Как подготовить опись документов для передачи

Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации. Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:

• наименование организации, откуда исходит документация;
• наименование организации, куда передается пакет;
• дата составления перечня;
• порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
• общее количество листов для передачи;
• Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.

Опись оформляется в двух экземплярах: для передающей и принимающей сторон.

Если после заполнения формы в ней остались пустые строки, их следует перечеркнуть ручкой.

Содержание акта приема передачи документов в архив

Акт приема передачи документов в архив имеет важное значение как для организации, передающей документы, так и для архива, принимающего их на хранение. В акте фиксируются основные детали о передаче документов, позволяющие организовать их хранение и использование в будущем.

Подготовка к передаче документов

Перед сдачей документов в архив необходимо провести их подготовку. Все документы должны быть собраны в одном месте и организованы по порядку. Также необходимо составить опись передаваемых документов, где указывается их краткое описание и количество.

Порядок заполнения акта приема передачи документов

Акт приема передачи документов в архив заполняется в соответствии с установленными правилами. В акте указываются следующие данные:

1. Наименование организации, сдающей документы в архив.
2. Наименование архива, принимающего документы.
3. Дата передачи документов в архив.
4. Описание передаваемых документов: вид документации, количество листов, описание содержания документов.
5. Реестр передачи документов, где указываются номера и названия каждого документа.
6. Подписи ответственных лиц организации и архива, подтверждающие передачу и прием документов.

После заполнения акта, он должен быть подписан и заверен печатью организации, сдающей документы, а также архива, принимающего документы.

Правильное заполнение акта приема передачи документов в архив гарантирует правильное оформление передачи и хранение документов. Это важный этап в учете и организации архива, который позволяет сохранить и защитить ценные документы организации на долгое время.

Передача документов по описи: образец

При передаче архивных документов в архив организации необходимо соблюдать определенный порядок. Прием и передача документов осуществляются на основании акта приема передачи документов в архив. В данном акте указываются все документы, которые передаются в архив, а также их состояние и количество.

Перед сдачей документов в архив необходимо подготовить опись, в которой указываются все передаваемые документы. Опись составляется в соответствии с установленными правилами заполнения архивных описей. Каждое дело или документ, передаваемый в архив, должно быть пронумеровано и указано в описи.

Опись документов, подготовленная для сдачи в архив, должна содержать следующую информацию:

• Наименование организации;
• Наименование фонда, в который передаются документы;
• Номер фонда;
• Номер описи;
• Номер документа или дела, передаваемого в архив;
• Краткое содержание документа или дела;
• Дата создания документа или дела;
• Статус документа или дела (постоянное хранение, временное хранение, списание);
• Фамилия и инициалы лица, передающего документы в архив;
• Фамилия и инициалы лица, принимающего документы в архив.

После того как опись подготовлена, необходимо сдать документы в архив. При сдаче документов проверяется соответствие фактически переданных документов записям в описи. Если обнаружены расхождения, они должны быть устранены до сдачи документов в архив.

После проверки документов оформляется акт приема передачи документов в архив. В акте указывается, что опись была подготовлена, проверена и принята. Также в акте указывается количество переданных документов. При сдаче документов в архив акт является основным документом, подтверждающим факт передачи документов в архив.

Все переданные документы должны быть помещены в архивное хранилище, где они будут храниться до окончания срока хранения. Для учета и контроля переданных документов в архиве оформляется реестр передачи и приема документов. В реестре указывается номер акта приема передачи, наименование организации, фонда и описи, а также дата передачи документов в архив.

Таким образом, правильное оформление акта приема передачи и описей документов является важным этапом при передаче документов в архив. Соблюдение всех правил и порядка позволяет осуществить сдачу документов без проблем и обеспечить их правильное хранение и использование в дальнейшем.

Если документы передаются другой организации

Форма является простой табличной. Особое внимание уделите заполнению списка бумаг, которые направляются в другую организацию, и точно укажите реквизиты получателя (проверяющий орган, партнер, контрагент и т. п.).

При необходимости ставится отметка, отправлены оригиналы или копии. Все строки, оставшиеся пустыми, перечеркиваются. Передаточный список готовится в двух экземплярах: один отдают адресату, а второй остается у компании-отправителя.

Содержание акта приема передачи документов в архив

Акт приема передачи документов в архив имеет важное значение как для организации, передающей документы, так и для архива, принимающего их на хранение. В акте фиксируются основные детали о передаче документов, позволяющие организовать их хранение и использование в будущем.

Подготовка к передаче документов

Перед сдачей документов в архив необходимо провести их подготовку. Все документы должны быть собраны в одном месте и организованы по порядку. Также необходимо составить опись передаваемых документов, где указывается их краткое описание и количество.

