

Для среднесписочной численности персонала предусмотрено отдельное поле на титуле отчета РСВ. Расчетный показатель указывают там, заполняя поле слева направо.

Так, например, если СЧР у ИП = 15 человек, то на титуле отчета нужно попросту записать «15»:

Среднесписочная численность в РСВ 0 равняться не может. ИП без наемных сотрудников РСВ не сдают. У организации в нулевой РСВ среднесписочная численность будет равна 1, т.к.
директор предприятия считается работником.

Обратите внимание: ФНС размещает сведения о СЧР организаций с 2024 ежемесячно.

В категорию неполной занятости — те, которые приняты на меньше чем 1,0 ставки.

В среднесписочную численность не входят работники:

• работающие по внешнему совместительству;
• работающие по ГПД;
• студенты и учащиеся, направленные предприятием на очное обучение и получающие стипендию;
• студенты и учащиеся в период неоплачиваемого учебного отпуска;
• женщины в период отпуска по беременности и родам;
• женщины в отпуске по уходу за ребенком.

Если год в отчетном периоде был високосным, калькулятор автоматически добавит в февраль один дополнительный день.

Далее потребуется последовательно заполнять все поля, впечатывая в ячейки дней месяца число работников, задействованных в производственном процессе по категориям полной или неполной занятости.

Показатель среднесписочной численности нужен для заполнения разных форм отчетности – в Фонд соцстраха, для налоговой инспекции, статистики. Он рассчитывается по специальному алгоритму. Чтобы правильно заполнить соответствующее поле формы, надо применять определенные правила.

Объясним, как рассчитать среднесписочную численность работников за год.

Нормативные документы при расчете среднесписочной численности работников за год

Методика расчета была разработана еще Госкомстатом СССР (Инструкция от 17.09.1987 № 17-10-0370), последний раз изменения в нее вносились 20.04.1993 года. На сегодня она не отменена, но 26.04.2007 ФНС выпустила письмо № ЧД-6-25/353@ о том, что при проведении расчета для «Сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий год» надо использовать указания по заполнению формы статотчетности № 1-Т.

Полученный результат округлять не нужно.

Пример. Сотрудник работал на полставки (4 часа) 22 рабочих дня в месяце, при этом продолжительность рабочего дня в организации составляет 8 часов.
Средняя численность в этом случае будет равна: 0,5 (88 / 8 / 22).

Шаг 3. Считаем среднюю численность сотрудников за календарный год

Для расчета средней численности сотрудников необходимо сложить показатели численности (Ч1 и Ч2) за все месяцы года и разделить полученный результат на 12 месяцев.

Если в итоге получится нецелое число, то его нужно округлить (менее 0,5 отбросить, а 0,5 и более округлить до целой единицы).

Пример расчета

Исходные данные

В ООО «Компания» установлена 40-часовая пятидневная рабочая неделя.

В 2021 году с января по ноябрь на основании трудовых договоров работало 15 человек.

Если установлено неполное рабочее время

Как посчитать среднесписочную численность работников за год, если имеются люди, принятые на условиях неполного рабочего времени? По такому персоналу учет численности требует отдельного расчета. При определении среднесписочного состава время учитывается пропорционально отработанному, и далее численность устанавливается исходя из продолжительности рабочей недели.

Расчет среднесписочной численности для неполного рабочего времени.

Пример

В компании трудоустроено 6 человек на неполное рабочее время. Число рабочих дней месяца 20. В организации восьмичасовой рабочий день.
Подсчитаем численность при следующих условиях:

• Двое сотрудников трудились полный месяц по 4 часа в день.

И уже потом, чтобы получить результат за квартал, полгода или год, складывают результаты за все месяцы и делят на количество месяцев. Для расчета среднесписочной численности берут всех штатных работников, даже если кто-то в отпуске или на больничном.

Например, в сентябре в компании работали десять человек, но в середине месяца на работу приняли еще двоих.
Получается так:

с первого по пятнадцатое сентября — 10 человек;

с шестнадцатого по тридцатое сентября — 12 человек.

Считаем по формуле:

((15 дней * 10 человек) + (15 дней * 12 человек)) / 30 дней = 11 человек.

Не всегда результат получается таким — может быть, например, 11,5 или 11,2 человека.