График документооборота в бухгалтерии бюджетного учреждения образец 2024 скачать бесплатно

Для того чтобы разработанная по всем правилам УП БУ на законных основаниях стала применяться в учреждении, требуется комплекс предварительных организационных мероприятий:

• Оформить приказ об утверждении УП БУ с указанием даты, начиная с которой применение положений УП БУ является обязательным.

О том, как оформить такой приказ, читайте в статье«Форма приказа об утверждении учетной политики».

• Изучить установленные УП БУ учетные процедуры с работниками, чьи функции связаны с организаций и исполнением учетного процесса.
• Разместить на рабочих местах выписки из учетной политики.
• Произвести настройку применяемого учреждением программного обеспечения под установленные УП БУ нормы (методы, способы).
• Определить ответственных лиц: за поддержание УП БУ в актуальном состоянии, за правильность применения установленных учетных алгоритмов исполнителями.

О том, как часто требуется утверждать учетную политику, читайте в материале«Нужно ли каждый год утверждать учетную политику?».

Процесс разработки и внедрения УП БУ представляет собой комплекс мероприятий. При этом каждый этап требует от ответственных лиц жесткой исполнительской дисциплины и безусловного знания бухгалтерского и бюджетного законодательства.

График документооборота – что это и зачем нужен

Разработка и внедрение графика документооборота в обязательном порядке была введена приказом Минфина России от 13.09.2023 № 144н «О внесении изменений в федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки» начиная с 2024 года. Новое требование нужно было изучить и внедрить до 1 июля 2024 года. Данный приказ отвечает на вопрос, обязателен ли график документооборота в учетной политике.

Статья по теме:Учетная политика для целей бухгалтерского учета на 2025 годЗаконодательство РФ по некоторым аспектам учета предусматривает несколько вариантов отражения фактов хозяйственной жизни. Они закрепляются в специальном локальном акте компании. Как составить учетную политику для целей бухучета, читайте в статье.Подробнее

Как организовать документооборот для целей бухгалтерского учета по ФСБУ 27/2021, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

График документооборота содержит в себе информацию о первичных документах, описывающих хозяйственную деятельность организации, их движении между отделами и сроках их хранения. Составляется он в виде таблицы.

Грамотно составленный график документооборота обеспечивает:

• сокращение времени обработки входящих и исходящих документов;
• равномерную нагрузку на сотрудников;
• четкую и последовательную работу с документами;
• соблюдение сроков обработки документов;
• уменьшение рабочих конфликтов;
• контроль за соблюдением работниками правил документооборота;
• своевременную и полную отчетность.

В графике документооборота должна учитываться специфика учреждения и объем документов, обрабатываемый работниками.

Образцы обязательных приложений к учетной политике

Рабочий план счетов

С 01.01.2023 в связи с переходом на ЕНП и объединением ФСС и ПФР требуются дополнения в рабочий план счетов. Подробнее здесь.

При составлении рабочего плана счетов необходимо учесть еще несколько важных правил. Узнайте о них из нашей статьи. Приведенный в данной статье рабочий план счетов бухучета может послужить основой составления соответствующего приложения к вашей учетной политике.

График документооборота

Разработка графика документооборота — непростое мероприятие, если структура фирмы достаточно разветвленная и в ходе деятельности образуется большое количество разнообразных документов.

При составлении графика необходимо учесть следующие важные аспекты:

• цикл существования документа (оформление или получение, обработка, хранение, уничтожение) — в графике должны найти отражение все этапы «жизни» документа;
• форма графика документооборота — традиционно он составляется в виде таблицы, что позволяет в краткой форме наглядно отразить большой объем информации;
• виды документов, участвующие в документообороте, — здесь требуется комплексный подход, поскольку своевременность отражения информации в учете зависит не только от бухгалтерской и налоговой первички, но и от своевременного получения бухгалтерией иных сопутствующих документов (например, для своевременного признания доходов и расходов при списании долгов требуются выписки из ЕГРЮЛ, судебные решения и др.);
• лица, ответственные за каждый этап жизненного цикла документа и сроки, в течение которых документ может задержаться на обработке у ответственного лица на каждом из этих этапов.

ВНИМАНИЕ! С 01.01.2022 обязательно к применению ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот». Напомним график документооборота является обязательным приложением к учетной политике.