Порядок заполнения акта приема передачи документов

Акт приема передачи документов в архив заполняется в соответствии с установленными правилами. В акте указываются следующие данные:

1. Наименование организации, сдающей документы в архив.
2. Наименование архива, принимающего документы.
3. Дата передачи документов в архив.
4. Описание передаваемых документов: вид документации, количество листов, описание содержания документов.
5. Реестр передачи документов, где указываются номера и названия каждого документа.
6. Подписи ответственных лиц организации и архива, подтверждающие передачу и прием документов.

После заполнения акта, он должен быть подписан и заверен печатью организации, сдающей документы, а также архива, принимающего документы.

Правильное заполнение акта приема передачи документов в архив гарантирует правильное оформление передачи и хранение документов. Это важный этап в учете и организации архива, который позволяет сохранить и защитить ценные документы организации на долгое время.

Документы, прилагаемые к акту приема передачи документов в архив

При оформлении акта приема передачи документов в архив необходимо приложить следующие документы:

1. Описание документов, подлежащих передаче в архив. Описание должно содержать информацию о наименовании организации, дате акта приема передачи, номере договора (если есть), наименовании фонда, наименовании описи и номере дела.
2. Реестр документов, подлежащих передаче в архив. В реестре указывается наименование документа, даты его создания, номер дела, а также принятые меры по его проверке и хранению.

При оформлении акта приема передачи документов в архив важно соблюдать следующие правила:

• Заполнение акта приема передачи документов в архив должно быть произведено в 2-х экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, а другой передается организации, сдавшей документы.
• Акт приема передачи документов в архив должен быть подписан руководителем организации, сдавшей документы, и руководителем архива (или их уполномоченными лицами).
• Акт приема передачи документов в архив должен быть заполнен в соответствии с установленными образцами и формами.

При передаче документов в архив также необходимо:

• Подготовить описи документов, которые передаются в архив. Описи должны содержать информацию о наименовании организации, дате акта приема передачи, номере договора (если есть), наименовании фонда, наименовании описи и номере дела.
• Сдать архивное дело на хранение в порядке, установленном законодательством. Архивное дело должно быть передано в архив вместе с описью и актом приема передачи документов.
• Оформить акт приема передачи документов в архив в двух экземплярах и передать его в архив для оформления акта приема.

В результате проверки и оформления акта приема передачи документов в архив архивное дело считается сданным в архив и вносится в реестр архива.

Таким образом, при передаче документов в архив необходимо подготовить и приложить описи документов, составить реестр документов, заполнить акт приема передачи, а также соблюдать установленные правила и порядок передачи.

Передача документов по описи: образец

При передаче архивных документов в архив организации необходимо соблюдать определенный порядок. Прием и передача документов осуществляются на основании акта приема передачи документов в архив. В данном акте указываются все документы, которые передаются в архив, а также их состояние и количество.

Перед сдачей документов в архив необходимо подготовить опись, в которой указываются все передаваемые документы. Опись составляется в соответствии с установленными правилами заполнения архивных описей. Каждое дело или документ, передаваемый в архив, должно быть пронумеровано и указано в описи.

Опись документов, подготовленная для сдачи в архив, должна содержать следующую информацию:

• Наименование организации;
• Наименование фонда, в который передаются документы;
• Номер фонда;
• Номер описи;
• Номер документа или дела, передаваемого в архив;
• Краткое содержание документа или дела;
• Дата создания документа или дела;
• Статус документа или дела (постоянное хранение, временное хранение, списание);
• Фамилия и инициалы лица, передающего документы в архив;
• Фамилия и инициалы лица, принимающего документы в архив.

После того как опись подготовлена, необходимо сдать документы в архив. При сдаче документов проверяется соответствие фактически переданных документов записям в описи. Если обнаружены расхождения, они должны быть устранены до сдачи документов в архив.

После проверки документов оформляется акт приема передачи документов в архив. В акте указывается, что опись была подготовлена, проверена и принята. Также в акте указывается количество переданных документов. При сдаче документов в архив акт является основным документом, подтверждающим факт передачи документов в архив.

Все переданные документы должны быть помещены в архивное хранилище, где они будут храниться до окончания срока хранения. Для учета и контроля переданных документов в архиве оформляется реестр передачи и приема документов. В реестре указывается номер акта приема передачи, наименование организации, фонда и описи, а также дата передачи документов в архив.

Таким образом, правильное оформление акта приема передачи и описей документов является важным этапом при передаче документов в архив. Соблюдение всех правил и порядка позволяет осуществить сдачу документов без проблем и обеспечить их правильное хранение и использование в дальнейшем.

Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива?

В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.

Определить необходимые сроки вам поможет статья«Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.

На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.

Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:

• название организации (если архив — сторонняя организация);
• номер описи;
• дату описи;
• наименование сдаваемых на хранение документов;
• период, к которому относятся документы;
• срок хранения документов;
• количество листов;
• расположение документов (номер папки, дела или короба);
• Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).

Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.

