Как определить по трудовой книжке госслужащего или муниципального служащего

Личная карточка государственного (муниципального) служащего применяется для объединения сведений о сотрудниках, принятых на госслужбу. Утвержденная государством форма — Т-ГС(МС). Заполнением бланка занимается кадровик исходя из переданных новым работником документов и устных сведений.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк личной карточки по форме Т-2ГС(МС) .docСкачать образец личной карточки по форме Т-2ГС(МС) .doc

Особенности работы с карточкой и ее оформления

Такой документ заводится на нового сотрудника после издания приказа о его приеме на должность. При внесении сведений сотрудник отдела кадров госучреждения (муниципального) использует паспорт, трудовую, военный билет и другие требуемые бумаги принимаемого на работу госслужащего.

Первые три раздела документа заполняют при приеме на работу сразу же, а остальные — в ходе трудовых задач. Если какие-либо данные корректируются, то эти изменения должны быть заверены кадровиком.

Для справок! При заполнении можно воспользоваться постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года №1. Им была введена в работу личная карточка Т-2ГС(МС). В разделе, который посвящен этой форме, есть рекомендации по работе с ней.

Что важно еще иметь в виду:

1. Унифицированные формы перестали быть обязательными с января 2013 года (п. 4 ст. 9 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете»), но государственные учреждения используют в своей работе именно законодательно предложенные бланки.
2. Заполнять форму нужно аккуратно, печатными буквами, разборчивым почерком.
3. Все формулировки нужно вносить именно так, как они указаны в документах-основаниях.
4. Сам госслужащий расписывается в бумаге минимум 3 раза: когда с ним заключают трудовой договор, когда знакомится с записью о приеме на должность в трудовой книжке, при увольнении. Если в форму Т-2ГС(МС) вносятся какие-либо корректировки, то каждый раз с ними знакомят работника, а он ставит свою подпись.
5. Хранить личные карточки нужно в специальных номенклатурных папках. Они не должны быть доступны посторонним лицам. Карточки уволенных работников хранят отдельно от действующих.
6. Когда работник уволится, его личную карточку хранят в учреждении еще 75 лет.

Заполняем личную карточку по форме Т-2ГС(МС)

Документ состоит из 12 разделов. На обложке кадровик должен написать:

• Полное название госучреждения и его код по ОКПО.
• Дату «открытия» карточки.
• Табельный номер нового сотрудника.
• ИНН.
• Номер СНИЛС.
• Первую букву фамилии (графа «Алфавит»). Это делается для удобства поиска папки в будущем.
• Характер работы. Здесь отмечают, постоянная она или временная. Также не запрещается обозначить разъездной характер, дистанционную работу и т.п.
• Вид работы: основная это работа или труд по совместительству.
• Пол. Его можно обозначить буквами «М» и «Ж» или написать полностью слово.

Раздел I

Первым делом здесь записывают реквизиты трудового договора с новой штатной единицей: это номер и дата его составления. Для заполнения понадобится паспорт работника. Переписывать данные нужно внимательно и без сокращений.

Необходимо указать общие сведения о новом члене трудового коллектива:

1. ФИО.
2. Дату рождения. Ее нужно записать полностью, например, 12 апреля 1986 г., а в поле «Код» обозначают в формате «ДД.ММ.ГГ».
3. Место рождения.
4. Гражданство.
5. Какие иностранные языки знает госслужащий. Надо отметить наименование языка и степень его знания.
6. Образование. Здесь указывают название образовательного учреждения, реквизиты документа об образовании, год окончания, какую квалификацию имеет работник, специальность по документу об образовании. Еще вносят данные об образовании после окончания вуза, если таковое имеется.
7. Ученую степень.
8. Стаж работы. Обратите внимание, что надо вписать каждый вид стажа.
9. Состояние в браке.
10. Состав семьи. Записывают только близких родных, их ФИО и год рождения.
11. Сведения из паспорта.
12. Адрес места проживания с почтовым индексом (фактический и по паспорту). При их совпадении записи не дублируются — вторую графу можно оставить пустой. Также пишут дату регистрации по месту жительства и номер телефона.

В этом разделе напротив данных в текстовом виде указывают цифровые коды по классификаторам ОКАТО, ОКИН, ОКСО. Эти справочники должны быть доступны любому кадровику.

Раздел II

Раздел посвящен данным о воинском учете принимаемого госслужащего. Их нужно брать из военного билета, справки взамен военного билета, удостоверений лиц, подлежащих призыву на службу.