Бланк и образец графика документооборота, составленного в соответствии с ФСБУ 27/2021 можно скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:

График документооборота в соответствии с ФСБУ 27/2021Скачать

Как организовать документооборот с учетом новых требований? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и ознакомьтесь с алгоритмом действий с нуля по организации документооборота, составленный экспертами с учетом нового стандарта.

Применяемые формы документов

Совокупность форм первичных документов — одно из приложений к учетной политике, без которого не обходится ни одна компания. Чтобы отразить в бухучете какой-либо факт хозяйственной деятельности, нужен первичный документ, составленный по утвержденной компанией форме. Компания может разработать всю первичку самостоятельно (кроме кассовых документов — их унифицированные формы обязательны при оформлении кассовых операций). В этом случае она вправе предусмотреть в ней любые необходимые компании реквизиты, включая все обязательные — они перечислены в ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухучете.

Образец приложения к учетной политике «Бухгалтерская справка» вы можете скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Бухгалтерская справкаСкачать

Если компания решит применять в своей работе и унифицированные, и самостоятельно разработанные формы первички, ей необходимо:

• проверить унифицированную первичку на наличие в ней всех обязательных реквизитов (если нет — добавить их в форму);
• в учетную политику включить пункт, посвященный применяемой первичке (о его содержании расскажем далее);
• все применяемые формы утвердить в качестве приложения к учетной политике.

Формулировка пункта учетной политики, посвященного применяемым первичным учетным документам, может быть, например, такой:

«Компания применяет унифицированные формы учетных документов (утвержденные Госкомстатом), а также самостоятельно разработанные нетиповые первичные документы (Приложение № 2)»

Познакомиться с образцом указанного приложения к учетной политике вы можете на нашем сайте:

Скачать образец

Для чего он нужен на предприятии

Законодательство обязывает работодателя:

• с одной стороны, создавать для всех сотрудников одинаковые условия труда;
• с другой стороны, исключить дискриминацию по любым признакам.

Этот документ позволяет одновременно обеспечить:

• нормальное функционирование предприятия (если технологические и иные условия этого требуют);
• соблюдение требований законодательства при превышении нормальной продолжительности рабочего времени.

Поэтому работодатель и организует поочередные смены: тот, кто трудился сегодня в утреннюю смену, завтра трудится в дневную, потом у человека выходной. Потом он пойдет в ночь и после этого опять получит выходной. Затем опять в день и т. д. Исключений нет ни для кого, кто занят в этом режиме. Вот пример, как выглядит график работы на месяц в виде таблицы с днями недели в Эксель для трехсменной работы.

Другой пример — режим работы в магазине, руководство которого установило сменный режим для четырех продавцов. Время работы объекта — с 9:00 до 21:00 ч, ночью магазин не работает.

Подробнее: как составить график сменности

Ответственные лица: кто составляет, утверждает и осуществляет контроль

Лицом, ответственным за составление и подготовку ГДО в организации для целей бухгалтерского учета, является главный бухгалтер. Это штатный работник учреждения либо иное лицо, на которое возложены ключевые обязанности по организации и ведению бухучета.

Иной вопрос, кто утверждает график документооборота: утвердить ГДО вправе только руководитель компании (иное уполномоченное лицо). Норматив допускается оформить как приложение к учетной политике. Но допускается и утверждение отдельным приказом или распоряжением.

После утверждения ГДО под подпись доводится до всех работников, участвующих в документообороте. При этом требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации. Отсюда следует вывод, кто осуществляет контроль за соблюдением графика документооборота, — это главный бухгалтер либо иное лицо, ответственное за ведение бухучета в компании.

Пример построения схемы документооборота

Никакой установленной формы графика документооборота бухгалтерии не существует, поэтому каждая организация должна самостоятельно разработать свою схему, учитывая особенности своей деятельности. Однако, важно, чтобы документ содержал точную информацию, которая не допускает разночтений.

Общепринятый формат графика выглядит следующим образом:

Образец графика документооборота вы можете скачать по кнопке ниже.

Скачать таблицу

Благодаря четко регламентированному графику, схемам и памяткам сотрудникам будет проще разобраться в движении документов. А то, что понятно, легче выполнять.Благодаря четко регламентированному графику, схемам и памяткам сотрудникам будет проще разобраться в движении документов. А то, что понятно, легче выполнять.

Обязательные приложения к учетной политике (рабочий план счетов, формы первичных документов и др.)

В законодательстве отсутствует понятие «обязательные приложения к учетной политике». Большинство фирм в качестве таких приложений утверждают следующие документы:

• рабочий план счетов;
• схему документооборота;
• формы первичных учетных документов.