Скачать образец описи документов для передачи в архив

Образец акта приема передачи документов в архив

Для оформления акта приема передачи документов в архив необходимо выполнить следующие шаги:

1. Подготовить все необходимые документы для передачи в архив.
2. Проверить наличие всех документов и их соответствие описи архива.
3. Заполнить акт приема передачи документов в архив в соответствии с установленными правилами.
4. Проверить заполнение формы акта и исправить возможные ошибки.
5. Подписать акт приема передачи документов в архив руководителем обеих организаций.

Особое внимание при заполнении акта приема передачи документов в архив следует уделить следующим моментам:

Поле актаОписаниеОписание делаУказывается название и номер дела, которое передается в архив.Описание документовУказывается информация о каждом документе, включая его номер, дату, наименование и содержание.Описание описиУказывается наименование описи, номер, даты охвата документов.Подпись и печатьНеобходимо указать ФИО и должность руководителя организации, подписать акт и поставить печать.

После заполнения и подписания акта приема передачи документов в архив он сдается на контроль руководителю организации, от которой осуществляется передача документов.

Образец акта приема передачи документов в архив:

Описание делаОписание документовОписание описиПодпись и печатьДело №123№1, 01.01.2021, Заявление о приеме, Подготовить все необходимые документы для передачи в архив.Опись №456, 01.01.2021 — 31.12.2021Иванов Иван Иванович, Руководитель организации

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Скачать образец описи передаваемых документов

Скачать образец описи документов для передачи другой организации

Скачать образец описи документов для передачи в архив

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526

Документы, прилагаемые к акту приема передачи документов в архив

При оформлении акта приема передачи документов в архив необходимо приложить следующие документы:

1. Описание документов, подлежащих передаче в архив. Описание должно содержать информацию о наименовании организации, дате акта приема передачи, номере договора (если есть), наименовании фонда, наименовании описи и номере дела.
2. Реестр документов, подлежащих передаче в архив. В реестре указывается наименование документа, даты его создания, номер дела, а также принятые меры по его проверке и хранению.

При оформлении акта приема передачи документов в архив важно соблюдать следующие правила:

• Заполнение акта приема передачи документов в архив должно быть произведено в 2-х экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, а другой передается организации, сдавшей документы.
• Акт приема передачи документов в архив должен быть подписан руководителем организации, сдавшей документы, и руководителем архива (или их уполномоченными лицами).
• Акт приема передачи документов в архив должен быть заполнен в соответствии с установленными образцами и формами.

При передаче документов в архив также необходимо:

• Подготовить описи документов, которые передаются в архив. Описи должны содержать информацию о наименовании организации, дате акта приема передачи, номере договора (если есть), наименовании фонда, наименовании описи и номере дела.
• Сдать архивное дело на хранение в порядке, установленном законодательством. Архивное дело должно быть передано в архив вместе с описью и актом приема передачи документов.
• Оформить акт приема передачи документов в архив в двух экземплярах и передать его в архив для оформления акта приема.

В результате проверки и оформления акта приема передачи документов в архив архивное дело считается сданным в архив и вносится в реестр архива.

Таким образом, при передаче документов в архив необходимо подготовить и приложить описи документов, составить реестр документов, заполнить акт приема передачи, а также соблюдать установленные правила и порядок передачи.

Как правильно составить перечень бумаг для внутренней передачи

Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы. Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании. Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:

• порядковый номер бумаги;
• индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
• дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
• заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
• номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
• примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;
• итоговое количество листов в передаваемом деле;
• дату составления, должность, Ф.И.О. и подпись составителя.

Можно использовать следующий бланк и образец описи передачи документов:

Образец акта приема передачи документов в архив

Для оформления акта приема передачи документов в архив необходимо выполнить следующие шаги:

1. Подготовить все необходимые документы для передачи в архив.
2. Проверить наличие всех документов и их соответствие описи архива.
3. Заполнить акт приема передачи документов в архив в соответствии с установленными правилами.
4. Проверить заполнение формы акта и исправить возможные ошибки.
5. Подписать акт приема передачи документов в архив руководителем обеих организаций.

Особое внимание при заполнении акта приема передачи документов в архив следует уделить следующим моментам:

Поле актаОписаниеОписание делаУказывается название и номер дела, которое передается в архив.Описание документовУказывается информация о каждом документе, включая его номер, дату, наименование и содержание.Описание описиУказывается наименование описи, номер, даты охвата документов.Подпись и печатьНеобходимо указать ФИО и должность руководителя организации, подписать акт и поставить печать.

После заполнения и подписания акта приема передачи документов в архив он сдается на контроль руководителю организации, от которой осуществляется передача документов.

Образец акта приема передачи документов в архив:

Описание делаОписание документовОписание описиПодпись и печатьДело №123№1, 01.01.2021, Заявление о приеме, Подготовить все необходимые документы для передачи в архив.Опись №456, 01.01.2021 — 31.12.2021Иванов Иван Иванович, Руководитель организации