Этот раздел вызывает наибольшие сложности при внесении информации. Для тех граждан, кто пребывает в запасе, бумагу надо заполнять так:

1. На офицеров запаса пункт 1 оставляют пустым.
2. Чтобы узнать воинское звание, нужно посмотреть п. 5 военного билета.
3. Информацию в п. 3 раздела пишут полностью.
4. В п. 4 пишут тот код, который указан в военном билете.
5. Категорию годности работника к воинской службе обозначают буквой. Надо вписать: А — если годен к военной службе, Б — годен с незначительными ограничениями, В — ограниченно годен к военной службе, Г — временно не годен. Если в военном документе нет никакой записи о категории годности, то надо обозначить категорию А.
6. Полное название военного комиссариата полностью копируют с документа.
7. П. 7 следует заполнить, если есть мобилизационное предписание и/или штамп о выдаче и изъятии мобпредписаний или если лицо забронировано за учреждением на время мобилизации на военное время. Данный пункт заполняют карандашом.
8. В п. 8 вносят информацию исходя из справки из военкомата о снятии лица с учета.

Для призывников заполняют с такими особенностями:

1. П. 1, п. 3, п. 4 и п. 7 заполнять не надо.
2. В п. 2 отмечают, что гражданин подлежит призыву.
3. В п. 5 пишут данные из приписного удостоверения.
4. В остальном заполняют так, как и у сотрудников в запасе.

В конце этой части документа кадровик и работник должны поставить свои подписи. Не забывают указать и дату.

Раздел III

В этой части надо отметить данные о приеме сотрудника на должность и переводах на иную работу.

Записываем:

• Дату (приема на работу, перевода).
• Структурное подразделение учреждения.
• Должность.
• Сумму оклада и различных надбавок.
• Приказ главы учреждения о приеме на работу или переводе (№ и дату).

В последней графе работник должен расписываться при каждом внесении данных в подтверждение ознакомления с этим.

Раздел IV

Он посвящен данным о присвоении квалификационного разряда, воинского звания, дипломатического ранга.

В таблице надо отметить:

• Дату присвоения разряда, чина и т.д.
• Разряд, чин, звание и т.д.
• Объем надбавки.
• Основание — приказ, его номер и дату формирования.

В последней графе таблицы госслужащий должен поставить свою подпись.

Раздел V

Здесь надо указывать сведения об аттестации: когда она проводилась, на каком основании, каково решение комиссии. Ну и обязательно отмечают реквизиты документа-основания для начала проведения аттестации.

Раздел VI

Работник на протяжении времени труда в организации может повышать свою квалификацию. Именно такие данные надо указать в этом разделе.

Что требуется написать в таблице:

• Когда проводилось обучение.
• Разновидность повышения квалификации.
• Название образовательного учреждения, где работник обучался. Также надо указать место нахождения учреждения.
• Реквизиты выданного документа об окончании обучения.
• Основание (номер и дату издания приказа).

Данные в эту часть документа вносят на основании бумаги об окончании обучения сотрудника.

Раздел VII

О профессиональной переподготовке. Оформляется так же, как и раздел VI. Основанием будет являться документ о профессиональной переподготовке штатной единицы.

Раздел VIII

Здесь надо указать данные о государственных и ведомственных наградах или каких-либо почетных званиях.

В таблице требуется написать название награды или другого поощрения и реквизиты документа, согласно которому работник получил ее.

Раздел IX

Кадровик должен внести сведения об отпусках работника:

• Вид отпуска.
• На какое время он был предоставлен.
• На какое количество дней.
• Когда начался и закончился.
• Дату и номер приказа об отпуске.

Если работник трудится в учреждении уже давно, то графы для вписания информации могут закончиться. Тогда можно будет вклеить дополнительную таблицу для новых сведений.

Раздел X

Он посвящен социальным льготам, которые полагаются лицу по законодательству. Указывают название льготы, реквизиты документа, на основании которого присудили льготу.

Раздел XI

Сюда можно вписать какие-либо дополнительные сведения о штатной единице, для которых не предназначены другие имеющиеся разделы бумаги.

Раздел XII

В этот раздел вписывают данные о расторжении трудового договора. Надо отметить причину увольнения, день, реквизиты приказа руководства о расторжении трудового договора.

Расписываются специалист отдела кадров и экс-сотрудник учреждения.

Внимание! Если меняется какая-то информация о работнике (семейное положение, фамилия, появились дети), то все новые данные кадровик должен вносить таким образом. Либо дополнить старые сведения, либо их зачеркнуть аккуратно, а выше или рядом написать новые (в зависимости от ситуации). Изменения надо завизировать отметкой «Исправленному верить». Кроме того, надо указать дату внесения изменений, документ, на основании которого они вносятся (приказ, свидетельство о браке и т.д.), его номер и дату. После этого кадровик расписывается в подтверждении достоверности новой информации. Сам госслужащий тоже должен расписаться для подтверждения верности данных.