Именно они в числе других составных элементов учетной политики названы в п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н.

Быстро составить учетную политику вам помогут образцы, которые подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Получите бесплатный демо-доступ и сможете скачать нужные вам примеры УП со всеми необходимыми приложениями, например, для производственной компании или для оптовой торговли.

Вынос именно этих элементов в состав приложений продиктован следующими факторами:

• форматом информации — к примеру, схема документооборота обычно оформляется в виде таблицы с большим числом строк и столбцов;
• значительным объемом специфичной информации, представленной в виде одной таблицы, например рабочий план счетов состоит из синтетических счетов бухучета, детализированных счетами аналитического учета;
• изменчивостью состава — это характерно для утверждаемых в составе учетной политики форм первичной учетной документации (при необходимости компания может разрабатывать новые формы и удалять неприменяемые или утратившие свое практическое значение).

Для придания законной силы приложению, потребуется:

• разработать его;
• упомянуть о нем в тексте учетной политики;
• утвердить приложение (если приложение разработано или изменено позднее даты утверждения учетной политики — отдельным приказом ввести его в работу).

О форме регистров бухучета, которые можно утвердить в составе приложений к учетной политике, узнайте из статьи «Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)».

Составление графика документооборота

При составлении графика документооборота в учетной политике в 2024 году нужно учитывать не только объем работы с документами, но и структуру организации. Перед началом формирования графика нужно определить следующие показатели:

• документы, подлежащие обработке;
• количество экземпляров документа, необходимых для работы;
• распределение документов по должностям ответственных за них;
• время, требуемое на подготовку, согласование и подписание документа;
• время, за которое документ передается конечному пользователю.

При разработке графика также нужно определить критерии оценки его эффективности и систему контроля за соблюдением графика. В процессе работы над составлением графика документооборота сразу можно определить, какие документы и в какие отделы отправляются, а также определить сотрудников, ответственных за процедуру передачи документов между отделами.

Для сбора информации сотрудник, отвечающий за составление графика, должен опросить руководителей отделений, участвующих в документообороте, и вместе с ними определить вышеуказанные показатели.

После сбора информации ее заносят в таблицу графика документооборота. В ней должны содержаться следующие графы:

Наименование документа

Ответственный за оформление документов

Срок предоставления документов в бухгалтерию

Ответственный за проверку документа

Ответственный за обработку документа

Срок хранения документов

Дополнительные графы можно вводить, но они не должны путать пользователя графиком документооборота.

Скачать график документооборота в учетной политике (образец) можно по ссылке.

Скачать образец

Что это за график и для чего он нужен

Он представляет собой схему, в которой отмечен каждый этап движения документации и лица, ответственные за него. За несдачу отчетной документации в государственные органы накажут, а потерянный файл приведет к срыву важного контракта. Поэтому знание того, что такое ГДО и как им пользоваться, помогает избежать утери документации, сэкономить время и предотвратить издержки, связанные с этим.

Методологические аспекты составления учетной политики

При разработке УП БУ в части методологических вопросов бухучета требуется учесть следующее:

• УП БУ должна отражать особенности работы учреждения по аспектам, не урегулированным нормативно либо по тем, в отношении которых законодательно предоставлено право выбора;
• применение установленных УП БУ учетных алгоритмов должно производиться последовательно из года в год.

Далее остановимся на методологических нюансах УП БУ в разрезе основных объектов учета.

Учет нефинансовых активов

Посвященный учету нефинансовых активов раздел УП БУ может содержать:

• алгоритм определения срока полезного использования основного средства (ОС), если его наименование отсутствует в классификаторе;
• порядок определения: текущей оценочной стоимости ОС (комиссионно, при помощи экспертной оценки), стоимости ликвидируемых частей ОС и начисленной на них амортизации;
• схему присвоения ОС уникального инвентарного номера;
• особенности учета отдельных объектов имущества (библиотечного фонда, программного обеспечения);
• перечень особо ценного имущества по его видам;
• порядок забалансового учета имущества;
• особенности учета НМА;
• нюансы учета МПЗ (принятие на учет, оценка, списание);
• методику раздельного учета расходов при формировании себестоимости оказываемых учреждением услуг по их видам с указанием списка прямых и накладных расходов;
• иные учетные аспекты.

О специфике учета ОС в бюджетных учреждениях читайтездесь.

