Формы служебных записок

Несмотря на данный факт, этот вид документа можно встретить в документообороте многих организаций. При этом нельзя считать использование указанного документа неправомерным.

Справочно: унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее – УСОРД) является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм (приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25).

Унифицированные формы документов, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления.

Формы служебных записок

Служебная записка, в свою очередь, оформляется в виде короткого сообщения с указанием основных фактов или проблем.

Кроме того, существуют различия в целях и применении этих документов. Докладная чаще всего используется для информирования руководства о ходе работы, об обнаруженных проблемах или возможных решениях.
Служебная записка, в свою очередь, применяется для обмена информацией внутри организации, между отделами или сотрудниками.

В заключение, служебная записка и докладная имеют сходства и отличия в оформлении и содержанию. Однако, важно понимать, как использовать эти документы в своей работе, чтобы достичь наилучших результатов и достоверно представить информацию.

Отличия:

Правильно оформлять:

Существуют различия как в форме, так и в назначении докладной и служебной записки.

Скачать образец:

Журнал регистрации служебных записок

Пример журнала регистрации служебных записок

Журнал регистрации служебных записок

Общество с ограниченной ответственностью «Маяк»

Как оформить журнал регистрации служебных записок

Стандартные графы журнала

• порядковый номер записи (он же номер служебной записки)
• дата документа
• составитель
• может быть наименование, краткое содержание
• адресат (если отделы переписываются напрямую)
• виза (резолюция)
• исполнитель (ответственное за исполнение лицо)
• срок исполнения (по желанию)
• отметка об исполнении
• примечания

Как мы уже сказали выше, это лишь примерная структура.

Сколько хранить

Каждая служебная записка обладает спецификой. Которую определяет цель ее написания и содержание.

Служебная записка – это бумага, используемая для коммуникации между сотрудниками одного предприятия. Имеет распространение во всех без исключения организациях.

Разберём, что представляет собой такая разновидность документов.

Файлы для скачивания:

Бланк служебной записки

Образец служебной записки

Значение служебной записки

Первым делом необходимо понять, что такое служебная записка, зачем она составляется. По своей юридической природе записка не является правообразующей бумагой, следовательно, сама по себе она не может повлиять на правоотношения, складывающиеся между работниками.

Формы служебных записок примеры

Докладную записку обычно оформляют в виде отчета, который предназначен для представления информации о каком-либо событии, ситуации или проблеме. Служебную записку же оформляют в более короткой и компактной форме внутреннего документа.

Докладная записка чаще всего имеет строго установленную структуру с заголовком, вводной частью, основной частью и заключением.
Используются различные стили и форматирование текста, чтобы выделить различные разделы и подчеркнуть важные аспекты. Служебную записку, напротив, оформляют в более простом и лаконичном формате без строго установленной структуры.

Докладная записка предназначена для информирования других лиц о каких-либо событиях, проблемах или результатов исследований.
Она рассчитана на широкую аудиторию и часто имеет цель влиять на принимаемые решения.

Формы служебных записок 2023

Чуть ниже указываем дату составления и населённый пункт, в котором территориально расположена организация.

Следующим шагом обратим внимание на основную часть официальной бумаги, в которой обозначается предмет обращения. Здесь следует ёмко, но подробно описать суть. Имеют место ссылки на законодательство, а также на различные акты.
Например, акт о нарушении трудовой дисциплины. Как только фабула будет изложена, можно переходить к подписанию.

Примерный образец

Отметим, что по общему правилу служебная записка заверяется лишь автографом составителя, хотя на практике может сложиться и иная ситуация.

Виды служебных записок в делопроизводстве

Служебная записка и докладная являются одним из основных инструментов делового общения в организации. Хотя их назначение схоже – предоставить информацию руководителям или коллегам, они имеют некоторые существенные различия.

Основное отличие между служебной запиской и докладной заключается в их форме и целях представления информации.

Докладная предназначена для сообщения результата исследования или анализа, а также для предоставления конкретных рекомендаций. В то время как служебная записка представляет собой краткое сообщение о фактах или событиях.

Также отличия между служебной запиской и докладной связаны с их оформлением.

Правильно оформленная докладная должна содержать такие разделы, как введение, цель работы, методология, результаты и выводы.

Виды служебных записок и правила их оформления

Служебные записки в 1С: Документооборот хранятся в разделе «Служебные записки» в электронном виде в базе данных системы. Они могут быть найдены в соответствующих разделах документооборота, в зависимости от типа документа и его назначения. Например, если создается записка о том, что документ был отправлен на подпись, то она будет отображаться в разделе «Отправленные документы» вместе с самим документом.

Возможно также создание специальных папок для хранения служебных записок с определенными параметрами и фильтрами. Например, можно создать папку «Невыполненные задачи», в которую будут автоматически попадать все записки о том, что какие-то задачи не были выполнены в срок.

Важно, что служебная записка в 1С: Документооборот не является юридически значимым документом и не имеет силы договора или соглашения.

Виды служебных записок в делопроизводстве примеры

Директору ООО «ДомСтрой» Сергееву Сильвестру Павловичу от руководителя отдела продаж Дмитриева Ивана Андреевича

Докладная записка

Довожу до Вашего сведения, что 24.10.2020 года находящийся у меня в подчинении сотрудник отдела продаж Иванов Сергей Петрович не выполнил мое требование проконсультировать клиента, желавшего совершить крупную продажу (при этом он являлся единственным не занятым работой сотрудником). Продажа осуществилась только за счет того, что клиента проконсультировал я.

На основании изложенных фактов предлагаю привлечь Иванова И.П.

к дисциплинарной ответственности.

Или, более конкретное предложение…

На основании изложенных фактов предлагаю объявить Иванову И.П. строгий выговор.

Руководитель отдела розничных продаж (подпись) Дмитриев И.

Виды служебных записок в кадровом делопроизводстве

Как написать служебную записку

Хотя форма написания служебной записки – произвольная, следующие реквизиты следует учитывать при ее составлении:

• «шапка», где указывается, кому она адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже);
• наименование документа – Служебная записка;
• дата составления и номер;
• заголовок к тексту документа – говорит о предмете служебной записки;
• текст документа – сначала идет описание сложившейся ситуации, затем какая-то конкретная просьба;
• должность составителя, подпись и расшифровка подписи – фамилия, имя, отчество автора.

Образец служебной записки на приобретение компьютера

Отдел кадровНачальнику отдела информационных технологий ООО «Премиум» Сыроежкину М. В.

Служебная записка 05.10.2013 № 2 г.