Учет финансовых активов

При разработке этого раздела УП БУ предусматривается:

• порядок учета денежных средств на лицевых счетах учреждения;
• «кассовые» алгоритмы: ведения кассовой книги, учета денежных документов;
• описание процедуры выдачи денежных средств под отчет;
• иные «денежные» нюансы.

О том, какую нормативку учесть при разработке данного раздела УП БУ, читайте в статье«Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях (нюансы)».

Учет обязательств

Соответствующий раздел может включать порядок учета отдельных видов обязательств:

• по уплате налогов;
• по соцобеспечению;
• по привлечению денежных средств на исполнение обязательств;
• по переводу активов и обязательств между видами деятельности.

Об учетно-методических аспектах по бюджетным обязательствам читайтездесь.

Учет финансовых обязательств

Среди важных моментов, описываемых в данном разделе УП БУ, можно назвать:

• методику обособленного учета доходов по видам деятельности;
• перечень расходов текущего финансового года и систему их учета.

Резервы предстоящих расходов

В данном разделе УП БУ расписываются нюансы формируемых учреждением резервов. К примеру, по резерву для предстоящей оплаты отпусков можно предусмотреть следующие учетные элементы:

• дату формирования резерва;
• формулу расчета ежемесячного процента отчислений;
• предельный размер резерва;
• инвентаризационные процедуры по резерву;
• схему списания и доначисления резерва.

Санкционирование расходов

В УП БУ отражаются:

• способы принятия обязательств (момент признания, документ-основание);
• способы принятия денежных обязательств.

О том, чем примечательна организация бухучета в бюджетном учреждении, читайте в статье«Ведение бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях».

Структура учетной политики бюджетной организации

Структура УП БУ определяется самим учреждением с учетом обязательных элементов, регламентированных законом № 402-ФЗ о бухучете и отраслевыми НПА. К примеру, в п. 6 Инструкции к единому плану счетов для госучреждений (утвержден приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н) предусмотрены следующие обязательные составные части УП БУ:

• Рабочий план счетов, отвечающий необходимому уровню аналитики информации — за основу принимается План счетов бухучета бюджетных учреждений (утвержден приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н).

Об основных разделах плана счетов учреждения и составе бюджетных счетов читайтездесь.

• Учетные алгоритмы, включающие методы оценки имущества и обязательств;
• Процедуры, направленные на обеспечение сохранности имущества учреждения (инвентаризационные мероприятия, порядок организации ВФК — внутреннего финансового контроля).

О том, с какого документа начинается любая инвентаризация, читайте в статье«Приказ о проведении инвентаризации — образец заполнения».

• Схема отражения в учете событий после отчетной даты.
• «Документальные» процедуры (формы первички и учетных регистров, порядок документооборота, детализация технологии обработки учетной информации).

Полный набор форм первичных документов, учетных регистров и отчетности для бюджетных учреждений вы найдете в «КонсультантПлюс». Получите полный пробный доступ к правовой системе бесплатно.

• Иные организационно-методологические решения.

Также в 2023 году при разработке учетной политики на 2024-й бюджетным учреждениям следует руководствоваться следующими ФСБУ:

• ФСБУ «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утвержденный приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н (СГС «Концептуальные основы»);
• ФСБУ «Основные средства», утвержденный приказом Минфина России от 31.12.2016 № 257н (СГС «Основные средства»);
• ФСБУ «Аренда», утвержденный приказом Минфина России от 31.12.2016 № 258н (СГС «Аренда»);
• ФСБУ «Обесценение активов», утвержденный приказом Минфина России от 31.12.2016 № 259н (СГС «Обесценение активов»);
• ФСБУ «Представление бухгалтерской (финансовой) отчетности», утвержденный приказом Минфина России от 31.12.2016 № 260н (СГС «Представление отчетности»);
• ФСБУ «Отчет о движении денежных средств», утвержденный приказом Минфина России от 30.12.2017 № 278н (СГС «Отчет о движении денежных средств»);
• ФСБУ «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утвержденный приказом Минфина России от 30.12.2017 № 274н (СГС «Учетная политика»);
• ФСБУ «События после отчетной даты», утвержденный приказом Минфина России от 30.12.2017 № 275н (СГС «События после отчетной даты»);
• ФСБУ «Доходы», утвержденный приказом Минфина России от 27.02.2018 № 32н (СГС «Доходы»);
• ФСБУ «Влияние изменений курсов иностранных валют», утвержденный приказом Минфина России от 30.05.2018 № 122н (СГС «Влияние изменений курсов иностранных валют»);
• ФСБУ «Информация о связанных сторонах», утвержденный приказом Минфина России от 30.12.2017 № 277н (СГС «Информация о связанных сторонах»);
• ФСБУ «Непроизведенные активы», утвержденный приказом Минфина России от 28.02.2018 № 34н (СГС «Непроизведенные активы»);
• ФСБУ «Бюджетная информация в бухгалтерской (финансовой) отчетности», утвержденный приказом Минфина России от 28.02.2018 № 37н (СГС «Бюджетная информация в бухгалтерской (финансовой) отчетности»);
• ФСБУ «Резервы. Раскрытие информации об условных обязательствах и условных активах», утвержденный приказом Минфина России от 30.05.2018 № 124н (СГС «Резервы»);
• ФСБУ «Долгосрочные договоры», утвержденный приказом Минфина России от 29.06.2018 № 145н (СГС «Долгосрочные договоры»);
• ФСБУ «Запасы», утвержденный Приказом Минфина России от 07.12.2018 № 256н (СГС «Запасы»);
• ФСБУ «Нематериальные активы», утвержденный приказом Минфина России от 15.11.2019 № 181н (СГС «Нематериальные активы»);
• ФСБУ «Выплаты персоналу», утвержденный приказом Минфина России от 15.11.2019 № 184н (СГС «Выплаты персоналу»);
• ФСБУ «Финансовые инструменты», утвержденный приказом Минфина России от 30.06.2020 № 129н (СГС «Финансовые инструменты»).

УП БУ включает в себя положения, относящиеся к бухгалтерскому и налоговому учету. Поскольку эти положения не всегда совпадают, учетная политика либо состоит из двух частей (бухгалтерской и налоговой), либо представлена двумя самостоятельными документами. Разработанную учетную политику потребуется утвердить приказом.

Форму приказа об утверждении учетной политики можно скачать здесь.

Кто контролирует исполнение ГДО

По общему правилу контроль осуществляют генеральный директор и главный бухгалтер. Генеральный директор часто загружен работой другой направленности, поэтому в приказе об утверждении укажите, кто осуществляет контроль за соблюдением графика документооборота конкретно, это важно, поскольку контролирующее лицо отслеживает нагрузку и в зависимости от объема работы корректирует регламент.

Введение графика документооборота в работу

График документооборота в учетной политике является приложением к учетной политики организации. Его утверждают вместе с ней. Введение графика в работу осуществляется по следующим пунктам:

1. Разработка графика.
2. Утверждение в составе учетной политики или как отдельного документа.
3. Доведение до исполнителей их ролей в документообороте.
4. Размещение на рабочих местах тематических стендов с описанием этапов документооборота.
5. Обеспечение исполнителей необходимыми программами.

В первое время после введения графика документооборота нужно отслеживать его эффективность и при необходимости вносить правки в документооборот.

ИТОГИ

1. В бюджетных организациях график документооборота был введен в обязательном порядке в 2024 году.
2. Юридические лица, не относящиеся к бюджетной сфере, тоже могут применять график документооборота.
3. График документооборота является частью учетной политики.
4. График регламентирует перечень документов, используемых в организации, и их количество. График документооборота также определяет лиц, ответственных за каждый вид документов, путь их передачи из отдела в отдел и срок хранения в организации.
5. Организованный документооборот помогает ускорить процедуру обработки документов и равномерно распределить нагрузку между работниками.
6. Грамотно оформленный график документооборота в учетной политике в 2025 году поможет выявить недостатки работы на каждом участке работы и скорректировать их.
7. Утвержденные приказом Минфина правила ввода графика документооборота способствуют единообразию ведения документальной работы во всех учреждениях бюджетной сферы.

Как влияет тип учреждения на содержание учетной политики

Бюджетное учреждение относится к группе государственных (муниципальных) учреждений наряду с автономными и казенными. Учетная политика каждого учреждения имеет свою специфику в зависимости:

• от цели создания учреждения;
• источников финансирования его деятельности;
• вида учредителя;
• степени государственной регламентации финансовой деятельности и диапазона самостоятельности учреждения;
• иных аспектов.

Содержание учетной политики бюджетного учреждения зависит:

• от вида и структуры бюджетного учреждения;
• предмета, цели, видов его деятельности, а также предоставленных полномочий;
• отраслевых и иных особенностей деятельности бюджетного учреждения.

Об особенностях учетной политики автономного учреждения читайте в статье«Скачать бесплатно учетную политику автономного учреждения».